Las reuniones de estrategia son bastante impresionantes, y aunque durante ellas se pueden conseguir muchas cosas, quizá se pregunte: "¿Quién debe asistir a una reunión de estrategia?".
La respuesta, en pocas palabras: todos y cada uno de los que tienen un interés en el resultado de su estrategia... bueno, hasta cierto punto.
Puede tratarse de directores generales, directores financieros, directores de marketing, vicepresidentes de ventas y marketing, jefes de producto, directores de desarrollo de negocio... básicamente, cualquiera de los principales actores.
Sin embargo, dejando a un lado la respuesta simple, las reuniones de estrategia -y quién debe asistir a ellas- pueden ser un poco más matizadas y más implicadas que las simples personas que tienen un título de trabajo que también es un acrónimo. ¿DE ACUERDO?
¿Qué es una reunión estratégica?
Empecemos por lo más sencillo. Una reunión estratégica es una sesión de planificación estratégica que reúne a muchas partes interesadas, responsables de la toma de decisiones y personas influyentes de una organización para debatir la estrategia de la empresa o la estrategia de un proyecto.
Suele incluir a altos directivos, personal operativo y representantes de varios departamentos.
El objetivo de la reunión es generar ideas, aportar soluciones a los retos de la organización, debatir tácticas para aplicar las estrategias y crear planes.
Mientras que la mayoría de las organizaciones celebran reuniones periódicas, sincronizaciones, informes y demás, una reunión estratégica es una reunión de planificación y ruta para planificar proyectos. Incluso puede servir para crear un resumen o una hoja de ruta para el futuro de toda la empresa.
Son útiles y permiten que diferentes personas de muchas áreas de la empresa se reúnan y compartan ideas.
Pueden ser eventos largos o incluso una serie de eventos cortos. El objetivo final es conseguir una cosa: ¡una estrategia!
¿Qué se puede conseguir con una reunión estratégica?
En una reunión estratégica se pueden debatir los objetivos actuales de la empresa y elaborar un plan de acción que ayude a la organización a alcanzar sus metas. También puede identificar posibles riesgos y oportunidades, decidir cómo asignar los recursos, crear parámetros de rendimiento, revisar los avances con respecto a los planes y mucho más. Todo ello contribuye a crear una estrategia eficaz que ayude a la organización a tener éxito a largo plazo.
Una reunión estratégica puede ser conceptual. Puede servir para proponer ideas y barajar estrategias generales.
Por otra parte, si se tiene una visión clara de dónde se está y adónde se quiere llegar, una reunión estratégica puede ser más detallada y centrarse en los pormenores de la consecución de esos objetivos. Es ideal para fijar objetivos a escala empresarial.
¿A quién debo incluir en una reunión estratégica?
Los asistentes deben ser elegidos cuidadosamente, teniendo muy en cuenta quién contribuirá mejor al debate.
He aquí algunos ejemplos de personas que podrían asistir:
Equipo directivo
Los altos directivos de la organización deben estar presentes para proporcionar orientación, ideas y comentarios. Serán decisivos para garantizar que la reunión se mantiene en el buen camino y que se cumplen todos los objetivos, al tiempo que su asistencia también permite que las ideas y los conceptos no sean demasiado "exagerados" o inconcebibles como parte de los objetivos empresariales generales.
Los altos directivos pueden tener la tentación de intervenir y dirigir toda la reunión, pero en última instancia una reunión de estrategia debe consistir en escuchar y en una comunicación transparente, más que en dictar lo que va a ocurrir según una persona.
Jefes de departamento
Los Jefes de Departamento son necesarios para garantizar que los departamentos estén representados y que sus perspectivas únicas se incluyan en el debate.
Aunque todos los jefes de departamento tienen la oportunidad de participar, suele ser una buena idea ser estratégico con las invitaciones. Considere qué departamentos tienen más impacto en la organización y priorícelos.
Personal operativo
El personal operativo puede ofrecer información valiosa sobre los procesos y operaciones actuales, así como sobre posibles oportunidades de mejora.
Pueden hacer que toda la reunión, y la estrategia general, tengan una base, no necesariamente el dinero y el impuesto sobre el latón en sí, sino la capacidad de entrega y la logística en su conjunto.
Considéralos tu amigo sensato que te devuelve a la realidad cuando empiezas a hacerte ideas descabelladas sobre cruzar el Sáhara a pie el mes que viene.
Consultores y expertos externos
Los consultores externos pueden aportar un asesoramiento y una experiencia inestimables que serían difíciles de adquirir internamente. También pueden contribuir a ofrecer una perspectiva más amplia, ya que algunas de sus experiencias procederán de fuera de la organización.
Son especialmente útiles para mantenerse al día de las últimas tendencias e investigaciones del sector, así como para conocer a los competidores.
Si bien es posible que tenga que pagar para que estas personas asistan y, a precios de experto, puede que no sea barato, la inversión de un consultor externo puede ahorrar dinero, tiempo y energía (¡probablemente incluso lágrimas de los empleados!) a largo plazo.
Defensores de los trabajadores
Está muy bien crear estas increíbles estrategias y objetivos, pero hay que estar en contacto con lo que el personal y los empleados pueden gestionar y hacer realmente.
Mantener la moral alta es una parte importante de cualquier empresa, y todos los empleados deben poder compartir sus pensamientos, sentimientos y preocupaciones.
Aunque contar con la presencia de todos los empleados podría causar fricciones -tanto en tiempo como en recursos-, si invitas a un representante de los que están haciendo el trabajo y no sólo a su jefe de departamento, podrás calibrar si los plazos son factibles y cuáles podrían ser los obstáculos que se presenten.
Recuerde que hay una delgada línea entre la negatividad y la crítica constructiva, por lo que la elección del empleado debe considerarse cuidadosamente. Del mismo modo, no traiga sólo a la persona que "sí" de la oficina. Alguien ansioso por complacer puede no ser el mejor representante para todos los empleados.
La voz del cliente
Aunque puede que no sea factible invitar a un cliente real a la reunión de estrategia, aunque sólo sea por el hecho de que no es un miembro remunerado del equipo, es estupendo traer a alguien que pueda hablar en nombre del cliente, los clientes, el público y los posibles clientes de alguna forma o manera.
Esta experiencia debe basarse en algo más que "sensaciones", sino en alguien con experiencia en datos cuantitativos, cualitativos o de ambos tipos sobre los usuarios finales. Tener a bordo a alguien que pueda respaldar sus opiniones con datos concretos puede ser muy valioso para identificar lo que el cliente necesita y quiere.
Reunir a todo el mundo en un mismo lugar para debatir la estrategia puede parecer abrumador, pero estos actores principales pueden ayudar a garantizar que su organización vaya en la dirección correcta. Tampoco es necesario que todos participen al mismo tiempo. Siempre que haya aportaciones y la oportunidad de opinar sobre las distintas partes de lo que se está planificando, puede conseguirse tanto en tiempo real como de forma asíncrona.
Cómo organizar una reunión de planificación
Ahora que tenemos una idea más clara de a quién vamos a invitar a la reunión, ¿cómo vamos a organizarla y ejecutarla?
Para que una reunión estratégica tenga éxito es necesario prepararla y planificarla cuidadosamente. La reunión en sí es probablemente la parte más fácil.
Asegúrese de planificar la reunión con suficiente antelación, fijando los objetivos, elaborando un orden del día y un calendario, decidiendo a quién hay que invitar, asegurándose de que todo el mundo está preparado y de acuerdo antes de asistir, asignando tareas a los participantes y ultimando las decisiones al final de la sesión.
¿Debo invitar a todos a la vez a una reunión estratégica?
Sencillamente, ¡no!
Aunque la lista que hemos ofrecido más arriba sobre a quién invitar es bastante exhaustiva, no es necesario invitar a todo el mundo al mismo tiempo a una reunión estratégica.
Es importante asegurarse de que las personas que asistan representen a distintos ámbitos de especialización, hagan aportaciones significativas y puedan tomar decisiones con implicaciones a largo plazo.
Sin embargo, invitar a demasiadas personas puede generar confusión y empantanar el proceso. Intente invitar sólo a aquellos cuyos conocimientos y experiencia sean necesarios para tomar decisiones estratégicas.
Asegurándose de que asiste el equilibrio adecuado de partes interesadas, de modo que se escuchen las perspectivas de todos y las decisiones puedan tomarse en colaboración.
También es importante que el número de asistentes sea manejable: demasiada gente puede crear confusión y desbaratar el proceso.
En última instancia, si te aseguras de contar con las personas adecuadas en la sala para tu reunión estratégica, te asegurarás de que se toman las decisiones correctas y te ahorrarás muchos problemas (por no hablar de tiempo, energía y, posiblemente, incluso más lágrimas de los empleados).
Pero, ¿hay alguna forma de implicar a todo el mundo?
Por supuesto. El aumento del trabajo en remote ha hecho que las reuniones estratégicas puedan celebrarse virtualmente y que grabadoras de reuniones en línea pueden resolver el problema de tener TODAS las voces en la reunión... sin que en realidad haya demasiada gente.
tl;dv también puede ayudarle a dar en el clavo en esa reunión estratégica general, con un mínimo de personas implicadas en la reunión por vídeo en tiempo real, pero sin que nadie deje de tener voz y voto.
Gracias a esta herramienta, todos los empleados de la empresa pueden descargar grabaciones de Zoom o vídeos grabados en Google Meet y verlos cuando quieran.
Incluso puedes recortar las partes aburridas (o las sensibles).
Sólo tienes que configurarlo para que grabe y tu reunión estratégica se transcribirá automáticamente (nada menos que en más de 20 idiomas).
Edita grabaciones de Google Meet con facilidad, edita grabaciones de Zoom sin complicaciones, resalta los momentos clave marcando el tiempo y recortando sólo las partes importantes.
Incluso puede etiquetar a personas o departamentos enteros con notificaciones push a Slack, avisándoles sólo cuando se requiera su aportación.
También funciona como una excelente herramienta de seguimiento, que permite una total transparencia y el registro de todo lo discutido, planificado e incluso programado.
¿Cómo puedo compartir el seguimiento de una reunión estratégica?
Otra de las ventajas de tl;dv, y de la aplicación de una estrategia de colaboración asíncrona global, es que se necesita un registro experto, pero la herramienta lo hace todo por ti y se asegura de que se pueda utilizar con eficacia.
Se acabaron las notas perdidas.
No hay planes de acción malinterpretados.
Se acabaron los fallos de comunicación.
Todo está ahí, tanto en vídeo como en transcripción escrita.
¿Qué se ha decidido, cuándo hay que hacerlo y quién va a hacerlo?
Gracias a ello, dispondrá de una excelente lista de control para el seguimiento y la supervisión de los logros de los planes en general.
Y lo que es aún mejor, puede introducirlo directamente en los sistemas CRM y enviar los planes a toda la empresa.
De este modo, todo el mundo puede participar en los objetivos de la empresa, no sólo los asistentes a la reunión original.
Las reuniones estratégicas son estupendas... pero no todo el mundo tiene por qué asistir.
Si bien es cierto que en el pasado se celebraban reuniones multitudinarias con las partes interesadas, también lo es que suponían un gran coste de tiempo, recursos y dinero.
¿Te imaginas lo que cuesta el catering y el café para este tipo de cosas?
En este mundo laboral de remote ya no son necesarios estos eventos costosos y que requieren una planificación increíble.
Las reuniones estratégicas, celebradas por videoconferencia y utilizando herramientas inteligentes como tl;dv, han cambiado la forma de trabajar de las empresas, y lo harán para siempre.
Si se reduce el número de asistentes a una reunión, pero se mantiene la transparencia y la participación de todos los miembros de la empresa, se puede organizar una reunión estratégica eficiente y eficaz que ayude a impulsar los proyectos.
Puedes conseguir que todo el mundo participe, ¡sin que ellos estén allí! De hecho, ¡incluso podrían estar de vacaciones!
Es democrático para todos: ¡se acabaron los horarios incómodos y el tiempo perdido viajando!
Son reuniones estratégicas mejores y más inteligentes. Ahora... si pudiéramos hacer que nos trajeran ese catering buffet a casa, sería genial.
¿Con quién tenemos que hablar de eso?
