No debes adoptar los informes de ventas automatizados sólo porque sean el futuro. Tampoco deberías adoptarlo porque el método antiguo esté anticuado. Los informes de ventas automatizados son la única opción lógica si sigues interesado en dirigir un negocio rentable en 2024 y más allá.
Quédate con nosotros y te mostraremos por qué. También te mostraremos cómo funciona, y un GRAN secreto que las empresas se están tragando...
¿Qué son los Informes de Ventas Automatizados?
Los informes de ventas automatizados son una forma de utilizar la tecnología para agilizar el proceso de recopilación y análisis de datos de ventas.
Cuando automatizas la generación y el análisis de la información de ventas, te ahorras mucho tiempo a ti y a tus compañeros, aumentas la eficacia de tu equipo y mejoras la precisión de tus datos.
En esencia, mejoras todo lo relativo a tus datos de ventas, pero lo consigues en una fracción del tiempo y sin gastar mucho esfuerzo (si es que se gasta alguno).
Con los informes de ventas automatizados, podrás extraer información más profunda sobre tu rendimiento de ventas, mejorar todo el embudo de ventas y tomar decisiones empresariales informadas que, a la larga, te llevarán a obtener mayores ingresos y más beneficios. No puede ser malo, ¿verdad?
He aquí un rápido desglose de los aspectos clave de los informes de ventas automatizados.
- Recogida de datos. Hay varias métricas que pueden recopilarse rápida y automáticamente sin que muevas un dedo. Desde el volumen de ventas a los ingresos, pasando por los costes de captación de clientes y las tasas de conversión, se pueden extraer diversos datos de varias fuentes, como transacciones de ventas, interacciones con clientes, clientes potenciales, conversiones, etc.
- Análisis de los datos. Una vez recopilados, el sistema automatizado analiza los datos utilizando algoritmos predefinidos o parámetros personalizables. Este tipo de análisis puede ayudarte a identificar tendencias, patrones, correlaciones o incluso KPI (indicadores clave de rendimiento).
- Generación de informes. La herramienta automatizada de informes de ventas que elijas a menudo incluirá algún tipo de panel en el que podrás ver la representación visual de tus datos de ventas. Puede ser en forma de gráficos, tablas o cuadros que ofrecen información sobre el comportamiento de los clientes, las tendencias del mercado, etc.
Ahora que hemos tratado las ventajas básicas de los informes de ventas automatizados, ¿qué puedes hacer para empezar? ¿Es complicado configurarlo? ¿Qué herramientas puedes utilizar para facilitarte la vida?
Cómo automatizar tus informes de ventas
La automatización de la generación y el análisis de tus datos de ventas empieza con un sistema CRM (Gestión de las Relaciones con los Clientes) o alguna otra forma de herramienta dedicada a la generación de informes de ventas que se adapte mejor a tu negocio. Los CRM son los más populares, y hay muchos entre los que elegir.
1. Elige tu CRM
Un sistema CRM está diseñado para centralizar y organizar los datos de los clientes, las interacciones, los clientes potenciales, las actividades de ventas y los esfuerzos de marketing en un solo lugar.
En HubSpot a Zoho, Salesforce a PipedriveLos sistemas CRM son una docena. Las cuatro que acabamos de mencionar son algunas de las plataformas CRM más conocidas y respetadas. Puede que sean donde primero mires en tu búsqueda de un CRM sólido, pero están lejos de ser las únicas opciones.
2. Definir métricas y objetivos clave
Una vez que tengas tu CRM, debes determinar las métricas y KPI específicos que se alineen con tus objetivos empresariales. ¿Qué datos deberías seguir? Identifica los puntos de datos que son cruciales para evaluar el rendimiento de las ventas, como los ingresos, las tasas de conversión o los costes de adquisición de clientes. Una vez tengas esto listo, es hora de integrar...
3. Integrar fuentes de datos
Lo bueno de los CRM es que puedes integrar otras aplicaciones con ellos para que los datos se envíen automáticamente al CRM que elijas. De ahí informes de ventas automatizados. Al identificar los puntos de datos que quieres rastrear, ahora puedes ir a la fuente de estos datos e integrarlos con tu CRM.
Más adelante entraremos en más detalles sobre la integración de vídeo en CRM, pero un buen ejemplo de ello es integrar tu grabadora de reuniones online grabadora de reuniones con el CRM que hayas elegido, de modo que tus llamadas de ventas, sus transcripciones, las notas que hayas tomado e incluso los resúmenes generados por IA se envíen directamente a tu CRM y se almacenen en un lugar fácil de encontrar. Con tl;dv, puedes incluso recortar tus reuniones completas en clips o incluso resúmenes. Estos también pueden integrarse directamente con el CRM que elijas.
4. Automatizar la recogida de datos
Dependiendo de tu CRM, puede que tengas que configurarlo para que adquiera automáticamente los datos de los clientes a partir de los puntos de datos que elijas. Esto podría incluir sincronización automática de datos, importaciones programadas o alimentación de datos en tiempo real. También puedes personalizar tus cuadros de mando para que te muestren los datos que desees. Una vez que esto esté en marcha, puedes sentarte y ver cómo fluyen tus datos.
Otros consejos
Esto es suficiente para ponerte en marcha con los informes de ventas automatizados, sin embargo, hay más cosas que también puedes hacer. Échales un vistazo:
- Limpieza de datos: Descarga herramientas que puedan limpiar tus datos, garantizando que no haya duplicados y que todo sea preciso y coherente.
- Informes programados: La mayoría de los CRM te permiten enviar informes automáticamente a las bandejas de entrada de correo electrónico de las partes interesadas o dentro de la plataforma CRM a intervalos predefinidos (diarios, semanales, mensuales). Esto garantiza que los responsables de la toma de decisiones tengan acceso a información actualizada con regularidad.
- Utiliza las herramientas de visualización: Interpreta y analiza rápidamente las tendencias de ventas configurando tu panel de control para que te muestre gráficos, tablas y diagramas. Esto hace que sea mucho más fácil ver de un vistazo los datos que estás recopilando.
- Configura alertas y notificaciones: Cuando se alcanzan determinados umbrales predefinidos, tu CRM puede notificar a equipos o personas para que respondan y realicen los cambios necesarios.
¿Qué herramientas debería integrar con un CRM?
Los CRM son fantásticos porque puedes obtener datos en tiempo real de múltiples fuentes en un solo lugar. Se convierte en una fuente centralizada de la verdad para toda tu empresa. Y no sólo eso, sino que a menudo se muestra de una forma fácil de entender.
La cuestión ahora es ¿qué herramientas debes integrar con tu CRM? ¿De dónde quieres recoger los datos? En realidad, depende de tu modelo de negocio y de las herramientas que utilices realmente.
Si ya utilizas un software de ventas como Apollo o LeadIQdeberían ser uno de los primeros programas en vincularse a tu CRM. Las plataformas de automatización de marketing que utilices también son obvias. Si utilizas Marketo o HubSpot, son ideales para sincronizar datos relacionados con el marketing, como el rendimiento de las campañas, las interacciones con los clientes potenciales y el comportamiento de los clientes.
Del mismo modo, integrar plataformas de atención al cliente como Zendesk, Freshdesk o Help Scout con sistemas CRM permite recopilar y sincronizar datos de atención al cliente. Esto incluye tickets, consultas y resoluciones de incidencias, y proporciona una visión completa de las interacciones con los clientes.
También garantiza que tu equipo de éxito del cliente esté en la misma página que el resto de tus equipos... Basta con preguntar a Ian sobre las pesadillas que pueden tener los equipos no sincronizados.
@tldv.io Otro día en otra empresa tecnológica #tech #startup #corporatehumor #product #sales #cs #dev
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Por supuesto, también tienes plataformas de comercio electrónico como Shopify, que son perfectas para el dropshipping, herramientas de gestión de redes sociales como Hootsuite, y cualquier software de análisis integrado como Google Analytics. No olvides integrar también tu software de marketing por correo electrónico, o cualquier software de encuestas o comentarios de clientes que utilices.
Básicamente, todo y cualquier cosa que tenga que ver con el cliente puede integrarse con tu CRM para proporcionarte datos más precisos sobre tus clientes.
Pero hay una grande que aún no hemos mencionado... No es tan popular como las anteriores, pero las ramificaciones de su uso la ponen a la altura de cualquier otra integración, si no en un pedestal por delante de todas ellas: las grabaciones de llamadas.
Integración de vídeo en CRM
Al integrar videoclips con tu CRM, te haces dos enormes favores. No sólo te ayuda a comprender mejor tus datos de ventas, sino que también mejora la comunicación interna a través de videollamadas y reuniones. Tanto si integras secuencias de una llamada de ventas real con un cliente potencial y las colocas junto a su información de cliente en tu CRM, como si subes una conversación del equipo de ventas sobre la dirección que vais a tomar con vuestra nueva estrategia, el CRM las albergará y podrás utilizarlas para enriquecer el resto de tus datos.
Compartir una llamada de ventas grabada (o una llamada de investigación de usuarios, o incluso una llamada de atención al cliente) en tu CRM permite a los equipos revisar las discusiones, decisiones y puntos de acción cuando les convenga. Esto fomenta una mejor colaboración al garantizar que todo el mundo está en la misma página, aunque no hayan podido asistir a la reunión en tiempo real. Esto es estupendo para equipos asíncronos que trabajan a distancia desde zonas horarias diferentes.
Además de las ventajas mencionadas, la integración de vídeo en CRM también permite a los compañeros refrescar la memoria de ciertas reuniones. Tanto si están preparando una reunión de seguimiento con un cliente y necesitan repasar los puntos débiles del cliente potencial, o simplemente se están poniendo al día en las reuniones internas, las grabaciones de vídeo son la mejor y más rápida forma de hacerlo.
Obviamente, los nuevos empleados también pueden beneficiarse de ver ejemplos reales de llamadas de ventas en su periodo de formación. Es una forma estupenda de incorporar nuevos empleadosenviarles directamente a los momentos destacados que cubren todas las bases relevantes del negocio.
tl;dv: El grabador de llamadas definitivo
Está muy bien hablar de la integración de vídeo en CRM, pero primero tienes que tener los vídeos para integrarlos. Ahí es donde entra tl;dv. Graba y transcribe cualquier reunión que desees, completamente gratis. Has leído bien. Graba y transcribe llamadas de forma ilimitada y gratuita.
Conseguir Más de 5.000 integracionesincluyendo todos tus CRM favoritos, así como la posibilidad de convertir clips en carretes, cargar y descargar archivos, incrustar clips y grabaciones en Notion y otros repositorios de investigación UX, y mucho más, tendrás que pasar al plan Pro. Esto te costará sólo 20 $ por usuario de grabación al mes.
La idea es sencilla: tl;dv se une a tu reunión como un bot (incluso reuniones móviles si las programas con antelación) y lo graba todo. Transcribe la conversación con su reconocimiento de voz de última generación, lo que significa que la transcripción transmitirá con precisión quién dijo qué a lo largo de toda la conversación, incluso con muchos interlocutores.
También tienes montones de funciones a tu disposición. Desde hacer marcas de tiempo (que puedes enviar inmediatamente a tus compañeros por correo electrónico, Slack, Notion, etc.), hasta notas y resúmenes generados por IA. Incluso puedes buscar en tu biblioteca de tl;dv con facilidad para encontrar el momento o momentos exactos que buscas. Sólo tienes que escribir una palabra clave y tu biblioteca sólo mostrará los puntos concretos de las grabaciones que incluyan esa palabra clave en la transcripción.
Si quieres, puedes incluso mezclarlos todos, creando un reel lo más destacado de los problemas específicos comunicados en las llamadas de atención al cliente, o de las objeciones en los argumentos de venta. Esto te ayudará a analizar y evaluar esos casos mucho más fácilmente.
¡Empieza hoy mismo con los informes de ventas automatizados!
Las integraciones de vídeo CRM son sólo una parte del rompecabezas. Los informes de ventas automatizados son una técnica polifacética que agiliza tus procesos de trabajo y hace que el seguimiento y análisis de los datos de ventas requiera menos tiempo y sea más eficaz. Utilizando tl;dv, puedes integrar secuencias de vídeo directamente en tu CRM y aumentar aún más tus ingresos potenciales.
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