In Meetings können erstaunliche Dinge geschehen. Ob remote, hybrid oder persönlich, in Meetings werden oft unglaubliche Ideen geformt, ausgebrütet und zur Grundlage für das - nächste - große - Ding! Wenn Sie sicherstellen wollen, dass nichts von diesem Zauber verloren geht, müssen Sie wissen, wie man ein Meeting protokolliert.
Was Sie in diesem Leitfaden für Sitzungsprotokolle finden werden
Doch ähnlich wie bei einem sehr tiefgründigen Gespräch mit Freunden bis spät in die Nacht gehen diese kleinen Perlen der Erkenntnis, diese Funken der Kreativität und des Genies, nun ja... im Labyrinth unseres Verstandes leicht verloren. Unser Gedächtnis ist unzuverlässig - vor allem, wenn es sich um komplexe, technische oder detaillierte Informationen handelt. Wenn Sie sich die wichtigsten Erkenntnisse oder Aktionspunkte eines Meetings nicht notieren, riskieren Sie, dass all diese fruchtbaren Erkenntnisse ins Leere laufen.
Das will niemand. Wenn Sie eine Sitzung nicht dokumentieren, verpassen Sie die Gelegenheit, Erkenntnisse zu sammeln, zu speichern und weiterzugeben. Sie brauchen Besprechungsprotokolle, und zwar gute Protokolle. Am wichtigsten ist, dass Sie gute Methoden zur Erstellung von Protokollen für eine Besprechung!
Verabschieden Sie sich davon, Notizen in Ihren Papierblock zu kritzeln, nur um sie dann für immer zu verlieren. Verabschieden Sie sich davon, zufällige Informationen zu erfassen, aber den Kontext zu vergessen, oder nicht zu wissen, wie Sie die Erkenntnisse in Ihrem Unternehmen weitergeben können.
Wir werden Ihnen erklären, wie Sie sich Notizen machen können:
- Reich an Kontext
- Sonnenklar
- Effizient gefangen genommen
- Durchsuchbar
- Verbunden mit dem Treffen
- Transparent
- Demokratisiert
- Sofortiger Zugang für alle
Aber bevor wir anfangen...
Was sind Sitzungsprotokolle?
Ein Sitzungsprotokoll ist die offizielle und schriftliche Aufzeichnung dessen, was in einer Sitzung besprochen und beschlossen wurde. Sie tragen dazu bei, dass sowohl die Sitzungsteilnehmer als auch die abwesenden Interessengruppen auf dem gleichen Stand sind. Sie müssen die getroffenen Entscheidungen, die gezogenen Schlussfolgerungen und die gewonnenen Erkenntnisse zusammenfassen. Vor allem aber sollten die aus der Sitzung resultierenden Aktionspunkte dokumentiert werden.
Klingt ganz einfach, oder? Kann es auch sein... aber nur, wenn man weiß, wie man sie richtig einnimmt.
Traditionell war eine Person in einem Unternehmen damit beauftragt, bei einer Sitzung ein Protokoll zu führen. Diese Person war ein passiver Zuhörer und effizienter Tipper. Sie sammelt die Notizen, tippt sie in das richtige Format und ist dann für die Weitergabe an die relevanten Interessengruppen verantwortlich.
Heutzutage kann jeder aufgefordert werden, die Verantwortung für die Erstellung von Notizen zu übernehmen. Die Technologie hat die Erstellung von Sitzungsprotokollen vereinfacht und verbessert. Auch wenn einige von uns immer noch handschriftliche Notizen machen, ist es heute einfacher als je zuvor, sie online zu erstellen, zum Beispiel mit der Notetaker-AppZoom oder dem Add-onGoogle Meet .
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Das Wichtigste ist, dass es auf den Kontext, die Klarheit, die Genauigkeit und die Transparenz ankommt. Auf diese Weise gehen keine wichtigen Erkenntnisse verloren, und es gibt keine Missverständnisse darüber, was gesagt und gemeint wurde.
Bei der Anfertigung von Notizen ist es wichtig, dass Sie sich so kurz wie möglich fassen. Das bedeutet, dass Sie nur die wichtigsten Punkte aufnehmen sollten, die in der Sitzung besprochen wurden, und alles weglassen sollten, was nicht relevant ist.
Sitzungsprotokolle sollten es jedem leicht machen, das Besprochene in Sekundenschnelle wieder aufzurufen und sich so an Aktionspunkte und Erkenntnisse zu erinnern.
Protokollieren von Besprechungen unter vier Augen
Bei persönlichen Besprechungen kann das Anfertigen von Notizen etwas entmutigender sein. Es gibt selten eine Aufzeichnung, auf die Sie zurückgreifen können, und Sie können keine Software für virtuelle Meetings verwenden. Aber keine Sorge! Es gibt viele Tipps, die Sie befolgen können, um Ihre Notizen bei persönlichen Treffen auf die nächste Stufe zu heben.
Um es ein wenig einfacher zu machen, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt:
1. Beginnen Sie damit, sich die Grundlagen zu notieren: wer, was, wo und wann
Das mag selbstverständlich erscheinen, aber es ist wichtig, dass Sie sich zuerst die grundlegenden Informationen notieren. Dadurch erhalten Ihre Notizen eine gewisse Struktur und Sie können sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Details vergessen. Notieren Sie sich die Teilnehmer, das Datum und die Uhrzeit der Sitzung sowie den Ort, an dem sie stattfindet.
2. Schreiben Sie einen kurzen Überblick darüber, was in der Sitzung besprochen wurde
Auch dies mag unnötig erscheinen, aber es ist wichtig, einen kurzen Überblick über die wichtigsten in der Sitzung besprochenen Themen aufzuschreiben. Schreiben Sie die formelle Tagesordnung ab und fügen Sie auch Informationen über alle anderen Themen hinzu, die nicht auf der Tagesordnung stehen. Sie können damit beginnen, den Zweck des Treffens zu umreißen - warum werden diese Themen besprochen und welche Ziele sollen am Ende des Treffens erreicht werden?
3. Notieren Sie alle Maßnahmen, die nach der Sitzung ergriffen werden müssen
Dies ist der wichtigste Teil des Protokolls, da er sicherstellt, dass jeder weiß, was zu tun ist und bis wann es erledigt werden muss. Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie die Aktionspunkte und Fristen notieren, und stellen Sie sicher, dass Sie jeden Punkt einer bestimmten Person oder einem Team zuordnen können.
4. Transkribieren Sie alle Schlüsselzitate
Wenn es besonders denkwürdige oder wichtige Äußerungen aus der Sitzung gibt, sollten Sie diese wortwörtlich in Ihrem Protokoll festhalten. Dies wird dazu beitragen, das Wesentliche der Diskussion zu erfassen, indem Sie die Erkenntnisse in den Worten der Anwesenden ausdrücken.
5. Bearbeiten und formatieren Sie Ihr Protokoll nach Bedarf
Sobald Sie alle oben genannten Informationen notiert haben, müssen Sie Ihr Protokoll nach Bedarf bearbeiten und formatieren. Möglicherweise möchten Sie eine Vorlage verwenden (wir haben am Ende dieses Artikels sogar einige Vorlagen für Sie eingefügt).
Achten Sie darauf, Ihr Protokoll auf Tippfehler zu überprüfen und es so zu formatieren, dass es leicht zu lesen und zu verstehen ist. Wenn Sie ein Detail noch einmal überprüfen müssen, fragen Sie jemanden, der an der Sitzung teilgenommen hat - aber tun Sie dies schnell, bevor es auch ihm entfallen ist.
Und das war's!
Sie können die Besprechungsprotokolle dann je nach Bedarf speichern, drucken oder weitergeben. Unabhängig davon, wo Sie sie speichern, sollten Sie dies in einer relativ organisierten Weise tun und vielleicht eine Namenskonvention einrichten, um sicherzustellen, dass das richtige Dokument zur richtigen Zeit gefunden werden kann (von jedem, der es sehen muss).
Vergewissern Sie sich, dass Sie bei allen Besprechungen, die NACH dieser ursprünglichen Besprechung stattfinden, den Teilnehmern das Protokoll der vorangegangenen Besprechung zur Verfügung stellen, damit sie eine Erinnerung an die Ereignisse haben.
Protokollführung bei einer virtuellen Besprechung
Für ein virtuelles Treffen können diese Schritte ebenfalls befolgt werden - aber zum Glück gibt es einen viel einfacheren Weg!
Es macht keinen Sinn, eine Person damit zu beauftragen, einen detaillierten Bericht über ein virtuelles Treffen zu schreiben, wenn das gesamte Gespräch aufgezeichnet wird. Das ist einfach keine effiziente Nutzung der Zeit. Indem alle Teilnehmer die für sie relevanten Notizen und Aktionspunkte in der virtuellen Sitzung selbst notieren, besteht keine Gefahr, dass etwas übersehen wird.
An dieser Stelle kommt ein Tool wie tl;dv ins Spiel. Dieses KI-Tool für Notizen lässt sich in Zoom, Google Meet oder MS Teams integrieren und erstellt automatisch Besprechungsprotokolle aus Ihrer Besprechung. Das ist richtig. Ohne jegliches menschliches Zutun.
Wenn Sie wirklich einen bestimmten Moment manuell hervorheben möchten, können Sie tl;dv's Meeting Moments nutzen, die Ihnen diese manuelle Kontrolle ermöglicht, ansonsten können Sie sich einfach auf Ihr Meeting konzentrieren.
Nach der Besprechung wird in Ihrem Browser eine neue Registerkarte mit den AI-Notizen für diese Besprechung geöffnet.
Wenn Sie es vorher eingerichtet haben, erhält jeder Besprechungsteilnehmer auch diese Besprechungsnotizen.
Mit der Funktion " tl;dv" können Sie KI nutzen, um Erkenntnisse aus Ihrem Meeting zu gewinnen, um eine Zusammenfassung zu erhalten oder um den Moment zu finden, in dem jemand eine Katze erwähnt hat.
Vorteile der Verwendung von tl;dv zur Erstellung von Sitzungsprotokollen
KI nutzen
Durch den Einsatz von KI verwandelt tl;dv die alltägliche Aufgabe der Protokollierung von Besprechungen in einen hocheffizienten und aufschlussreichen Prozess.
Dieser KI-Meeting-Assistent zeichnet nicht nur die Gespräche Ihres Teams auf, transkribiert sie und fasst sie zusammen, sondern erfasst auch auf intelligente Weise die Essenz jedes Gesprächs.
Durch die Erkennung jedes Sprechers und die genaue Kennzeichnung der Namen der Teilnehmer stellt tl;dv sicher, dass kein Detail übersehen wird. Die Möglichkeit, individuelle Themen-Tracker zu erstellen und nach Themen geordnete Notizen zu generieren, rationalisiert den Überprüfungsprozess und ermöglicht es den Teams, sich direkt mit den wichtigsten Erkenntnissen zu befassen.
tl;dv verbessert das Meeting-Erlebnis, indem es den Nutzern ermöglicht, alle Fragen zu ihren Meetings zu stellen und Einblicke in mehrere Meetings zu erhalten, was es zu einem unverzichtbaren Tool für Unternehmen macht, die das volle Potenzial ihrer Diskussionen ausschöpfen möchten.
Zeitstempel
Mit tl;dv können Sie nicht nur eine genaue Transkription erstellen, sondern auch Besprechungsprotokolle in Form von Zeitstempeln an Ihre aufgezeichneten Gespräche anhängen.
Dies ist unglaublich nützlich, wenn Sie sich auf einen bestimmten Punkt in der Diskussion beziehen oder einen bestimmten Moment mit anderen teilen möchten. Noch besser ist, dass Sie kein Administrator oder Chef sein müssen, um diese hinzuzufügen. Jeder hat Zugang zu dieser Funktion und kann seine eigenen Zeitstempel für Relevanz und Kontext erstellen. Dies funktioniert sowohl für Zoom Aufnahme von Zeitstempeln und Google Meet Zeitstempel.
Die Zeitstempel sind für alle Teilnehmer der Sitzung in Echtzeit sichtbar. Um sie im Nachhinein einzusehen, rufen Sie einfach den Link zur aufgezeichneten Sitzung auf. Die Zeitstempel werden neben der Transkription angezeigt, so dass es einfach ist, durch die Aufzeichnung zu blättern und den entsprechenden Abschnitt zu finden.
Sie fügen die Zeitstempel manuell hinzu und können dies jederzeit tun, wenn Sie ein bestimmtes Thema markieren oder etwas hervorheben möchten, das in einer anderen Besprechung wieder aufgegriffen werden soll. Geben Sie dazu einfach Ihr Besprechungsprotokoll oder Ihre Notizen in die Schnittstelle tl;dv Highlights ein. Der Zeitstempel wird dem Besprechungsprotokoll hinzugefügt und dient als Videolesezeichen.
Tagging
Tagging ist eine weitere großartige Funktion von tl;dv , mit der Sie wichtige Teile der Besprechung für andere hervorheben können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie das Protokoll an jemanden weitergeben möchten, der nicht an der Besprechung teilnehmen konnte.
Um eine Person in der Besprechung zu markieren, geben Sie einfach @ in die Schnittstelle tl;dv ein, gefolgt von dem Namen des Kollegen, den Sie einschleifen möchten. Sie können diese Tags auch im Nachhinein hinzufügen, indem Sie zu einem bestimmten Moment in der Aufzeichnung gehen, auf "Zeitstempel hinzufügen" klicken und dann dieselbe Aktion durchführen.
Es könnte eine gute Idee sein, einen kurzen Kommentar zu schreiben, der zusammenfasst, warum ihr Beitrag oder ihre Aufmerksamkeit benötigt wird. Ihr Kollege erhält eine E-Mail, in der er darauf hingewiesen wird, dass er in einem bestimmten Gesprächsmoment markiert wurde. Der markierte Abschnitt wird im Besprechungsprotokoll hervorgehoben, so dass er für andere leicht zu finden ist.
Mehrsprachig
tl;dv kann Notizen in über 30 Sprachen übersetzen. Dies macht die Durchführung von internationalen Geschäftsbesprechungen zu einem Kinderspiel, da jeder die Besprechungsnotizen anschließend in seiner eigenen Sprache abrufen kann.
Async-freundlich
Ein entscheidender Unterschied bei der digitalen Protokollierung von Besprechungen, z. B. mit tl;dv, ist die geringere Notwendigkeit, live dabei zu sein. Sie müssen nicht bei der Besprechung anwesend sein, um das Protokoll zu erstellen. Sie können Besprechungsprotokolle einfach im Nachhinein hinzufügen.
Wenn zwei Beteiligte eine schnelle Besprechung brauchen und andere nicht kommen können - kein Problem! Durch die Aufzeichnung und die Abschrift geht nichts verloren.
Integrationen
tl;dv lässt sich in eine Reihe beliebter Tools und CRMs integrieren, z. B. Slack, Google Docs, HubSpot und Salesforce. So können Sie Ihre Besprechungsprotokolle schnell und einfach mit anderen teilen, ohne sie manuell hinzufügen zu müssen.
Um eine Integration einzurichten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Integrationen" in der Benutzeroberfläche von tl;dv und wählen Sie das Tool aus, das Sie verwenden möchten. Folgen Sie den Anweisungen, um tl;dv mit Ihrem Konto zu verbinden, und schon sind Sie fertig!
Die Integration eines Video-Meeting-Tools und eines Protokollführers in CRM-Systeme wie HubSpot und Salesforce bietet zahlreiche Vorteile:
Zeit sparen
Sie müssen nicht mehr mehrere Besprechungen ansetzen und daran teilnehmen, um von verschiedenen Teammitgliedern, die an demselben Projekt arbeiten, Updates zu erhalten. Mit der Integration von tl;dv für Videobesprechungen und Protokollführer können Sie eine Aufzeichnung der gesamten Besprechung zusammen mit den wichtigsten Punkten und Aktionspunkten an einem einzigen Ort anzeigen. Dies bedeutet, dass Sie Zeit sparen können, indem Sie nicht an unnötigen Besprechungen teilnehmen und bei Bedarf schnell auf den neuesten Stand gebracht werden.
Das bedeutet auch, dass Sie nicht viel Zeit damit verbringen müssen, Notizen zu schreiben oder Details in Ihr CRM zu übertragen. Mit einem einfachen Klick werden Ihre Videoclips und Zeitstempel in Ihre collanborative Plattform gezogen, wo Sie und Ihr Team jederzeit auf das Gespräch, die Abschrift und die Zeitstempel zugreifen können.
Bessere Kundenbetreuung
Mit Videobesprechungen und -protokollen, die zusammen mit den Kundendaten in Ihrem CRM gespeichert werden, kann Ihr Kundendienstteam seinen Kunden ein besseres Erlebnis bieten. Sie haben dann alle Informationen zur Hand, die sie brauchen, um Fragen zu beantworten, effektiv nachzufassen, Probleme zu lösen und generell einen Fünf-Sterne-Service zu bieten.
Erhöhte Transparenz und Rechenschaftspflicht
Durch die Integration von Videobesprechungen und Protokollen in Ihr CRM-System können Sie die Transparenz und Verantwortlichkeit in Ihrem Unternehmen verbessern. Denn alle Teammitglieder können eine Aufzeichnung der Besprechung sehen, was die Nachbereitung erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen diese Integration, den Fortschritt von Projekten und Aufgaben zu verfolgen und Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden müssen.
Verbesserte Zusammenarbeit im Team
Die Integration von Videobesprechungen und -protokollen in Ihr CRM-System wird auch die Zusammenarbeit im Team verbessern. Denn die Teammitglieder können Aufzeichnungen und Protokolle von Besprechungen untereinander austauschen, was die gemeinsame Arbeit an Projekten erleichtert. Außerdem erleichtert diese Integration den Teammitgliedern, über die Arbeit der anderen auf dem Laufenden zu bleiben, zum Beispiel wenn ein Kollege ausfällt und ein anderer einspringen muss.
Vorlagen für Sitzungsprotokolle
Ebene 1: einfache Vorlage für Sitzungsprotokolle
Für einfache Besprechungen oder wenn Sie eine zusätzliche schriftliche Ergänzung zu Ihrer Besprechungsaufzeichnung wünschen, empfehlen wir diese einfache Vorlage.
Möchten Sie diese Vorlage herunterladen? Hier finden Sie alle verfügbaren Formate:
- Google Sheet Vorlage für Sitzungsprotokolle. Kopieren Sie diese, um sie in Ihre bevorzugten Notizen-Tools wie Notion, Evernote, Google Docs usw. zu übertragen.
- PDF-Vorlage (.pdf).
- Microsoft Excel (.xlsx) Vorlage.
- Tabellenkalkulationsvorlage für kommagetrennte Werte (.csv).
- OpenDocument-Kalkulationstabelle (.ods) Vorlage.
Ebene 2: Vorlage für Sitzungsprotokolle für Fortgeschrittene
Diese Sitzungsvorlage konzentriert sich auf die nächsten Schritte und darauf, wer für diese verantwortlich ist. Zusätzliche Informationen, die Sie vielleicht notieren möchten, sind Erwartungen und Fälligkeitsdaten.
Möchten Sie diese Vorlage herunterladen? Hier finden Sie alle verfügbaren Formate:
- Google Sheet Vorlage für Sitzungsprotokolle. Kopieren Sie diese, um sie in Ihre bevorzugten Notizen-Tools wie Notion, Evernote, Google Docs usw. zu übertragen.
- PDF-Vorlage (.pdf).
- Microsoft Excel (.xlsx) Vorlage.
- Tabellenkalkulationsvorlage für kommagetrennte Werte (.csv).
- OpenDocument-Kalkulationstabelle (.ods) Vorlage.
Stufe 3: die Vorlage für ein solides Sitzungsprotokoll
Wenn Sie möchten, dass alle Bereiche abgedeckt sind, sollten Sie sich für unsere robuste Vorlage für Sitzungsprotokolle entscheiden.
Möchten Sie diese Vorlage herunterladen? Hier finden Sie alle verfügbaren Formate:
- Google Sheet Vorlage für Sitzungsprotokolle. Kopieren Sie diese, um sie in Ihre bevorzugten Notizen-Tools wie Notion, Evernote, Google Docs usw. zu übertragen.
- PDF-Vorlage (.pdf).
- Microsoft Excel (.xlsx) Vorlage.
- Tabellenkalkulationsvorlage für kommagetrennte Werte (.csv).
- OpenDocument-Kalkulationstabelle (.ods) Vorlage.
Ausgezeichnete Protokolle bedeuten bessere Folgemaßnahmen
Es gibt einen Grund, warum in großen Unternehmen und Konzernen traditionell immer jemand damit beauftragt wird, bei wichtigen Sitzungen Protokoll zu führen: Es funktioniert.
Die Möglichkeit, das Besprochene nachzuverfolgen, trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben und sich konzentrieren können, während das Risiko von Unklarheiten und Vergesslichkeit beseitigt wird. Die Schönheit eines effektiven Sitzungsprotokolls liegt in der Nachbereitung, weshalb tl;dv als einfaches und asynchrones Nachbereitungstool für Unternehmen jeder Größe funktioniert.
Wenn Sie Ihre Produktivität steigern und bessere Ergebnisse erzielen wollen, sollten Sie bei Ihrer nächsten Besprechung anfangen, effektiver Protokoll zu führen. Und verwenden Sie unbedingt ein Tool wie tl;dv, denn Sie erhalten so viele zusätzliche Vorteile - bei minimalem Aufwand!
Also... bereit, ein tolles Sitzungsprotokoll zu erstellen?
