¡Estás buscando un programador de reuniones para Gmail! Es comprensible, programar una reunión ya es bastante difícil. Coordinar y hacer coincidir los horarios de otras personas puede dificultar aún más este proceso. De hecho los estudios demuestran que se pierden entre 15 y 45 minutos cada vez que programamos una sola reunión. Y si eres directivo la investigación dicen que probablemente tengas una media de 12 reuniones a la semana. ¡Eso significa que podrías estar perdiendo entre 156 y 468 horas al año sólo por organizar reuniones!
Pero, ¿y si hubiera una forma de asegurarse de que nada se escapa? Gracias a las herramientas de programación de reuniones, puedes tener todos los detalles, órdenes del día y seguimientos en un solo lugar, lo que facilita que todo el mundo esté de acuerdo.
Índice
Programador de reuniones para Gmail: herramientas y plugins
Un simple calendario puede complicarse bastante cuando empiezas a añadir los distintos tipos de reuniones y puntos del orden del día. Desde actualizaciones de estado hasta ayuntamientos, ¡es fácil que tu semana laboral parezca una lata de sardinas! Aparte del Programador de Reuniones para Gmail, hay muchas herramientas gratuitas de programación de reuniones disponibles en el mercado. Aquí tienes algunas herramientas de programación de reuniones que puedes descargar e instalar fácilmente, preferiblemente junto con algún software de encriptación de correo electrónico para Gmail.
#1 Boomerang
Precio del bumerán: Gratis para todas las cuentas de Gmail y G Suite
Esta extensión es una herramienta polivalente que te ayudará a programar correos electrónicos, establecer recordatorios para clientes, programar reuniones y pausar tu bandeja de entrada. Una vez que hayas configurado Boomerang, este programador dinámico de reuniones te ahorrará toneladas de tiempo y creará un flujo de trabajo fluido, ya que te permite gestionar fácilmente toda tu agenda, compartir las horas disponibles para reunirte e incluso crear eventos.
Desde reuniones de trabajo a proyectos personales y familiares, puedes utilizar Boomerang para iOS, para que puedas hacer fácilmente cualquier tipo de agenda sobre la marcha.
Boomerang también tiene una versión gratuita que cubre todos sus servicios básicos por tiempo ilimitado mientras esté en modo beta. También merece la pena utilizar este producto, sobre todo porque se toma en serio la privacidad del usuario.
💡 CONSEJO: ¿Sabías que puedes grabar tus reuniones? ¡No vuelvas a preocuparte por perderte puntos críticos o por redactar largas actas de reunión! ¡Descárgate la extensión de Google Chrome aquí!
#2 Calendly
Precio de Calendly: Gratis para una cuenta básica; Pro $8/usuario/mes - Premium $12/usuario/mes
Calendly está diseñado para alinear, integrar y sincronizar todo lo relacionado con tus reuniones, para que puedas centrarte en tu trabajo y ahorrar un tiempo precioso. Con esta herramienta, puedes fijar tus fechas disponibles y elegir el tipo de cita que necesitas, y todo lo demás se sincronizará con tus invitados.
Puedes integrar Calendly con todos y cada uno de tus calendarios para que no haya ninguna posibilidad de que se produzca una doble reserva. También puedes establecer distintos tipos de reuniones, ya sean de grupo, individuales o de ronda. Con sólo compartir un enlace, puedes compartir tus fechas de disponibilidad y añadir fácilmente Calendly a tus sitios web, mensajes de texto, chat web e incluso en tus perfiles sociales.
Puedes gestionar esta herramienta de programación en cualquier lugar y en cualquier momento a través del escritorio, aplicaciones móviles y extensiones del navegador. Con Calendly, puedes reunirte con tus invitados dondequiera que estén, ya sea virtualmente o en persona.
#3 Gmelius
Precio de Gmelius: Desde 9 $/usuario/mes; Crecimiento 19 $/usuario/mes - Empresa 49 $/usuario/mes
Gmelius es una herramienta de programación totalmente automatizada que puedes integrar con Gmail. Gmelius te permite compartir la disponibilidad de tu calendario, enviar recordatorios o cuestionarios previos a las reuniones, e incluso integrar el software de videoconferencia que elijas, como Google Meet o Zoom. Todo lo que tienes que hacer es incluir el enlace de invitación en el correo electrónico.
En esencia, Gmelius elimina la necesidad de intercambios redundantes de correo electrónico. Al vincularlo a tu Calendario de Google, sincronizará automáticamente tus reuniones y alineará tu disponibilidad con la de tu equipo o clientes para que puedas programar cómodamente un momento adecuado para reunirte.
Además, te permite crear fácilmente contenido compartible como secuencias, plantillas de correo electrónico y campañas con invitaciones a reuniones preconfiguradas para colaborar fácilmente con tu equipo o compañeros.
Bonus: ¡Graba también las reuniones!
Vale, ¡ya tienes tus reuniones programadas fácilmente! ¿Qué te parece automatizar también los procesos de notas de tus reuniones? Imagina no tener que perderte nunca una nota importante, un testimonio de un cliente o un momento destacado de una reunión, ¡ya que ahora todas tus reuniones se graban al instante!
Programador de reuniones + grabación de tus reuniones = ¡reuniones con esteroides!
Nuestro favorito: Programador de reuniones para Gmail
Programador de reuniones para Gmail precio: Básico - Gratis; Premium $6.99/mes
Afortunadamente, Google ideó esta ingeniosa herramienta para programar reuniones fácilmente y enviar invitaciones a reuniones directamente desde tu Gmail. Ahora, programar reuniones y citas es más fácil con el Programador de reuniones para Gmail. Es una forma sencilla, práctica y eficaz de sincronizar tu bandeja de entrada con tu calendario para que puedas coordinar fácilmente tus citas y horarios por correo electrónico.
Este sistema de programación integrado en Gmail simplificará tu flujo de trabajo, desde el envío de invitaciones de enlace para que otras personas puedan elegir una hora de reunión adecuada en función de tu disponibilidad, hasta la integración total con tu Google Calendar. Se acabaron los juegos de etiquetas por correo electrónico a la hora de programar citas, porque Programador de Reuniones puede ayudarte a gestionar tus reuniones con facilidad.
4 pasos para iniciar tu reunión
Como la función es un complemento, requiere algunos pasos para ponerla en marcha. Pero una vez que lo hayas conseguido, nunca pensarás en renunciar a esta función en aras de la eficacia.
Paso 1: Instala la extensión de Google Chrome del programador de reuniones para Gmail
Instala la extensión que sea compatible con tu navegador y, a continuación, concédele el acceso necesario para que empiece a funcionar. Una vez hecho esto, deberías poder ver un nuevo icono de calendario en la parte inferior de cualquier correo electrónico que estés escribiendo.
Paso 2: Crea tus invitaciones de reunión
Antes de crear las invitaciones a las reuniones, asegúrate de tener planificada la agenda. Esto os ayudará a ti y a tu equipo a mantener el rumbo y a aseguraros de que todos estáis en la misma página. De este modo, también será más fácil levantar acta de la reunión y tomar nota de los resultados importantes.
Ahora, pasemos a la parte importante.
Siempre que escribas un correo electrónico, puedes añadir una invitación haciendo clic en el icono del Calendario que aparece en la parte inferior. Aparecerá una ventana emergente en la que podrás personalizar los ajustes de la reunión.
Estas son las funciones que puedes añadir o personalizar:
- Título de la reunión
- Descripción de la reunión
- Duración
- GIFs
- Reserva el mismo día
- Botón de enlace
- Validez de la convocatoria
También puedes elegir entre estas dos opciones de programación:
- Calendario de Google integrado que comparte tu tiempo disponible basándose en tu horario de Google Calendar
- Configura manualmente tu disponibilidad
Una vez que hayas terminado de crear la invitación a la reunión y el correo electrónico, el programador de reuniones rellenará automáticamente el correo electrónico con un enlace para ti y todas las demás personas que recibirán la invitación. Sólo queda hacer clic en "Insertar enlace de invitación a reunión" y enviarlo. La imagen de golpe es el aspecto que tendrá tu correo electrónico después de insertar el enlace de invitación. Al igual que al escribir un correo electrónico, puedes arrastrar cómodamente el gif y el botón a cualquier lugar de tu correo.
Paso 3: ¡Enviar las invitaciones!
¡No olvides revisar tu ortografía! El complemento Programador de reuniones también te permite cambiar la zona horaria de los eventos de tu calendario en tiempo real. De este modo, otras personas también podrán verlo, sin importar en qué parte del mundo se encuentren. Una vez configurado todo, puedes enviar tus reuniones directamente desde tu calendario haciendo clic en "Enviar".
Paso 4: ¡Configura los SMS! 🤯
Lo que lo hace aún mejor es que ahora puedes recibir notificaciones por mensaje de texto cada vez que alguien te invite o intente concertar una cita contigo. Puedes ver un avance en el vídeo de YouTube de arriba. ☝️ De este modo, tendrás tiempo suficiente para preparar y actualizar tu agenda.
Configurar esta función es rápido y fácil, todo lo que tienes que hacer es: (1) Gir a tu Panel de control y hacer clic en el icono de tu extensión Programador de reuniones. (2) Simplemente añade tu número de teléfono y marca la casilla "enviar notificaciones".
Cada vez que envíes una invitación, también recibirás un SMS cuando se confirme la reunión. Esta función de SMS automático para el Programador de reuniones en Gmail reducirá las ausencias y proporcionará una comunicación fluida entre los invitados.
Paso 5: Confirmaciones de reuniones de lujo
Al recibir la invitación, el destinatario del correo electrónico podrá ver tus franjas horarias y fechas disponibles. No es necesario calcular las diferencias horarias porque el programador las convertirá automáticamente a la hora local del destinatario.
La invitación se enviará a los asistentes por correo electrónico, donde podrán aceptarla o rechazarla. Tras seleccionar la franja horaria-fecha deseada, podrán ver toda la información sobre la reunión, como:
- Invitados y miembros del equipo
- Enlace Google Meet
- Número de teléfono
- Descripción de la reunión y notas relevantes.
Una vez confirmado, ambos recibiréis una confirmación por correo electrónico y se sincronizará automáticamente con tu calendario de Google. Ten en cuenta quel Programador de Reuniones puede utilizarse con otros programas de calendario habituales, como Outlook. Y no es necesario que el destinatario tenga instalada la extensión del Programador de Reuniones.
Paso 6: Modificar los detalles de la reunión
Después de confirmar una hora y fecha de reunión, la cita puede editarse en cualquier momento si necesitas reprogramar tu disponibilidad. En caso de que algo cambie, el calendario de la otra persona también se actualizará automáticamente y recibirá una notificación sobre los cambios.
Para organizar tus reuniones, también puedes etiquetarlas en lugar de la etiqueta de bloque predeterminada. Como esta función está integrada en tu calendario de Google, no es necesario duplicar o importar otro software de calendario. Con el Programador de Reuniones, puedes colaborar con tu equipo independientemente de su ubicación.
Ahora que puedes configurar tu propio Programador de Reuniones para Gmail, aquí tienes otros programadores de reuniones de pago y gratuitos que puedes consultar.
Programa tus reuniones de forma más rápida y sencilla
Atrás quedaron los días en que tenías que soportar múltiples pestañas y excusas absurdas sólo para programar una reunión con tu equipo. Con las nuevas herramientas disponibles hoy en día en el mercado, nunca más tendrás que preocuparte por conflictos de programación o dobles reservas. Puedes crear eventos fácilmente, así como compartir calendarios desde distintos dispositivos para que todos los miembros del equipo sepan lo que está ocurriendo en cada momento. Y por último, tus proyectos y plazos estarán perfectamente ordenados: ¡la mejor forma de coordinar un espacio de trabajo ajetreado!
