Las reuniones no tienen por qué ser los vampiros de tu vida profesional que te quitan tiempo y energía. Vivimos en una época de manía por las reuniones, pero como anfitrión, puedes dar un mejor ejemplo. Tanto si tu equipo es híbrido como si es remote, estos sencillos consejos harán que las reuniones sean breves, amenas y eficaces.
Las naves de la Federación son el lugar de trabajo ideal. Si excluimos la amenaza siempre presente de los alienígenas hostiles que se alojan en los cuerpos de tus colegas, hay mucho que amar. Uniformes espaciales elegantes, replicadores de comida, aventuras interplanetarias y, por supuesto, reuniones eficaces. En Star Trek, las reuniones sólo se producen en momentos de emergencia. Todo el mundo está preparado con su aportación, y la reunión termina cuando se alcanza una decisión. El futuro parece eficiente. ¡Gracias, vulcanos!
Pero, ¿qué se puede hacer hoy, si la dependencia de su equipo de las reuniones roza la obsesión? ¿Cómo cambiar el peligroso hábito de aceptar todas las invitaciones a reuniones?
Las reuniones pueden ser fantásticas para intercambiar ideas, tomar decisiones, levantar la moral y debatir en general. Pero muchas empresas crean una dependencia malsana de ellas, aceptando las reuniones consecutivas como norma. A medida que las empresas se vuelven cada vez más remote, el problema no hace sino empeorar. Nuestros calendarios están más desordenados que un mercadillo de la abuela. ¿Cuál es el resultado? Cansancio por las reuniones interminables, insatisfacción laboral y productividad mermada.
¿Por qué las reuniones se han vuelto tan ineficaces en un mundo Remote e híbrido?
En 2020, el MIT publicó un estudio que sugería que sólo el 50% del tiempo de reunión se utiliza eficazmente. Para cualquiera que haya sufrido durante un taller de dos horas para darse cuenta de que 10 minutos eran relevantes para él, esta estadística no será ninguna sorpresa. Pero la cosa es aún más disparatada. Un estudio de Harvard Business Review revela que el 71% de los directivos cree que que las reuniones cuestan a su organización pérdidas de beneficios y productividad. Vaya. Tras el cambio a remote y el mundo híbrido, muchas organizaciones están celebrando más reuniones que nunca.
¿Y sabe qué? Es comprensible. Si ya no puedes comentarle algo a Susan mientras está en el enfriador de agua, es más probable que la remitas a una llamada a Zoom . Además, los jefes con problemas de confianza pueden ver las videollamadas regulares como una forma de asegurarse de que los empleados están en sus mesas (si eres un directivo con problemas de confianza, acude a un terapeuta).
Pero comprensible no es lo mismo que excusable. Todo esto significa que el trabajador del conocimiento medio pasa alrededor del 85% de su tiempo en reuniones. Ni que decir tiene que esto deja muy poco tiempo para realizar el trabajo real. Y lo que es más peligroso, se ha demostrado que la fatiga y la ineficacia de las reuniones tienen un efecto adverso en el bienestar psicológico de los empleados. en el bienestar psicológico de los empleados.
Consejos para organizar reuniones eficaces (inspirados en los vulcanos)
- Establezca si la reunión es absolutamente necesaria.
- Tener menos reuniones en general.
- Invite a menos participantes.
- Sea estricto con la duración de las reuniones.
- Prepárese, pero no en exceso.
- Defina el objetivo inmediatamente.
- Comparta el orden del día y el material de la reunión con antelación.
- Aprenda de las reuniones grabadas.
- Manténgase en el camino.
- Permita que los asistentes se marchen en cualquier momento.
- Optimizar el enfoque y la atención.
- Fomentar la conversación social fuera de las reuniones.
- Mantenga las emociones fuera de la reunión.
Las reuniones fluidas no lo son todo cuando se trata del éxito de su organización, pero son un factor importante. Con YouTube a un solo clic y el botón de silencio a nuestra disposición, es más fácil que nunca desconectar de una reunión aburrida.
Por eso es más importante que nunca hacer que cada reunión cuente. remote En tl;dv, vivimos y respiramos el principio de la eficacia, así que a continuación te ofrecemos nuestros mejores consejos para organizar reuniones eficaces.
Espera, ¿realmente necesitas una reunión?
Desafía a esa voz interior que grita instintivamente "sí". Las reuniones son como mantas de confort que nos ponemos cuando nos enfrentamos a un problema, a algo desconocido o a cualquier cosa compleja. Es nuestro instinto convocar una reunión cada vez que surge algo nuevo en el trabajo. Sea como fuere, planificar y asistir a reuniones es muy perjudicial para el "trabajo profundo" y el "flujo".
El MIT ha acuñado el término "síndrome de recuperación de reuniones" para describir el tiempo que se pierde justo después de una reunión, cuando los asistentes se sienten agotados de energía y luchan por volver a sumergirse en lo que habían estado haciendo antes de la reunión.
Tenemos que empezar a ver las reuniones como excepciones, no como la norma.
Así que pregúntese: "¿realmente vale la pena?". A veces la respuesta es "sí", pero en la mayoría de los casos, descubrirá que una reunión no es tan necesaria.
Adaptarse con éxito a un mundo remote o híbrido significa encontrar alternativas modernas a las reuniones. Una excelente opción es utilizar una grabadora de pantalla y voz para mostrar rápidamente a los compañeros en qué estás trabajando. Sáltate la reunión y graba en su lugar un tutorial. Cuando te acostumbres a explicar tus aportaciones en vídeos rápidos, podrás empezar a rechazar invitaciones.
Además, un mensaje de dos minutos en clip es mucho más rápido de producir y consumir que un largo muro de texto enviado a través de Slack. Hablando de Slack, ¿sabías que la plataforma tiene su propia cámara cámara, grabadora de voz y pantalla incorporadas.? Es una gran alternativa a las reuniones y y los temidos mensajes largos.
La otra ventaja de los vídeos breves y explicativos es que se pueden ver y responder de forma asíncrona. La próxima vez que quieras comprobar o explicar algo, prueba a hacerlo a través de clip - o incluso simplemente con un mensaje de voz.
Tener menos reuniones (como, literalmente, la mitad del número)
Menos es más". Quienquiera que haya acuñado esa frase se refería sin duda a las reuniones. He aquí un reto que vale la pena aceptar: intente reducir el número de reuniones mensuales en un 50%. Lo más probable es que se haga la misma cantidad de trabajo (si no más) y con muchos menos dolores de cabeza.
Una de las razones más citadas para las reuniones frecuentes es la dificultad de reunir a todos al mismo tiempo. Si no se puede reunir a todo el equipo, basta con hacer una segunda reunión, ¿no?
Equivocado.
Ah, y cada vez que se introduce una nueva persona en un proyecto, vamos a tener otra sesión introductoria de una hora, ¿no?
Stahp.
Un enfoque asíncrono reduce la necesidad de celebrar múltiples reuniones. Al grabar las reuniones y hacer que estas grabaciones sean accesibles para cualquiera que no haya podido asistir, tus compañeros pueden ponerse al día en su propio tiempo.
Además, esto ayuda a escalar el proceso de poner al día a alguien nuevo. Basta con indicarles las reuniones anteriores esenciales o educativas. Proporcionar acceso a una biblioteca llena de demostraciones, talleres y presentaciones grabadas garantizará una experiencia de incorporación lo más fluida posible, tanto para el nuevo y para usted.
Google Meet y las extensiones de Zoom , como tl;dv, te permiten marcar la hora de los momentos importantes de las reuniones grabadas para que puedas compartir al instante las partes más relevantes con cualquiera que no haya podido asistir. Más del 85% de nuestros usuarios afirman que este proceso les ahorra horas de tiempo. No está mal para un complemento gratuito del navegador.
Invitar a menos participantes
No sólo hay que organizar menos reuniones, sino que hay que pedir que asistan menos personas. Las investigaciones demuestran que las reuniones con más de cuatro asistentes suponen el riesgo de que se pase por alto la aportación de alguien. Forbes recomienda que no haya más de siete asistentes. Nosotros pondríamos el número mucho más bajo, aunque si tiene que invitar a todo un grupo de personas, el uso de herramientas de aportación anónima como Menti puede ayudar a fomentar las aportaciones de los más callados.
Al fin y al cabo, las grandes reuniones pueden ser intimidantes. Con tanta gente en una convocatoria, es probable que alguien se quede en silencio, incómodo para expresar su opinión cuando hay tanto espacio reclamado por los tipos más habladores y dominantes.
Las reuniones más grandes también son más caóticas, y no dar a cada participante un entorno cómodo en el que contribuir podría costar a su organización una valiosa experiencia y conocimiento.
Reduzca el tamaño de las reuniones y dé a todos la oportunidad de hacer oír su voz.
Sea estricto con la duración de las reuniones
Si estamos sentados en una reunión de una hora sobre un tema que sólo necesita 20 minutos de discusión, nos va a faltar el sentido de urgencia que de otro modo nos animaría a mantenernos concentrados. No importa que el tema sea "las gambas": si la reunión dura una hora, los asistentes encontrarán la manera de hablar de las gambas durante una hora. Es un fenómeno realmente fascinante de la vida laboral.
El psicólogo organizacional Steven Rogelberg es conocido por su libro sobre cómo ayudar a los equipos a alcanzar el "máximo rendimiento". Su principal consejo para mejorar la calidad de las reuniones es sencillo: que sean breves.
Marissa Mayer, la directora general de Yahoo, sólo asiste a reuniones que no duran más de diez minutos. Cuando hacemos que las reuniones sean más breves, animamos a los asistentes a cubrir más terreno en menos tiempo.
En otras palabras, una reunión corta y ágil garantiza que vayamos al grano. Las reuniones no deberían superar los treinta minutos.
En los casos excepcionales en que una reunión tenga que durar más de una hora, asegúrese de que haya descansos. Anime a los asistentes a levantarse y estirarse, a prepararse un té, a gritar por la ventana o a hacer alguna otra cosa relajante durante unos momentos. Volverán a la convocatoria renovados y agradecidos.
Preparar (pero no excesivamente)
La reunión en sí no es la única pérdida de tiempo. También se nos escapan las horas mientras las preparamos. Por otra parte, una reunión mal preparada te hará enrojecer, mientras buscas con pánico el PDF correcto en tus descargas durante el uso compartido de la pantalla, con la esperanza de que nadie se haya dado cuenta de que el archivo titulado ryan-gosling-holding-puppy.jpg
Conseguir el equilibrio adecuado es la clave. Quieres sentirte seguro al ir a la reunión, con todo tu material de presentación listo y cargado en tu pantalla. Al mismo tiempo, no hay que pensar demasiado. Entrar en una reunión con una idea muy rígida de cómo debe desarrollarse el debate puede ahogar la creatividad. Permita un poco la espontaneidad, especialmente en los talleres y otras sesiones creativas.
Definir el objetivo inmediatamente
Las reuniones eficaces deben centrarse en un objetivo específico, como por ejemplo
a) aprender algo juntos
b) resolver problemas
c) compartir actualizaciones
d) lluvia de ideas
El primer paso es conocer el objetivo preciso y el resultado deseado de la reunión. Como anfitrión, usted es responsable de volver al objetivo a intervalos regulares para asegurarse de que el debate se mantiene en el buen camino.
Compartir la agenda y los materiales de antemano
Organizar una reunión sin un orden del día es como presentarse a una carrera de kayak sin un remo. No vas a llegar muy lejos.
El orden del día hace algo más que definir el objetivo: da indicaciones claras sobre el tiempo que los participantes deben dedicar a cada subpunto. Ofrece a los invitados una mejor idea de si su asistencia es realmente necesaria y, en caso afirmativo, verán más o menos en qué momento de la convocatoria pueden contribuir.
A la hora de asignar el tiempo a los distintos puntos del orden del día, siempre hay que prever unos minutos adicionales para el debate. Si un debate sobrepasa el tiempo asignado, anota el tiempo para revisarlo (recomendamos una herramienta de registro de tiempo como tl;dv). De este modo, podrás retomar fácilmente los temas no concluidos en otro momento.
Del mismo modo, es una buena idea compartir informes, diapositivas u otros materiales de presentación con antelación, para que los invitados tengan la oportunidad de familiarizarse con el tema antes de la convocatoria. Dé a todos los que no puedan asistir a la convocatoria una idea de lo que se presentará.
Aprender de las reuniones grabadas
Si tus reuniones se descarrilan y no sabes por qué, ¿por qué no volver a revisar la convocatoria para analizar su enfoque y progresión? Abordar una reunión pasada con la mentalidad de "¿qué fue bien?" y "¿qué podría haber sido mejor?" es una gran manera de obtener información que puede aplicarse en el futuro.
Es posible que te des cuenta de que uno de los asistentes ha hablado más de la cuenta. Posiblemente te darás cuenta de que Steven no estaba preparado en absoluto y que se pasó cinco minutos tanteando su presentación en PowerPoint. ¿Hubo momentos que se alargaron? ¿Concluyó la conferencia de manera oportuna y práctica? ¿La terrible conexión a Internet ralentizó las cosas? Identificar los culpables habituales de las reuniones ineficaces es el primer paso para erradicarlas.
Aparca ese pensamiento
A veces se plantea una idea fantástica en una reunión que, aunque sea totalmente irrelevante para el orden del día, necesita un examen más profundo. Como anfitrión, debe ser capaz de identificar cuándo la reunión toma un giro inesperado (pero potencialmente valioso) y tomar la decisión de salirse del orden del día por un momento o "aparcar" ese tema para otro momento. Si acabas aparcando un tema importante, asegúrate de marcar el tiempo o destacar el momento en la convocatoria,
Diga a los asistentes que pueden irse cuando quieran
¿Por qué es un tabú decir "esta reunión ya no es relevante para mí, me voy"? Si te encuentras atrapado en una reunión en la que te has dado cuenta de que no te va a ayudar en tu trabajo, simplemente vete.
Una vez, un líder empresarial me impresionó al identificar inmediatamente a los dos empleados que habían sido arrastrados innecesariamente a la reunión. Les invitó a marcharse a los dos minutos de la reunión. Con esa simple acción, dos empleados recuperaron una hora de su tiempo que, de otro modo, se habría desperdiciado totalmente.
Incluso Elon Musk dijo una vez: "Salga de una reunión o abandone una llamada en cuanto sea evidente que no está aportando valor. No es de mala educación irse, es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda su tiempo."
A veces, ese multimillonario ególatra amante del anime tiene algo relevante que decir después de todo.
Optimizar la concentración y la atención
No hay multitarea. Cámaras encendidas. Teléfonos fuera del alcance. Estas reglas básicas se aplican tanto a los anfitriones como a los invitados, y aunque estos principios no deben ser imponersecomunicarlos regularmente como "objetivos de la reunión" animará a más personas a adoptarlos con el tiempo.
En última instancia, no son tanto "reglas básicas" como "consejos para concentrarse". Muchas plataformas de reuniones luchan abiertamente contra su capacidad de atención, por lo que algunos asistentes pueden apreciar realmente que el anfitrión comience la convocatoria con un rápido recordatorio de los "consejos de concentración".
Como anfitrión, también es su responsabilidad asegurarse de que la reunión sea atractiva. Cambiar de formato (como pasar de Miro a Menti) puede ser una buena forma de mantener la atención de los asistentes. Aparte de eso, recuerda a todos que han sido invitados porque su participación es realmente necesaria.
Fomentar las charlas sociales fuera de las reuniones
El trabajo híbrido y remote se vuelve solitario. Sobre todo para los extrovertidos, las reuniones son una oportunidad muy necesaria para hablar cara a cara con otros seres humanos. Es difícil resistirse a hablar de las últimas series de Netflix o de que Susan tiene un nuevo gato.
Para que quede claro, la cháchara social (¡incluso los cotilleos, por lo visto!) entre los miembros de un equipo puede fortalecer las relaciones. El mero hecho de compartir algunos chistes puede mejorar los sentimientos de conexión, a la vez que impulsa la colaboración y el bienestar general. Dicho esto, hay un momento y un lugar para Netflix y hablar de gatos.
Al designar formalmente diferentes momentos de la semana para charlas informales no laborales, su equipo puede obtener su dosis de socialización fuera del tiempo de reunión, aumentando la probabilidad de que todos se ciñan al orden del día en las reuniones reales (un orden del día que, lamentablemente, no incluye al gato de Susan).
Los debates apasionados son estupendos, hasta que dejan de serlo
De vez en cuando, una reunión da un giro emocional. Imagínatelo: Gary quiere cambiar el tipo de letra del botón "Contáctenos" de Arial a Verdana, pero Susan insiste en que el tipo de letra está bien como está. Un tercer asistente a la reunión sube la apuesta afirmando que el tipo de letra ideal es en realidad Comic Sans. El cuarto asistente se muestra intensamente incómodo.
Un poco de discusión animada de vez en cuando es señal de empleados apasionados y comprometidos que defienden lo que creen y quieren lo mejor para su equipo. Incluso un debate acalorado puede ser beneficioso, porque aborda temas sobre los que, obviamente, la gente se siente muy identificada.
Pero cuando un debate corre el riesgo de convertirse en una tensa discusión en la que una o varias personas pueden enfadarse, la convocatoria deja de ser productiva. Entre las reuniones que pueden volverse emotivas se encuentran las sesiones de feedback, los asuntos de RRHH y las revisiones de campañas fallidas.
Ciertos temas no se abordan mejor en una reunión grabada de varios asistentes, así que intervenga y modere antes de que las emociones se disparen. Deje que el aire se enfríe entre los colegas antes de volver a abordar el tema.
¿Está preparado para dominar el arte de una reunión eficaz? Si crees que los hábitos improductivos persisten, sólo tienes que recordar los principios más importantes: que sean cortas, que inviten a menos asistentes, que redacten un orden del día excelente, que vayan con objetivos claros y que registren y marquen el tiempo en los momentos importantes. Le garantizamos que si sigue estos sencillos consejos transformará su cultura de reuniones en una cultura saludable, haciendo que cada llamada cuente y ahorrando mucho tiempo para todos.
