Las herramientas para tomar notas siempre serán cruciales para las reuniones. Olvídalo, tomar notas en general siempre ha sido y será una parte crucial de la vida cotidiana. Desde los vendedores a los profesores, pasando por los panaderos caseros que anotan los ingredientes de un pastel, todo el mundo toma notas.
Hay herramientas anticuadas para tomar notas que la gente sigue utilizando hoy en día, como el papel y el bolígrafo de toda la vida, y también hay programas de última generación que toman notas automáticamente por ti, a lo tl;dv. En este artículo vamos a echar un vistazo tanto a las herramientas digitales como a las analógicas para tomar notas y ver cómo beneficia cada herramienta a uno de los siguientes aspectos:
- Ventas
- Atención al cliente
- Investigación de usuarios
- RRHH y contratación
Empecemos. Pero antes, echa un vistazo a la importancia de tomar notas en relación con la memoria con esta infografía.
En pocas palabras, los seres humanos olvidamos las cosas con facilidad. Tomar notas es esencial para retener la información, y esto incluye la información en las reuniones de negocios. A continuación, veremos cuatro sectores distintos y qué herramientas para tomar notas son beneficiosas para cada uno de ellos. Empecemos por los equipos de ventas.
1. Equipos de ventas
Recordar detalles específicos de un posible cliente durante una llamada de ventas puede ser una tarea complicada. Por lo general, querrás llevar un registro de los deseos, las necesidades y los puntos débiles del cliente potencial, por no mencionar las objeciones que pueda tener con respecto a tu producto o servicio. Te resultarán útiles para las llamadas de seguimiento; eso es seguro.
Es fundamental que tomes notas para mantenerte en el buen camino con tus clientes potenciales, sobre todo cuando tienes numerosas llamadas de ventas cada día. Aquí tienes algunas herramientas para tomar notas que pueden ayudarte.
Evernote: La aplicación para tomar notas mundialmente conocida
Evernote es una aplicación muy versátil para tomar notas que utiliza funciones basadas en IA para agilizar la toma de notas. Es perfecta para los equipos de ventas, ya estén haciendo llamadas en frío, seguimientos o presentando sus métricas de rendimiento de ventas a otros equipos internos.
Conocido por su capacidad de organización y su habilidad para capturar diferentes datos, como notas, imágenes y grabaciones, Evernote es una máquina de tomar notas polifacética. Una de sus características más destacadas es su función de búsqueda, que ayuda a los usuarios a localizar información clave de su base de datos de notas en cuestión de instantes.
Además de su conjunto de funciones, Evernote se integra directamente con Salesforce, lo que facilita enormemente tu trabajo. Ahora tus notas pueden ir directamente a tu CRM sin que tengas que mover un dedo.
Pros
Versatilidad. Es una herramienta versátil que puede utilizarse de muchas maneras.
Interoperable. Funciona en múltiples plataformas y se integra con aplicaciones de terceros como Salesforce.
Colaboración. Puedes compartir notas a través de la colaboración, y todas tus notas se almacenan en un sistema basado en la nube que te garantiza que las tendrás en todo momento con una capa extra de seguridad.
Contras
Plan gratuito limitado. El plan gratuito está limitado a 50 notas y también tiene limitaciones de tamaño de memoria.
Caro. El primer plan de pago cuesta más de 100 $ al año, y los planes de gama alta más del doble.
Curva de aprendizaje pronunciada. La interfaz puede resultar abrumadora e intentar averiguar cómo utilizarla eficazmente puede ser problemático.
- Retraso. Se dice que es propenso a un poco de lag aquí o allá.
tl;dv: La herramienta que facilita la venta
tl;dv es una de las mejores herramientas para tomar notas en cualquiera de las categorías que tratamos aquí, pero en ventas es donde realmente destaca. Al fin y al cabo, sin ventas, tu negocio no iría muy lejos, ¿verdad?
Hay muchas razones por las que es tan bueno para impulsar tus ventas; la más importante es que no es sólo un anotador : es una grabadora de vídeo que te permite volver a ver tus discursos de ventas, analizar el lenguaje corporal de tus clientes potenciales, mejorar tus habilidades de venta e incluso condensar docenas de horas de llamadas de ventas en un reel cinco minutos (esta función también es fantástica para los investigadores de usuarios cuando quieren presentar sus hallazgos utilizando la voz del cliente).
Puedes buscar todas las llamadas de ventas que hayas hecho por palabra clave para saltar directamente al momento de la transcripción (o vídeo) en que se mencionó. Esto es perfecto para agrupar objeciones, de modo que tú y tu equipo de ventas podáis elaborar soluciones para futuras llamadas.
Además, puedes recibir periódicamente en tu bandeja de entrada un informe recurrente de IA que tú elijas sobre cualquier cosa que desees de cualquier grupo de reuniones que quieras. Todo es automático. Tu equipo de ventas realiza las llamadas de la semana, la IA controla cómo han gestionado el asunto específico que quieres controlar (una objeción sobre precios, por ejemplo), y luego tú lees los informes recurrentes y tomas medidas cuando sea necesario. No podría ser más sencillo.
Pros
- IA de última generación. La IA de tl;dv puede proporcionar informes recurrentes que cubran todas tus reuniones sobre cualquier tema que elijas.
- Integraciones. Se integra con más de 5.000 herramientas de trabajo y productividad, como Salesforce, HubSpot y Pipedrive, entre otras.
- Increíble plan gratuito. El plan gratuito ofrece grabaciones y transcripciones ilimitadas de videollamadas, lo que te permite conocer a fondo la herramienta sin ninguna presión para inscribirte.
- Potente función de búsqueda. Busca una palabra clave y visualiza al instante secuencias de tu biblioteca de llamadas en las que se mencione la palabra clave.
- Conjunto de funciones. Puedes editar, poner marcas de tiempo, crear carretes y mucho más.
Contras
- Compatibilidad. tl;dv sólo está disponible para MS Teams, Zoom y Google Meet .
Microsoft OneNote: perfecto para la colaboración en equipos de ventas
Microsoft OneNote es una aplicación de bloc de notas digital pero flexible que ayuda a sus usuarios a tomar notas sin esfuerzo. Es especialmente útil para los equipos de ventas, ya que combina la libertad de tomar notas a mano alzada con la agilidad de la tecnología moderna. Descubre cómo utilizar OneNote para la gestión de ventas.
OneNote puede utilizarse tanto a nivel personal como profesional. Destaca entre la multitud por su lienzo de forma libre, donde los usuarios pueden colocar notas en cualquier lugar de la página en colaboración unos con otros. Los equipos de ventas lo utilizan con frecuencia, para centralizar toda la información que quieren compartir entre ellos.
Pros
- Organización. Es la aplicación perfecta para estructurar tu contenido fácilmente, utilizando el lienzo de forma libre. También tiene la capacidad de crear múltiples secciones para tomar notas, páginas y libros que pueden utilizarse en colaboración con otros miembros del equipo.
- Colaboración. OneNote te ofrece la posibilidad de trabajar con varios usuarios simultáneamente en el mismo bloc de notas. Es genial para hacer lluvias de ideas y compartirlas.
- Versatilidad. La aplicación tiene la capacidad de capturar todo tipo de medios en el cuaderno digital. También puedes compartir y organizar imágenes, texto, garabatos y mucho más.
Contras
- Limitada. No tiene algunas de las funciones de una aplicación más avanzada para tomar notas.
- Complejidad. Las funciones que posee pueden tener un poco de curva de aprendizaje para entender completamente cómo utilizar la aplicación con su máximo efecto.
- Reconocimiento limitado de la escritura a mano. Como no es un software de reconocimiento de escritura dedicado, la detección puede ser un poco incorrecta a veces.
Pizarra y bolígrafo: Un clásico de la vieja escuela
Por muy "anticuada" que esté, merece una mención honorífica. Es un clásico intemporal y puede utilizarse en casi cualquier situación. Al menos, en cualquier situación en persona. Son geniales para hacer lluvias de ideas en reuniones de ventas entre los miembros de tu equipo.
Hay pizarras que puedes utilizar para reuniones online, como la función de pizarra de Zoom, por ejemplo, pero son versiones digitales de las clásicas.
Pros
- Interactivas. Las pizarras blancas son interactivas. Puedes poner una pizarra en medio de una sala de conferencias y hacer que todos participen en una gran sesión de lluvia de ideas.
- Visuales. Son una gran fuente de comunicación visual, ya que de lo que se trata es de que todo el mundo pueda verlo.
- Flexibilidad. Es una herramienta flexible y adaptable que no necesita suscripción como la mayoría de las herramientas para tomar notas.
Contras
- No disponible para reuniones online. Una herramienta no digital puede dejarte atrás en el cambiante panorama actual.
- Calidad. Las notas están escritas a mano, por lo que su legibilidad puede no ser clara
- El espacio. En una pizarra blanca sólo hay cierto espacio. También es posible mancharla con rotuladores.
- Carga pesada. Normalmente, las pizarras son bastante grandes, por lo que no son fáciles de trasladar.
Consejos de expertos sobre la toma de notas para equipos de ventas
Peter C. Brown - Haz que se pegue
"Las personas que aprenden a extraer las ideas clave de un material nuevo y a organizarlas en un modelo mental, y a conectar ese modelo con los conocimientos previos, muestran una ventaja en el dominio del aprendizaje complejo. Un modelo mental es una representación mental de alguna realidad externa".
Make it Stick te sugiere que recuerdes la información tomando notas; asegúrate de anotar los puntos más importantes con tus propias palabras para que los entiendas mejor. Se mencionan dos técnicas clave conocidas como elaboración y práctica de recuperación. Ambas animan al lector a asimilar activamente el mensaje, no sólo a anotarlo. El libro hace hincapié en la importancia de la repetición para la retención a largo plazo.
Sin embargo, si no tienes tiempo para practicar estos métodos, puede ser bastante redundante, ya que no aprenderás los métodos de la noche a la mañana. Adaptarte a las nuevas técnicas puede llevarte algún tiempo
, ya que no es la lectura más sencilla y contiene algunas enseñanzas bastante complejas.
Si quieres un resumen rápido de la práctica de la recuperación, mira el vídeo siguiente.
2. Atención al cliente
La atención al cliente se basa en la capacidad de escuchar al cliente, potenciar la empatía y resolver sus problemas. Tara comprender la preocupación del cliente a un nivel profundo, no puedes estar ocupado tomando notas. Tienes que estar prestando atención.
En este caso, puedes configurar una herramienta de toma de notas automatizada que se encargue de las notas por ti, para que puedas centrar el 100% de tu atención en el cliente. Al tomar notas en tus llamadas de atención al cliente, puedes mejorar el éxito de tus clientes y hacer un seguimiento de los tickets de los clientes. También te ayuda a identificar y abordar proactivamente los problemas antes de que se te vayan de las manos.
Veamos algunas de las mejores herramientas de toma de notas para equipos de atención al cliente, así como sus pros y sus contras.
FreshDesk: Un software intuitivo de atención al cliente
Freshdesk es un software de atención al cliente basado en la nube que ofrece abundantes funciones para ayudar a todo tipo de empresas a gestionar eficazmente su atención al cliente. Freshdesk, uno de los principales sistemas de tickets, es una opción popular entre los propietarios de empresas. Para las empresas que buscan soluciones de atención al cliente de primera categoría, Freshdesk destaca como una de las mejores soluciones de gestión de servicios de TI disponibles. Con su interfaz intuitiva, la categorización automatizada de los tickets y funciones de colaboración como las notas privadas, Freshdesk permite a los equipos ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional de forma eficaz.
Permite a los miembros del equipo de atención al cliente colaborar en los tickets mediante el uso de notas privadas. Éstas sólo son visibles por los agentes que hayan iniciado sesión en tu portal de soporte.
Pros
- Fácil de usar. Freshdesk es fácil de usar, fácil de navegar y es uno de los mejores softwares de atención al cliente.
- Automatizados. Tus tickets se categorizarán automáticamente. En cada una, puedes añadir notas internas para colaborar con tus compañeros de equipo.
- Notas internas. Las notas son completamente privadas y no son visibles para los clientes.
Contras
- Coste. Es un poco caro si tu empresa es bastante nueva, ya que el plan gratuito se te quedará pequeño rápidamente. Oscila entre 16 y 86 $ al mes.
- Complejas. Las funciones avanzadas son complejas y tú y tu equipo podéis necesitar formación.
- Atención al cliente. Irónicamente, su atención al cliente no es la mejor del mundo.
Consejos poco ortodoxos sobre la toma de notas para los equipos de atención al cliente
Gary Vaynerchuk - La economía del agradecimiento
"La Economía del Agradecimiento no consiste en interrumpir a los clientes con publicidad y mendigar su atención. Se trata de crear relaciones significativas con los clientes y ganarse su atención y su confianza."
La empatía es crucial cuando se trabaja en atención al cliente. No quieres buscar una solución a corto plazo, sino atajar el problema de raíz, demostrar al cliente que te importa y aumentar las tasas de retención. Un playbook para el éxito del cliente te ayudará a conseguirlo, pero todo empieza por crear relaciones significativas con los clientes.
El libro de Vaynerchuk está repleto de enseñanzas que te ayudarán a mejorar tu negocio con el tiempo. Te da lecciones desde una perspectiva científica para que comprendas mejor el perfil que necesitas construir para relacionarte con los clientes. Su ética, en pocas palabras, es no interrumpir nunca a tus clientes, ¡sino construir una relación con ellos!
No hay recomendaciones específicas sobre herramientas para tomar notas, pero puedes leer entre líneas. Si tomas notas manualmente, te distraerás. No importa lo bien que puedas escribir sin mirar, si tu atención está en escribir, tu atención no está en el cliente. Gary Vaynerchuk insinúa que se necesita una herramienta automatizada de toma de notas en los escenarios de atención al cliente para que puedas centrar toda tu atención en el cliente y empezar a trabajar en esta relación.
3. Investigación de usuarios
Tomar notas es una prioridad para los investigadores de usuarios. Reúnen información importante sobre lo que gusta y disgusta a los usuarios, y la transmiten a los equipos pertinentes. Una herramienta de investigación UXremote de primera calidad es esencial para tomar notas, hacer grabaciones y mucho más.
UserZoom: Un fantástico software de investigación de usuarios
UserZoom es un software de investigación UX que ofrece herramientas para hacer un seguimiento de las encuestas y otros métodos de opinión de los usuarios. Guía a empresas de todo el mundo para que profundicen en el conocimiento de los comportamientos de los clientes y cuenta con la gama más completa de herramientas del sector de la investigación de la UX.
UserZoom también te da acceso a UserZoom GO, la forma rápida y sencilla de realizar estudios moderados y no moderados. Viene con una función de toma de notas que debería hacer que tus notas de investigación de usuarios sean mucho más fáciles de compilar. Cada nota viene con una marca de tiempo para que puedas volver fácilmente a la parte relevante de la reunión.
Pros
- Toma de notas. Incluye una herramienta para tomar notas junto con otras herramientas de investigación.
- Automatizado. UserZoom agiliza tu flujo de trabajo automatizando los procesos clave.
- Organizado. Es una plataforma eficiente con una gran programación de tareas, que mantiene a tu empresa en el buen camino.
Contras
- Complejo. Si eres un poco novato en software de investigación de usuarios, UserZoom puede ser un poco desalentador de aprender.
- El precio. Es caro si tienes un presupuesto limitado.
Dovetail: La herramienta perfecta para captar las opiniones de los usuarios
Dovetail es una plataforma de conocimiento del cliente que te ayuda a gestionar tu investigación de usuarios desde una visión general de alto nivel. Es una gran herramienta para agilizar todo tu proceso de investigación y captar mejores perspectivas.
Las notas constituyen la unidad básica de información en Dovetail. Pueden contener vídeo, audio, texto o archivos. Las notas de Dovetailson intencionadamente flexibles para que puedas averiguar la mejor forma de utilizarlas para tu negocio. En lo que respecta a la investigación de usuarios, una nota puede ser una entrevista completa a un usuario, o aspectos destacados individuales de la misma.
Una de las desventajas es que puede ser bastante complicado de aprender, especialmente para los interesados que quieran ver por sí mismos tu investigación de usuarios de vez en cuando. Si éste es tu caso, puedes consultar algunas alternativas aDovetail .
Pros
- Muchas funciones. Es una potente máquina de investigación, con una amplia gama de herramientas de análisis.
- Colaboración. Es la aplicación perfecta para compartir ideas y colaborar con tus compañeros de equipo en tiempo real.
Contras
- Complejo. Puedes encontrarte con complicaciones y probablemente necesitarás orientación para convertirte en un usuario competente de Dovetail.
- Rígida. Dovetail tiene una amplia gama de funciones, pero a la aplicación le falta flexibilidad y personalización.
- Necesita Internet. Por último, como se trata de una aplicación basada en la nube, internet es imprescindible en todo momento.
Consejos de expertos sobre la toma de notas para usuarios investigadores
Sönke Ahrens - Cómo tomar notas inteligentes
"La ventaja más importante de escribir [apuntes] es que nos ayuda a enfrentarnos a nosotros mismos cuando no entendemos algo tan bien como nos gustaría creer".
Tomar notas es fundamental para los investigadores de usuarios. Podemos sentir que entendemos al usuario y sus puntos de dolor, pero a menos que tomemos nota de ello activamente, sólo nos entrará por un oído y nos saldrá por el otro. La realidad es que, si nos limitamos a escuchar sin tomar ninguna nota, la mayor parte de lo que se dijo se olvidará. Y entonces, críticamente, no "entenderemos" al usuario tanto como nos gustaría pensar que lo hacemos.
Las notas lo cambian todo.
El libro tiene un mensaje claro con ideas prácticas sobre la toma de apuntes, un método conocido como Zettelkasten. Se hace gran hincapié en asimilar activamente la información que estás leyendo y profundizar en su comprensión. El libro tiene montones de consejos y trucos, así como ejemplos físicos de cómo empezar y tomar notas con eficacia.
Aquí tienes un rápido desglose de Zettelkasten para saber si el libro te interesa.
Thiago Forte - Construir un segundo cerebro
"Tu trabajo como anotador es preservar las notas que vas tomando sobre las cosas que descubres de forma que puedan sobrevivir al viaje hacia el futuro".
Las notas que siguen teniendo sentido dentro de semanas o meses son las que tienes que tomar. Esto se aplica específicamente a la investigación de usuarios, debido a la necesidad de recopilar grandes cantidades de información para crear una presentación basada en datos que, con suerte, guíe al equipo de desarrollo del producto para crear algo que a tus usuarios les encante.
Si tus notas son demasiado sueltas y rápidas, corres el riesgo de dejar escapar el significado. Por eso son aún mejores las herramientas que también graban tus entrevistas con usuarios, ya que puedes poner marcas de tiempo en los momentos a los que quieras volver y obtendrás al instante exactamente la misma visión del cliente que cuando la viste por primera vez. Hay menos necesidad de que malgastes espacio cerebral almacenándolo, ya que toda la memoria se guarda por ti.
Merece la pena leer el libro de Thiago Forte si quieres desarrollar técnicas que te ayuden a construir un "segundo cerebro".
La guía sin tonterías sobre cómo realizar entrevistas a usuarios
¿Se te ha quedado la mente en blanco sobre cómo realizar entrevistas a usuarios? Suponemos que has estado tecleando furiosamente en Google para haber aterrizado aquí. Vaya, ¡mira que eres proactivo! Ahora, obviamente
4. Entrevistar a candidatos para un puesto de trabajo
Tomar notas es esencial durante una campaña de contratación. Necesitas recordar los puntos clave sobre los distintos candidatos, ¿y qué mejor forma de hacerlo que tomando notas? Con las herramientas digitales adecuadas para las entrevistas, puedes agilizar el proceso de contratación y facilitar tu trabajo. Echemos un vistazo a algunas herramientas para tomar notas que puedes utilizar al contratar...
Noción: Una herramienta de organización versátil y eficaz
Notion es una combinación completa de software de toma de notas, planificación de proyectos, gestión de tareas y colaboración, todo en una única plataforma. Es una herramienta útil para las entrevistas, ya que ofrece la posibilidad de personalizar bases de datos para cada candidato durante el proceso de contratación. Notion tiene excelentes funciones de edición de notas y es fácil darles formato con sólo pulsar un botón.
Puedes encontrar guías detalladas sobre cómo tomar notas en Notion en Internet, y una vez que le cojas el tranquillo, querrás seguir utilizándolo. Esto se debe a que es una gran herramienta de organización en general, incluso sin las notas.
Pros
- Versatilidad. Notion es un todoterreno, que te permite hacer muchas cosas en una plataforma fácil de usar.
- Organizado. Notion te facilita la organización de prácticamente cualquier cosa, incluidas las notas que tomaste durante el proceso de la entrevista.
- Compatibilidad. Es una aplicación multiplataforma, lo que significa que puedes acceder a ella desde el móvil, el ordenador de sobremesa o el portátil, en cualquier lugar, en cualquier momento e incluso sin conexión.
Contras
- Complejo. Puede ser más difícil de usar de lo que esperan los nuevos usuarios.
- Navegación incómoda. Los nuevos usuarios pueden tener dificultades para orientarse en Notion, ya que puede resultar bastante abrumador.
Pluma y papel: Una tradición intemporal
El bolígrafo y el papel no necesitan presentación. Es un dúo que se remonta a siglos atrás, pero son tan útiles ahora como entonces. Claro que no puedes enviar notas manuscritas a tu CRM sin problemas, pero puedes escribir lo que quieras, cuando quieras y donde quieras. Es privado y está organizado totalmente por ti (lo que puede ser tanto bueno como malo).
Ciertamente tiene sus defectos, sobre todo si se utiliza durante una entrevista, ya que puedes perderte ideas importantes. Sin embargo, es probablemente la herramienta más fácil de usar y la "herramienta" para tomar notas con la curva de aprendizaje más plana.
Pros
- Sencillo. Esagradable y fácil de usar.
- Retención de la información. Utilizar papel y bolígrafo es mejor para retener la información durante una entrevista.
- Sin problemas técnicos. No pueden surgir problemas técnicos, ya que es puramente físico.
- Flexibilidad. Hay total flexibilidad para escribir o dibujar lo que sea necesario en cada momento.
- Asegura. No puedes piratear un bloc de notas.
Contras
- No está claro. Es letra manuscrita y no todo el mundo sabe leer la de los demás (o la suya propia al cabo de unas semanas).
- Falta organización. Las notas manuscritas garabateadas a toda prisa son bastante difíciles de organizar eficazmente.
- Residuos. No es lo más ecológico del mundo.
- Concentración. Cuando escribes notas manualmente, ¿estás realmente centrado en la conversación o entrevista?
- Deja mucho a la memoria. Puedes perderte partes mientras apuntas notas, mientras que grabar la reunión con un software de reuniones online puede capturar también las secuencias.
Consejos de expertos para tomar notas en el proceso de contratación
Ryder Carroll - El método Bullet Journal
"Cuanto más contenido intentas captar durante una conferencia o una reunión, menos piensas en lo que se dice. Quemas la mayor parte de tu atención repitiendo como un loro la fuente".
El Método del Diario de Viñetas se centra en la sencillez de tomar notas durante las reuniones y en cómo hacer viñetas de forma eficaz para evitar el desbordamiento de información. Anima a los lectores a crear elementos visuales que se relacionen con sus procesos de pensamiento al tomar notas. Al fin y al cabo, el 40% de los alumnos responden mejor a la información visual que al texto.
Si quieres una buena forma de hacerlo, el Método del Bullet Journal es el lugar por donde empezar. Te proporciona el mejor proceso organizativo para tomar notas, mejorando tu autoconocimiento general y ayudándote a centrar tu atención en lo importante : el candidato que puedes o no contratar.
Aunque el concepto es sencillo, perfeccionar las artes del método no es fácil y aprender nuevas técnicas te llevará algún tiempo digerirlo. Si no puedes ser constante con este formato por falta de tiempo, será más difícil detectar los beneficios. La constancia es la clave.
Cerrado, cargado y listo para tomar notas
Después de sumergirte en numerosas herramientas para tomar notas, esperamos que te sientas equipado para tu próxima sesión de toma de notas. Recuerda que ya no estás limitado a las herramientas físicas. Hay innumerables aplicaciones que puedes utilizar para agilizar tu proceso de toma de notas, pero a veces un bolígrafo y un papel a la antigua usanza lo superan todo. Dicho esto, los tiempos están cambiando y si quieres maximizar la eficiencia, las herramientas de toma de notas con IA son el camino a seguir.
Como dice Grant Cardone: "Tomar apuntes no consiste sólo en registrar información; consiste en comprometerse activamente con las ideas. Es la diferencia entre consumir pasivamente y digerir activamente".
¿Estás digiriendo activamente la información de las notas que tomas? ¿O sólo consumes pasivamente? Algo sobre lo que reflexionar...
