La incorporación es un proceso importante tanto para los empleados como para los empresarios. Establece el tono de la nueva relación laboral, ayuda a los recién llegados a sentirse bienvenidos e incluidos, y proporciona una guía de expectativas y responsabilidades. No es de extrañar que las mejores empresas hagan de sus empleados el centro de todo lo que hacen.
Northpass descubrió que las empresas con una experiencia de incorporación estructurada tenían una mejora del 60% en los ingresos año tras año. Pero no sólo se produjeron mejoras gracias a los procesos de incorporación estructurados, sino también una mejora del 63% en la satisfacción del cliente. Los empleados contentos están mejor posicionados para hacer felices a los clientes. Algunas organizaciones se han convertido en campeonas a la hora de centrarse en los empleados y se han ganado una reputación estelar gracias a un proceso de incorporación de marca o genérico.
Hay muchas formas diferentes de incorporar nuevos empleados, pero algunos métodos tienen más éxito que otros. Es importante encontrar uno que se adapte a la cultura de tu empresa y que proporcione a los nuevos empleados toda la información que necesitan para tener éxito.
En esta entrada del blog, veremos tres ejemplos de los mejores procesos de incorporación de empleados de los que aprender. Cada una de estas organizaciones ha sabido cómo hacer que su proceso de incorporación sea eficiente, eficaz y acogedor para los nuevos empleados. Sigue leyendo para averiguar qué hace que sus programas de incorporación sean tan especiales.
¿Qué es la incorporación de empleados?
La incorporación de los empleados es el proceso de presentar a los nuevos empleados la organización, sus responsabilidades laborales y la cultura de la empresa. Les ayuda en la transición a su nuevo papel y a sentirse cómodos en su nuevo entorno. El objetivo de la incorporación de los empleados es ayudar a los recién contratados a adaptarse a su nuevo trabajo de forma rápida y eficaz, para que puedan ser productivos y contribuir al éxito de la empresa.
Los mejores programas de incorporación de empleados se adaptan a las necesidades de la empresa y de los empleados. Son exhaustivos y proporcionan a los recién contratados toda la información que necesitan para tener éxito en su nuevo puesto. También se aseguran de que los empleados se sientan bienvenidos e incluidos en la cultura de la empresa.
¿Cuál es la mejor experiencia de incorporación?
Puede ser tentador pensar que una gran experiencia del empleado consiste en una pila tecnológica de lujo, una aplicación, o incluso un montón de actividades sociales y ventajas. Sí, todo esto es bueno para ofrecer la mejor experiencia de incorporación de empleados, pero utilizarlo como táctica no es suficiente. Los mejores procesos para empleados son memorables y motivadores. La incorporación debe ser una experiencia bidireccional en la que la empresa aprenda de ti y tú de la empresa. Una de las formas más sencillas de personalizar la incorporación es utilizar ideas como un centro de conocimientos online. Hacer vídeos sobre diversos temas de incorporación, información de la empresa e instrucciones sobre funciones clave ayudará al nuevo empleado a ponerse al día con la información rápidamente y justo cuando la necesite. Con tl;dv, no tienes que hacer estos vídeos cada vez que un nuevo empleado se incorpore a tu organización. Basta con que las distintas partes interesadas graben sus vídeos en tl;dv y quedarán alojados allí para que cualquier nuevo empleado pueda acceder a ellos y adquirir todo lo que necesite siempre que lo necesite, sin que los superiores o directivos tengan que dedicar tiempo a formarle. Debe estar planificado, bien ejecutado y ser dinámico. Esto ahorrará tiempo y liberará a los directivos y a sus compañeros para que socialicen y conozcan a los miembros del equipo en lugar de dedicar un tiempo precioso a largas horas de reuniones y formación.
3 ejemplos de buena incorporación de empleados
1. GitLab
GitLab es una empresa que proporciona un gestor de repositorios Git basado en web. Son conocidos por su cultura remote y han sido nombrados uno de los Mejores Lugares para Trabajar en 2019 por Glassdoor.
La experiencia de incorporación de GitLab es muy completa. Los nuevos empleados reciben un correo electrónico de bienvenida el primer día que incluye enlaces a todos los recursos que necesitan para empezar. También tienen un sistema de compañeros, en el que cada nuevo empleado es emparejado con un empleado experimentado que puede ayudarle con cualquier pregunta o duda que tenga.
En su primer día, los recién contratados reciben una visita guiada por la oficina remote de la empresa y se les presenta a su equipo. También se les entrega un ejemplar del Manual de GitLab, que contiene todo lo que necesitan saber sobre la empresa, desde su cultura y valores hasta sus políticas y procedimientos.
2. Amazon
Amazon es un gigante mundial del comercio electrónico que ha sido nombrado uno de los Mejores Lugares para Trabajar en 2019 por Glassdoor. El programa de incorporación de Amazon se llama "Bienvenido a casa" y está diseñado para ayudar a los recién contratados en la transición a su nuevo puesto de forma rápida y eficaz.
Welcome Home comienza con una orientación de dos días en la sede corporativa de Amazon en Seattle. Durante la orientación, los recién contratados reciben una visión general de la empresa y su cultura, y se les presenta a su equipo. También se les hace un recorrido por el campus y se les da la oportunidad de conocer a otros empleados de Amazon.
Tras la orientación, los recién contratados reciben un programa de formación de una semana de duración que abarca desde la atención al cliente hasta los procedimientos de seguridad. Al final de la semana, realizan un examen final para comprobar sus conocimientos del material cubierto en la formación.
3. Google
Google es un gigante mundial de la tecnología que ha sido nombrado uno de los Mejores Lugares para Trabajar en 2019 por Glassdoor. El programa de incorporación de Google se llama "Google Launchpad" y está diseñado para ayudar a los nuevos empleados a incorporarse a su nuevo puesto de forma rápida y eficaz.
Launchpad comienza con una orientación de dos días en la sede corporativa de Google en Mountain View, California. Durante la orientación, los recién contratados reciben una visión general de la empresa y su cultura, y se les presenta a su equipo. También se les hace un recorrido por el campus y se les da la oportunidad de conocer a otros empleados de Google.
Tras la orientación, los recién contratados reciben un programa de formación de una semana de duración que abarca desde la atención al cliente hasta los procedimientos de seguridad. Al final de la semana, realizan un examen final para comprobar sus conocimientos del material cubierto en la formación.
¿Qué hace que un empleado esté bien incorporado? (Ideas de incorporación virtual)
1. Comunicación y tecnología
¿Te estás asegurando de que los empleados remote disponen de la tecnología y las herramientas de comunicación adecuadas que necesitan? Se puede utilizar software para reuniones virtuales, como Donut, para programar reuniones de puesta al día, actividades sociales, y compartir archivos como Google Drive, Dropbox, Onedrive, y herramientas de documentación como Notion y Google Docs.
2. Mantente conectado
¿Dispone la empresa de un sistema que permita a los empleados remote mantenerse en contacto con sus colegas? Podría incluir llamadas de equipo o check-ins regulares. Slack es perfecto para hacer comprobaciones y, cuando necesites enviar un tutorial ocasional o un breve mensaje de vídeo, simplemente tl;dvalo y deja que respondan en su propio tiempo. No sólo es bueno para las comunicaciones asíncronas, sino que elimina la presión que conlleva la incorporación, proporcionando una experiencia psicológicamente más relajante a los nuevos empleados.
Para ayudar a tus nuevos empleados a adaptarse culturalmente, puedes introducir sistemas potentes como mentores, coaching y sistemas de compañeros. Si la comunicación está formalizada, estarán más abiertos a comunicarse con estas personas. Zavvy es una herramienta excelente que automatiza la gestión de los empleados. También racionaliza tu sistema de amigos para que no suponga una presión indebida para otros empleados, como mentores, entrenadores y compañeros de trabajo.
Es una gran idea celebrar sesiones de puesta al día. Donut te permite crear un calendario automatizado para todas las sesiones de puesta al día. Esto te ahorrará el esfuerzo de enviar manualmente las invitaciones y realizar las tareas relacionadas con cada sesión.
3. Tener en cuenta las preferencias
Asegúrate de tener en cuenta las preferencias y necesidades de los miembros actuales de tu equipo y de tus nuevos empleados a la hora de crear tu experiencia de incorporación. No hay dos empleados iguales y puede ser difícil llegar a conocer a alguien en sólo unos días.
Para acelerar la incorporación de los empleados, es importante conocer sus preferencias básicas. ¿En qué zona horaria residen? ¿Qué efecto tendrán sus husos horarios en la dinámica de trabajo de ellos y de su equipo? ¿Se sienten más cómodos con reuniones sincrónicas o en directo? ¿Son capaces de realizar cambios o integrarse en los sistemas existentes? Puede que sean más introvertidos y prefieran asíncronos (entonces tl;dv podría formar parte de tu pila de comunicación, formación e incorporación), sólo cuando sea absolutamente necesario. Podrían parecer preguntas personales, y así sería. Pero el onboarding no trata sólo de la empresa y sus objetivos. Los empleados son humanos, y toda empresa que aspire a tener éxito debe reconocer este hecho y utilizarlo bien para motivar a los nuevos empleados. Comprender la dinámica de tu nuevo empleado te ayudará a acogerlo mejor en tu cultura.
Puedes aprender más cosas sobre tus clientes, como sus aficiones y sus cosas favoritas, para ayudarte a crear un regalo personalizado y hacer que se sientan más a gusto. Con esta información, puedes crear un plan eficaz y completo para ayudarles a dar lo mejor de sí mismos.
4. Recursos adicionales
¿Hay otros recursos que puedas ofrecer a los empleados remote ? Los materiales de formación en línea, las listas de control de incorporación y los manuales son todas opciones posibles. No importa cuál sea la situación, los empleados remote distancia necesitan disponer de toda la información necesaria para tener éxito en su nuevo trabajo.
El Manual de GitLab es un gran ejemplo de manual del empleado perfecto. Tiene 2400 páginas y contiene toda la información que necesitaría un empleado de GitLab. La función del empleado determinará los recursos que necesita, como el historial o la información de los clientes.
Para proporcionarles una máquina del tiempo de los acontecimientos, se podrían compartir las grabaciones realizadas con tl;dv. Podrían acceder a todos los aprendizajes organizativos y construir una sólida comprensión del sistema. El tl;dv podría utilizarse como centro de aprendizaje para empleados. Contiene sesiones pregrabadas y pantallas compartidas que muestran a los empleados cómo hacer las cosas.
Se puede acceder a estos vídeos bajo demanda para que los empleados puedan revisarlos siempre que necesiten refrescar sus conocimientos. Los empleados pueden saltarse partes de los vídeos que ya conocen y concentrarse en lo que es más importante en ese momento gracias a las transcripciones y las marcas de tiempo.
5. Registros
Debes tener un plan para que los empleados remote se reúnan periódicamente con Donut. Esto podría hacerse mediante videoconferencia con Zoom, Happy Hour, conversaciones telefónicas o chats a través de Slack. Esto garantizará que todo el mundo esté exactamente en la misma página y que cualquier problema o preocupación se resuelva lo antes posible.
Para discutir la nueva función y otros detalles, el empleado debe reunirse con su jefe. Tras recibir la aprobación de RRHH, el directivo debe reunirse con el nuevo empleado para establecer la dirección del resto. Los directivos deben establecer el plan de seguimiento y acordarlo con los nuevos empleados. Estas reuniones de puesta al día deben celebrarse en las dos primeras semanas, a las cuatro semanas y dentro de dos meses. Esto permite al directivo hacer un seguimiento de los progresos y le ayuda a comprender cómo funciona la empresa.
Estas reuniones deben incluir la primera reunión, en la que se informe al nuevo empleado de sus KPI, OKR y cómo se medirán, incluido el progreso en la asimilación a la empresa. Notion podría alojar una lista de sesiones de formación de incorporación obligatorias con marcas de verificación para que los empleados puedan revisar cada una de ellas una vez que las hayan completado. Buffer hace un buen trabajo guardando toda la documentación e instrucciones importantes para la incorporación en Notion. La empresa funciona remote totalmente remote desde su fundación. También dispone de herramientas como Trello para seguir el progreso y Zavvy para gestionar a los empleados.
Cuando se trata de hacer bien un trabajo, la ejecución es el rey. Los mejores empleados o directivos podrían grabar vídeos sobre cómo obtener los mejores resultados, consejos, tácticas y estrategias para hacer las cosas más rápido y mejor , utilizando tl;dv para que todos los demás aprendan de ellos, incluidos los nuevos empleados. Este centro de conocimientos les ahorrará toneladas de tiempo, estrés y frustración, y les colocará en un pedestal preparado para triunfar en tu empresa. La guinda del pastel es que podrán aprender a su ritmo y cuando lo necesiten, sin tener que volver a organizar reuniones que les quiten el tiempo.
6. Retroalimentación
Por último, durante el proceso de incorporación debes solicitar opiniones tanto a tus empleados remote como a los miembros de tu equipo. Esto te ayudará a identificar las áreas que requieren mejoras y a ajustar tu lista de control de incorporación remote .
Conclusión
Siguiendo estos pasos, puedes crear la mejor experiencia de incorporación para tus empleados remote . Debes centrarte en el individuo y no sólo en el proceso. Con la ayuda de tecnología como tl;dv, Donut y slack, puedes asegurarte de que cada nuevo empleado de tu empresa está preparado para el éxito.
