Aquí en tl;dv, hemos celebrado más de 3356 reuniones, con 0 ausencias, nunca.
Eso supone más de 211.428 minutos de reunión sin que falte un solo empleado. Sin embargo, nuestros empleados están contentos, sanos e incluso son productivos. Desde que empezamos, ni un solo miembro ha abandonado nuestro unido equipo de 13 personas.
¿Tenemos días de baja por enfermedad? Sí.
¿Tenemos a veces días improductivos? Sí.
¿Nos tomamos días y semanas de vacaciones anuales para ir a hacer surf, esquiar, hacer wakeboard y acampar? Claro que sí.
Pero eso no tiene por qué equivaler a empleados ausentes y reuniones con "ausentes". A diferencia del GIF de portada del blog anterior, que demuestra el habitual tira y afloja entre ausencia y productividad, creemos que los equipos pueden tener ambas, sin daños colaterales. Le vamos a mostrar cómo. Pista: la respuesta está en grabar las reuniones. Nota al margen: ¡gracias al Dios griego del conocimiento preciso, Marios Balamatsias, por estas cifras exactas de reuniones!
En este artículo
El problema: los empleados ausentes cuestan caro
Ya conocemos la retórica... Presentismo = malo, absentismo = menos malo. Aquí es donde surge el enigma. Si ambos resultados no son ideales, ¿los equipos y las empresas se limitan a optar por el menor de los males? Eso parece. Sin embargo, creemos (y sabemos) que el "presentismo" no tiene por qué ir en detrimento de la productividad, la felicidad o incluso la salud de los empleados.
Gracias al milagro de la invención moderna, los empleados pueden ponerse al día de los acontecimientos vitales mientras están fuera, enfermos o de vacaciones, a través del correo electrónico, Slack, Trello, Notion y toda una serie de plataformas y herramientas de comunicación. Así, la comunicación escrita se mantiene para siempre en la mayoría de las empresas y equipos. Esto tiene el efecto de hacer que el empleado ausente esté presente de forma asíncrona.
¿Y la comunicación verbal? ¿El intercambio de palabras que es la savia de la cultura de cualquier empresa? ¿Cómo preservarlas para los "ausentes"?
Así pues, cuando un empleado ausente vuelve al trabajo, ¿debemos tirar por la borda toda la información vital, las decisiones, la cohesión del equipo y las actualizaciones sobre la competencia y la empresa que se comunican en estas reuniones? ¿O debemos reducirlas a unos pocos minutos de reunión y compartirlas a través de otro correo electrónico, que quedará enterrado en la bandeja de entrada de cada uno?
No.
Por supuesto que no.
Más bien, grabamos nuestras reuniones.
Con sólo pulsar un botón, los miembros "presentes" de su equipo pueden seguir con sus tareas cotidianas. La única diferencia es que ahora pueden simplemente grabar las reuniones en beneficio de los miembros "ausentes" del equipo. Esto no requiere tiempo ni esfuerzo adicionales. De hecho, lleva mucho menos tiempo que redactar las actas de las reuniones. Esa es la solución. Sin embargo, las ventajas son probablemente más amplias de lo que la mayoría cree. Vamos a desgranarlas a continuación.
La solución al absentismo es redefinir el presentismo
La tecnología ha ampliado los límites de lo que puede considerarse "presente" o "ausente". La gente puede chatear en directo, ya sea desde la oficina de su casa o desde un elegante lugar de vacaciones. Los correos electrónicos pueden responderse segundos o semanas después. Por si fuera poco, ahora se puede trabajar casi totalmente a distancia desde el móvil. Sin embargo, muchos siguen definiendo "ausencia" y "presencia" basándose en la noción de sincrónica sincrónica.
Creemos que la clave para mitigar el impacto del "absentismo" es redefinirlo. Los empleados no están realmente "ausentes" si se han puesto al día en todas las reuniones, correos electrónicos, mensajes e información importante de forma eficiente y eficaz a su regreso. Simplemente están asíncronamente presentes. 💡
Así que la solución es redefinir el absentismo y el presentismo en su empresa. Así es como definimos el absentismo y el presentismo en tl;dv.
- Ausencias: vitales para los trabajadores, las ausencias se producen cuando los empleados se toman tiempo libre del trabajo por diversos motivos. El objetivo es reponer fuerzas y recuperarse para estar en las mejores condiciones para desempeñar sus funciones a la vuelta.
- Absentismo: un concepto desconocido que no existe en tl;dv. En nuestro equipo no nos centramos en el "absentismo" en el sentido tradicional de la palabra. Más bien nos centramos en que los empleados se pongan al día lo antes posible mediante una documentación, registro y puesta en común minuciosos de las reuniones y la comunicación.
- Presencia: un empleado que participa con el equipo en directo o de forma asíncrona. Puede ser en forma de comunicación y colaboración cara a cara, verbal o escrita.
- Presentismo: fenómeno por el que los miembros de un equipo están presentes al 100% durante los momentos críticos del trabajo (por ejemplo, reuniones y otros periodos clave de comunicación), ya sea en directo o de forma asíncrona.
Así que, ahora que hemos establecido el problema y la solución, vamos a deleitarnos con los beneficios. Como muchos de vosotros ya conocéis y adoráis la comunicación de texto asíncrona (correos electrónicos, Slack, DMs), vamos a centrarnos en las reuniones como la última pieza que falta y que forma parte de este rompecabezas del presentismo.
Prestación de nivel 1: Presentismo no perjudicial
Al redefinir lo que significa estar "ausente" y "presente" se pueden minimizar las ausencias y los efectos negativos de las nociones tradicionales de "presentismo". La mayoría de los lugares de trabajo ya lo hacen con Slack y el correo electrónico. Vamos a mostrarte cómo hacerlo también grabando las reuniones.
El presentismo ≠ un coste para la empresa
Obligar a los empleados a acudir al trabajo cuando se encuentran mal cuesta. De hecho, en Australia, el coste del presentismo tradicional se estimó en 25.000 millones de dólares al año. 25.000 millones de dólares al año. Si graba sus reuniones, los empleados ya no tendrán que acudir al trabajo cuando se sientan indispuestos o improductivos. En su lugar, usted y su equipo pueden sentirse completamente libres para ausentarse cuando lo necesiten con la confianza de saber que pueden ponerse al día fácilmente sobre información importante a través de Slack, correo electrónico y, ahora, mediante reuniones grabadas con tl;dv.
Presentismo ≠ empleados poco saludables
Esto nos lleva al siguiente punto: reducir la presión para asistir al trabajo cuando no se está bien. Al mitigar la carga que suponen las "ausencias", sus empleados podrán descansar y reponer fuerzas sin preocuparse por perderse información vital. Un estudio estima que la mera inversión en la salud mental de los empleados podría suponer un ahorro de costes del 30%. Es decir, 250.607 libras al año por cada 1.000 empleados.
La ventaja es clara: reducir la presión para que los empleados estén presentes de forma sincrónica, utilizando tecnologías que faciliten a los empleados ponerse al día sobre información importante fácilmente cuando regresen. Esto reduce la presión para acudir al trabajo cuando se encuentran mal.
Beneficio de nivel 2: Presentismo que realmente ayuda
Bien, ya ha mitigado los efectos negativos del "presentismo" tradicional. Ahora, el siguiente paso es utilizar estas mismas herramientas y marcos para aumentar los beneficios.
Presentismo = ser productivo
Un estudio reciente muestra que los empleados son interrumpidos cada 3 minutos y 5 segundos. ¡Caramba! Después de estas interrupciones se tarda 23 minutos que se tarda en volver a centrarse. De repente, el poder del trabajo profundo se hace evidente. El trabajo en profundidad es uno de los momentos más productivos e importantes del día de cualquier empleado. Es el momento de elaborar estrategias, iterar, pensar y centrarse.
A muchos se les enseña que estar omnipresente, especialmente en las reuniones, es la etiqueta adecuada. El presentismo tradicional (es decir, la asistencia sincrónica) solía tener un coste para Deep Work. Nuestra definición de "estar presente", que permite la asistencia sincrónica o asincrónica, permite a los empleados proteger su tiempo, lo que se traduce en menos distracciones.
Al tener la confianza de que todos los mensajes, correos electrónicos y también las reuniones pueden ponerse al día de forma asíncrona, sus empleados pueden tener la confianza para decir "no" a las reuniones síncronas no esenciales que interrumpen su tiempo de Deep Work.
Presentismo = ahorro de tiempo
Eres el director de un equipo y no quieres que tus empleados "ausentes" se pierdan los puntos importantes de la reunión, las acciones y los siguientes pasos. No te pases horas escribiendo extensos resúmenes de las reuniones para el 5% de los "ausentes". En su lugar, grábelas.
Ahorrarás tiempo escribiendo largas notas sobre las reuniones. Pero, ¿qué hay de la gente que se pone al día de la reunión de forma asíncrona? También ahorrarán mucho tiempo.
Los tl;dvs se pueden volver a ver hasta el doble de rápido. En lugar de buscar en actas de reunión largas y descontextualizadas, los "ausentes" pueden saltar directamente a la sección más relevante de cualquier reunión grabada con nuestra función de momentos destacados con marca de tiempo. ¿Busca un momento concreto de la reunión? Entonces búsquelo a través de nuestra función de transcripción. Esto cambia las reglas del juego, independientemente del debate entre absentismo y presentismo. Así que, ¿por qué no ponerte al día de tus reuniones en minutos? 🤘
Presentismo = cohesión del equipo
¡Enhorabuena! Has descifrado el código del presentismo y ahora los compañeros de equipo "ausentes" pueden ponerse al día sobre cualquier nota importante o FYI a su regreso. ¿Te apetece un poco de "cohesión de equipo "? 🍟
En pocas palabras, leer las actas de las reuniones no capta toda la fuerza de la dinámica de un equipo: su alegría, sus puntos débiles y sus emociones. Las reuniones grabadas lo captan mucho mejor. Como sabemos el 93% de la comunicación es no verbal. Al compartir reuniones grabadas con tu equipo, no sólo estás mitigando los impactos negativos de estar "ausente", sino que también estás sirviendo esa mitigación con un lado de unión y armonía del equipo.
Buen provecho.
Beneficio de nivel 3: Dominar el presentismo
Este es el nivel más alto alcanzable en presentismo-positividad. Cuando empiece a hacer estas cosas, sabrá que ha implantado políticas de ausencias y hábitos de trabajo realmente sólidos. Enhorabuena.
Presente = para siempre
Le hemos mostrado cómo la grabación automática de sus reuniones puede ayudar a mitigar las implicaciones negativas del "absentismo". También le hemos mostrado cómo grabar las reuniones puede conducir a un "presentismo" productivo y saludable. En una cultura positiva para el presentismo, estar presente también significa ser atemporal. Tus mensajes de Slack, correos electrónicos y ahora tus reuniones ya no son efímeras.
Mantén la comunicación, la colaboración y las reuniones en el presente. Pero también grábelas, consérvelas y guárdelas para el futuro. Para el aprendizaje futuro, la colaboración futura, la incorporación futura y la inspiración futura.
Así es como de verdad se sube de nivel en el juego del presentismo-posividad.
Dominar el presentismo = fomentar y celebrar las ausencias
Sin embargo, no hay mayor sello distintivo de una empresa que ha dominado el presentismo que no temer las ausencias, sino fomentarlas. Esto demuestra que uno ha gestionado realmente sus prácticas de ausencia-empleado y ha mitigado cualquier impacto negativo de las "ausencias". No dude en dejar que sus empleados se tomen un merecido tiempo libre. Más bien gestione la eficacia y rapidez con la que los pone al día a su regreso. Este es un mensaje que recibí de Carlo, cofundador y director de operaciones de tl;dv. Ese es su título, pero en realidad es el Director de Felicidad, ya que mantiene todos los engranajes girando(feliz y eficientemente) en tl;dv. 💜
Muro de las ausencias impresionantes
Para celebrar que nos hemos tomado un permiso para recargar pilas, aquí van algunos de nuestros momentos favoritos. No dude en enviar los suyos a [email protected] (con el asunto: Awesome Absence).
Reflexiones finales sobre el presentismo
Estar presente el 100% del tiempo ≠ empleados poco saludables.
Ausencia en las reuniones ≠ falta de armonía y cohesión del equipo.
Estar presente el 100% del tiempo no debe ir en detrimento de la salud y la felicidad de sus empleados. Vivimos en una época en la que abundan las herramientas de comunicación y colaboración asíncronas y síncronas. En lugar de preocuparnos por el presentismo o el absentismo, deberíamos redefinir las políticas y la cultura de asistencia y permisos de la empresa de acuerdo con esta tecnología. Reoriente su enfoque hacia conseguir que su equipo se ponga al día de la forma más eficiente y eficaz cuando regresen. No se trata de palabras vacías de una empresa que intenta venderle sus productos: son experiencias vividas. Son teorías probadas. Son políticas de RR.HH. que vivimos, respiramos y respetamos.
Así que le aconsejamos que se tome un día, se vaya de vacaciones, se salte una reunión y anime a sus empleados a hacer lo mismo.
Sólo mira el maldito tl;dv cuando vuelvas.
