Przejdź do treści
W tl;dv odbyło się ponad 3356 spotkań, z których żadne nie miało żadnych nieobecnych.
To ponad 211 428 minut spotkań, w których uczestniczyli wszyscy pracownicy. A mimo to nasi pracownicy są zadowoleni, zdrowi, a nawet wydajni! Od momentu rozpoczęcia działalności żaden z członków naszego zgranego 13-osobowego zespołu nie odszedł.
Czy mamy dni chorobowe? Tak.
Czy zdarza nam się mieć nieproduktywne dni? Tak.
Czy bierzemy urlop, aby spędzić kilka dni lub tygodni na surfowaniu, jeździe na nartach, wakeboardingu i biwakowaniu? Oczywiście, że tak!
Nie musi to jednak oznaczać nieobecności pracowników i spotkań z „nieobecnymi”. W przeciwieństwie do powyższego GIF-a na okładce bloga, który pokazuje typową sprzeczność między nieobecnością a produktywnością, uważamy, że zespoły mogą mieć jedno i drugie bez żadnych negatywnych skutków ubocznych. Pokażemy Ci, jak to zrobić. Wskazówka: odpowiedź tkwi w nagrywaniu spotkań. Uwaga dodatkowa: dziękujemy greckiemu bogu precyzyjnej wiedzy, Mariosowi Balamatsiasowi, za te dokładne dane dotyczące spotkań!
W tym artykule
Problem: Nieobecni pracownicy generują wysokie koszty
Znamy więc retorykę... Prezenteizm = zły, absencja = mniej zła. I tu pojawia się dylemat. Jeśli oba wyniki nie są idealne, to czy zespoły i firmy po prostu dążą do mniejszego zła? Wydaje się, że tak. Jednak wierzymy (i wiemy), że „prezenteizm” nie musi odbywać się kosztem produktywności, zadowolenia, a nawet zdrowia pracowników.
Dzięki cudowi nowoczesnych wynalazków pracownicy mogą być na bieżąco z ważnymi wydarzeniami, gdy są nieobecni, chorzy lub na urlopie, za pośrednictwem poczty elektronicznej, Slacka, Trello, Notion i szeregu innych platform i narzędzi komunikacyjnych. W ten sposób komunikacja pisemna jest na zawsze zachowana w większości firm i zespołów. Powoduje to, że nieobecny pracownik jest asynchronicznie obecny.
A co z komunikacją werbalną? Wymiana słów, które są siłą napędową każdej kultury organizacyjnej? Jak zachować je dla „nieobecnych”?
Czy zatem, gdy nieobecny pracownik wraca do pracy, powinniśmy po prostu wyrzucić wszystkie istotne informacje, decyzje, wyniki dotyczące spójności zespołu oraz aktualności dotyczące konkurencji i firmy, które zostały przekazane podczas tych spotkań? A może powinniśmy sprowadzić je do kilku minut protokołu ze spotkania i udostępnić je w kolejnym e-mailu, który zostanie zasypany innymi wiadomościami w skrzynce odbiorczej?
Nie.
Absolutnie nie.
Raczej nagrywamy nasze spotkania.
Wystarczy jedno kliknięcie, aby obecni członkowie zespołu mogli kontynuować swoją codzienną pracę. Jedyną różnicą jest to, że teraz mogą po prostu nagrywać spotkania z korzyścią dla nieobecnych członków zespołu. Nie wymaga to dodatkowego czasu ani wysiłku. W rzeczywistości jest to znacznie mniej czasochłonne niż sporządzanie protokołów ze spotkań. Oto rozwiązanie. Jednak korzyści są prawdopodobnie bardziej daleko idące, niż większość osób zdaje sobie sprawę. Teraz je omówimy!
Rozwiązaniem problemu absencji jest redefinicja prezenteizmu.
Technologia przesunęła granice tego, co można uznać za „obecność” lub „nieobecność”. Ludzie mogą rozmawiać na żywo zarówno z domowego biura, jak i z eleganckiego kurortu wakacyjnego. Na e-maile można odpowiadać po kilku sekundach lub tygodniach. Co więcej, obecnie ludzie mogą pracować niemal całkowicie zdalnie, korzystając z telefonów komórkowych. Jednak wiele osób nadal definiuje „nieobecność” i „obecność” w oparciu o pojęcie synchronicznej obecności.
Uważamy, że kluczem do złagodzenia skutków „absencji” jest jej redefinicja. Pracownicy nie są tak naprawdę „nieobecni”, jeśli po powrocie do pracy skutecznie i efektywnie nadrobili zaległości we wszystkich spotkaniach, wiadomościach e-mail, komunikatach i ważnych informacjach. Są po prostu asynchronicznie obecni. 💡
Rozwiązaniem jest więc ponowne zdefiniowanie nieobecności i obecności w firmie. Oto jak definiujemy absencję i prezenteizm w tl;dv.
- Nieobecność: nieobecności są niezbędne dla pracowników i mają miejsce, gdy pracownicy biorą urlop z różnych powodów. Celem jest regeneracja sił i powrót do zdrowia, aby po powrocie do pracy byli w stanie jak najlepiej wykonywać swoje obowiązki.
- Nieobecności: nieznane pojęcie, które nie istnieje w tl;dv. Nie skupiamy się na „nieobecnościach” w tradycyjnym znaczeniu tego słowa w naszym zespole. Skupiamy się raczej na jak najszybszym wdrożeniu pracowników poprzez dokładną dokumentację spotkań i komunikacji, rejestrowanie i dzielenie się informacjami.
- Obecność: pracownik, który współpracował z zespołem na żywo lub asynchronicznie. Może to mieć formę komunikacji i współpracy bezpośredniej, werbalnej lub pisemnej.
- Prezenteizm: zjawisko polegające na tym, że członkowie zespołu są w 100% obecni w krytycznych momentach pracy (np. podczas spotkań i innych kluczowych okresów komunikacyjnych), zarówno na żywo, jak i asynchronicznie.
Skoro już ustaliliśmy problem i rozwiązanie, cieszmy się teraz korzyściami. 🙌 Ponieważ wielu z Was już zna i lubi asynchroniczną komunikację tekstową (e-maile, Slack, wiadomości prywatne), skupimy się na spotkaniach jako ostatnim brakującym i integralnym elemencie układanki obecności w pracy.
Korzyść poziomu 1: Prezenteizm, który nie jest szkodliwy
Poprzez ponowne zdefiniowanie pojęć „nieobecność” i „obecność” można zminimalizować nieobecności i negatywne skutki tradycyjnego podejścia do „prezenteizmu”. Większość miejsc pracy już to robi, korzystając z komunikatora Slack i poczty elektronicznej. Pokażemy Ci, jak to zrobić, nagrywając również spotkania!
Prezenteizm ≠ koszt dla firmy
Zmuszanie pracowników do przychodzenia do pracy, gdy są chorzy, generuje koszty. W Australii koszt tradycyjnego prezenteizmu oszacowano na 25 miliardów dolarów rocznie. Jeśli nagrywasz spotkania, pracownicy nie muszą już przychodzić do pracy, gdy czują się źle lub są mało produktywni. Zamiast tego Ty i Twój zespół możecie czuć się całkowicie swobodnie, biorąc urlop w razie potrzeby, mając pewność, że łatwo nadrobią zaległości w ważnych informacjach za pośrednictwem Slacka, poczty elektronicznej, a teraz także nagranych spotkań za pomocą tl;dv.
Prezenteizm ≠ niezdrowi pracownicy
To prowadzi nas do kolejnego punktu – zmniejszenia presji, aby przychodzić do pracy, gdy czujemy się źle. Dzięki zmniejszeniu obciążenia związanego z „nieobecnościami” pracownicy mogą w pełni odpocząć i nabrać sił, nie martwiąc się o utratę ważnych informacji. Jedno z badań szacuje , że sama inwestycja w zdrowie psychiczne pracowników może przynieść oszczędności rzędu 30%. To 250 607 funtów rocznie na każde 1000 pracowników.
Korzyść jest oczywista: zmniejszenie presji na pracowników, aby byli obecni w pracy w tym samym czasie, dzięki wykorzystaniu technologii, które ułatwiają pracownikom nadrobienie zaległości w zakresie ważnych informacji po powrocie do pracy. Zmniejsza to presję, aby przychodzić do pracy, gdy nie czują się dobrze.
Korzyść poziomu 2: Prezenteizm, który faktycznie pomaga
W porządku, więc udało Ci się złagodzić negatywne skutki tradycyjnego „prezenteizmu”. Teraz kolejnym krokiem jest wykorzystanie tych samych narzędzi i struktur w celu uzyskania większych korzyści!
Prezenteizm = bycie produktywnym
Najnowsze badania pokazują, że pracownicy są przerywani co 3 minuty i 5 sekund. Jejku. Po tych przerwach potrzeba 23 minuty , aby ponownie się skoncentrować. Nagle moc głębokiej pracy . Głęboka praca to jeden z najbardziej produktywnych i ważnych momentów w ciągu dnia każdego pracownika. To czas na opracowywanie strategii, powtarzanie, myślenie i skupianie się.
Wielu uczy się, że wszechobecność, zwłaszcza podczas spotkań, jest właściwym zachowaniem. Tradycyjna obecność (tj. synchroniczna obecność) odbywała się kosztem głębokiej pracy. Nasza definicja „obecności”, która pozwala na synchroniczne lub asynchroniczne uczestnictwo, umożliwia pracownikom ochronę swojego czasu, co skutkuje mniejszą liczbą czynników rozpraszających uwagę.
Dzięki pewności, że wszystkie wiadomości, e-maile, a także spotkania można nadrobić asynchronicznie, pracownicy mogą śmiało odmówić udziału w nieistotnych spotkaniach synchronicznych, które zakłócają ich pracę w trybie Deep Work.
Prezenteizm = oszczędność czasu
Jesteś kierownikiem zespołu i nie chcesz, aby „nieobecni” pracownicy przegapili ważne wnioski z posiedzeń, zadania do wykonania i kolejne kroki. Nie trać czasu na pisanie długich podsumowań posiedzeń dla 5% osób, które były „nieobecne”. Zamiast tego je nagrywaj!
Zaoszczędzisz czas na pisaniu długich notatek ze spotkań. A co z osobami, które nadrabiają zaległości ze spotkań asynchronicznie? Cóż, one również zaoszczędzą mnóstwo czasu!
tl;dvs można oglądać ponownie z prędkością do 2x. Zamiast przeglądać długie i pozbawione kontekstu protokoły ze spotkań, „nieobecni” mogą przejść bezpośrednio do najbardziej istotnej części każdego nagranego spotkania dzięki naszej funkcji zaznaczania najważniejszych fragmentów z oznaczeniem czasu! Szukasz konkretnego momentu spotkania? Wyszukaj go za pomocą naszej funkcji transkrypcji. To przełomowe rozwiązanie, niezależnie od debaty na temat absencji i obecności w pracy! Dlaczego więc nie nadrobić zaległości w spotkaniach w ciągu kilku minut? 🤘
Prezenteizm = spójność zespołu
Gratulacje! Rozwiązałeś problem prezenteizmu i teraz „nieobecni” członkowie zespołu mogą nadrobić zaległości w zakresie ważnych informacji lub wiadomości po powrocie. Czy chcesz do tego dodać „spójność zespołu”? 🍟
Mówiąc najprościej, czytanie protokołów ze spotkań nie oddaje w pełni dynamiki zespołu – jego radości, problemów i emocji. Nagrane spotkania znacznie lepiej to oddają. Jak wiemy 93% komunikacji ma charakter niewerbalny. Dzieląc się nagraniami spotkań ze swoim zespołem, nie tylko łagodzisz negatywne skutki „nieobecności”, ale także przyczynia się do wzmocnienia więzi i harmonii w zespole.
Smacznego.
Korzyść poziomu 3: Opanowanie prezenteizmu
Jest to najwyższy poziom, jaki można osiągnąć w zakresie pozytywnego podejścia do obecności w pracy. Kiedy zaczniesz stosować te zasady, będziesz mieć pewność, że wdrożyłeś naprawdę solidne zasady dotyczące urlopów i nawyki związane z pracą. Gratulacje!
Obecność = na zawsze
Pokazaliśmy Państwu, w jaki sposób automatyczne nagrywanie spotkań może pomóc złagodzić negatywne skutki „absencji”. Pokazaliśmy również, w jaki sposób nagrywanie spotkań może prowadzić do produktywnego i zdrowego „prezenteizmu”. W kulturze sprzyjającej prezenteizmowi obecność oznacza również ponadczasowość. Państwa wiadomości na Slacku, e-maile, a teraz także spotkania nie są już efemeryczne.
Komunikuj się, współpracuj i organizuj spotkania w teraźniejszości. Ale także rejestruj je, zachowuj i zapisuj na przyszłość. Na potrzeby przyszłej nauki, przyszłej współpracy, przyszłego wdrażania nowych pracowników i przyszłej inspiracji.
W ten sposób naprawdę podniesiesz poziom swojej pozytywnej postawy wobec obecności w pracy!
Opanowanie prezenteizmu = zachęcanie do nieobecności i świętowanie ich
Jednak największym znakiem rozpoznawczym firmy, która opanowała do perfekcji kulturę obecności w pracy, jest nie tylko brak obaw przed nieobecnościami, ale wręcz ich promowanie. Świadczy to o tym, że firma naprawdę dobrze zarządza nieobecnościami pracowników i łagodzi wszelkie negatywne skutki „nieobecności”. Nie wahaj się pozwolić swoim pracownikom na zasłużony urlop. Zamiast tego skup się na tym, jak skutecznie i szybko przywrócić ich do pełnej sprawności po powrocie. Oto wiadomość, którą otrzymałem od Carlo, współzałożyciela i dyrektora operacyjnego tl;dv. Tak brzmi jego tytuł, ale tak naprawdę jest on dyrektorem ds. szczęścia, ponieważ sprawia, że wszystkie trybiki w tl;dv działają (szczęśliwie i wydajnie). 💜
Końcowe przemyślenia na temat prezenteizmu
Bycie obecnym w 100% czasu ≠ niezdrowi pracownicy.
Nieobecność na spotkaniach ≠ brak harmonii i spójności w zespole.
Bycie obecnym w 100% nie powinno odbywać się kosztem zdrowia i szczęścia pracowników. Żyjemy w czasach, w których mamy do dyspozycji mnóstwo narzędzi do komunikacji i współpracy, zarówno asynchronicznej, jak i synchronicznej. Zamiast martwić się o obecność w pracy lub absencję, powinniśmy na nowo zdefiniować zasady dotyczące obecności w firmie i urlopów oraz kulturę organizacyjną zgodnie z tą technologią. Skup się na tym, aby Twój zespół po powrocie do pracy jak najszybciej i jak najskuteczniej nadrobił zaległości. Nie są to tylko puste słowa firmy próbującej sprzedać Ci swoje produkty – to doświadczenia z życia wzięte. To sprawdzone teorie. To zasady HR, którymi się kierujemy, które są dla nas ważne i których przestrzegamy.
Więc mówimy: weź dzień wolnego, wybierz się na epickie wakacje, opuść spotkanie i zachęć swoich pracowników, aby zrobili to samo.
Po prostu obejrzyj ten cholerny tl;dv , kiedy wrócisz.
