Las notas de reunión son tan importantes para un equipo de ventas como la luz del sol para las plantas. Son esenciales para captar información clave durante las llamadas de ventas y otras reuniones de negocios. Esta guía explora la importancia de las notas de reunión, así como consejos y trucos sobre cómo tomar notas de reunión para maximizar su potencial, además de plantillas, herramientas y técnicas para organizar tus notas de forma más eficaz.
Empecemos por lo básico...
¿Qué son las notas de reunión?
Puedes utilizarlas como punto de referencia en las llamadas internas para garantizar la claridad y la responsabilidad, o puedes utilizarlas para recordar detalles clave sobre un cliente potencial cuando te prepares para un seguimiento. Las notas de reunión son un informe informal de los momentos clave de una reunión. Son útiles porque proporcionan un resumen escaneable de las ideas, percepciones y puntos de acción tratados durante la reunión.
Tradicionalmente, las notas de las reuniones se toman con papel y bolígrafo. Esto es especialmente cierto en las reuniones en persona.
Pero garabatear notas con papel y bolígrafo es cosa del pasado. La era digital ha traído la IA a la ecuación, y con ella, las notas de las reuniones se han transformado. Los tomadores de notas con IA ofrecen más precisión, eficacia y accesibilidad a la hora de tomar y almacenar notas, a la vez que te permiten participar más en la conversación.
Las reuniones virtuales aumentarán del 48% al 77 entre 2020 y 2022. Y con la explosión de las reuniones remote , llegó el auge de anotadores de IA.
¿Difiere la toma de notas entre las reuniones presenciales y las reuniones Remote ?
Las notas de las reuniones en persona suelen escribirse a mano. Esto es cómodo, pero puede ser engorroso, por no mencionar que puede distraerte de la conversación real. En las reuniones de equipo, esto suele bastar siempre que tengas una buena organización de las notas (más adelante hablaremos de ello).
En las reuniones remote , la mayoría de la gente sigue recurriendo al papel y al bolígrafo, pero es mucho menos eficaz, claro y detallado que tu otra opción: aprovechar la tecnología.
La primera opción es escribir tus notas en un documento durante la llamada. Es más rápido que escribir a mano, pero puede distraerte y hacer que te pierdas puntos clave. La segunda opción, más eficaz, es utilizar tomadores de notas con IA. Ahora pueden capturar todos tus puntos clave, así como quién los ha dicho, quién tiene asignada cada tarea, cuándo hay que entregarla, cuáles son tus puntos de acción y todo lo que puedas imaginar. Hace todo esto mientras tú te centras en la conversación.
Además, también es posible utilizar la IA para tomar notas en reuniones presenciales. Al principio puede ser un poco más incómodo, pero una vez que esté configurado, estarás listo.
¿Son lo mismo las notas de reunión y las actas?
En pocas palabras: no. Tanto las actas de reunión como las notas son herramientas eficaces para documentar la información, pero difieren ligeramente en cuanto a la formalidad.
Las notas de las reuniones suelen ser informales. Normalmente las lees tú y quizá algunos compañeros más. A pesar de su informalidad, conviene estructurarlas para ahorrar tiempo al revisarlas más tarde.
Por otro lado ,las actas de reunión son formales. Suelen seguir una estructura específica que incluye los nombres de los asistentes, los puntos de acción, el orden del día y un resumen. Estas notas se conservan en un registro general para la empresa y no como documentación personal.
Veamos las diferencias con más detalle.
Las diferencias clave: Notas de reunión vs Actas
Formalidad
- Notas de la reunión. Un documento personal que se puede compartir. Es una forma informal de tomar notas durante una reunión.
- Acta de la reunión. Es un documento oficial en nombre de la empresa. Es formal y puede utilizarse para referirse a asuntos importantes en el ámbito profesional.
Distribución
- Notas de la reunión. Aunque es un documento personal, puede difundirse entre los participantes en la reunión y también entre los que no asistieron.
- Acta de la reunión. Las actas de las reuniones deben ser compartidas por la jerarquía directiva, así como por los directores de empresa/partes interesadas.
Contenido
- Notas de la reunión. Resume la reunión, incluyendo los puntos de acción, las decisiones y la información clave.
- Acta de la reunión. Las actas de las reuniones proporcionan una visión completa de los debates, las decisiones precisas, las acciones oficiales y los resultados de las votaciones.
Los métodos tradicionales de redacción de actas están siendo sustituidos por el reconocimiento de voz mediante IA, lo que los hace cada vez más redundantes. Con el cambio a las reuniones remote , la tecnología ha tomado el relevo, ofreciendo transcripciones instantáneas y precisas. Todavía puedes anotar manualmente las notas de la reunión para recordar algo concreto más tarde, pero las actas manuales se están convirtiendo rápidamente en cosa del pasado.
Aprende las diferencias cruciales entre notas de reunión y actas. Descubre cómo documentar eficazmente las reuniones, y el papel de las herramientas digitales.
¿Por qué debes tomar notas de las reuniones?
Las notas de reunión son esenciales para retener la información. Aunque tengas la mejor memoria del mundo, no vas a ser capaz de recordar todos los detalles de cada reunión.... Si quieres recordar lo que se dijo, quién lo dijo, el tono que emplearon y más detalles de tus llamadas, las notas de reunión son innegablemente fundamentales. Las grabaciones y transcripciones son aún mejores.
En pocas palabras, sin notas de reunión, estás perdido. Esto es especialmente cierto en las funciones de cara al cliente, como las Ventas: si quieres establecer una relación con tu posible cliente, desarrollar una base de confianza y empatizar con él a un nivel profundo, necesitas recordar detalles sobre él. Tienes que ser capaz de repasar tus notas y averiguar inmediatamente por qué ese posible cliente estaría interesado en comprar tu producto. ¿Cuál es su marca? ¿Cuál es su papel en la empresa? ¿Qué les gusta de tu producto y, lo que es más importante, qué no les gusta? ¿Por qué?
Cuando tengas ante ti estas respuestas, podrás retomar rápidamente el contacto con el cliente potencial aunque hayan pasado semanas desde tu última llamada. El cliente potencial se sentirá honrado de que te acuerdes de él; se sentirá respetado y valorado. ¡Así es como se hacen las ventas, gente! Más que eso, así es como se construyen las relaciones con los clientes y como comienza la retención de clientes. Todo empieza con unas buenas notas.
Recuerda: el 69% de los clientes dan prioridad a un vendedor que escucha. Considera las notas de la reunión como una forma de mostrar activamente tu capacidad de escucha.
5 ventajas clave de tomar buenas notas en las reuniones
Aunque ya se han mencionado brevemente, las ventajas de las notas de reunión de alta calidad son casi infinitas. Veamos algunas de las principales ventajas de tomar notas de gran calidad.
1. Memoria aumentada
En el siglo XIX, un psicólogo llamado Ebbinghaus recopiló el estudio más conocido sobre la retención de la memoria, que aún hoy puede reproducirse con exactitud. Demuestra que las personas olvidan rápidamente la inmensa mayoría de la información que reciben.
En lo que respecta a las reuniones, esto no es lo ideal. Quieres recordar de qué hablasteis durante la reunión, de lo contrario todo fue en vano. Si sales de una reunión sin tomar notas, es mucho más probable que olvides los puntos clave, las ideas y posiblemente incluso los puntos de acción. Las notas de reunión consolidan esto en forma física, de modo que siempre puedes volver a ellas.
Las conclusiones clave del estudio de Ebbinghaus revelan que:
- Los recuerdos se debilitan con el tiempo
- Olvidas más de la mitad en menos de una hora
- Las cosas con significado son más fáciles de recordar
- La forma en que se presentan las cosas afecta a tu capacidad para recordarlas (¡importante para saber cómo debes estructurar las notas de tus reuniones!)
- Cómo te sientes en ese momento afecta a tu memoria
2. Más claridad
Con las notas de la reunión a cuestas, es mucho más probable que comprendas los temas complejos y te sientas seguro en tus próximas tareas. Unas buenas notas desglosarán claramente lo que se ha discutido para que puedas repasarlo tantas veces como necesites.
3. Rendición de cuentas
Con unas buenas notas de reunión, sabrás qué miembro del equipo es responsable de cada tarea. Esto ayuda a rendir cuentas, ya que siempre puedes consultar las notas de la reunión para saber quién hace qué.
Con los anotadores de IA, esto se lleva un paso más allá con la posibilidad de grabar y/o transcribir las reuniones para que todo tu equipo tenga una fuente de verdad verificable en lo que respecta a la rendición de cuentas.
4. Mejorar el seguimiento
Tanto si estás haciendo un seguimiento de tus compañeros de equipo como de un cliente potencial, las notas de la reunión te proporcionarán una base a la que remitirte antes de tu próxima reunión. Puede ser algo tan pequeño como comprobar si se han cumplido los plazos desde la última reunión, o algo tan importante como recordar las necesidades, deseos y puntos débiles de tu cliente potencial.
5. Eficacia
Cuando tomas buenas notas en las reuniones, ya no tienes que repetir cosas que ya has tratado en reuniones anteriores. Ahorras tiempo y energía, lo que te permite agilizar las reuniones futuras e ir directamente al grano.
Cómo tomar notas en una reunión
Hay muchas formas distintas de tomar notas en las reuniones. Lo más importante es que utilices un formato coherente y estructurado para que puedas consultar fácilmente tus notas. Esto te ahorra tiempo y te ayuda a elegir qué información incluir.
Estos son algunos de los métodos más populares para tomar notas.
Métodos populares para tomar apuntes
Te ayudarán a decidir qué debes tener en cuenta y qué no. Y no sólo eso, sino que están formateadas de tal manera que es muy fácil escanearlas y consultarlas.
- Mapa mental. Este método consiste en un mapa mental visual con un tema central que se ramifica en subtemas relevantes. El mapa mental te ayuda a ver las conexiones entre los puntos clave de una forma estética.
- Cornell. Los apuntes Cornell se organizan en tres secciones: pistas, notas y resumen. El método Cornell se utiliza para resumir los temas principales y anotar las palabras clave relacionadas con ellos. Cornell es estupendo para condensar ideas de forma lógica y organizada.
- Método del esquema. El método más habitual para tomar apuntes, el esquema suele constar de tres frases: el tema principal, un subtema y, a continuación, una frase de notas relacionadas con cualquiera de ellos. Este método se utiliza cuando quieres una estructura clara que facilite el escaneo.
- Cuadrante. Las notas en cuadrante se organizan en cuatro secciones, normalmente ordenadas por importancia y prioridad. Tomar notas por cuadrantes es un método visual estupendo para tomar mejores decisiones y gestionar mejor el tiempo. Las notas de cuadrante te proporcionan una estructura clara y organizada para repasar.
Cómo tomar notas en reuniones digitales
Si quieres mecanografiar las notas de tu reunión, puedes utilizar uno de los métodos anteriores y aplicarlo simplemente a la herramienta que elijas. Crea una plantilla para que sólo tengas que abrir el archivo y escribir. Puedes utilizar herramientas como Microsoft Word, Google Docs, Evernote o incluso Notion para apuntar tus notas para la reunión.
Si se trata de notas en persona, sólo tienes que abrir el portátil y teclear durante la conversación. Sin embargo, si se trata de una reunión remote , querrás tener tus notas en un lado de la pantalla y la llamada en el otro, para no perderte nada mientras tecleas. Los navegadores modernos como Google Chrome y Microsoft Edge te permiten dividir la pantalla para que esto sea posible.
Cómo preparar una reunión
Para sacar el máximo partido de tu reunión, debes tener una dirección clara y un objetivo concreto en mente. Si cubres todas las bases de antemano, te asegurarás de que la reunión se desarrolle sin problemas y podrás anotar con mayor precisión los puntos clave.
En general, tener un plan hace que las notas de tus reuniones sean mucho más jugosas. No sólo eso, sino que una estructura clara te ahorrará capital; se cree que la asistencia innecesaria a reuniones le cuesta a tu empresa 25.000 $ por asistente a una reunión cada año... El mismo estudio descubrió que las empresas con más de 100 empleados podrían ahorrar más de 2 millones de dólares al año reduciendo drásticamente las reuniones innecesarias, o más de 100 millones de dólares si tu empresa tiene más de 5.000 empleados.
Teniendo esto en cuenta, querrás prepararte adecuadamente para todas tus reuniones. Veamos cómo.
Establece objetivos para la reunión
Pregúntate: ¿por qué celebras esta reunión? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cómo quieres que sea el resultado de la reunión?
Es vital establecer objetivos. El 72% de los profesionales creen que establecer objetivos claros hace que una reunión tenga éxito. Al fin y al cabo, nadie quiere reunirse para hablar de su fin de semana o del tiempo que hace.
Comprender los objetivos de la reunión hará que sea mucho más fácil crear un orden del día de antemano. En la infografía siguiente, verás que tener un orden del día claro es otro elemento clave para el éxito de una reunión, junto con la asistencia de menos personas y el estímulo visual.
Crea la Agenda
Esboza lo que hay que discutir y qué puntos hay que tratar para alcanzar los objetivos de la reunión. En general, hay dos tipos de reunión:
- Reuniones recurrentes. Se trata dereuniones que se celebran con regularidad y siguen una plantilla específica, pero suelen tener diversos puntos de debate. Un ejemplo sería una puesta al día semanal que resuma los esfuerzos a corto plazo de un equipo.
- Reuniones puntuales. Este tipo de reunión es más específico. En las reuniones puntuales, creas el objetivo, el orden del día y la duración desde cero. Pueden tener lugar para discutir un problema que ha surgido o una nueva función que está a punto de ponerse en marcha.
Enviar invitaciones
Envía invitaciones selectivas a las reuniones con antelación para avisar a tu equipo con suficiente antelación. El botón invitar a todos no es necesario para todas las reuniones. Evítalo como la peste.
Cuando envíes la invitación, asegúrate de incluir los objetivos y el orden del día de la reunión para que tu equipo conozca el contexto. Esto te ayudará a meterte de lleno en la reunión.
También debes fomentar una cultura de trabajo puntual para minimizar los retrasos. De media, los altos ejecutivos pierden 5 días y 19 horas al año esperando a que empiecen las reuniones. ¡Una locura!
Prepara los materiales
Pon tus datos y cifras en orden y prepara tus diapositivas, así como cualquier otro material que se vaya a discutir o presentar. Esto debería ser obvio, pero a nadie le gusta esperar durante la llamada.
Si necesitas preparar a tu equipo de antemano, envía los materiales para que tengan tiempo de revisarlos antes de ir a la reunión. Recuerda que los profesionales dedican una media de 4 horas a la semana a prepararse para las reuniones. Sólo dales material para revisar si es esencial, y no lo dejes para el último minuto si realmente quieres que alguien lo mire.
Cómo redactar mejores actas de reunión
Tomar mejores actas de reuniónnecesitas organizarte, prepararte de antemano y estar atento durante todo el tiempo que dure la reunión. Sin embargo, con el cambio a las videoconferencias, ahora las actas se generan mediante herramientas de transcripción de IA.
Antes de sumergirnos de lleno en la IA, veamos algunos puntos clave para mejorar tus habilidades tradicionales de redacción de actas:
- Consigue lo básico. Empieza anotando lo básico: quién, qué, dónde y cuándo.
- Resume. Resume los principales temas debatidos, incluidos los puntos del orden del día y los que no lo están, y esboza la finalidad y los objetivos de la reunión.
- Identifica los puntos de acción. Registra las acciones que deban emprenderse, especificando tareas, plazos y personas o equipos responsables.
- Cita. Captura las citas destacadas palabra por palabra para resaltar las ideas clave.
- Edita y aclara. Edita y da formato a tus notas para que sean más claras y legibles. Utilizar plantillas puede ser útil.
Recuerda corregir los errores y asegurarte de que tus actas están organizadas y son fácilmente accesibles. Compártelas rápidamente con los asistentes y establece un archivo con su nombre para facilitar su consulta. Para futuras reuniones, distribuye actas anteriores que sirvan de recordatorio de los debates.
A continuación encontrarás una plantilla de ejemplo de cómo crear actas de reunión eficaces.
Actas de reuniones y AI
Las actas de reuniones han evolucionado gracias a las eficaces soluciones que ofrecen los avances en IA. Desde transcribir palabras habladas a texto hasta resumir puntos clave automáticamente, la IA agiliza el proceso de redacción de actas, ahorrándote tiempo y mejorando la precisión.
Su capacidad para organizar y categorizar la información aumenta la productividad del equipo, y te permite reasignar tu presupuesto para minutas. Dependiendo de la herramienta que utilices, puedes proporcionar a la IA una plantilla de actas de reunión y hacer que la rellene en tu nombre instantáneamente después de cada reunión. Si utilizas tl;dv, por ejemplo, la IA también proporciona marcas de tiempo para que puedas saltar a la grabación y volver a ver los puntos clave.
Plantillas de actas de reuniones
Las actas de reunión proporcionan registros históricos de las reuniones y sirven como nivel de responsabilidad para la futura toma de decisiones. Son transparentes, ayudan a evitar malentendidos y contribuyen a resolver disputas.
Es una buena idea tener a mano una plantilla para las actas de reunión, de modo que puedas rellenarlas rápida y fácilmente durante la conversación. Alternativamente, como ya se ha mencionado, puedes introducir esta plantilla en una herramienta de IA de tu elección para que elabore las actas de la reunión por ti.
Hay varias plantillas de actas de reunión para elegir:
Plantilla tradicional de acta de reunión
- Detalles. ¿Cuál es el lugar, la hora y la fecha?
- Asistentes. ¿Quién asistió a la reunión?
- Orden del día. ¿Qué había en el orden del día de la reunión?
- Puntos clave. ¿Qué puntos clave se plantearon y debatieron? ¿Qué se dijo sobre ellos?
- Decisiones. ¿Qué decisiones se tomaron durante la reunión?
- Acciones. ¿Cuál fue la llamada a la acción? ¿Qué ocurre a continuación?
- Tareas de seguimiento. ¿Hay alguna tarea inmediata que deba completarse como resultado de la reunión?
Plantilla de acta de reunión de acción
- Detalles. ¿Cuál es el lugar, la hora y la fecha?
- Asistentes. ¿Quién asistió a la reunión?
- Tareas identificadas. ¿Qué tareas se han identificado a raíz del debate?
- Responsables asignados. ¿A quién se han asignado estas tareas?
- Plazos. ¿Cuándo hay que completar la tarea?
- Puesta al día. ¿Qué progresos se han hecho desde la reunión anterior?
- Obstáculos. ¿Hubo algo que impidió el progreso? ¿Qué era y cómo puede abordarse eficazmente?
Actas de reuniones. La pesadilla de todo oficinista. La tarea tan temida, pero de algún modo esencial, que convierte a empleados por lo demás despreocupados en garabateadores de notas con el ceño fruncido, intentando frenéticamente seguir el monólogo cargado de jerga de su jefe.
Plantillas del orden del día de la reunión inicial
Una reunión inicial es la reunión oficial para poner en marcha un proyecto. Puede ser cualquier cosa, desde un nuevo negocio hasta el lanzamiento de una nueva función. La reunión consiste en debatir los objetivos específicos, los plazos, las expectativas y los posibles obstáculos que puedan encontrarse.
Las plantillas de agenda de inicio pueden ayudarte a navegar por las cruciales fases iniciales de un proyecto y a trazar el camino para una reunión de lanzamiento satisfactoria. He aquí algunos ejemplos:
Plantillas básicas de lanzamiento
Puedes encontrar muchas más plantillas de reuniones iniciales en Internet. Hemos reunido algunas buenas para que les eches un vistazo. Son un poco más detalladas y pueden seguirse de forma tan rígida o flexible como quieras.
Esta plantilla de orden del día para la próxima reunión inicial también es una forma estupenda de planificar tu primera reunión. Ambas son estupendas, así que elige la que mejor se adapte a ti y a tu empresa.
Más plantillas de notas y actas de reuniones
Puedes encontrar plantillas de notas de reunión por toda la web. Aquí tienes un puñado de sitios para empezar:
- Microsoft. Ofrecen montones de plantillas de actas de reuniones que puedes utilizar gratuitamente.
- ClickUp. ClickUp te ofrece toda una gama de plantillas de notas de reunión para que las utilices, ordenadas por distintos tipos de reunión, como reuniones 1 a 1, reuniones recurrentes y actas de reunión.
- Canva. Canva ofrece una amplia selección de plantillas de notas de reunión bien diseñadas. Puedes elegir entre docenas de estilos diferentes.
- Zapier. Zapier tiene 7 plantillas de notas de reunión para elegir, incluyendo un desglose de cómo utilizar cada una.
- 101planificadores. Aquí hay muchas más plantillas para notas de reuniones, actas de reuniones y casi todo lo demás.
Cómo organizar las notas de tus reuniones para conseguir la máxima eficacia
Eficazmente organizar tus notas es fundamental para establecer una comunicación clara tanto interna como externamente. Piénsalo así: ¿de qué sirven las notas de las reuniones si no puedes utilizarlas? Necesitas tenerlas organizadas de forma que sean fácilmente accesibles y la información que contienen sea rápida y fácil de digerir.
Los equipos de ventas que organizan las notas de sus reuniones pueden retener mejor la información vital relativa a los clientes potenciales. Los vínculos creados serán más fuertes, ya que tus clientes potenciales se sentirán recordados y reconocidos, en lugar de ser un nombre más en los libros. Utilizar tus notas de reunión es la razón clave por la que las haces en primer lugar.
Sigue estos 4 pasos para organizar las notas de tus reuniones y no te equivocarás:
- Sé breve. Mantén tus notas breves, dulces y directas al grano.
- Colabora. Comparte tus ideas con otros compañeros y tomad notas juntos.
- Resume inmediatamente. Nunca olvides resumir tus notas cuando la reunión llegue a su fin. Si esperas más, olvidarás información clave.
- Sé coherente. Elige un formato para tomar notas y cíñete a él; no quieres notas desorganizadas.
Con las herramientas de IA enumeradas anteriormente, el trabajo preliminar se hace por ti. Las notas no sólo son fácilmente accesibles (basta con buscar una palabra clave), sino que se envían directamente a donde las necesitas... ¡tu CRM!
CRMs: Almacenamiento ideal de notas
Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son fáciles de conectar con otras aplicaciones, como el correo electrónico o el software de contabilidad, gracias a sus herramientas e integraciones incorporadas. Esto significa que las empresas pueden sin esfuerzo compartir datos, automatizar tareas y ofrecer una experiencia fluida a sus equipos internos.
También significa que funcionan como repositorio de todos los datos de clientes que recopilas, incluidos los de las reuniones grabadas. Ahora, tu equipo de atención al cliente, tu equipo de ventas y tu equipo de investigación de usuarios pueden acceder a la información sobre el mismo cliente desde el mismo lugar. Esto incluye llamadas de ventas, llamadas de atención al cliente, entrevistas con usuarios y casi cualquier otra interacción que el cliente haya tenido con tu empresa. En resumen, te conviertes en un experto en tus clientes organizando eficazmente las notas de tus reuniones.
Si optas por hacerlo con un CRM, beneficiarás a toda tu empresa y pondrás de relieve los principios centrados en el cliente. Por no hablar de que basta un clic para sincronizar tus notas Google Meet directamente con el CRM que elijas.
No te pierdas este consejo clave a la hora de almacenar notas de reuniones para conseguir la máxima eficacia.
Cómo guardar las notas de tus reuniones
Si sigues escribiendo a mano las notas de las reuniones, las cosas se pueden desordenar rápidamente. Pasarlas a máquina es un paso más, pero puede merecer la pena para archivarlas en tu ordenador y llevarlas contigo dondequiera que vayas.
Si tecleas tus notas, esto es más fácil, ya que tendrás que elegir una ubicación de archivo cuando guardes el documento. Puedes guardar tus notas mecanografiadas en carpetas a través de la herramienta que elijas: MS Word, Google Docs o Evernote.
Accesibilidad
Lo principal del almacenamiento de notas de reuniones es que tú y tu equipo podáis acceder a ellas cuando las necesitéis.
El mejor lugar donde pueden estar tus notas o actas es en una plataforma online centralizada a la que pueda acceder cualquier persona de tu organización en cualquier momento.
Si utilizas un anotador AI para que tome las notas de la reunión por ti, puedes sincronizarlas con tu CRM y transportarlas allí inmediatamente después de cada reunión. Así ahorrarás tiempo y energía, y te asegurarás de que tus notas están sanas y salvas.
Esto es perfecto para equipos de ventas, equipos de atención al cliente o investigadores de usuarios que quieran almacenar sus notas para cada cliente junto con el resto de sus datos. Esto es especialmente cierto si tus notas de reunión también incluyen secuencias de vídeo con marcas de tiempo para volver a ver rápidamente los momentos destacados de la llamada. Tendrás todo, de todos los equipos, en un solo lugar.
Coherencia
El otro aspecto clave del almacenamiento de notas de reuniones es que debe ser coherente. Ya hemos hablado de la necesidad de mantener el mismo formato; esto es para que, cuando vayas a utilizar las notas, sea superfácil encontrar lo que buscas. Y esto también se aplica a toda la empresa.
Otra cosa importante es que estén todas almacenadas juntas en la misma plataforma. Lo último que necesitas es tener algunas notas en papel, otras en Google Docs y otras en Salesforce. Tiene que haber coherencia en el formato y la ubicación de almacenamiento.
Haz de esto una prioridad para todas las notas de reunión.
Cómo compartir las notas de tus reuniones
Como ya hemos dicho, lo fundamental de las notas de reunión es que tu equipo pueda acceder a ellas cuando las necesite. Aunque almacenarlos de forma eficiente es una forma de hacerlo, también puedes compartirlos una vez finalizada la reunión.
Antes de compartirlas, asegúrate de que están listas para que las vean otras personas. Las notas tomadas durante una conversación pueden estar desordenadas o contener erratas. Repásalas un poco y envíaselas a tus compañeros.
Dependiendo de dónde hayas guardado tus notas, existen numerosas formas de compartirlas. Tanto Google Docs como Evernote incluyen un botón "Compartir" que te permite enviar tus notas por correo electrónico (o copiar el enlace). En el caso de MS Word, tendrás que guardarlas como archivo y enviarlas por correo electrónico o por un canal de comunicación.
Como ya se ha dicho, también es buena idea tener un repositorio central donde puedas almacenar tus notas y notificar a tus compañeros su ubicación. De este modo, no tendrán que depender de ti para acordarse de enviar las notas. Podrán encontrarlas rápidamente por sí mismos.
Si has utilizado un anotador AI como tl;dv, sabrás que puedes etiquetar a tus compañeros de equipo en las propias notas. Recibirán un correo electrónico (o un mensaje de Slack) con un hipervínculo que les llevará inmediatamente al momento exacto de la grabación de la reunión que sea relevante para ellos. Esto hace que compartir notas sea ridículamente sencillo.
Seguimiento tras una reunión
Una vez finalizada la reunión, es una buena idea enviar un seguimiento a los participantes para garantizar la claridad sobre los puntos de acción clave y los plazos. Esto garantiza que todo el mundo está de acuerdo y da a la gente la oportunidad de verlo todo por escrito, lo que aumenta la responsabilidad.
Aunque podrías hacerlo manualmente, es aconsejable compartir las notas de la reunión con los participantes para que tengan una visión general de alto nivel de toda la reunión, incluyendo un breve resumen y todas las ideas principales.
Las personas que toman notas con IA suelen enviar automáticamente las notas generadas a todos los participantes de la reunión una vez finalizada ésta. Esto básicamente hace el seguimiento por ti. Los participantes pueden volver a ver la reunión, leer la transcripción o escanear el resumen y las notas de la IA, saltando a partes concretas de la reunión mediante marcas de tiempo. Es la forma más eficaz de hacer el seguimiento después de una reunión, ya que lo tiene todo, desde un breve resumen hasta la reunión completa.
Las mejores herramientas para tomar notas en las reuniones
Las herramientas para tomar notas abundan y por una buena razón. ¡Funcionan! Retener información durante las reuniones de trabajo es crucial, y nunca ha sido tan fácil como ahora.
En comparación con las notas escritas a mano, las herramientas para tomar notas ofrecen una organización, accesibilidad e integraciones excelentes. Puedes enviar sin problemas las anotaciones a tus herramientas de trabajo, agilizando tu flujo de trabajo y automatizando un montón de tareas que te quitan tiempo. También puedes colaborar con tus compañeros de equipo con sólo pulsar un botón.
Echa un vistazo a continuación para encontrar algunos de los mejores tomadores de notas con IA del mercado.
Anotadores AI
ChatGPT está ampliamente considerada como la OG de las herramientas tecnológicas de IA, pero ahora hay montones de herramientas que integran la tecnología GPT para mejorar específicamente la toma de notas. Esto significa que puedes agregar y analizar grandes cantidades de datos en cuestión de instantes, incluidos los datos extraídos de reuniones virtuales.
También es importante tener en cuenta que las herramientas de IA también son muy precisas. Aunque probablemente nunca lo serán al 100%, ¡los humanos tampoco! La creciente gama de potentes programas de transcripción es algo que está haciendo girar cabezas en todo el sector del SaaS.
Algunos de los mejores anotadores de IA son:
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
A Fathom se le dio bombo y se le acuñó como el "anotador libre". Teníamos curiosidad por saber cómo se comparaba con el tl;dv cuando lo utilizaban los equipos, y nos quedamos un poco decepcionados...
En este enfrentamiento entre tl;dv y Fireflies.ai, ambos destacan como notables anotadores de IA, que sobresalen por proporcionar transcripciones detalladas, resúmenes concisos y una amplia gama de integraciones.
Sin embargo, a pesar de sus similitudes, existen claras diferencias que
Utilizar Evernote o Google Docs
Los tomadores de notas automáticos no son para todo el mundo. Algunas personas prefieren herramientas gratuitas para escribir notas manualmente.El por qué es irrelevante, lo importante es el cómo.
En primer lugar, elige cómo vas a dar formato a tus notas de reunión. Puedes desplazarte hacia arriba para ver nuestras recomendaciones al respecto, pero la clave es elegir una estructura y ceñirte a ella. Utiliza una plantilla preexistente o crea la tuya propia, pero guarda este archivo para poder reutilizarlo en cada reunión en la que tengas que tomar notas.
Una vez que lo tengas resuelto, inicia la reunión y abre la aplicación que prefieras: Evernote o Google Docs. Puedes dividir la pantalla para escribir tus notas y asistir a la reunión simultáneamente. Ambas aplicaciones permiten una colaboración fluida, lo que significa que técnicamente puedes estar tomando notas en el mismo documento que un compañero exactamente al mismo tiempo. Es una idea interesante si os repartís la responsabilidad de tomar notas, para que participéis por igual en la conversación.
Si quieres ver los cambios, puedes ir al Historial de revisiones de Google Docs para ver las versiones anteriores del documento. El Historial de Notas de Evernote hace lo mismo.
Si no quieres modificar directamente la contribución de tu compañero, puedes dejar un comentario sobre ella, e incluso etiquetarle en el proceso. Esto crea un diálogo junto a las notas en el que podéis hablar entre vosotros y aclarar ciertos puntos.
Por último, si quieres exportar tus notas, ambas aplicaciones permiten exportarlas en una amplia gama de tipos de archivo, incluido PDF.
Utilizar herramientas de documentación para tomar notas
Aunque Evernote, Google Docs o la amplia gama de tomadores de notas con inteligencia artificial son lugares estupendos para empezar, las herramientas de documentación se están convirtiendo en un destino cada vez más popular para las notas de las reuniones.
La razón principal por la que herramientas de documentación como Notion y Asana son favoritas para tomar notas es que son repositorios centralizados de información. Puedes tener todas las notas de tus reuniones almacenadas en un lugar de fácil acceso. Esto hace que sea cómodo para todo tu equipo encontrar lo que buscan en un solo lugar.
Tomar notas en Notion o Asana
Aunque hay muchas más herramientas de documentación, Notion y Asana son dos de las más conocidas. Al almacenar aquí las notas de tus reuniones, todo tu equipo tendrá acceso a ellas siempre que las necesite. Es una forma estupenda de mejorar la responsabilidad y la claridad en general.
Otra gran razón para tomar notas en Notion o Asana es que vienen con plantillas preconstruidas para notas de reuniones. Puedes ahorrar tiempo y energía utilizando sus plantillas gratuitamente. Al igual que con Evernote y Google Docs, también obtienes colaboración en tiempo real. Ambas herramientas también tienen un montón de integraciones en su bolsa, que te permiten sincronizarlas con calendarios para programar reuniones, y plataformas de comunicación para que sea fácil compartir las notas.
En cuanto a Asana en particular, puedes convertir fácilmente los elementos de acción o las tareas de seguimiento de las notas de la reunión en tareas procesables dentro de Asana. Asígnalas a los miembros del equipo, establece plazos y haz un seguimiento del progreso, todo en cuestión de momentos.
Si estás tomando notas de una reunión a través de Google Meet, puedes sincronizarlas con Notion con un solo clic. Del mismo modo, puedes sincronizar tus notas de reunión con Asana con la misma facilidad.
Revoluciona tus notas de reunión
Tomar notas es crucial para comprender y recordar información crítica. Es una habilidad fundamental que ofrece muchas ventajas, desde aumentar la eficacia hasta mejorar la productividad y la colaboración dentro del equipo. No se puede exagerar su importancia.
Sin embargo, con la evolución de la tecnología, las herramientas de IA han surgido como aliadas indispensables que ayudan a automatizar todo el proceso, ahorrándote el trabajo manual, tiempo y dinero. Te dan la libertad de centrarte en construir relaciones auténticas con los clientes potenciales, en lugar de distraerte intentando recordar los puntos clave.
No lo olvides nunca: está muy bien saber tomar notas, pero no sirve de nada si no puedes organizarlas eficazmente. Sin un enfoque sistemático para categorizar las notas de tus reuniones y garantizar la accesibilidad, no podrás liberar el verdadero potencial de tus notas.
En esencia, la toma de notas, cuando se combina con la tecnología de IA y una organización eficaz, se convierte en un activo formidable que te ayuda a trabajar de forma más inteligente, no más dura.
