Así que estamos aquí para hablar de reuniones y convocatorias de lanzamiento. Una reunión inicial es crucial para el éxito de cualquier nuevo proyecto. Una reunión de lanzamiento accidentada no es un buen augurio para ninguna campaña recién iniciada.
Así que vamos a explicar qué es exactamente una reunión o llamada inicial y qué hace que tenga éxito. También tenemos algunas prácticas plantillas de reuniones de lanzamiento, órdenes del día y puntos de acción para que tu próxima reunión de lanzamiento sea un éxito.
En esta guía de reunión inicial y lista RSS
¿Qué es una reunión inicial o una llamada inicial?
Una reunión de lanzamiento es una forma de iniciar un nuevo proyecto. Puede ser cualquier cosa, desde el lanzamiento de un nuevo producto hasta una campaña de marketing de varios años y 10 millones de dólares.
En esencia, el objetivo de cualquier reunión o llamada inicial es conseguir que todos estén de acuerdo y trabajen juntos hacia el mismo objetivo, sea cual sea. Tanto si se trata de vender plenamente tu próxima gran idea a la dirección o a los clientes, conseguir que todos estén de acuerdo y trabajen juntos hacia el mismo objetivo es vital para el éxito.
En resumen, el significado de la reunión inicial es una reunión que reúne a todos para iniciar un nuevo proyecto.
Además, en resumen, el objetivo de una reunión inicial es poner a todo el mundo de acuerdo para que el éxito del proyecto sea más fácil.
¿Cómo se hace una reunión inicial?
La primera parte de cualquier reunión inicial debe incluir siempre una revisión de la documentación que se ha elaborado en torno al proyecto. En este punto, debes discutir cualquier duda o incertidumbre que pueda surgir de esta revisión.
La segunda parte de una reunión de lanzamiento consiste en dar a los implicados una idea de lo que se les exigirá para que el proyecto finalizado tenga éxito. Aquí es donde llega el momento de dividir tu proyecto en hitos y plazos, de modo que todos puedan acordar cuándo se completarán los objetivos.
La última parte de una reunión inicial es cuando repasas qué ocurrirá después del proyecto. ¿Habrá otra reunión? Si es así, ¿cuándo? ¿Quién tiene que aprobar los borradores finales? ¿Quién decide si el proyecto ha tenido éxito o no una vez finalizado?
En este punto, las reuniones y llamadas iniciales pueden ir en todo tipo de direcciones. A partir de ahí, puedes discutir la creación de un plan de proyecto y el calendario para llevarlo a cabo. Las reuniones iniciales son una forma excelente de conseguir que todos los miembros de tu equipo trabajen juntos hacia el mismo objetivo.
Ejemplo de orden del día de una reunión inicial
Bueno, basta de cháchara, pasemos a los ejemplos. A continuación te mostramos cómo podría ser el orden del día de una reunión inicial típica:
Ejemplo de orden del día de una reunión inicial
- Presentación del director del proyecto y de los miembros del equipo
- Revisión de documentos (si procede)
- Definición del proyecto/objetivo, ¿qué hay que conseguir al final? Hitos, plazos, entregables. ¿Qué aspecto tienen? ¿Cuándo deben entregarse? ¿Quién los aprueba?
- Plan del proyecto (si procede)
- ¿Cómo mediremos el éxito?
Nuestros recursos favoritos para la reunión inicial: plantillas, documentos y muestras
Hemos recopilado nuestra lista favorita de recursos, para que puedas preparar tu reunión inicial de forma rápida y sencilla.
Orden del día de la reunión inicial
Aquí puedes descargar uno en blanco o editarlo en Google Docs.
Esta plantilla de reunión inicial está disponible en formato Microsoft Word para que puedas utilizarla en cualquiera de tus proyectos. La descarga también incluye una lista de comprobación imprimible para guiarte a lo largo de todo el proceso.
Plantilla de reunión inicial
Aquí tienes otra plantilla de reunión inicial que te da espacio para rellenar toda la información que necesites.
Objetivos y acciones de la reunión inicial
A veces, un orden del día escrito no es suficiente para mantener a todo el mundo en el buen camino en una reunión inicial con éxito. Ahí es donde entran en juego las listas de objetivos y acciones. Te ayudarán a planificar, priorizar y ejecutar tu proyecto desde el principio. Descárgate esta sencilla lista de objetivos y acciones para la reunión inicial.
Lista de control para el inicio del proyecto
Todo el mundo debería tener una lista de cosas que asegurarse de hacer antes de cualquier proyecto, pero seamos sinceros, ¿quién se acuerda de cada pequeña cosa? Esta lista te salvará la vida. Te ayudará a recordar todos los detalles importantes que de otro modo podrías pasar por alto. ¡Imprímela!
Reunión inicial PDF
Aquí tienes otra plantilla de reunión inicial que te da espacio para rellenar toda la información que necesites. Puedes descargarla en formato Microsoft Word o PDF. No olvides incluir estos documentos cuando termine la reunión inicial, para que los nuevos participantes en el proyecto puedan ponerse al día.
Plantilla de notas para la reunión inicial
La plantilla de notas para la reunión inicial es otro gran recurso para organizar tu proyecto. Puedes utilizarla como guía para asegurarte de que cubres todo en tus reuniones, o incluso imprimirla y añadir información adicional directamente en la plantilla.
Ejemplo de orden del día de una reunión inicial
Orden del día de la reunión inicial
Proyecto: ____________________
Fecha: _______________
Hora: ____ (duración de la reunión)
Participantes: (en persona, por teléfono, videoconferencia, etc.) Lista y títulos de cada asistente y designación de si las funciones son "presente" o "por teléfono".
Indica el objetivo de la reunión y presenta una visión general del proyecto.
1er punto del orden del día: (Presentación del proyecto)
2º punto del orden del día: (Antecedentes del proyecto/justificación) - La formación de los proveedores es un factor importante para el éxito de los proyectos, sobre todo si significa que los empleados pueden llevar los productos de un lugar a otro con eficacia.
3er punto del orden del día: (Objetivos del proyecto) - Identifica los aspectos más importantes del proyecto respondiendo a las preguntas qué, cómo y por qué.
4º punto del orden del día: (Alcance y resultados del proyecto): ¿Qué está dentro del alcance? ¿Qué está fuera del alcance? ¿Cómo sabremos cuándo ha terminado el proyecto? ¿Cuáles son tus plazos iniciales? ¿Cómo medirás el éxito?
5º punto del orden del día: (Plan del proyecto) - Puede incluir hitos, plazos y entregables. ¿Se necesita algún equipo/software especial para este proyecto? ¿Necesitará alguien recibir formación sobre cómo realizar tareas específicas o utilizar determinados equipos/software?
6º punto del orden del día: (Acciones) - ¿Quién es el responsable de completar cada tarea y cuándo se completará? ¿Necesitarán trabajar con alguien más (por ejemplo, miembros adicionales del equipo, expertos en la materia)?
7º punto del orden del día: (Equipo del proyecto) - Esta sección incluye las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo, así como lo que necesitan saber sobre el proyecto.
8º punto del orden del día: (Comunicación del equipo) - Este apartado debe incluir con qué frecuencia os reuniréis o tendréis noticias unos de otros y quién es el responsable de enviar los órdenes del día y las actas de las reuniones.
9º punto del orden del día: (Calendario del proyecto) - ¿Qué harás primero, segundo, etc.? ¿Cuándo se completará cada actividad? ¿Habrá plazos, hitos o personas a las que informar?
10º punto del orden del día: (Documentación) - En esta sección se debe indicar cómo se compartirá con los demás la documentación del proyecto. Puedes considerar la posibilidad de crear una ubicación centralizada para todos los materiales del proyecto, es decir, un archivo compartido o una carpeta de Google Drive.
11º punto del orden del día: (Información adicional) - Esta sección puede incluir otras cuestiones que hayan surgido durante la reunión inicial u otro seguimiento que deba realizarse.
12º punto del orden del día: (Revisar los puntos de acción) - ¿Quién ha asumido qué responsabilidades desde la última reunión?
13º punto del orden del día: (Aplazar) - Aquí es donde verías "se levanta la sesión", cualquier plantilla de gestión de proyectos, etc.
Buenas prácticas para las reuniones iniciales
La reunión inicial es un paso esencial para guiar a tu equipo hacia el éxito. Utiliza esta lista de control de buenas prácticas para asegurarte de que tu proyecto comienza con buen pie.
¿Cuál es el mejor momento para programar una reunión inicial? En la reunión de lanzamiento debe estar presente al menos otro miembro del equipo, aunque sin duda puedes celebrar reuniones más amplias que incluyan también a otras partes interesadas. Si estás planificando tu calendario ideal, se recomienda celebrar esta reunión después de que el proyecto haya sido aprobado por tu jefe o empresa.
¿A quién invitas? Invita a cualquier persona que participe en la planificación y ejecución del proyecto para asegurarte de que todos están de acuerdo. También puedes invitar a alguien ajeno a tu empresa, pero sólo debe formar parte de la reunión si su experiencia aporta valor al debate. Quien asista debe estar disponible para participar activamente en la reunión.
¿Cuánto dura? Las reuniones de lanzamiento pueden durar entre 30 minutos y una hora o más, dependiendo del tipo de proyecto en el que estés trabajando y del número de personas que deban asistir. El planificador de la reunión establece el orden del día, así que asegúrate de asignar tiempo para cubrir todos los puntos necesarios.
¿Cómo te preparas? Reúne toda la información de fondo existente sobre tu proyecto, así como cualquier material de apoyo que pueda ser útil durante la reunión. También deberías tener una lista de los temas del orden del día para debatir, y determinar quién facilitará cada parte de la reunión.
¿Cuál es una buena estructura para una reunión inicial? Puedes empezar presentándote y dando la bienvenida a los participantes. Luego, puedes ir por la sala y pedir a cada participante que se presente y diga unas palabras sobre su contribución durante la reunión. También puedes ofrecer una visión general de qué trata el proyecto y por qué es importante.
Reflexiones finales sobre las reuniones iniciales
¡Gracias por leer nuestro artículo sobre las reuniones de lanzamiento! Es importante tener en cuenta que las reuniones de lanzamiento son fundamentales para guiar a tu equipo a través del proyecto. Si estás trabajando en un nuevo proyecto, tener una agenda puede ayudarte a asegurarte de que cubres todos los temas necesarios durante la reunión.
Si estás planificando tu primera reunión inicial, puedes consultar nuestra plantilla de reunión inicial para inspirarte. También puedes leer sobre otras buenas prácticas de gestión de proyectos, como la creación de un calendario del proyecto y técnicas de comunicación eficaces.
Si hay algo que se nos haya pasado por alto, háznoslo saber en la sección de comentarios de abajo.
