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Sapevate che il 15% del tempo di un'organizzazione è dedicato alle riunioni e che le riunioni inefficaci causano alle aziende americane una perdita di 399 miliardi di dollari ogni anno? Ecco perché è fondamentale scegliere i migliori agenti di intelligenza artificiale per le riunioni. Possono aumentare la produttività in tutta la vostra azienda, consentendovi di risparmiare tempo e denaro in abbondanza.
Gli agenti AI non solo aiutano a creare riunioni più intelligenti ed efficienti, ma forniscono anche approfondimenti basati sui dati che possono rivoluzionare le vostre strategie post-riunione. tl;dv leader nel settore dell'utilizzo di agenti AI nelle riunioni, quindi siamo nella posizione ideale per analizzare tutte le sfumature di questo argomento.
Cosa rende gli agenti AI così efficaci nelle riunioni? Partiamo dall'inizio. Cosa sono gli agenti AI e qual è il loro effetto sulle riunioni?
Cosa sono gli agenti AI e come trasformano le riunioni?
Anthropic gliagenti AI come sistemi autonomi in grado di agire in modo indipendente in base al contesto. Per fare un confronto, un flusso di lavoro agentico AI è quello in cui un sistema intelligente segue un percorso predefinito. I flussi di lavoro agentici possono comunque semplificare i processi di lavoro e far risparmiare innumerevoli ore al vostro team, ma seguono percorsi prestabiliti e non cambiano a meno che un essere umano non dia loro istruzioni in tal senso.
Gli agenti AI non hanno bisogno che un essere umano dica loro cosa fare. Valutano la situazione e prendono una decisione autonomamente. Nel mondo delle riunioni, gli agenti AI possono pianificarle per conto tuo, controllando il tuo calendario per assicurarsi che tu sia libero. Possono impostare promemoria e adattare i piani se le circostanze cambiano, senza aspettare l'intervento umano.
Supponiamo che tu sia in riunione e ti renda conto che devi riprogrammare una chiamata prevista per più tardi nel corso della giornata e sostituirla con una di priorità più alta. Un agente AI può ascoltare la tua conversazione, riconoscere il cambiamento di priorità e agire di conseguenza, in modo che al termine della riunione il tuo programma sia già stato modificato.
Si tratta di un agente AI che agisce in modo autonomo. Se utilizzato correttamente, può trasformare radicalmente le riunioni. Vale anche la pena prendere in considerazione gli agenti AI per la gestione dei progetti, poiché possono avere un grande impatto anche in questo ambito.
Caratteristiche chiave che definiscono i migliori agenti AI per le riunioni
In un recente sondaggio, oltre il 55% degli intervistati ha dichiarato che l'intelligenza artificiale migliora le interazioni durante le riunioni dal vivo, mantenendo i partecipanti più concentrati e allineati. Particolare attenzione è stata rivolta alle trascrizioni in tempo reale e ai suggerimenti contestuali, poiché consentono ai team di essere più innovativi e produttivi.
Ma quali sono esattamente le caratteristiche chiave che contraddistinguono i migliori agenti AI per le riunioni? Approfondiamo l'argomento.
Trascrizioni e sintesi automatizzate delle riunioni
Questo flusso di lavoro agentico è ormai diventato un elemento fondamentale nel settore degli assistenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale. Anche le grandi piattaforme di videoconferenza come Zoom, Google Meet e MS Teams sono in grado di farlo. Tuttavia, ciò non ne sminuisce in alcun modo il valore.
Ottenere automaticamente le trascrizioni delle riunioni è un risultato straordinario. Sono ormai lontani i tempi in cui era necessario un verbalizzatore per trascrivere la chiamata in stenografia. Ora è possibile affidare questo compito all'intelligenza artificiale, concentrandosi così sull'aspetto più importante: la conversazione stessa.
Questo è particolarmente efficace nelle vendite, poiché i rappresentanti possono dedicare le loro energie a coinvolgere i potenziali clienti, ascoltandoli attivamente senza preoccuparsi di prendere appunti.
I riassunti automatici della trascrizione sono ancora più utili. Non è necessario leggere o rivedere l'intera chiamata, basta semplicemente leggere i punti salienti. La maggior parte degli assistenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale forniscono indicatori temporali che consentono di passare facilmente alle parti più importanti.
Questa funzione è un vero toccasana per i dipendenti che hanno perso una chiamata per qualsiasi motivo. È anche un aiuto fantastico per i teamremote asincroni.
Integrazione con strumenti popolari
Un altro flusso di lavoro agentico è la possibilità di sincronizzare automaticamente gli appunti e i riassunti delle riunioni con altri strumenti. Gli agenti AI per il successo dei clienti svolgono egregiamente questo compito. Qualsiasi chiamata dei clienti in arrivo può essere automaticamente archiviata nel sistema CRM prescelto.
Quello che un tempo era il tormento di molti agenti CS e rappresentanti di vendita, ora è un'attività automatizzata di cui non devono più preoccuparsi. Purché le note della riunione siano formattate allo stesso modo del CRM, il processo può essere fluido come se fossero state caricate manualmente. Solo cheè molto più veloce e con un grado di accuratezza maggiore. Cosa c'è da non amare?
Informazioni utili
Il divertimento inizia quando gli agenti AI iniziano ad assegnare compiti alle persone. Possono ascoltare la tua conversazione, comprenderne il significato e il contesto, e quindi assegnare compiti in base a ciò che è stato discusso.
I migliori agenti AI per le riunioni sono in grado di identificare le azioni chiave e avvicinarle al completamento. Ciò può avvenire sotto forma di suggerimenti e promemoria, oppure in modo diretto come l'assegnazione di compiti.
Personalizzazione e adattamento
Gli agenti AI possono adattarsi facilmente ai flussi di lavoro del team. Infatti, sotto molti aspetti possono essere considerati dei camaleonti. Sono sicuramente di grande aiuto e quindi si distinguono molto, ma seguono gli ordini alla lettera. Se un manager ha bisogno di dati su decisioni di alto livello e azioni da intraprendere, l'agente AI glieli fornirà.
Tuttavia, lo stesso agente AI potrebbe discutere solo dettagli tecnici o compiti assegnati con gli sviluppatori. E per i team di vendita, potrebbe concentrarsi sul feedback dei clienti e sui punti di negoziazione.
Anche i flussi di lavoro degli agenti AI sono altamente personalizzabili. Ad esempio, tl;dv prendere appunti durante le riunioni in qualsiasi stile desideriate. Offre un'ampia gamma di modelli tra cui scegliere per diversi settori, dai popolari playbooks di vendita ai modelli per CS, HR, progettazione di prodotti, ricerca sugli utenti e altro ancora. Questi modelli sono completamente personalizzabili oppure è possibile crearne uno nuovo da zero per soddisfare le vostre esigenze specifiche.
In breve, i migliori agenti AI per le riunioni sono in grado di adattarsi perfettamente a team diversi e a diversi casi d'uso.
Capacità multilingue
Gli agenti AI sono in grado di comunicare in diverse lingue. tl;dv, ad esempio, può trascrivere le tue chiamate in oltre 40 lingue. Questo innovativo supporto linguistico colma il divario tra i team multilingue, rendendo il mondo un posto più piccolo.
Protezione della sicurezza e della privacy
I migliori agenti AI per le riunioni sono quelli che rispettano automaticamente le leggi sulla privacy. Nella maggior parte delle grandi aziende esistono rigorose politiche sulla privacy e sulla sicurezza, e un agente AI deve adattarsi per operare nel quadro di tali politiche, altrimenti diventa inutile.
Ad esempio, gli agenti di IA devono garantire che il loro lavoro sia conforme al GDPR. Un altro esempio è rappresentato dalla legge sull'IA dell'UE, che vieta l'analisi del sentiment, a cui gli agenti di IA tl;dvsi attengono.
Come risparmiare tempo utilizzando i migliori agenti AI per le riunioni
Uno dei vantaggi principali degli agenti AI è il tempo che consentono di risparmiare. Da un sondaggio condotto su 182 dirigenti senior nel mondo aziendale, il 64% ha rivelato che le riunioni rubavano loro tempo prezioso che avrebbero potuto dedicare alla riflessione e all'approfondimento. I migliori agenti AI per le riunioni possono potenzialmente farvi risparmiare tempo in tre aree chiave:
1. Prima delle riunioni
Se riesci a eliminare le parti superflue prima dell'inizio di una riunione, sei già a metà dell'opera. In media, un professionista trascorre oltre cinque ore alla settimana in riunioni e quasi quattro ore a prepararle. Questo tempo di preparazione può essere ridotto notevolmente in due modi:
Pianificazione delle riunioni
Grazie alla pianificazione automatica delle riunioni, non dovrai più preoccuparti di trovare un orario che vada bene a tutti. Ci pensiamo noi.
Calendly, ad esempio, dispone di un assistente di pianificazione basato sull'intelligenza artificiale che individua automaticamente l'orario più adatto per le chiamate tra tutti i calendari dei partecipanti. Suggerisce le fasce orarie ottimali in base alla disponibilità, ai fusi orari e alle preferenze personali.
Clockwise è un altro programma automatico per la pianificazione delle riunioni. Sceglie l'orario meno invasivo per tutti i partecipanti coinvolti. Organizza anche il calendario in modo da avere tempo a disposizione per lavorare in modo altamente concentrato e blocchi di tempo per la collaborazione.
Preparazione dell'ordine del giorno
Un altro modo in cui gli agenti AI possono far risparmiare tempo prima delle riunioni è attraverso la preparazione automatizzata dell'ordine del giorno.
Strumenti come tl;dv forniscono modelli di agenda per le riunioni che rendono semplicissimo rimanere in tema durante la chiamata. Altre app come Fellow svolgono una funzione simile, consentendo di integrare appunti e obiettivi delle riunioni precedenti per ricapitolare e rivalutare.
AncheNotion utilizza l'intelligenza artificiale per generare bozze di ordini del giorno delle riunioni. È in grado di suggerire punti chiave di discussione sulla base delle attività in corso o delle discussioni passate.
2. Durante le riunioni
Durante la riunione stessa è dove l'IA prende un po' più le redini. Mentre sei coinvolto nella conversazione, il tuo agente IA registrerà, trascriverà e prenderà appunti per tuo conto.
tl;dv è uno dei migliori strumenti per introdurre l'intelligenza artificiale nelle vostre riunioni. Non solo registra, trascrive e prende appunti, ma lo fa gratuitamente. Dove eccelle davvero è nella sua utilità post-chiamata.
Zoom ora ha un proprio assistente AI che fa le stesse cose, compresa la trascrizione in tempo reale, ma è in ritardo rispetto alla concorrenza. Non ha i dettagli che hanno gli specialisti di lunga data.
3. Dopo le riunioni
È dopo le riunioni che è possibile risparmiare molto tempo. Con i riassunti post-chiamata, si riduce già il tempo necessario per rivedere una riunione, ma alcuni strumenti vanno ben oltre.
tl;dv, ad esempio, non fornisce solo sintesi con indicazione dell'ora, ma anche un'intera dashboard di analisi dei relatori. Ti permette di sapere per quanto tempo parlano i tuoi rappresentanti e agenti, quante parole di riempimento hanno usato, qual è il loro rapporto tra tempo di parola e tempo di ascolto e molto altro ancora.
Inoltre, come accennato in precedenza, i flussi di lavoro agentici consentono tl;dv sincronizzare le note delle riunioni su un'ampia gamma di CRM e strumenti di documentazione diffusi. Ciò avviene automaticamente, nello stile di vostra scelta, dopo ogni chiamata.
Inoltre, tl;dv riassunti post-chiamata a tutti i partecipanti alla riunione, in modo che nessuno venga escluso. Ciò aumenta la responsabilità all'interno dell'intero team.
Altri strumenti, come ClickUp AI, estraggono dati dalle riunioni per assegnare compiti e fissare scadenze. Crea automaticamente promemoria per aggiornare i membri del team sullo stato di avanzamento dei compiti.
L'impatto reale degli agenti di IA nelle riunioni
Gli agenti AI stanno rivoluzionando la collaborazione sul posto di lavoro rendendo le riunioni più intelligenti, efficienti e orientate ai risultati. Di seguito, esploreremo il loro impatto nel mondo reale attraverso un caso di studio, il modo in cui consentono una collaborazione basata sui dati e il loro ruolo nel migliorare le dinamiche di gruppo, in particolare in ambienti remote ibridi.
Un caso di studio: come Morgan Stanley ha implementato l'intelligenza artificiale nelle riunioni
Nel giugno 2024, Morgan Stanley ha creato Debrief, un agente AI che prende appunti e riassume le e-mail, componendo al contempo le prime bozze delle comunicazioni. Questo fa seguito al lancio, nel settembre 2023, dell'assistente AI Knowledge, che secondo quanto riferito è utilizzato dal 98% dei loro team.
Il debriefing è stato un successo straordinario. Prima di approfondire l'argomento, però, diamo un'occhiata alle sfide che Morgan Stanley doveva affrontare in precedenza.
Sfida
I consulenti finanziari dedicavano molto tempo alle attività amministrative durante e dopo gli incontri con i clienti, come prendere appunti e riassumere le discussioni.
Questo onere amministrativo ha ridotto il tempo disponibile per l'impegno con i clienti e la pianificazione strategica.
Soluzione
Morgan Stanley ha introdotto un assistente AI chiamato "Debrief" per i suoi 15.000 consulenti finanziari. Debrief automatizza la presa di appunti e genera sintesi durante le riunioni, consentendo ai consulenti di concentrarsi maggiormente sulle interazioni con i clienti.
Risultati
L'assistente AI ha prodotto appunti di qualità superiore rispetto alla presa di appunti manuale, migliorando l'accuratezza e la completezza dei verbali delle riunioni. Si prevede un risparmio di circa 30 minuti per riunione, con un aumento significativo della produttività nelle numerose interazioni con i clienti dello studio.
Sono in corso progetti per estendere le capacità dell'intelligenza artificiale alla sintesi delle riunioni di persona e alla gestione di attività essenziali come l'apertura di conti e la gestione dei contratti.
Il caso Morgan Stanley dimostra come i migliori agenti di IA possano semplificare i processi delle riunioni, ridurre i carichi di lavoro amministrativi e consentire ai professionisti di dedicare più tempo alle attività rivolte ai clienti.
Collaborazione basata sui dati
Gli agenti AI rendono le riunioni più efficaci convertendo le discussioni in dati ben strutturati e utilizzabili. Facilitano la collaborazione trasformando le riunioni in sessioni produttive che producono risultati misurabili.
Esistono tre modi principali in cui gli agenti di IA trasformano le conversazioni in informazioni utili:
1. Trascrizioni e sintesi automatizzate
Strumenti basati sull'intelligenza artificiale come tl;dv trascrizioni illimitate, così non perderai mai una riunione. Inoltre, tl;dv sintesi concise dei punti chiave e delle azioni da intraprendere. In questo modo, le informazioni critiche vengono acquisite e saranno facilmente accessibili in futuro.
2. Monitoraggio delle azioni da intraprendere
Gli agenti AI possono identificare ed evidenziare le azioni da intraprendere durante le riunioni, assegnandole ai membri del team competenti e fissando delle scadenze. Questa automazione garantisce la responsabilità e aiuta i team a rimanere in linea con le loro responsabilità.
3. Integrazione con strumenti di produttività
Molti assistenti di riunione basati sull'intelligenza artificiale si integrano perfettamente con piattaforme come Slack, Notion o strumenti di gestione dei progetti, consentendo di conservare tutto in un unico posto facilmente accessibile e facilitando una collaborazione efficiente.
Tutti questi fattori combinati portano a livelli più elevati di collaborazione, responsabilità e organizzazione. Rendono i team più efficienti e produttivi, il che a sua volta rende i dipendenti più felici, poiché possono concentrarsi su ciò che sanno fare meglio, piuttosto che su compiti manuali e ripetitivi che li annoiano a morte.
Sicurezza e privacy: perché è importante avere il miglior agente AI per le riunioni
La privacy è fondamentale, soprattutto nell'era moderna. Quando si partecipa a una riunione di lavoro e si condividono informazioni sensibili, è necessario assicurarsi che l'agente AI scelto sia sicuro e protetto.
Senza questo, i dati sensibili potrebbero essere divulgati. Le tue chiamate private di lavoro potrebbero essere ascoltate da altre persone o aziende nel caso di spionaggio industriale. In breve, è necessario proteggere il più possibile la tua attività e i dati dei tuoi clienti.
I migliori agenti AI per le riunioni avranno diverse funzionalità di privacy e sicurezza. Presta particolare attenzione a queste:
- Crittografiaend-to-end. Questo garantisce che tutti i dati, siano essi audio, video o sintesi, siano crittografati durante la trasmissione e l'archiviazione. Solo i partecipanti autorizzati possono accedere a queste informazioni. Ciò impedisce la fuga di dati sensibili.
- Conformità agli standarddi settore. Che si tratti di GDPR, HIPAA o SOC2, l'agente AI deve rispettare gli standard globali di sicurezza e privacy. Si tratta di rigorosi parametri di riferimento del settore volti a garantire che i dati sensibili siano gestiti in modo sicuro.
- Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC). Ciò consente di impostare diversi livelli di accesso per diversi utenti, limitando così l'esposizione delle informazioni sensibili. Inoltre, garantisce che solo le persone autorizzate abbiano accesso a specifici verbali di riunioni, sintesi e appunti.
- Opzioni di residenza dei dati. Questo ti dà il controllo sulla posizione geografica in cui vengono archiviati i tuoi dati. È particolarmente utile per i team che devono conservare i propri dati in una regione specifica per rispettare le normative regionali.
- Cancellazione automatica dei dati. Definisci le tue politiche di conservazione dei dati e pianifica la cancellazione automatica delle trascrizioni e degli altri dati relativi alle riunioni dopo una data specifica. Ciò non solo riduce al minimo il rischio di fughe di informazioni, ma consente anche di risparmiare sui costi di archiviazione dei dati.
- Meccanismi di autenticazione sicura. Esistono vari tipi di meccanismi di autenticazione, dall'autenticazione a più fattori (MFA) al Single Sign-On (SSO). Questo protegge i dati sensibili anche se i dettagli di accesso sono stati compromessi.
- Anonimizzazione e censura. Alcuniagenti di IA potrebbero essere in grado di anonimizzare o censurare informazioni sensibili direttamente dalla trascrizione. Ciò è particolarmente utile quando si discutono informazioni finanziarie o dettagli personali.
- Trasparenza nell'utilizzo dei dati. Uno degli aspetti più importanti da considerare è il grado di trasparenza dell'azienda in merito all'utilizzo e all'archiviazione dei dati. Assicurati che non utilizzi informazioni sensibili per addestrare l'IA e garantisci alla tua azienda il pieno controllo sui tuoi dati per evitare lo sfruttamento.
- Opzioni di condivisione sicure. Gli estrattidelle riunioni vengono condivisi regolarmente, ma è consigliabile proteggere i link con una password per impedire ai clienti esterni di accedere a informazioni sensibili.
- Registri di controllo. Conserva un registro dettagliato di chi ha avuto accesso ai dati delle riunioni, quando e quali azioni ha eseguito (ad esempio, download, modifiche o condivisioni). Ciò garantisce la responsabilità e consente al tuo team di identificare rapidamente attività sospette.
Perché tl;dv il miglior agente AI per le riunioni
tl;dv il miglior agente AI per le riunioni per una serie di motivi. Innanzitutto, si integra con oltre 5.000 strumenti, consentendo di semplificare i flussi di lavoro e automatizzare il noioso compito di trasferire i dati da uno strumento all'altro.
In secondo luogo, tl;dv , genera trascrizioni e riassume ogni riunione gratuitamente. Proprio così. Riunioni illimitate, anche se si svolgono contemporaneamente. Inoltre, evidenzia le azioni da intraprendere e prende appunti nel modo migliore possibile per te. Puoi utilizzare modelli di appunti per le riunioni, modificarli o crearne di nuovi da zero. In questo modo comunicherai all'agente AI in quale stile desideri ricevere i tuoi appunti. Se desideri che vengano inseriti automaticamente nel tuo CRM, puoi creare un modello anche per questo.
In terzo luogo, tl;dv una piattaforma localizzata in sette lingue, che lo rende uno dei migliori agenti AI per riunioni di team multilingue. Inoltre, trascrive in oltre 40 lingue, assicurandoti di non perdere mai nessuna informazione importante durante le riunioni.
Poi c'è l'intelligenza multi-riunione tl;dv. Questo flusso di lavoro basato sull'intelligenza artificiale può farti risparmiare innumerevoli ore. È in grado di analizzare e confrontare tutte le tue riunioni contemporaneamente. Immagina di voler sapere qual è la lamentela principale dei tuoi potenziali clienti: puoi chiedere tl;dv questo analizzerà tutte le tue chiamate esterne, creando un rapporto con i timestamp delle diverse riunioni.
Facendo un ulteriore passo avanti, è anche possibile programmare l'invio di report periodici direttamente nella propria casella di posta elettronica. Volete sapere come i vostri rappresentanti commerciali gestiscono le obiezioni? Richiedete un report settimanale che riporti tutte le loro chiamate con i successi, i fallimenti e i suggerimenti per migliorare. Se questo non aumenta la produttività, l'efficienza e non fa risparmiare tempo, niente lo farà.
Ma ci sono molti altri motivi per cui tl;dv il miglior agente AI per le riunioni. Dispone di un dashboard di analisi degli oratori, suggerimenti AI per la gestione delle obiezioni e funzionalità di sicurezza di livello aziendale, tra cui la conformità rigorosa al GDPR, all'EU AI Act e all'HIPAA. Inoltre, le sue politiche di conservazione dei dati sono trasparenti e chiare.
Ma soprattutto, tl;dv prezzi esorbitanti. Offre un piano premium gratuito e alcuni piani convenienti per le aziende. In breve, se vuoi provare il miglior agente AI per le riunioni, puoi farlo subito, gratuitamente.
Il futuro delle riunioni con gli agenti AI
Dalla pianificazione e preparazione dell'ordine del giorno alla trascrizione in tempo reale e al follow-up post-riunione, gli agenti AI semplificano ogni fase del processo di riunione. Non sono più un concetto futuristico: è già realtà! Con questo livello di automazione, i team possono concentrarsi su ciò che conta davvero: innovazione, strategia e raggiungimento degli obiettivi.
Come dimostrano esempi quali tl;dv Morgan Stanley, l'adozione di agenti AI non comporta solo un risparmio di tempo, ma consente anche di liberare il pieno potenziale del proprio team in ogni momento. Il futuro delle riunioni è già qui ed è alimentato dall'intelligenza artificiale.
