Che tu li abbia approvati o meno, gli assistenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale sono già presenti nella tua organizzazione.

Da Zoom Google Meet strumenti di terze parti come Fireflies, Fathom, Otter e tl;dv, i dipendenti registrano, trascrivono e riassumono le riunioni più che mai. Il più delle volte, la sicurezza dei dati, la conformità o i rischi a lungo termine non vengono nemmeno presi in considerazione.

A prima vista, sembra un vantaggio in termini di produttività. Ma dietro questa comodità si nasconde una complessa rete di shadow IT, zone grigie dal punto di vista legale e dati di alto valore che sfuggono al vostro controllo.

Questa guida illustra gli aspetti che ogni responsabile IT deve prendere in considerazione prima che la registrazione delle riunioni diventi una pratica comune: dai flussi di lavoro relativi al consenso e agli standard di crittografia ai segnali di allarme, alle insidie legali e agli strumenti affidabili.

Entriamo nel vivo.

Indice dei contenuti

Sicurezza e conformità al primo posto

Quando il tuo team registra una riunione, genera un nuovo set di dati che può includere informazioni sui clienti, IP, strategie interne o persino conversazioni sensibili dal punto di vista legale. E come tutti i dati, deve essere protetto dal momento in cui viene creato.

Ecco alcune cose che è necessario tenere sempre a mente.

Dove vengono archiviati i dati?

La maggior parte degli strumenti per riunioni basati sull'intelligenza artificiale sono cloud-based, ma ciò non significa che siano tutti uguali.

Chiedi:

  • I dati sono archiviati nella tua regione?
  • È possibile scegliere tra server locali, UE o statunitensi?
  • Sono conformi alle leggi locali sulla sovranità dei dati?
  • Forniscono uno spazio di archiviazione privato? (In altre parole, i tuoi dati vengono archiviati insieme a quelli di altre organizzazioni o puoi avere uno spazio di archiviazione cloud separato?)

Se uno strumento archivia i dati delle tue riunioni in un Paese al di fuori della tua zona normativa, potresti inconsapevolmente violare gli obblighi previsti dal GDPR, dall'HIPAA o dall'APPI. Questo vale anche se la conversazione non ha mai lasciato Zoom tua Zoom , quindi assicurati di ricontrollare.

Sapere dove sono archiviati i tuoi dati è fondamentale per garantirne la sicurezza. Dopotutto, non puoi proteggere i tuoi dati se non sai dove si trovano.

Crittografia durante il trasferimento e inattiva

Questo punto non è negoziabile. La crittografia end-to-end garantisce che registrazioni, trascrizioni e sintesi non vengano intercettate o divulgate, soprattutto quando vengono condivise tramite integrazioni come Slack o strumenti CRM.

Assicurati che il tuo fornitore crittografi sia i dati in transito che quelli inattivi e, idealmente, supporti un'architettura zero-knowledge. In questo modo le tue conversazioni saranno al riparo da occhi indiscreti.

Conformità normativa 

Come minimo, gli strumenti dovrebbero essere in grado di dimostrare la conformità con:

  • GDPR (per aziende e clienti con sede nell'Unione Europea)

  • HIPAA (assistenza sanitaria negli Stati Uniti)

  • SOC 2 (standard di sicurezza delle informazioni)

  • APPI (per aziende e clienti con sede in Giappone)

Se non sono in grado di fornire la documentazione o una dichiarazione di conformità? Questo è il primo campanello d'allarme.

Nel 2023, l'82% delle violazioni dei dati cloud ha coinvolto risorse cloud configurate in modo errato o scarsamente protette. Le registrazioni delle riunioni non fanno eccezione. Sono il tipo di dati più esposto al rischio di violazione, quindi qualsiasi responsabile IT dovrebbe assicurarsi che il proprio team utilizzi uno strumento sicuro e conforme.

Il consenso non è facoltativo

La legalità della registrazione varia a seconda del Paese e dello Stato. Solo negli Stati Uniti, 11 Stati richiedono il consenso di entrambe le parti,il che significa che tutti i partecipanti alla chiamata devono acconsentire alla registrazione. Tale consenso deve essere:

  • Visibile (notifiche di registrazione)
  • Verificabile ( prova con timestamp)
  • Automatizzato ( in modo che i dipendenti non debbano gestirlo manualmente)

Segnale di allarme: qualsiasi strumento che avvii la registrazione senza avvisare i partecipanti o archiviare i registri di consenso mette a rischio il vostro team legale, soprattutto se le registrazioni vengono condivise esternamente o utilizzate come prove.

Oltre che per motivi legali, è semplicemente buona educazione chiedere il permesso a qualcuno prima di registrarlo. Proprio come non inizieresti (spero) a seguire qualcuno e a registrare le sue conversazioni di persona, non dovresti nemmeno registrarlo di nascosto online. 

Se hai ancora bisogno di essere convinto, leggi il nostro altro articolo sul perché registrare senza consenso è una cattiva idea .

Shadow IT e strumenti non approvati

Vuoi sentire una scomoda verità? Te la dirò comunque: anche se il tuo team IT non ha approvato un assistente per le riunioni, i tuoi dipendenti probabilmente ne hanno già invitato uno nella sala.

Dai rappresentanti di vendita che registrano le note in Fathom ai project manager che utilizzano Jaime per i riassunti, gli assistenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale sono facili da configurare, spesso gratuiti all'inizio e ampiamente raccomandati su LinkedIn, Reddit e nei gruppi Slack dedicati alle vendite.

E questo li rende una classica minaccia informatica nascosta.

La portata del problema

  • Il 65% delle applicazioni SaaS nelle aziende nonè autorizzato. Spesso gli utenti si registrano con indirizzi e-mail personali, quindi sfuggono alla visibilità dell'IT.
  • Questi strumenti non autorizzati rappresentano il 30-40% della spesa IT nelle grandi organizzazioni, prosciugando i budget e aumentando i rischi.
  • Quasi il 50% di tutti gli attacchi informatici proviene ora dallo shadow IT.

Fonte: Zluri.

Questo tipo di shadow IT include app di AI per prendere appunti che:

  • Archivia le registrazioni sensibili su server non gestiti.
  • Mancanza di controlli di accesso di livello aziendale.
  • Integrazione automatica con strumenti come Gmail, Slack o Notion senza supervisione

Esistono molti strumenti che non chiedono esplicitamente il permesso ai partecipanti, né chiariscono che stanno effettuando una registrazione. Strumenti come Granola, Jaime, Tactiqe Notta possono registrare senza che nessuno se ne accorga, aumentando il potenziale di rischio e rendendo difficile la prevenzione.

Perché sta succedendo

La maggior parte degli strumenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale privilegiano la facilità d'uso. Questo è ottimo per la produttività, ma significa che spesso saltano le procedure formali di onboarding, le revisioni legali o le approvazioni IT.

I dipendenti vogliono solo un aiuto per prendere appunti. Quello che non capiscono è che potrebbero violare le politiche aziendali sui dati, condividere informazioni riservate con terzi o caricare registrazioni su server al di fuori della vostra zona di conformità.

Sono tutte cattive notizie, ma la situazione può essere migliorata con la buona vecchia istruzione.

Cosa può fare l'IT

La visibilità e la governance sono fondamentali. Nessuno vuole imporre divieti su strumenti specifici. Ciò potrebbe infatti aumentare il numero di persone che utilizzano dispositivi di registrazione nascosti. Iniziate invece con:

  • Creazione di un breve elenco approvato di strumenti verificati.
  • Monitoraggio dell'utilizzo tramite soluzioni SSO o CASB.
  • Informare i team su cosa c'è in gioco e su come questo li riguarda.

In un rapporto Dashlane del 2024, il 39% dei dipendenti ha ammesso di utilizzare app non gestitee il 37% delle app aziendali non disponeva di protezioni single sign-on. Ciò rappresenta un grave punto debole per la sicurezza.

Il fenomeno dello Shadow IT non sta scomparendo. Tuttavia, con i controlli adeguati, è possibile trasformarlo da un rischio a un vantaggio competitivo.

Lista di controllo per la valutazione degli strumenti

Non c'è dubbio che gli strumenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale siano destinati a rimanere. Hanno già rivoluzionato il modo in cui prendiamo appunti durante le riunioni e stanno rivoluzionando il modo in cui utilizziamo effettivamente tali appunti (si pensi alla sincronizzazione automatica del CRM, agli agenti AI, ai follow-up e alle attività assegnate). La vera domanda è: quali strumenti di presa appunti basati sull'intelligenza artificiale dovrebbero far parte del vostro stack e quali no?

In un sondaggio condotto da Zerify nel 2023, il 97% dei professionisti IT ha espresso preoccupazione per la privacy dei dati delle videoconferenze, mentre l'84% temeva che una violazione potesse comportare la perdita di proprietà intellettuale sensibile. Ecco perché ogni responsabile IT dovrebbe valutare gli strumenti a disposizione per assicurarsi che siano conformi, utili e sicuri.

Ecco cosa dovrebbe cercare ogni responsabile IT quando valuta un assistente per riunioni, che si tratti di tl;dv, Fireflies, Otter.ai, Fathom o qualsiasi altra piattaforma futura che il tuo team sia tentato di provare.

1. Profondità dell'integrazione (non solo ampiezza)

Molti strumenti vantano il numero di integrazioni di cui dispongono. Questo è ovviamente un aspetto positivo. Più strumenti sono integrati, più è probabile che i tuoi strumenti siano inclusi e la configurazione dei flussi di lavoro diventa dieci volte più semplice. tl;dv, ad esempio, si integra con oltre 5.000 strumenti, tra cui centinaia di CRM, strumenti di gestione dei progetti e piattaforme di collaborazione lavorativa. 

Ma quanto sono profonde queste integrazioni? Un'integrazione molto profonda tra tl;dv HubSpot è molto più efficace di venti integrazioni superficiali tra tl;dv venti diversi CRM. Per tl;dv, è un bene avere entrambe le cose.

Ma in generale, i responsabili IT dovrebbero chiedersi:

  • Lo strumento si integra con i tuoi sistemi principali come CRM, gestione dei progetti, archiviazione cloud?
  • È possibile controllare il comportamento di tali integrazioni?
  • È di sola lettura, scrivibile o bidirezionale?

Un buon consiglio è quello di evitare strumenti che sincronizzano i dati senza fornire visibilità o controllo delle versioni. tl;dv, ad esempio, consente di creare modelli di note di riunione in modo che le note siano organizzate esattamente come desiderato. Questi possono poi essere sincronizzati automaticamente con i sistemi CRM per compilare i campi esatti necessari. Non si tratta solo di un lavoro di copia/incolla, ma di un modo efficiente per compilare esattamente ciò che serve senza alcuna seccatura manuale.

Modelli di riunione personalizzati tl;dv
Gli assistenti alle riunioni ti consentono di compilare automaticamente il tuo CRM con le note delle riunioni generate dopo ciascuna delle tue chiamate con i clienti.
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2. Controlli e autorizzazioni amministrative

Un altro aspetto a cui i responsabili IT dovrebbero prestare attenzione sono i controlli e le autorizzazioni amministrative. Chiedete:

  • È possibile gestire gli utenti tramite SSO, SCIM o accesso basato sui ruoli?
  • Esiste una dashboard amministrativa con analisi, approfondimenti sull'utilizzo e visibilità a livello di strumento?
  • È possibile disabilitare o limitare l'accesso alle registrazioni e alle trascrizioni a livello di team o di dominio?

Se non c'è un pannello di amministrazione, non hai alcun controllo. Questo è un rischio immediato.

Con tl;dv, gli amministratori hanno il controllo totale. Non solo possono registrare e condividere automaticamente tutte le conversazioni del loro team (anche quando l'amministratore stesso non è presente o non è stato invitato), ma possono anche impedire la cancellazione. Ciò significa che un responsabile delle vendite può impedire ai propri rappresentanti di cancellare accidentalmente (o intenzionalmente) le chiamate. Questo protegge il tuo team dalla perdita accidentale di dati e allo stesso tempo blocca gli attori malintenzionati.

3. Politiche personalizzate di conservazione dei dati

Altre domande che i responsabili IT dovrebbero porre in merito alle politiche personalizzate di conservazione dei dati:

  • È possibile impostare tempi di conservazione predefiniti (ad esempio, eliminazione automatica dopo 30/60/90 giorni)?
  • È possibile applicare politiche diverse a team diversi (ad esempio, vendite e legale)?

Le organizzazioni con rigorosi requisiti di conformità (in particolare nei settori finanziario, legale e sanitario) necessitano di un controllo completo sul ciclo di vita dei dati, non solo di un pulsante generico "elimina tutto".

La maggior parte delle soluzioni su scala aziendale offre politiche di conservazione dei dati più flessibili, ma è sicuramente un aspetto che vale la pena verificare. È meglio non sottoscrivere un contratto senza averlo fatto. 

4. Registri di audit e monitoraggio dell'attività degli utenti

Un aspetto sottile che aiuta notevolmente i responsabili IT a scegliere lo strumento giusto è la possibilità di monitorare l'attività degli utenti. Ciò consente al reparto IT di vedere quali funzionalità vengono utilizzate, quali aspetti dello strumento offrono il massimo valore e quali invece non vengono utilizzati affatto. È un ottimo modo per monitorare ciò che richiede maggiore formazione, inserimento o incentivi, rispetto a ciò che può essere eliminato del tutto.

Quando scegli uno strumento per il tuo team o la tua organizzazione, rifletti su queste domande:

  • È possibile vedere chi ha effettuato l'accesso, quando e quali azioni ha intrapreso?
  • Ricevi avvisi in caso di accessi non autorizzati o esportazioni di dati?

Se la piattaforma offre registri esportabili per gli audit di sicurezza, ancora meglio!

5. Diritti di esportazione, cancellazione e download

Nessuno vuole uno strumento che non offra la possibilità di esportare o scaricare i dati. Se le registrazioni rimangono intrappolate all'interno della piattaforma, non sono poi così utili. Assicurati sempre di verificare i diritti di esportazione, cancellazione e downloadprima di sottoscrivere un piano restrittivo per tutta la tua organizzazione.

  • È possibile scaricare trascrizioni e registrazioni in formati strutturati (ad esempio JSON, CSV, MP4)?
  • È possibile eliminare completamente i dati delle riunioni, anziché semplicemente "nasconderli" dall'interfaccia utente?

Ciò diventa fondamentale nel caso del diritto all'oblio (GDPR), delle dimissioni dei dipendenti o delle rimozioni legali.

La piattaforma giusta dovrebbe rendere la conformità più facile, non più difficile. E dovrebbe funzionare con il tuo stack di sicurezza, non aggirarlo. Questa checklist è la tua prima linea di difesa contro qualsiasi strumento potenzialmente dannoso.

Formazione dei dipendenti e linee guida per l'utilizzo

Anche lo strumento più sicuro al mondo non può proteggerti da un utente poco preparato.

Il tuo team potrebbe sapere come registrare le riunioni, ma sa quando farlo, come divulgarle e cosa succede ai dati in seguito?

In qualità di responsabile IT, il tuo ruolo non consiste solo nell'approvare gli strumenti, ma anche nel definire gli standard per un loro utilizzo responsabile. In sostanza, hai la responsabilità di garantire che tutti i membri della tua organizzazione sappiano come utilizzare questi strumenti senza mettere a rischio i dati e la privacy. Ciò è particolarmente importante quando si tratta di dati sensibili dei clienti.

Stabilisci le regole di base

Includere indicazioni su:

  • Quando è opportuno registrare (ad esempio, riunioni interne rispetto a chiamate con i clienti)
  • Quali piattaforme sono approvate
  • Chi è il proprietario della registrazione: l'utente? L'azienda? È legale?
  • Come le registrazioni e i riassunti possono (o non possono) essere condivisi

Uno dei modi più rapidi e semplici per farlo è pubblicare un breve "Cheat Sheet sulle politiche di registrazione"e integrarlo nel programma di inserimento dei nuovi assunti e dei manager.

Insegnare il consenso come buona pratica

Anche nelle regioni in cui è sufficiente il consenso di una sola parte, rafforzare la trasparenza attiva:

  • Informare sempre i partecipanti che la registrazione è attiva
  • Utilizzare strumenti che mostrano indicatori visivi chiari (ad esempio banner, avvisi, messaggi verbali).
  • Rafforzare il rispetto per le conversazioni riservate o i momenti delicati

I dipendenti che utilizzano strumenti gratuiti che non mostrano avvisi di consenso visivi o audio rappresentano un grave campanello d'allarme che deve essere affrontato tempestivamente. Ciò è ancora più vero nelle chiamate con i clienti, dove si rischia di divulgare informazioni sensibili su persone o aziende esterne alla propria.

La formazione è importante

L'utente finale è spesso considerato l'anello più debole della catena di sicurezza, con oltre il 90% degli incidenti di sicurezza che coinvolgono errori umani. Inoltre, il 30% delle violazioni coinvolge attori interni, sia malintenzionati che semplicemente inconsapevoli.

In altre parole: il problema non è il tuo strumento. Il problema è il tuo dipendente meno preparato. 

Per risolvere questo problema, i dipendenti hanno bisogno di formazione, inserimento e best practice da seguire. Il vantaggio dei registratori di riunioni basati sull'intelligenza artificiale è che è facile condividere le modalità di utilizzo. È possibile utilizzare lo strumento stesso per formare gli altri.

Rendere responsabile l'uso predefinito

Quando possibile, automatizza le migliori pratiche. Puoi utilizzare strumenti che richiedono il consenso e offrono impostazioni predefinite di eliminazione automatica per limitare l'accumulo di dati. Allo stesso modo, fornendo modelli di dichiarazioni di non responsabilità che i dipendenti possono copiare e incollare, è possibile evitare che molti di questi problemi si verifichino. 

Tuttavia, un buon strumento chiederà già da solo il permesso agli altri partecipanti alla riunione. Non dovrai muovere un dito. 

Un semplice esempio potrebbe essere: "Questa riunione viene registrata per facilitare la presa di appunti e la documentazione interna. Vi preghiamo di comunicarci se preferite non essere registrati".

Più rendi facile adottare un comportamento corretto, più le persone saranno propense a seguirlo.

Ecco perché tl;dv e-mail prima delle riunioni per ottenere il permesso. Alcuni strumenti che si aggiungono a metà riunione mostrano un pop-up per annunciare che stanno registrando, ma non offrono molte possibilità di rifiuto. Se non ti piace, devi semplicemente abbandonare la chiamata o chiedere all'amministratore di interrompere la registrazione.

Il panorama giuridico

Registrare una riunione non è solo un'azione tecnica, ma anche legale. A seconda della posizione dei partecipanti, se gestita in modo errato, questa operazione potrebbe mettere la tua azienda in una situazione molto difficile.

È qui che molte squadre, specialmente quelle distribuite a livello globale, vengono colte alla sprovvista.

Leggi sul consenso: unilaterale vs bilaterale

  • Negli Stati Uniti, 38 stati seguono leggi sul consenso di una sola parte, il che significa che solo una persona coinvolta nella chiamata deve sapere che questa viene registrata.
  • Ma 11 stati (tra cui California, Florida e Pennsylvania) richiedono il consenso di entrambe le parti (o di tutte le parti).
  • Nell'Unione Europea, ai sensi del GDPR, è generalmente richiesto il consenso esplicito per le registrazioni, in particolare se vengono acquisite informazioni personali o identificative.
  • L'APPI (Giappone) e il PIPEDA (Canada) impongono standard altrettanto rigorosi in materia di privacy e divulgazione.

Se il tuo strumento inizia a registrare automaticamente, senza richiedere o acquisire il consenso, potresti violare la legge senza saperlo.

Le trascrizioni sono legalmente reperibili?

Sì. In molte giurisdizioni, registrazioni, trascrizioni e sintesi generate dall'intelligenza artificiale possono essere considerate ammissibili nei procedimenti giudiziari o nelle indagini interne.

Ciò significa che:

  • Eventuali imprecisioni nei riassunti generati dall'intelligenza artificiale potrebbero essere problematiche.
  • I dati devono essere archiviati in modo sicuro e recuperabili quando necessario.
  • Potrebbe essere richiesto di eliminare o produrre trascrizioni specifiche in base a un obbligo legale.

Sebbene non sia esattamente la stessa cosa, Sam Altman, fondatore di OpenAI, ha appena ammesso qualcosa di simile: qualsiasi cosa dici a ChatGPT può essere e sarà usata contro di te in tribunale.

Sintesi AI ≠ Documenti legali

Sebbene molti strumenti ora riassumano automaticamente le riunioni, i riassunti sono interpretazioni, non fatti. Se i vostri team si affidano a questi come unici "resoconti" della conversazione, ciò potrebbe portare a controversie, soprattutto in questioni legali o sensibili dal punto di vista delle risorse umane.

Assicurati che i tuoi dipendenti sappiano che:

  • I riassunti generati dall'intelligenza artificiale sono utili, ma non definitivi.
  • Per le riunioni critiche ai fini della conformità, ciò che conta sono la registrazione originale e la trascrizione.

Cosa dovrebbe fare l'IT

  • Assicurarsi che tutti gli strumenti supportino meccanismi di consenso sensibili alla regione
  • Archivia un registro di controllo dei consensi con indicazione dell'ora per ogni riunione
  • Informare i team sulla reperibilità legale delle trascrizioni e delle registrazioni
  • Opta per una maggiore trasparenza, non per una minore

Ricorda: la conformità non consiste solo nel compilare moduli, ma anche nel proteggere la reputazione della tua azienda, la fiducia dei dipendenti e la tua posizione legale.

Considerazioni relative a prestazioni, archiviazione e costi

Gli assistenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale potrebbero sembrare strumenti "imposta e dimentica", ma sotto il cofano possono accumulare silenziosamente enormi quantità di dati, costi di archiviazione e responsabilità in termini di prestazioni.

In qualità di responsabile IT, non sei solo responsabile dell'approvazione dello strumento, ma anche di ciò che accade quando viene implementato su larga scala.

Chi è il proprietario dei dati: voi o il fornitore?

Questo non è sempre chiaro. Alcuni fornitori mantengono il diritto di archiviare o elaborare i dati delle riunioni a tempo indeterminato, in particolare nell'ambito di accordi di tipo gratuito. Chiedete sempre:

  • I dati delle tue riunioni sono trasferibili?
  • È possibile esportarlo in formati utilizzabili (ad esempio MP4, TXT, JSON)?
  • È possibile revocare l'accesso o richiedere la cancellazione su tutti i sistemi?

Assicurati di cercare fornitori che offrano accordi sul trattamento dei dati (DPA) e definiscano chiaramente i limiti di proprietà dei dati.

Con un po' di ricerca, in genere è possibile trovare online ciò che si sta cercando. In caso contrario, la maggior parte delle aziende fornirà le informazioni richieste durante una telefonata commerciale. Se non conoscono la risposta o scelgono di non rispondere, è segno che è meglio cercare altrove.

Per quanto tempo vengono conservate le registrazioni?

  • Esistono periodi di conservazione predefiniti?
  • È possibile impostare criteri di scadenza personalizzati per team, area geografica o caso d'uso?
  • La piattaforma consente la pulizia automatica o la segnalazione dei dati obsoleti?

L'archiviazione a lungo termine di file video e trascrizioni può aumentare notevolmente il tuo utilizzo del cloud. Ancora peggio, potrebbe lasciare i tuoi dati sensibili in giro per anni.

Costi nascosti

I piani gratuiti spesso comportano costi nascosti, soprattutto se si considera la sicurezza e la privacy.

  • Verbali di trascrizione limitati
  • Integrazioni limitate (ad esempio, sincronizzazione CRM solo per i livelli a pagamento)
  • Eccedenze per utente o per registrazione

Se stai estendendo l'utilizzo a più reparti, assicurati che lo strumento scelto:

  • Offre livelli di prezzo aziendali con flessibilità in termini di volume
  • Non introduce costi improvvisi per postazione per funzionalità a valle come accesso amministrativo, SSO o conservazione dei dati.

Tenete sempre presente che il costo medio di una violazione dei dati ha raggiunto i 4,45 milioni di dollari nel 2023,con un aumento del 15% in soli tre anni. Lesinare sulla sicurezza dell'archiviazione o sulla corretta cancellazione dei dati non è un risparmio, ma una responsabilità. Tenendo presente questa statistica, potreste pensarci due volte prima di scegliere uno strumento più economico solo per il suo prezzo.

Prestazioni sotto pressione

Il numero di dipendenti non è l'unico fattore importante quando si parla di scalabilità. Il tuo assistente AI deve funzionare in modo costante, anche quando più di 20 rappresentanti registrano le chiamate contemporaneamente. Considera quanto segue:

  • Lo strumento è in grado di gestire registrazioni simultanee su team di grandi dimensioni?
  • La trascrizione è in tempo reale o ritardata sotto carico?
  • Le integrazioni rallentano quando sono collegate a piattaforme pesanti come Salesforce HubSpot?

La conclusione? Non limitarti a valutare il funzionamento di uno strumento per riunioni, ma considera anche il suo costo, la sua capacità di archiviazione e la sua scalabilità. Perché a livello aziendale, anche le piccole inefficienze si moltiplicano rapidamente.

Riferimento rapido:🚩Segnali di allarme🚩da tenere d'occhio

Prima di approvare (o ereditare) qualsiasi assistente di riunione basato sull'intelligenza artificiale, ecco una breve lista di controllo dei segnali di allarme che dovrebbero immediatamente destare preoccupazione in qualsiasi responsabile IT:

🚩 Nessuna politica di crittografia

Se la piattaforma non indica chiaramente come crittografa i dati in transito e inattivi, è opportuno presumere che non lo faccia.

🚩 Flussi di lavoro privi di consenso

Nessuna richiesta di consenso automatica? Nessun indicatore di registrazione visibile? Nessuna traccia di controllo? Si tratta di una responsabilità legale in agguato.

🚩 Dati archiviati al di fuori della tua regione

L'impostazione predefinita su server statunitensi o internazionali senza consentire all'utente di scegliere viola la sovranità dei dati e può costituire una violazione del GDPR o dell'APPI.

🚩 Nessuna dashboard di amministrazione o visibilità utente

Se non riesci a vedere come viene utilizzato lo strumento all'interno della tua organizzazione, né a controllarne l'accesso per team, ruolo o regione, stai procedendo alla cieca.

🚩 Nessuna impostazione relativa alla cancellazione o alla conservazione dei dati

Se le trascrizioni e le registrazioni vengono archiviate "per sempre" per impostazione predefinita, si sta accumulando un debito di conformità a lungo termine.

🚩 Riassunti generati dall'intelligenza artificiale utilizzati come registrazioni definitive

I riassunti sono utili, ma rimangono comunque delle interpretazioni. Affidarsi a essi senza supportarli con trascrizioni originali può portare a interpretazioni errate, specialmente in caso di controversie o indagini.

🚩 Nessuna esportabilità o portabilità

È possibile estrarre i dati in formati utilizzabili se si decide di cambiare piattaforma? In caso contrario, si è vincolati o, peggio ancora, alla mercé del fornitore.

🚩 Piani gratuiti senza una politica chiara sui dati

Se l'iscrizione è gratuita e veloce, è probabile che i tuoi dipendenti lo abbiano già fatto. Ciò significa che i tuoi dati potrebbero già trovarsi al di fuori del tuo perimetro di sicurezza. Questo problema può essere risolto solo con la formazione e forse con un audit tecnico anonimo.

Utilizza questo elenco come test di verifica interno. Se uno strumento fa scattare uno o due (o più) di questi campanelli d'allarme,consideralo non sicuro.

Cosa dovrebbe fare ogni responsabile IT in futuro

Gli assistenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale non stanno andando da nessuna parte. E questo non dovrebbe essere un incubo, nemmeno per i responsabili IT. Anzi, è una cosa positiva.

Possono semplificare i flussi di lavoro, migliorare il coinvolgimento dei clienti ed eliminare il fastidio di prendere appunti manualmente. Tuttavia, introducono anche una nuova classe di rischi: strumenti invisibili che catturano conversazioni sensibili, le archiviano chissà dove e operano ben al di fuori dei vostri quadri di governance.

La soluzione non è bloccarli. È assumersi la responsabilità dell'implementazione.

Ecco cinque semplici passaggi che puoi mettere in pratica dopo aver letto questo articolo:

  1. Creare un elenco approvato di strumenti di registrazione
    Verificare le piattaforme in termini di sicurezza, gestione del consenso, ubicazione dell'archiviazione e certificazioni di conformità (GDPR, SOC 2, HIPAA, ecc.).

  2. Stabilire linee guida per l'utilizzo a livello aziendale
    Definire quando è opportuno effettuare registrazioni, cosa deve essere divulgato e come le registrazioni/trascrizioni devono essere condivise o archiviate.

  3. Standardizza i flussi di lavoro relativi al consenso
    Rendi le richieste di consenso e le tracce di audit non negoziabili, anche nelle giurisdizioni in cui è previsto il consenso di una sola parte.

  4. Definisci politiche chiare in materia di dati
    Automatizza le tempistiche di cancellazione. Segmenta l'accesso in base al ruolo. Tieni traccia di tutto con i registri di controllo.

  5. Forma i tuoi team e rendi più facile fare la cosa giusta
    Fornisci ai dipendenti modelli, dichiarazioni di non responsabilità e indicazioni visive. Scegli strumenti che rendono la conformità semplice.

L'ascesa degli strumenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale rappresenta un'opportunità per l'IT di assumere un ruolo di leadership. L'adozione della tecnologia è importante, ma la gestione dei dati è ancora più fondamentale e sta diventando sempre più cruciale con il passare degli anni. 

Una politica di registrazione adeguata protegge il personale, i dati e la reputazione dell'azienda.
Quindi, prima che il team inizi a registrare, assicurati che il reparto IT metta in pausa e stabilisca le regole.

Domande frequenti per i responsabili IT: domande chiave prima di approvare le registrazioni delle riunioni

Dipende da dove si trovano i partecipanti.

  • Negli Stati Uniti, 11 stati richiedono il consenso di entrambe le parti (di tutte le parti).

  • Nell'Unione Europea, il GDPR richiede generalmente un consenso esplicito e informato.

  • In Giappone, l'APPI applica leggi rigorose in materia di trattamento dei dati.
    Best practice: utilizzare sempre strumenti con richieste di consenso e registri di controllo integrati.

Anche se nella tua giurisdizione non è un requisito legale rigoroso, è comunque buona norma chiedere il permesso prima di registrare qualcuno (in qualsiasi circostanza).

I rischi principali sono:

  • Shadow IT (strumenti non autorizzati che aggirano la governance IT)

  • Registrazioni archiviate in regioni non conformi

  • Crittografia insufficiente o assente

  • Nessuna visibilità amministrativa o controllo dei dati
    Ciò può comportare violazioni dei dati, sanzioni per non conformità ed esposizione legale.

Non in modo affidabile. I riassunti generati dall'intelligenza artificiale sono interpretazioni, non trascrizioni. Possono travisare o omettere dettagli fondamentali e non dovrebbero essere utilizzati come unica fonte di verità in questioni legali o relative alle risorse umane.

Inizia con questi elementi essenziali:

  • Crittografia dei dati (in transito + a riposo)

  • Flussi di lavoro per il consenso sensibili alla regione

  • Pannello di controllo amministrativo con visibilità sull'utilizzo

  • Controlli di accesso basati sui ruoli

  • Funzionalità di conservazione, cancellazione ed esportazione dei dati

  • Conformità SOC 2 / GDPR / HIPAA / APPI

Educare, non punire.

  • Creare un elenco approvato di strumenti verificati

  • Utilizza SSO/CASB per monitorare l'utilizzo delle app

  • Condividi politiche chiare e guide di inserimento

  • Spiegare i rischi in termini semplici e concreti

Assolutamente sì, spesso contengono:

  • Informazioni di identificazione personale (PII)

  • Proprietà intellettuale (IP)

  • Discussioni interne strategiche

Questi rientrano nella maggior parte delle normative sulla privacy e devono essere trattati come qualsiasi altra fonte di dati sensibili.

Idealmente, la tua azienda lo fa,ma solo se:

  • Hai firmato un accordo adeguato sul trattamento dei dati (DPA, Data Processing Agreement).

  • Lo strumento consente l'esportazione e la cancellazione dei dati.

  • Hai definito esplicitamente la proprietà nella tua politica interna.

Solo per il tempo necessario.

La pratica migliore consiste nel definire criteri di conservazione predefiniti (ad esempio, eliminazione automatica dopo 30/60/90 giorni) e personalizzarli in base al team (ad esempio, vendite vs. legale). Archiviazione a lungo termine = rischio a lungo termine.