Les réunions stratégiques sont assez impressionnantes, et bien que de nombreuses choses puissent être réalisées au cours de ces réunions, vous vous demandez peut-être "Qui doit assister à une réunion stratégique ?"
La réponse, en bref : toute personne qui a un intérêt dans le résultat de votre stratégie... enfin, jusqu'à un certain point.
Il peut s'agir de PDG, de directeurs financiers, de directeurs marketing, de vice-présidents des ventes et du marketing, de chefs de produit, de responsables du développement commercial, bref de tous les acteurs importants.
Toutefois, la réponse simple mise à part, les réunions stratégiques - et les personnes qui doivent y participer - peuvent être un peu plus nuancées et impliquées que les personnes dont le titre du poste est également un acronyme. O.K. ?
Qu'est-ce qu'une réunion stratégique ?
Commençons de manière très simple. Une réunion stratégique est une session de planification stratégique qui rassemble de nombreuses parties prenantes, décideurs et influenceurs au sein d'une organisation pour discuter de la stratégie de l'entreprise ou d'un projet.
Il s'agit généralement de cadres supérieurs, de personnel opérationnel et de représentants de divers départements.
L'objectif de la réunion est de générer des idées, de trouver des solutions aux défis organisationnels, de discuter des tactiques de mise en œuvre des stratégies et de créer des plans.
Alors que la plupart des organisations ont des réunions régulières, des synchronisations, des débriefings et autres, une réunion stratégique est une réunion de planification et de cheminement pour planifier les projets. Elle peut même être utilisée pour aider à créer un résumé ou une feuille de route pour l'avenir de toute l'entreprise.
Ils sont utiles et permettent à différentes personnes issues de plusieurs secteurs de l'entreprise de se réunir et de partager des idées.
Il peut s'agir de longs événements ou même d'une série de courts événements. Le but ultime est de sortir avec une chose - une stratégie !
Que pouvez-vous obtenir avec une réunion stratégique ?
Lors d'une réunion stratégique, vous pouvez discuter des objectifs actuels de l'entreprise et élaborer un plan d'action qui aidera l'organisation à atteindre ses buts. Vous pouvez également identifier les risques et les opportunités potentiels, décider de la manière d'allouer les ressources, créer des mesures de performance, examiner les progrès par rapport aux plans, etc. Tout cela contribue à créer une stratégie efficace qui aide votre organisation à réussir à long terme.
Une réunion stratégique peut être conceptuelle. Elles peuvent servir à trouver des idées et à discuter de stratégies globales.
Par ailleurs, si vous avez une vision claire de votre situation actuelle et de vos objectifs, une réunion stratégique peut être plus détaillée et porter sur les détails de la réalisation de ces objectifs. Elle est idéale pour fixer des objectifs à l'échelle de l'entreprise.
Qui dois-je inclure dans une réunion stratégique ?
Les participants doivent être choisis avec soin, en tenant compte des personnes qui contribueront le mieux à la discussion.
Voici quelques exemples de personnes qui pourraient y participer :
Équipe de direction
Les cadres supérieurs de l'organisation doivent être présents pour fournir des orientations, des idées et des commentaires. Ils contribueront à faire en sorte que la réunion reste sur la bonne voie et que tous les objectifs soient atteints. Leur présence permet également de s'assurer que les idées et les concepts ne sont pas trop "excentriques" ou inconcevables dans le cadre des objectifs généraux de l'entreprise.
Les cadres supérieurs peuvent être tentés d'intervenir et de diriger l'ensemble de la réunion, mais une réunion stratégique devrait en fin de compte porter sur l'écoute et la communication transparente plutôt que de dicter ce qui va se passer selon une seule personne.
Chefs de service
Les chefs de département sont nécessaires pour s'assurer que les départements sont représentés et que leurs perspectives uniques sont incluses dans la discussion.
Bien que tous les chefs de service aient la possibilité de s'impliquer, il est généralement bon d'être stratégique dans les invitations. Réfléchissez aux départements qui ont le plus d'impact sur l'organisation et donnez-leur la priorité.
Personnel opérationnel
Le personnel opérationnel peut offrir des informations précieuses sur les processus et opérations actuels, ainsi que sur les possibilités d'amélioration.
Ils peuvent faire en sorte que l'ensemble de la réunion, et la stratégie globale, soient fondés - pas nécessairement sur l'argent et la taxe sur le laiton en soi, mais sur la délivrabilité et la logistique dans leur ensemble.
Considérez-les comme votre ami raisonnable qui vous ramène à la réalité lorsque vous commencez à avoir des idées farfelues sur la traversée du Sahara le mois prochain.
Consultants et experts externes
Les consultants externes peuvent fournir des conseils et une expertise inestimables qu'il serait difficile d'acquérir en interne. Ils peuvent également contribuer à offrir une perspective plus large, car certaines de leurs expériences proviennent de l'extérieur de l'organisation.
Ils sont particulièrement utiles pour se tenir au courant des dernières tendances et recherches dans le secteur, ainsi que pour se faire une idée des concurrents.
Bien que vous deviez payer la participation de ces personnes et que les tarifs des experts ne soient pas forcément bon marché, l'investissement d'un consultant externe peut vous faire économiser de l'argent, du temps et de l'énergie (et probablement même les larmes des employés !) à long terme.
Défenseurs des intérêts des employés
C'est très bien de créer ces incroyables stratégies et objectifs, mais vous devez être en contact avec ce que votre personnel et vos employés peuvent réellement gérer et faire.
Le maintien du moral est un élément important de toute entreprise, et tous les employés devraient être autorisés à partager leurs pensées, leurs sentiments et leurs préoccupations.
Bien que la présence de tous les employés puisse entraîner des frictions - tant en termes de temps que de ressources - en invitant un représentant de ceux qui font le travail et pas seulement leur chef de service, vous serez en mesure d'évaluer si les délais sont réalisables et quels sont les obstacles qui peuvent survenir.
N'oubliez pas que la frontière est mince entre la négativité et la critique constructive, et que le choix de l'employé doit être soigneusement étudié. De même, ne vous contentez pas de faire venir la personne qui dit "oui" au bureau. Une personne désireuse de plaire peut ne pas être le meilleur représentant de tous les employés.
La voix du client
S'il n'est pas toujours possible d'inviter un client réel à votre réunion stratégique, ne serait-ce que parce qu'il n'est pas un membre rémunéré de l'équipe, il est bon d'inviter quelqu'un qui peut parler au nom de votre client, de vos clients, de votre public et de vos clients potentiels d'une manière ou d'une autre.
Cette expérience ne doit pas être basée sur de simples "sentiments", mais sur une personne qui a de l'expérience dans les données quantitatives, qualitatives, ou les deux, sur vos utilisateurs finaux. Avoir quelqu'un à bord qui peut étayer ses opinions par des données concrètes peut s'avérer inestimable pour identifier les besoins et les souhaits du client.
Réunir tout le monde au même endroit pour discuter de la stratégie peut sembler écrasant, mais ces principaux acteurs peuvent contribuer à garantir que votre organisation va dans la bonne direction. De même, il n'est pas nécessaire qu'ils soient tous impliqués en même temps. Tant qu'il y a une contribution et une chance de peser sur les différentes parties de ce qui est planifié, cela peut se faire en temps réel ou de manière asynchrone.
Comment organiser une réunion de planification
Maintenant que nous avons une idée plus précise des personnes que nous allons inviter à la réunion, comment allons-nous organiser et exécuter cette réunion ?
L'organisation d'une réunion stratégique réussie exige une préparation et une planification minutieuses. La réunion proprement dite est probablement la partie la plus facile !
Assurez-vous de planifier bien à l'avance en fixant les objectifs de la réunion, en créant un ordre du jour et un calendrier, en décidant qui doit être invité, en vous assurant que tout le monde est préparé et sur la même longueur d'onde avant d'y assister, en assignant des tâches aux participants et en finalisant les décisions à la fin de la session.
Dois-je inviter tout le monde à une réunion stratégique en même temps ?
Tout simplement, non !
Si la liste des personnes à inviter proposée ci-dessus est assez détaillée, il n'est pas nécessaire d'inviter tout le monde en même temps à une réunion stratégique.
Il est important de s'assurer que les personnes présentes représentent différents domaines d'expertise, apportent une contribution significative et peuvent prendre des décisions ayant des implications à long terme.
Cependant, inviter un trop grand nombre de personnes peut entraîner une confusion et enliser le processus. Essayez d'inviter uniquement les personnes dont les connaissances et l'expérience sont nécessaires à la prise de décisions stratégiques.
En veillant à ce qu'il y ait un bon équilibre entre les parties prenantes présentes, afin que les points de vue de chacun soient entendus et que les décisions puissent être prises en collaboration.
Il est également important de garder le nombre de participants à un niveau raisonnable : un trop grand nombre de personnes peut entraîner une confusion et faire dérailler le processus.
En fin de compte, en vous assurant que les bonnes personnes sont présentes dans la salle pour votre réunion stratégique, vous pouvez garantir que les bonnes décisions seront prises et vous épargner beaucoup de tracas (sans parler du temps, de l'énergie et peut-être même des larmes des employés !
Mais y a-t-il un moyen d'impliquer tout le monde ?
Absolument ! L'augmentation du travail sur le site remote signifie que les réunions stratégiques peuvent être organisées virtuellement et que des enregistreurs de réunion en ligne peuvent être utilisés. enregistreurs de réunion en ligne peuvent résoudre le problème d'avoir TOUTES les voix dans la réunion... sans qu'il y ait trop de monde.
tl;dv peut également vous aider à mener à bien cette réunion stratégique globale, avec un minimum de personnes impliquées dans la réunion vidéo en temps réel, mais tout le monde a quand même son mot à dire.
Grâce à cet outil, tous les membres de l'entreprise peuvent télécharger les enregistrements Zoom ou les vidéos enregistrées sur Google Meet et les visionner à leur guise.
Vous pouvez même supprimer les parties ennuyeuses (ou les parties sensibles !).
Il suffit de le configurer pour qu'il enregistre et votre réunion stratégique est automatiquement transcrite (dans plus de 20 langues, pas moins !).
Éditez facilement les enregistrements Google Meet , éditez les enregistrements Zoom en toute simplicité, mettez en évidence les moments clés en les horodatant et en les coupant pour n'en garder que les parties importantes .
Vous pouvez même étiqueter des individus ou des départements entiers avec des notifications push vers Slack, les alertant uniquement lorsque leur contribution est requise.
Il constitue également un excellent outil de suivi, permettant une transparence totale et l'enregistrement de tout ce qui a été discuté, planifié et même programmé.
Comment puis-je partager les suivis d'une réunion stratégique ?
Un autre avantage de tl;dv, et de la mise en œuvre d'une stratégie de collaboration asynchrone globale, est que la tenue de dossiers par des experts est nécessaire, mais l'outil s'en charge pour vous et s'assure qu'il peut être utilisé efficacement.
Plus de notes perdues.
Pas de plans d'action mal interprétés.
Plus de mauvaise communication !
Tout est là, en vidéo ET en transcription écrite.
Qu'est-ce qui a été décidé, quand cela doit être fait, et qui va le faire ?
De ce fait, vous disposez d'une excellente liste de contrôle pour le suivi et le contrôle des réalisations de l'ensemble des plans.
Mieux encore, vous pouvez intégrer ces données directement dans les systèmes de gestion de la relation client et diffuser les plans à l'ensemble de l'entreprise.
Ainsi, tout le monde peut s'impliquer dans les objectifs de l'entreprise, et pas seulement les personnes présentes lors de la réunion initiale !
Les réunions stratégiques, c'est bien... mais tout le monde n'a pas besoin d'y assister !
Si la tenue de grandes réunions avec les parties prenantes était une chose du passé, elle était aussi très coûteuse en temps, en ressources et en argent.
Je veux dire, imaginez le coût de la restauration et du café pour ce genre de choses !
Ces événements coûteux, qui prenaient du temps et nécessitaient une planification minutieuse, ne sont tout simplement pas nécessaires dans le monde du travail actuel ( remote ).
Les réunions stratégiques, qui se déroulent par vidéoconférence et utilisent des outils astucieux tels que tl;dv, ont changé la façon dont les entreprises travaillent, et continueront de le faire à jamais.
En réduisant le nombre de participants à une réunion, tout en maintenant une transparence totale et un engagement avec tous les acteurs de l'entreprise, vous pouvez organiser une réunion stratégique efficace et confidentielle qui peut réellement contribuer à faire avancer les projets.
Vous pouvez faire participer tout le monde, sans qu'ils soient là ! En fait, ils pourraient même être en vacances !
C'est démocratique pour tout le monde : plus d'horaires gênants, plus de temps perdu à voyager !
Ce sont des réunions stratégiques faites mieux et plus intelligemment. Maintenant... si on pouvait faire livrer ce buffet traiteur à notre bureau à domicile, ce serait génial.
À qui devons-nous nous adresser à ce sujet ?
