Presenteismo ≠ Dipendenti infelici e in cattiva salute. Ecco perché

Qui a tl;dv abbiamo tenuto oltre 3356 riunioni, senza mai registrare un'assenza.

Sono oltre 211.428 minuti di riunioni senza che un solo dipendente abbia perso una sola riunione. Eppure, i nostri dipendenti sono felici, in buona salute e persino produttivi! Da quando abbiamo iniziato, nessun membro ha lasciato il nostro affiatato team di 13 persone.

Abbiamo giorni di malattia? Sì.

A volte abbiamo giornate improduttive? Sì.

Prendiamo giorni e settimane di ferie annuali per andare a fare surf, sci, wakeboard e campeggio? Certo che sì!

Ma questo non deve necessariamente significare dipendenti assenti e riunioni con "assenti". A differenza della GIF di copertina del blog sopra riportata, che mostra il consueto rapporto di tensione tra assenza e produttività, noi riteniamo che i team possano avere entrambe le cose, senza alcun danno collaterale. Vi mostreremo come. Suggerimento: la risposta sta nella registrazione delle riunioni. Nota a margine: grazie al dio greco della conoscenza precisa, Marios Balamatsias, per questi dati precisi sulle riunioni!

Il problema: i dipendenti assenti sono costosi

Quindi conosciamo la retorica... Presenteismo = negativo, assenteismo = meno negativo. È qui che sorge il dilemma. Se entrambi i risultati non sono ideali, allora i team e le aziende puntano semplicemente al male minore? Sembrerebbe di sì. Tuttavia, crediamo (e sappiamo) che il "presentismo" non debba necessariamente andare a discapito della produttività, della felicità o persino della salute dei dipendenti.

Grazie al miracolo delle moderne invenzioni, i dipendenti possono tenersi aggiornati sugli avvenimenti importanti mentre sono assenti, malati o in ferie, tramite e-mail, Slack, Trello, Notion e una serie di altre piattaforme e strumenti di comunicazione. In questo modo, la comunicazione scritta viene conservata per sempre nella maggior parte delle aziende e dei team. Ciò ha l'effetto di rendere il dipendente assente asincronamente presente.

Ma che dire della comunicazione verbale? Lo scambio di parole pronunciate che sono la linfa vitale di qualsiasi cultura aziendale? Come possiamo preservarle per gli "assenti"?

Quindi, quando un dipendente assente torna al lavoro, dovremmo semplicemente ignorare tutte le informazioni importanti, le decisioni, la coesione del team e gli aggiornamenti sulla concorrenza e sull'azienda comunicati durante queste riunioni? Oppure dovremmo ridurli a pochi minuti di riunione e condividerli tramite un'altra e-mail, che finirà per essere sepolta nella casella di posta elettronica?

No.

Assolutamente no.

Piuttosto, registriamo le nostre riunioni.

Con un semplice clic, i membri del team "presenti" possono continuare a svolgere le loro attività quotidiane. L'unica differenza è che ora possono registrare le riunioni a beneficio dei membri del team "assenti". Ciò non richiede tempo o sforzi aggiuntivi. In realtà, richiede molto meno tempo rispetto alla stesura dei verbali delle riunioni. Questa è quindi la soluzione. Tuttavia, i vantaggi sono probabilmente più significativi di quanto si pensi. Vediamo ora quali sono!

La soluzione all'assenteismo è ridefinire il presenteismo

La tecnologia ha ampliato i confini di ciò che può essere considerato "presente" o "assente". Le persone possono chattare in tempo reale sia dal proprio ufficio a casa che da un lussuoso resort di vacanza. Le e-mail possono essere risposte in pochi secondi o settimane dopo. Diamine, ora le persone possono lavorare quasi interamente in remoto dai propri telefoni cellulari. Eppure, molti continuano a definire "assenza" e "presenza" in base al concetto di sincronia .

Pensiamo che la chiave per mitigare gli effetti dell'assenteismo sia ridefinirlo. I dipendenti non sono realmente "assenti" se al loro ritorno si sono messi al passo con tutte le riunioni, le e-mail, i messaggi e le informazioni importanti in modo efficiente ed efficace. Sono semplicemente presenti in modo asincrono. 💡

Quindi, la soluzione è ridefinire le assenze e la presenza nella tua azienda. Ecco come definiamo l'assenteismo e il presenteismo in tl;dv.

Assenze: fondamentali per i dipendenti, le assenze si verificano quando i dipendenti si assentano dal lavoro per una serie di motivi. L'obiettivo è quello di ricaricarsi e recuperare le energie, in modo da essere nella posizione migliore per svolgere i propri compiti lavorativi al ritorno.
Assenteismo: un concetto sconosciuto che non esiste in tl;dv. Nel nostro team non ci concentriamo sull'assenteismo nel senso tradizionale del termine. Ci concentriamo piuttosto sul far sì che i dipendenti si mettano al passo il più rapidamente possibile attraverso una documentazione, una registrazione e una condivisione complete delle riunioni e delle comunicazioni.
Presenza: un dipendente che ha interagito con il team in modo sincrono o asincrono. Ciò può avvenire sotto forma di comunicazione e collaborazione faccia a faccia, verbale o scritta.
Presenteismo: il fenomeno per cui i membri del team sono presenti al 100% durante i momenti critici sul lavoro (ad esempio, riunioni e altri periodi di comunicazione chiave) sia in tempo reale che in modo asincrono.

Quindi, ora che abbiamo individuato il problema e la soluzione, godiamoci i vantaggi che ne derivano. 🙌 Poiché molti di voi già conoscono e apprezzano la comunicazione testuale asincrona (e-mail, Slack, DM), ci concentreremo sulle riunioni come ultimo tassello mancante e fondamentale di questo puzzle sul presenteismo.

Vantaggio di livello 1: Presenteismo non dannoso

Ridefinendo il significato dei termini "assente" e "presente", è possibile ridurre al minimo le assenze e gli effetti negativi derivanti dalle concezioni tradizionali di "presentismo". La maggior parte dei luoghi di lavoro lo fa già con Slack e la posta elettronica. Vi mostreremo come farlo anche registrando le riunioni!

Presenteismo ≠ un costo per l'azienda

Costringere i dipendenti a venire al lavoro quando non stanno bene ha un costo. Infatti, in Australia, il costo del tradizionale presenteismo è stato stimato in 25 miliardi di dollari all'anno. Se registri le tue riunioni, i dipendenti non dovranno più presentarsi al lavoro quando non si sentono bene o non sono produttivi. Al contrario, tu e il tuo team potrete sentirvi completamente liberi di prendere un permesso quando necessario, con la certezza di poter recuperare facilmente le informazioni importanti tramite Slack, e-mail e ora anche attraverso riunioni registrate con tl;dv.

Presenteismo ≠ dipendenti in cattive condizioni di salute

Questo ci porta al punto successivo: ridurre la pressione di andare al lavoro quando non si sta bene. Alleggerendo il peso delle "assenze", i tuoi dipendenti possono riposarsi e ricaricarsi senza preoccuparsi di perdere informazioni importanti. Uno studio stima che investire esclusivamente nella salute mentale dei dipendenti potrebbe comportare un risparmio sui costi del 30%. Si tratta di 250.607 sterline all'anno per ogni 1000 dipendenti.

Il vantaggio è evidente: ridurre la pressione sui dipendenti affinché siano presenti in modo sincronizzato, utilizzando tecnologie che consentono loro di recuperare facilmente le informazioni importanti al loro ritorno. Ciò riduce la pressione di recarsi al lavoro quando non si sta bene.

Vantaggio di livello 2: il presentismo che aiuta davvero

Ok, quindi hai mitigato gli impatti negativi del tradizionale "presentismo". Ora, il passo successivo è utilizzare questi stessi strumenti e modelli per ottenere maggiori benefici!

Presenteismo = essere produttivi

Uno studio recente dimostra che i dipendenti vengono interrotti ogni 3 minuti e 5 secondi. Cavolo. Dopo queste interruzioni ci vogliono 23 minuti per ritrovare la concentrazione. Improvvisamente, il potere del Deep Work diventa chiaro. Il Deep Work è uno dei momenti più produttivi e importanti nella giornata di qualsiasi dipendente. È il momento in cui elaborare strategie, iterare, pensare e concentrarsi.

A molti viene insegnato che essere sempre presenti, specialmente durante le riunioni, è una forma di buona educazione. Il tradizionale presenteismo (ovvero la presenza sincrona) era solitamente a discapito del Deep Work. La nostra definizione di "presenza", che consente la partecipazione sincrona o asincrona, permette ai dipendenti di proteggere il proprio tempo, con conseguente riduzione delle distrazioni.

Sapendo che tutti i messaggi, le e-mail e anche le riunioni possono essere recuperati in modo asincrono, i tuoi dipendenti possono sentirsi sicuri nel dire "no" alle riunioni sincrone non essenziali che interrompono il loro tempo di lavoro profondo.

Presenteismo = risparmio di tempo

Quindi, sei il manager di un team e non vuoi che i tuoi dipendenti "assenti" perdano importanti conclusioni delle riunioni, azioni da intraprendere e passi successivi. Non perdere ore e ore a scrivere lunghi riassunti delle riunioni per il 5% delle persone che erano "assenti". Registrale invece!

Risparmierai tempo nella stesura di lunghi verbali delle riunioni. Ma che dire delle persone che si aggiornano sulla riunione in modo asincrono? Beh, anche loro risparmieranno un sacco di tempo!

I tl;dvs possono essere rivisti a una velocità fino a 2 volte superiore. Anziché dover sfogliare lunghi verbali di riunioni privi di contesto, gli "assenti" possono passare direttamente alla sezione più rilevante di qualsiasi riunione registrata grazie alla nostra funzione di evidenziazione con indicazione temporale! Cerchi un momento particolare della riunione? Allora cercalo tramite la nostra funzione di trascrizione. Si tratta di una vera rivoluzione, indipendentemente dal dibattito sull'assenteismo rispetto al presentismo! Allora, perché non recuperare le tue riunioni in pochi minuti? 🤘

Presenteismo = coesione del team

Congratulazioni! Hai decifrato il codice del presenteismo e ora i colleghi "assenti" possono mettersi al passo con tutte le note importanti o le informazioni di interesse generale al loro ritorno. Ti va un po' di "coesione di squadra" come contorno? 🍟

In parole povere, leggere i verbali delle riunioni non permette di cogliere appieno la dinamica di un team, con le sue gioie, i suoi punti deboli e le sue emozioni. Le registrazioni delle riunioni riescono a cogliere tutto questo molto meglio. Come sappiamo il 93% della comunicazione è non verbale. Condividendo le registrazioni delle riunioni con il tuo team, non solo mitighi gli effetti negativi dell'essere "assente", ma contribuisci anche a rafforzare il legame e l'armonia all'interno del team.

Buon appetito.

Vantaggio di livello 3: padroneggiare il presenteismo

Questo è il livello più alto raggiungibile in termini di presentismo positivo. Quando inizierete a mettere in pratica questi consigli, saprete di aver implementato politiche di ferie e abitudini lavorative davvero solide. Congratulazioni!

Presente = per sempre

Vi abbiamo mostrato come la registrazione automatica delle riunioni possa aiutare a mitigare le implicazioni negative dell'assenteismo. Vi abbiamo anche mostrato come la registrazione delle riunioni possa portare a un presentismo produttivo e salutare. In una cultura positiva nei confronti del presentismo, essere presenti significa anche essere senza tempo. I vostri messaggi Slack, le vostre e-mail e ora anche le vostre riunioni non sono più effimeri.

Comunica, collabora e organizza riunioni nel presente. Ma registrale, conservale e salvale anche per il futuro. Per l'apprendimento futuro, la collaborazione futura, l'inserimento futuro e l'ispirazione futura.

Ecco come migliorare davvero il tuo approccio positivo al presenteismo!

Padroneggiare il presenteismo = incoraggiare e celebrare le assenze

Tuttavia, non c'è segno più evidente di un'azienda che ha imparato a gestire il presenteismo che non aver paura delle assenze, ma anzi incoraggiarle. Ciò dimostra che si è davvero riusciti a gestire le pratiche relative alle assenze dei dipendenti e a mitigare qualsiasi impatto negativo derivante dalle "assenze". Non esitate a concedere ai vostri dipendenti le ferie che si sono guadagnati. Piuttosto, gestite in modo efficiente e rapido il loro reinserimento al lavoro al loro ritorno. Ecco un messaggio che ho ricevuto da Carlo, cofondatore e COO tl;dv. Questo è il suo titolo, ma in realtà è il Chief Happiness Officer, poiché mantiene tutti gli ingranaggi in funzione (in modo felice ed efficiente) in tl;dv. 💜

Considerazioni finali sul presenteismo

Essere presenti al 100% del tempo ≠ dipendenti in cattive condizioni di salute.

Essere assenti alle riunioni ≠ mancanza di armonia e coesione nel team.

Essere presenti al 100% non dovrebbe andare a discapito della salute e della felicità dei vostri dipendenti. Viviamo in un'epoca in cui abbondano gli strumenti di comunicazione e collaborazione asincroni e sincroni. Anziché preoccuparci del presenteismo o dell'assenteismo, dovremmo ridefinire le politiche e la cultura aziendale in materia di presenze e assenze in linea con questa tecnologia. Riorientate la vostra attenzione verso l'obiettivo di riportare il vostro team al massimo livello di efficienza ed efficacia al suo ritorno. Queste non sono solo parole vuote di un'azienda che cerca di vendervi i suoi prodotti, ma esperienze vissute. Sono teorie collaudate. Sono politiche HR che viviamo, respiriamo e sosteniamo.

Quindi, diciamo: prenditi un giorno libero, concediti una vacanza indimenticabile, salta una riunione e incoraggia i tuoi dipendenti a fare lo stesso.

Basta guardare il maledetto tl;dv quando torni.