10 modelli di ordine del giorno delle riunioni da copiare e incollare (2026)

In breve: i modelli di ordine del giorno delle riunioni

L'ordine del giorno di una riunione comprende cinque elementi: l'obiettivo della riunione, gli argomenti da trattare, i partecipanti e le responsabilità di ciascuno, il tempo a disposizione per ogni argomento e i documenti che i partecipanti devono leggere in anticipo.

Per crearne uno personalizzato, indica il risultato che desideri ottenere da ogni punto anziché l’argomento, riduci l’elenco fino a farlo rientrare nel tempo a disposizione, assegna a ogni punto una persona specifica, metti il punto più difficile al secondo posto finché i partecipanti sono ancora freschi, invialo con un giorno di anticipo indicando le parti da leggere in anticipo e riserva gli ultimi cinque minuti per rileggere le azioni da intraprendere.

In trenta minuti si possono contenere circa tre oggetti veri e propri.

Di seguito sono riportati dieci modelli relativi a riunioni di team, riunioni del personale, riunioni del consiglio di amministrazione, colloqui individuali, riunioni stand-up, retrospettive, riunioni con tutto il personale, riunioni di vendita, pianificazione degli sprint e incontri di avvio dei progetti, tutti pronti per essere copiati e incollati.

Qui troverai dieci modelli di ordine del giorno per riunioni che coprono riunioni di team, riunioni del personale, riunioni del consiglio di amministrazione, colloqui individuali, stand-up, retrospettive, riunioni generali, riunioni di vendita, pianificazione degli sprint e avvio dei progetti, pronti per essere copiati e incollati in Google Docs, Notion o ovunque ne abbia bisogno.

Tutte seguono lo stesso insieme di regole, pensate per garantire che ogni riunione abbia un obiettivo chiaro e concreto e che siano definiti i passi da compiere per raggiungerlo. Se vuoi scoprire il ragionamento alla base di queste regole, abbiamo suddiviso il processo in sei passaggi per redigere un ordine del giorno partendo da zero.

Cosa deve contenere l'ordine del giorno di una riunione

Un ordine del giorno ben strutturato dovrebbe includere, di norma, cinque punti.

Risultato
Articoli
Partecipanti e proprietà
Periodo di riferimento
Preparazione

Qualsiasi elemento aggiuntivo tende a essere superfluo, e se l’ordine del giorno di una riunione non include uno di questi punti, è proprio in questi casi che le riunioni tendono a protrarsi oltre il previsto o a concludersi senza che venga presa alcuna decisione.

1. Risultato

Nell’ordine del giorno di una riunione, dovrebbe esserci una sola riga in cima che indichi lo scopo della riunione. Anziché formularla come “Budget di marketing”, dovrebbe essere orientata ai risultati: “Concordare i piani di budget di marketing per il terzo trimestre”. Questo è l’obiettivo principale della riunione, e tutto ciò che viene trattato in tale contesto dovrebbe essere correlato o rilevante ai fini del risultato finale.

2. Articoli

Questa è la parte relativa all’“agenda”: quali dettagli specifici, per ciascuna voce, sono necessari per raggiungere questo obiettivo? L’ordine è particolarmente importante in questo caso; ad esempio, non ha senso stabilire il budget per la spesa pubblicitaria su Google Ad se non si sono ancora definiti i KPI per quel particolare canale. Deve inoltre essere sufficientemente specifico da consentire a una persona nuova di comprendere esattamente cosa sta succedendo, senza bisogno di troppe informazioni di contesto.

3. Partecipanti e titolarità

Qui si specificano chi deve essere presente e quale argomento ciascuno tratterà e di cui si occuperà durante la sessione. Ciò garantisce che la persona giusta sappia quando deve intervenire e gestire il proprio argomento, e anche chi altro è presente nella sala; in questo modo, se è necessario un lavoro di collaborazione tra individui o reparti, le persone giuste saranno presenti. Inviando queste informazioni con anticipo, si chiarisce se ci sono altre persone che devono partecipare o che devono essere informate a posteriori.

4. Tempistica

Si tratta di un calcolo dei minuti dedicati a ciascun punto all’ordine del giorno, che devono essere commisurati alla durata della riunione. Pertanto, quando inizi a redigere l’ordine del giorno, se ti accorgi che i punti e le discussioni richiedono 45 minuti in una riunione di 30 minuti, o devi eliminare qualcosa oppure devi prolungare la riunione. Questo aiuta anche a garantire che determinati argomenti ricevano la giusta attenzione e assicura che i compiti non vengano rimandati quando la riunione si protrae oltre il previsto.

5. Preparazione

Non c'è niente di peggio che presentarsi a una riunione e vedersi chiedere un dato specifico o una presentazione che non si ha a portata di mano. Inviare l'ordine del giorno, corredato dai materiali da leggere in anticipo o dai dettagli da portare in discussione, fa risparmiare tempo ed evita situazioni imbarazzanti, consentendo lo svolgimento regolare della riunione.

Come redigere l'ordine del giorno di una riunione in sei passaggi

La stesura dell’ordine del giorno di una riunione si basa su sei punti fondamentali: definire il risultato che si desidera ottenere da ciascun punto, ridurre l’elenco fino a farlo rientrare nel tempo a disposizione, assegnare a ogni punto una persona responsabile, inserire il punto più complesso al secondo posto, inviare l’ordine del giorno con un giorno di anticipo indicando i punti da leggere in anticipo e riservare gli ultimi cinque minuti alle azioni da intraprendere. I passaggi riportati di seguito richiedono circa dieci minuti per una riunione ricorrente e ancora meno una volta che si dispone di un modello su cui basarsi.

1. Inizia dall'azione, non dall'oggetto

Se dai un’occhiata all’ordine del giorno di qualsiasi riunione, noterai che è pieno di termini vaghi: “bilancio”, “pipeline”, “previsioni”. Questi termini indicano ciò che deve essere discusso, ma non forniscono un quadro chiaro di ciò che si vuole ottenere al termine della conversazione. Di conseguenza, istruzioni vaghe possono portare a discussioni lunghe e tortuose che non conducono a risultati concreti. Invece di scrivere “Bilancio”, elenca “Individuare cosa sta ostacolando l’approvazione del bilancio” o “Ottenere un accordo unanime su X nel bilancio del terzo trimestre”. Scrivilo come un risultato neutro ma auspicabile e non come un sostantivo vago.

2. Continua a ridurre l'elenco finché non rientra nel tempo prenotato

In un’azienda può essere difficile riunire molte persone contemporaneamente, e si potrebbe essere tentati di trattare il maggior numero possibile di argomenti in una riunione di 30 minuti. Trenta minuti possono consentire di affrontare forse tre punti concreti. Qualsiasi ordine del giorno che preveda più di questo in una riunione di mezz’ora corre il rischio di due cose: andare notevolmente fuori tempo o trattare superficialmente argomenti che richiedono tempo per essere portati a termine. Ove possibile, cercate di assicurarvi che l’ordine del giorno sia adeguato alla durata della riunione e, se così non fosse, spostate i punti in questione in un’altra sessione oppure provate a trattarli in modo asincrono. Anche se questo può sembrare controintuitivo, provateci per una riunione, valutate i risultati ottenuti e probabilmente vi accorgerete che, di conseguenza, la riunione risulterà molto più concisa e mirata.

3. Assegnare a ogni elemento una persona specifica

Una sola persona, presente alla riunione e indicata nell’ordine del giorno. Questo è il modo ideale per assegnare un punto all’ordine del giorno. Anziché limitarsi a scrivere semplicemente “Marketing”, scegliere una persona specifica evita quei momenti imbarazzanti in cui qualcuno aspetta che qualcun altro prenda la parola; allo stesso modo, significa che quella persona sa cosa deve preparare e che deve assumersi le proprie responsabilità.

4. Lascia per secondo l'elemento più difficile

La maggior parte delle persone vorrà sbrigare subito la questione più spinosa; l’inizio di una riunione non procede mai senza intoppi. Ci sono ritardatari, chiacchiere di circostanza e l’ultimo punto all’ordine del giorno viene spesso trattato in fretta, con i partecipanti che controllano l’orologio per vedere a quale appuntamento devono recarsi. Mettendolo al secondo posto, i partecipanti saranno attivi, coinvolti e non troppo distratti da ciò che seguirà. Inoltre, ciò consente di avere tempo a sufficienza per appianare eventuali attriti o disaccordi.

5. Contrassegnare il testo da leggere in anticipo e inviarlo con un giorno di anticipo

Se invii l’ordine del giorno poco prima della riunione, o addirittura durante la riunione stessa, non si lascia alle persone il tempo sufficiente per prepararsi. Inviandolo in anticipo, idealmente il giorno prima, permetti ai partecipanti di arrivare preparati con tutto il necessario. Se ci sono documenti da leggere in anticipo, inserisci il link come documento separato nell’ordine del giorno stesso, con una nota che ne indichi la lettura, piuttosto che inserirli direttamente nell’ordine del giorno.

6. Riservare gli ultimi cinque minuti all’assegnazione e alla conferma

Riservate cinque minuti alla fine della riunione, indicando chiaramente che si tratta di un punto a sé stante, in modo da poter riassumere le azioni da intraprendere. Chiedete all’organizzatore della riunione di riepilogare gli argomenti trattati, chi ne è responsabile e le eventuali scadenze da tenere presenti per l’attuazione delle azioni. In questo modo, tutti avranno un quadro chiaro di ciò che è emerso, con passi concreti da compiere e responsabilità ben definite, in modo che nulla venga trascurato una volta conclusa la riunione.

Un ulteriore vantaggio: mentre chi prende appunti, come tl;dv può certamente prendere la trascrizione grezza e trasformarla in punti concreti, ciò può anche consentire a chi prende appunti di sintetizzare in modo ancora più chiaro il contenuto per gli appunti successivi.

10 modelli di ordine del giorno delle riunioni

Di seguito sono riportati dieci modelli di ordine del giorno per le riunioni che coprono i formati più comunemente utilizzati dai team su base settimanale. Ciascuno di essi segue le stesse regole: una riga dedicata agli obiettivi in alto, un responsabile indicato per ogni punto all’ordine del giorno, tempi che corrispondono alla durata prevista e l’ultimo blocco riservato alle azioni da intraprendere. Copiate il modello che vi serve, sostituite i nomi tra parentesi con quelli reali ed eliminate tutto ciò che il vostro team non utilizza. Un modello personalizzato è meglio di uno seguito alla lettera.

Modello di ordine del giorno per una riunione di gruppo

La riunione settimanale di coordinamento del team. Questo è il modello che rischia maggiormente di diventare troppo pesante, perché vi viene inserito tutto ciò che non trova spazio altrove. Trenta minuti, tre punti all’ordine del giorno e un limite rigido per la sezione dedicata alle azioni. Se la riunione del vostro team dura regolarmente un’ora, la soluzione di solito non è allungare la riunione, ma ridurre l’elenco dei punti all’ordine del giorno.

Risultato: concordare le priorità del team per questa settimana ed eliminare qualsiasi ostacolo.
Durata: 30 minuti
Lettura preliminare: elenco delle azioni della settimana scorsa. Obbligatoria.

Punti positivi e ostacoli (5 min). Responsabile: [Nome]. Una riga per ciascun partecipante. I punti positivi vengono indicati, mentre gli ostacoli vengono segnalati per il punto due, senza essere risolti in questa sede.
"Blocco della settimana" (10 min). Responsabile: [Nome]. L'unico vero ostacolo al lavoro. Sceglilo prima della riunione, non durante.
Priorità di questa settimana (10 min). Responsabile: [Nome]. A cosa sta effettivamente lavorando il team e cosa va accantonato per fare spazio.
Azioni e responsabili (5 min). Responsabile: [Coordinatore della riunione]. Ripetere ad alta voce ogni azione, il nome del responsabile e la data.

Modello di ordine del giorno per una riunione del personale

Va oltre una semplice riunione di gruppo e non verte tanto sullo svolgimento del lavoro. Una riunione del personale è un incontro informativo a livello di reparto o di azienda in cui la maggior parte dei partecipanti ascolta piuttosto che intervenire; pertanto, è necessario tutelare lo spazio dedicato alla discussione, altrimenti rischia di scomparire del tutto. Quarantacinque minuti, di cui un terzo riservato alle domande e con una sola decisione concreta da prendere a metà riunione.

Risultato: Aggiornare il dipartimento e prendere l’unica decisione che richiede la riunione.
Durata: 45 minuti
Lettura preliminare: Dati relativi al dipartimento, distribuiti il giorno prima. Obbligatoria.

Aggiornamento su azienda e reparto (5 min). Responsabile: [Nome]. Solo i punti salienti. I dati erano già stati forniti nella lettura preliminare.
Punto all’ordine del giorno (15 min). Responsabile: [Nome]. L’unico punto su cui occorre raggiungere un accordo in questa riunione. Nell’ordine del giorno, indicare il titolo della decisione, non solo l’argomento.
Aggiornamenti sui team (10 min). Responsabile: [il caposquadra di ciascun team]. Due minuti a testa, al massimo. Se il tempo supera questo limite, si considera una sessione a sé stante.
Domande (10 min). Responsabile: [Coordinatore della riunione]. In tempo reale, non i minuti rimanenti.
Azioni e responsabili (5 min). Responsabile: [Coordinatore della riunione].

Modello di ordine del giorno della riunione del consiglio di amministrazione

Formale, verbalizzato, con un ordine del giorno in cui la sequenza è in parte stabilita dalle regole di governance piuttosto che dalle preferenze. Le approvazioni vengono prima di tutto perché sono di natura procedurale e rapide. La decisione di merito viene dopo, mentre i partecipanti sono ancora freschi di idee, il che rappresenta una novità rispetto alla struttura della maggior parte dei fascicoli del consiglio di amministrazione. Novanta minuti, e alla sezione dedicata alle delibere ne vengono dedicati dieci anziché cinque, poiché le delibere del consiglio comportano scadenze e responsabilità.

Risultato: approvare i punti all'ordine del giorno e prendere una decisione su [punto specifico].
Durata: 90 minuti
Lettura preliminare: documentazione per il Consiglio, comprensiva dei dati finanziari e dei verbali precedenti, inviata con una settimana di anticipo. Obbligatoria.

Scuse e approvazione del verbale precedente (5 min). Responsabile: [Presidente]. Questione procedurale. Correzioni prese in nota, non discusse.
Decisione principale (25 min). Titolare: [Nome]. L'argomento per cui è stata convocata la riunione. Indicata come decisione nell'ordine del giorno, in modo che il consiglio si presenti pronto a prenderla.
Relazione dell’amministratore delegato (15 min). Responsabile: [amministratore delegato]. Sulla base della relazione scritta, non una sua rilettura.
Analisi finanziaria (20 min). Responsabile: [Direttore finanziario o responsabile finanziario]. Scostamenti rispetto al piano, situazione di cassa e qualsiasi questione che richieda l'attenzione del consiglio di amministrazione.
Rischi e altre questioni (15 min). Responsabile: [Presidente]. Argomenti sollevati prima della riunione, non dall’assemblea.
Azioni, responsabili e date (10 min). Responsabile: [Presidente]. Rilettura del verbale.

Modello di ordine del giorno per un incontro individuale

L’unica riunione in cui l’ordine del giorno dovrebbe essere dedicato principalmente all’altra persona. Se un manager riempie tutti i trenta minuti con i propri argomenti, la riunione diventa semplicemente un aggiornamento sullo stato delle cose con un nome più accattivante. I suoi argomenti vengono trattati per primi, la conversazione difficile viene affrontata in secondo luogo, finché c’è ancora tempo per gestirla adeguatamente, e lo sviluppo ha uno spazio dedicato, in modo da non essere messo da parte ogni settimana.

Risultato: approfondire le esigenze di [Nome], affrontare [questione specifica] e concordare un'azione di sviluppo.
Durata: 30 minuti
Lettura preliminare: i propri appunti, inseriti in precedenza nel documento condiviso. Facoltativa ma consigliata.

Il loro ordine del giorno (10 min). Responsabile: [Subordinato diretto]. Qualunque sia l'argomento presentato. Questo spazio non viene ceduto ad altri.
Quello che va detto (10 min). Destinatario: [Responsabile]. Un feedback, una preoccupazione o una decisione che lo riguarda. Secondo: in modo che non sia fatto in fretta e non venga lasciato all’ultimo momento.
Sviluppo (5 min). Responsabile: [Entrambi]. Un passo concreto, non una conversazione sulla carriera in versione ridotta.
Azioni e responsabili (5 min). Responsabile: [Manager].

Modello di ordine del giorno per la riunione quotidiana

Quindici minuti, e funziona solo se i problemi critici vengono separati dagli aggiornamenti. Gli stand-up si protraggono quando viene sollevato un problema critico e il gruppo inizia a risolverlo in tempo reale sotto lo sguardo di otto persone. Segnalatelo, indicate chi se ne occuperà e andate avanti. La risoluzione avviene in seguito, con le due persone che devono esservi.

Risultato: fare il punto sul lavoro di oggi e individuare chi si trova in difficoltà.
Durata: 15 minuti
Lettura preliminare: nessuna. Se uno standup richiede una lettura preliminare, non è uno standup.

A turno tra i presenti (7 min). Responsabile: [Ogni partecipante]. Finito ieri, da fare oggi. Meno di un minuto a testa.
Ostacoli (5 min). Responsabile: [Responsabile Standup]. Individuati e assegnati, ma non risolti. Qualsiasi questione che richieda una discussione viene inserita in una sessione di follow-up.
Aggiornamenti e responsabili (3 min). Responsabile: [Responsabile dello standup]. Chi si incontrerà con chi, subito dopo.

Modello di ordine del giorno per una riunione retrospettiva

Il punto più difficile viene al secondo posto per un motivo ben preciso. I team che iniziano parlando di ciò che è andato bene passano venti minuti a scambiarsi convenevoli e poi affrettano la parte che porta a un vero cambiamento. È meglio affrontare la conversazione difficile finché c’è ancora energia, per poi concludere con ciò che ha funzionato. E la parte dedicata ai miglioramenti richiede tempo a sufficienza, perché una retrospettiva che si conclude senza aver individuato due azioni concrete, con data e responsabile, è solo una seduta di terapia.

Risultato: concordare con i responsabili due modifiche che il team apporterà nel prossimo sprint.
Durata: 60 minuti
Lettura preliminare: dati relativi allo sprint e azioni decise nell’ultima retrospettiva. Obbligatoria.

I dati (10 min). Responsabile: [Scrum lead]. Cosa è stato consegnato, cosa è stato rinviato, cosa è stato riportato. I fatti prima delle opinioni.
Cosa è andato storto (20 min). Responsabile: [Facilitatore]. Si tratta di processi e decisioni, non di persone. Non a caso è il punto più lungo all’ordine del giorno.
Cosa ha funzionato bene (10 min). Responsabile: [Facilitatore]. In particolare, cosa continuare a fare.
Scegliete due miglioramenti (15 min). Responsabile: [Team]. Due, non dieci. Dieci non cambiano nulla.
Azioni e responsabili (5 min). Responsabile: [Scrum lead]. Questi punti andranno inseriti nella lettura preliminare della prossima retrospettiva.

Modello di ordine del giorno per una riunione generale

Si tratta per lo più di una trasmissione in diretta, ed è per questo che la sessione di domande e risposte dura tredici minuti anziché i due che le vengono solitamente concessi quando l’amministratore delegato supera il tempo a sua disposizione. L’annuncio viene presentato per secondo perché è proprio quello che il pubblico è venuto a sentire, e rimandarlo alla fine significa che metà del pubblico avrà smesso di ascoltare. Tutti i dati numerici dovrebbero essere riportati su una diapositiva di cui il pubblico possa fare uno screenshot, perché nessuno ricorda le cifre dette a voce.

Risultato: Condividere [l'annuncio] e lasciare all'azienda la possibilità di porre domande al riguardo.
Durata: 45 minuti
Lettura preliminare: Nessuna. Inviare la presentazione in un secondo momento.

Dove siamo (8 min). Titolare: [CEO o responsabile]. Dati relativi all'obiettivo, sullo schermo.
L'annuncio (12 min). Responsabile: [Nome]. Il motivo per cui si tiene questa riunione. Quali cambiamenti ci saranno e cosa comportano per il lavoro dei dipendenti.
Team in primo piano (7 min). Responsabile: [Responsabile di team a rotazione]. Un team, un progetto che ha portato a termine.
Domande (13 min). Responsabile: [Moderatore]. Raccolte in anticipo e in diretta, in quest’ordine, in modo che il silenzio iniziale non rovini l’atmosfera.
Conclusione e prossimi passi (5 min). Responsabile: [CEO o responsabile].

Modello di agenda per riunione commerciale

Le trattative a rischio vanno trattate per seconde, non per ultime. La revisione del portafoglio ordini tende a occupare l’intera ora, mentre alle trattative che necessitano di assistenza vengono dedicati solo quattro minuti di fretta alla fine, quando tutti sono già in ritardo per la chiamata successiva. Collocatele in un momento in cui possano essere trattate adeguatamente e limitate la durata della revisione del portafoglio ordini in modo che non si protragga all’infinito per riempire tutto il tempo a disposizione.

Risultato: concordare il piano per ogni trattativa a rischio di questo mese e confermare le previsioni.
Durata: 60 minuti
Lettura preliminare: esportazione della pipeline CRM e dati attuali rispetto agli obiettivi. Obbligatoria.

Dati effettivi rispetto all'obiettivo (10 min). Responsabile: [Responsabile vendite]. Per quanto riguarda la situazione del team, non servono commenti sui dati già diffusi.
Operazioni a rischio (20 min). Responsabile: [Agente incaricato di ciascuna operazione]. Operazioni specificate, cosa le sta ostacolando, di cosa ha bisogno l’agente. Questa è la parte operativa della riunione.
Pipeline per il prossimo periodo (15 min). Responsabile: [Responsabile vendite]. Copertura, lacune e provenienza della nuova pipeline.
Un argomento di coaching (10 min). Responsabile: [Responsabile delle vendite o manager]. Un singolo momento della chiamata o un'obiezione, affrontati in gruppo.
Azioni e responsabili (5 min). Responsabile: [Responsabile vendite].

Modello di agenda per la riunione di pianificazione dello sprint

Novanta minuti: l’obiettivo dello sprint va definito prima del backlog, non dopo. I team che esaminano prima il backlog finiscono per ricavare a ritroso un obiettivo dai ticket che hanno casualmente selezionato, ed è così che gli sprint finiscono per non avere un tema coerente. Mettetevi d’accordo sullo scopo dello sprint, poi scegliete il lavoro che lo supporta.

Risultato: Impegnarsi a raggiungere l'obiettivo dello sprint e a svolgere il lavoro necessario per raggiungerlo.
Durata: 90 minuti
Lettura preliminare: Backlog ottimizzato e attività riportate dallo sprint precedente. Obbligatoria.

Risultati dell'ultimo sprint (10 min). Responsabile: [Scrum Lead]. Compiti completati, riportati allo sprint successivo e motivazioni. Brevemente, poiché la retrospettiva approfondisce i dettagli.
Concordare l'obiettivo dello sprint (20 min). Responsabile: [Product Owner]. Una frase che tutto il team possa ripetere. Tutto ciò che viene dopo viene filtrato in base a questa frase.
Revisione del backlog (25 min). Responsabile: [Product Owner]. Ordine di priorità in base all'obiettivo.
Capacità e impegno (25 min). Responsabile: [Team]. Capacità effettiva, comprese le ferie e il carico di lavoro di supporto, e quindi ciò a cui il team si impegna effettivamente.
Azioni e responsabili (10 min). Responsabile: [Scrum lead].

Per il contesto più ampio delle cerimonie, che comprende i formati di preparazione e revisione, i modelli per le riunioni Agile Scrum offrono funzionalità più complete rispetto a questo.

Modello di ordine del giorno per la riunione di avvio del progetto

Il secondo punto riguarda l’ambito di applicazione, e in particolare ciò che ne è escluso. I kickoff che tralasciano questo aspetto portano a un progetto in cui tre persone hanno tre modelli mentali diversi di ciò che si sta realizzando, e la differenza emerge alla sesta settimana. Esprimere ad alta voce le esclusioni, in una sala, alla presenza di tutti, è l’aspetto più utile di un kickoff.

Risultato: concordare cosa sia questo progetto, cosa non sia e chi sia responsabile di quale parte.
Durata: 60 minuti
Lettura preliminare: sintesi del progetto e calendario proposto. Obbligatoria.

Perché è nato questo progetto (10 min). Responsabile: [Sponsor del progetto]. Il problema e quali sono gli obiettivi da raggiungere.
Ambito e cosa non rientra nell'ambito (15 min). Responsabile: [Responsabile di progetto]. Entrambe le parti. È la seconda parte quella che salva il progetto.
Chi è responsabile di cosa (10 min). Responsabile: [Responsabile del progetto]. Persone designate in base ai flussi di lavoro.
Calendario e tappe fondamentali (15 min). Responsabile: [Responsabile di progetto]. Date, dipendenze e primo punto di controllo.
Rischi (5 min). Responsabile: [Team]. Identificati, registrati e verificati al checkpoint.
Azioni e responsabili (5 min). Responsabile: [Responsabile del progetto].

Una descrizione più dettagliata del formato della riunione di avvio del progetto, compresa la lista di controllo pre-riunione, è disponibile nella guida alla riunione di avvio del progetto.

Esempi di ordini del giorno delle riunioni: modelli vuoti e compilati

I modelli di ordine del giorno sopra riportati sono schemi vuoti che possono essere modificati e riutilizzati più volte. Un esempio di ordine del giorno è proprio quello schema, ma compilato, che mostra esattamente come apparirebbe nella pratica.

I modelli strutturati sopra indicati possono comunque essere utilizzati in modo inefficiente e, sebbene non siano di per sé sbagliati, ciò rischia di portare a vaghezze o a superamenti dei limiti previsti. Ad esempio, ecco il risultato a cui potrebbero arrivare molti team.

Vittorie e ostacoli (5 min)
Campagna del terzo trimestre (10 min)
Sito web (10 min)
Varie ed eventuali (5 min)

A prima vista, si adatta alla tempistica, sembra piuttosto specifico e fornisce un’indicazione più chiara di ciò che ci si aspetta, ma manca comunque di dettagli. Gli elementi ci sono, ma sono semplici sostantivi; non c’è alcuna attribuzione di responsabilità, nulla che spieghi quale risultato si voglia ottenere. "Sito web" potrebbe ridursi a 10 minuti di persone che si lamentano semplicemente del fatto che il sito web si carica lentamente; "Campagna del terzo trimestre" inizia con qualcuno che dice semplicemente: "Allora, a che punto siamo con questa cosa?"

Una versione migliore dell'ordine del giorno di questa stessa riunione dovrebbe essere più o meno la seguente:

Risultato: concordare quali materiali di marketing saranno pubblicati questa settimana e sbloccare la landing page del terzo trimestre.

Durata: 30 minuti
Lettura preliminare: l’elenco delle azioni della settimana scorsa. Obbligatoria.

Vittorie e ostacoli (5 min). Responsabile: Priya. Una riga ciascuno. Gli ostacoli vengono segnalati per il punto due, non risolti in questa sede.
La landing page del terzo trimestre è bloccata in attesa dell'approvazione legale (10 min). Responsabile: Tom. Decidere se pubblicarla senza il caso di studio o posticipare la data. Tom fornirà l'ultima risposta dell'ufficio legale.
Conferma la priorità di questa settimana: campagna o sito web (10 min). Responsabile: Priya. Non possiamo fare entrambe le cose entro venerdì. Scegline una e indica quale delle due va accantonata.
Azioni e proprietari (5 min). Proprietaria: Priya.

Si tratta dello stesso modello, degli stessi punti all’ordine del giorno e dello stesso arco di tempo; la differenza principale è che per ogni sezione è indicato un responsabile e un obiettivo specifico. I partecipanti sapranno cosa devono leggere, cosa devono preparare e qual è l’obiettivo generale della riunione. Il documento illustra chiaramente gli ostacoli e i vincoli, in modo che i partecipanti possano prepararsi ad affrontarli, rispondere a eventuali domande e trovare una soluzione.

Quando si redige l’ordine del giorno di una riunione, l’aspetto fondamentale da verificare è se chi lo legge sia in grado di capire cosa deve fare e cosa aspettarsi. In caso contrario, è probabile che gran parte del tempo della riunione venga dedicato proprio a chiarire questi punti.

Dall'ordine del giorno al resoconto senza doverlo riscrivere

Disporre di un modello di ordine del giorno ben strutturato permette di organizzare e condurre una riunione con successo; non serve però a documentarla. Quando Priya ha sollevato la questione se fosse opportuno o meno procedere con il lancio senza un caso di studio, una settimana dopo non tutti avranno lo stesso ricordo degli eventi, e un resoconto della riunione redatto a memoria non trasmetterà necessariamente ciò che è stato effettivamente deciso.

Un tempo questo compito veniva svolto da qualcuno che scarabocchiava i verbali delle riunioni con una penna a sfera, cercando di ricordare tutto ciò che veniva detto; per fortuna, oggi viviamo in un mondo in cui tl;dv è in grado di inviare la registrazione, la trascrizione, il riassunto e l’elenco delle azioni da intraprendere direttamente nella tua casella di posta o nella tua libreria subito dopo la fine della riunione.

Hai persino la possibilità di impostare modelli di riunione, con le funzionalità sopra descritte, che ti consentono di definire il modo in cui vengono generati gli appunti. Personalizzati esattamente in base alle tue esigenze, a dove devono essere inviati e a chi deve utilizzarli.

Puoi quindi integrarlo con il resto del tuo stack tecnologico. Ad esempio, sei in ritardo con la pipeline? Le note vengono inserite direttamente nel tuo CRM, i punti salienti vengono estratti e inviati alle persone che hanno partecipato alle demo, e le note sono lì a disposizione di chiunque abbia bisogno di esaminarle più nel dettaglio.

Detto questo, tutto dipende da un unico fattore: una riunione ben strutturata e basata su un ordine del giorno ben definito.

Usa la tua raccolta di riunioni per redigere il prossimo ordine del giorno

L'utilità dell'applicazione per i verbali e gli appunti delle riunioni diventa ancora maggiore una volta che avrai creato anche un archivio delle tue riunioni. tl;dv dispone di un server MCP, il che significa che puoi collegare direttamente il tuo archivio a Claude ed effettuare ricerche su tutti i tuoi dati, anziché limitarti a una singola chiamata.

Come si può utilizzare? Basta chiedergli di analizzare le ultime dieci riunioni settimanali del team e chiedergli di individuare i punti in cui si è sistematicamente superato il tempo a disposizione. Quali punti all’ordine del giorno vengono sollevati più e più volte senza alcun risultato? Quali riunioni producono il minor numero di azioni concrete? In questo modo potrai identificare quali sono i tuoi principali ostacoli, non solo per i punti all’ordine del giorno, ma in tutte le tue riunioni ricorrenti.

Partendo da lì, puoi persino fargli redigere la bozza dell’ordine del giorno successivo, sulla base di ciò che ha individuato e dei passaggi sopra indicati. Con un MCP in sola lettura, può analizzare i verbali delle tue riunioni, senza apportare alcuna modifica, e poi far redigere all’IA un ordine del giorno che tenga conto di ciò che tende ad andare storto e che preveda misure di sicurezza per prevenirlo.

Per iniziare, usa i modelli qui sopra e conduci la tua prossima riunione utilizzando uno di essi, con tl;dv aperto in sottofondo. Confronta il riepilogo generato con i tuoi appunti abituali e scopri quanto sia più semplice affrontare la riunione con un piano e uno strumento che ti faciliti il lavoro.

Domande frequenti sugli ordini del giorno delle riunioni

Chi è incaricato di redigere l'ordine del giorno della riunione?

Chi convoca la riunione è responsabile dell’ordine del giorno, anche quando è qualcun altro a redigerlo. Le persone incaricate di gestire i singoli punti dell’ordine del giorno forniscono il proprio punto, indicandone i requisiti e la durata prevista. Gli ordini del giorno del consiglio di amministrazione vengono solitamente redatti dal segretario della società e approvati dal presidente. Per le riunioni ricorrenti del team, alternare chi redige l’ordine del giorno tende ad aumentare il livello di coinvolgimento dei partecipanti.

Con quanto anticipo è opportuno inviare l'ordine del giorno di una riunione?

Un giorno di anticipo è sufficiente per la maggior parte delle riunioni ricorrenti del team. Qualsiasi documento che richieda una vera e propria lettura preliminare necessita di tre-cinque giorni lavorativi, mentre gli ordini del giorno delle riunioni del consiglio di amministrazione vengono solitamente inviati con una settimana di anticipo, anche se il requisito effettivo è stabilito dai propri statuti piuttosto che dalla legge. Il criterio fondamentale è verificare che le persone abbiano il tempo di leggere il documento, raccogliere le informazioni necessarie e richiedere eventuali integrazioni.

Quanti punti dovrebbe contenere l'ordine del giorno di una riunione?

Circa tre punti concreti in trenta minuti e cinque o sei in un’ora. Per “concreti” si intende qualsiasi argomento che richieda una discussione o una decisione. Gli aggiornamenti di stato a cui nessuno risponde non sono punti all’ordine del giorno; sono semplicemente un documento inviato al destinatario sbagliato. Gli ordini del giorno con otto punti in una riunione di un’ora finiscono inevitabilmente per tralasciare gli ultimi due.

Perché le riunioni finiscono sempre per protrarsi oltre l’orario previsto, nonostante ci sia un ordine del giorno?

Di solito, poiché i punti all’ordine del giorno sono argomenti piuttosto che decisioni, la discussione non ha un punto di arrivo. Altre cause comuni sono tempi che, fin dall’inizio, non corrispondono alla durata prevista, l’assenza di un responsabile designato per ciascun punto – il che ne rallenta lo svolgimento – e l’assenza del decisore dalla sala. Classificare ogni punto come “da decidere”, “da discutere” o “da informare” risolve gran parte del problema.

Qual è la differenza tra l'ordine del giorno di una riunione e il verbale della riunione?

L'ordine del giorno viene redatto prima della riunione e indica gli argomenti che saranno trattati. Il verbale viene redatto durante o dopo la riunione e riporta quanto è stato detto, deciso e assegnato. Il primo è un programma; il secondo è una prova documentale. Le riunioni del consiglio di amministrazione e delle commissioni richiedono solitamente entrambi, poiché il verbale costituisce il documento ufficiale. Se desiderate una versione più approfondita, potete trovare ulteriori informazioni sulla differenza tra appunti di riunione e verbale.

10 modelli di ordine del giorno per riunioni da copiare e incollare