10 Vorlagen für Tagesordnungen, die Sie einfach kopieren und einfügen können (2026)

tl;dr zu Vorlagen für Tagesordnungen

Eine Tagesordnung enthält fünf Punkte: das Ziel der Besprechung, die zu behandelnden Themen, die Teilnehmer und deren jeweilige Zuständigkeiten, die für jedes Thema vorgesehene Zeit sowie die Unterlagen, die die Teilnehmer im Vorfeld lesen sollten.

Um selbst eine solche Liste zu erstellen, benennen Sie für jeden Punkt das gewünschte Ergebnis statt des Themas, kürzen Sie die Liste so, dass sie in die gebuchte Zeit passt, weisen Sie jedem Punkt eine bestimmte Person zu, setzen Sie den schwierigsten Punkt an zweite Stelle, solange die Teilnehmer noch frisch sind, versenden Sie die Liste einen Tag im Voraus mit den markierten Vorab-Lesepunkten und reservieren Sie die letzten fünf Minuten, um die Maßnahmen noch einmal durchzugehen.

In dreißig Minuten passen etwa drei echte Gegenstände hinein.

Im Folgenden finden Sie zehn Vorlagen für Teambesprechungen, Mitarbeiterversammlungen, Vorstandssitzungen, Einzelgespräche, Stand-up-Meetings, Retrospektiven, Vollversammlungen, Vertriebsbesprechungen, Sprint-Planungen und Projekt-Kickoffs – alle zum einfachen Kopieren und Einfügen.

Hier finden Sie zehn Vorlagen für Tagesordnungen, die Teammeetings, Mitarbeiterversammlungen, Vorstandssitzungen, Einzelgespräche, Stand-up-Meetings, Retrospektiven, All-Hands-Meetings, Vertriebsmeetings, Sprint-Planungen und Projekt-Kickoffs abdecken – bereit zum Kopieren und Einfügen in Google Docs, Notion oder wo immer Sie sie benötigen.

Sie alle halten sich an dieselben Regeln, die sicherstellen sollen, dass jede Besprechung ein klares, umsetzbares Ziel und die entsprechenden Schritte zu dessen Erreichung hat. Wenn Sie mehr über die Gründe für diese Regeln erfahren möchten, haben wir den Prozess zur Erstellung einer Tagesordnung von Grund auf in sechs Schritte unterteilt.

Was gehört auf die Tagesordnung einer Besprechung?

Eine gut durchdachte Tagesordnung sollte standardmäßig fünf Punkte enthalten.

Ergebnis
Artikel
Teilnehmer und Eigentumsverhältnisse
Zeitrahmen
Vorbereitung

Alles, was darüber hinausgeht, ist in der Regel überflüssig, und wenn in einer Tagesordnung einer dieser Punkte fehlt, führt dies häufig dazu, dass Besprechungen überziehen oder ohne Beschlussfassung enden.

1. Ergebnis

In einer Tagesordnung sollte dies eine einzige Zeile ganz oben sein, in der angegeben wird, worum es bei der Besprechung geht. Anstatt den Titel als „Marketingbudget“ zu formulieren, sollte er ergebnisorientiert sein: „Vereinbarung der Marketingbudgetpläne für das 3. Quartal“. Dies ist der Leitstern der Besprechung, und alles, was darunter fällt, sollte mit dem Ergebnis in Zusammenhang stehen oder für dieses relevant sein.

2. Artikel

Dies ist der Teil der „Agenda“: Welche konkreten Aufschlüsselungen nach einzelnen Punkten sind erforderlich, um dieses Ziel zu erreichen? Die Reihenfolge ist hier besonders wichtig; es macht beispielsweise keinen Sinn, das Budget für Google-Anzeigen festzulegen, wenn Sie zuvor nicht definiert haben, welche KPIs für diesen speziellen Kanal gelten. Außerdem muss die Darstellung so konkret sein, dass auch ein Neuling ohne allzu viel Hintergrundwissen genau nachvollziehen kann, worum es geht.

3. Teilnehmer und Eigentumsverhältnisse

Hier wird festgelegt, wer anwesend sein muss und welchen Punkt jede Person während der Sitzung ansprechen und für den sie die Verantwortung übernimmt. So wird sichergestellt, dass die richtige Person weiß, wann sie das Wort ergreifen und ihren Punkt vorbringen muss, und dass sie weiß, wer sonst noch im Raum anwesend ist. Falls also eine Zusammenarbeit zwischen einzelnen Personen oder Abteilungen erforderlich ist, sind die richtigen Personen anwesend. Durch eine frühzeitige Versendung wird deutlich, ob weitere Personen teilnehmen müssen oder nachträglich informiert werden müssen.

4. Zeitrahmen

Hierbei handelt es sich um eine Berechnung der für jeden Punkt vorgesehenen Minuten, die mit der Dauer der Besprechung übereinstimmen müssen. Wenn Sie also mit der Erstellung Ihrer Tagesordnung beginnen und feststellen, dass die Punkte und Diskussionen für eine 30-minütige Telefonkonferenz insgesamt 45 Minuten in Anspruch nehmen, muss entweder etwas gestrichen oder die Besprechung verlängert werden. Dies trägt auch dazu bei, dass bestimmte Themen angemessen berücksichtigt werden und Aufgaben nicht aufgeschoben werden, wenn sich die Besprechung in die Länge zieht.

5. Vorbereitung

Es gibt nichts Schlimmeres, als zu einer Besprechung zu erscheinen und nach einer bestimmten Zahl oder einer Präsentation gefragt zu werden, die man gerade nicht zur Hand hat. Wenn man die Tagesordnung zusammen mit Links zu Materialien, die vorab gelesen werden sollen, oder zu Details, die in die Besprechung eingebracht werden sollen, verschickt, spart das Zeit, vermeidet peinliche Situationen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Besprechung.

So erstellen Sie eine Tagesordnung für eine Besprechung in sechs Schritten

Das Erstellen einer Tagesordnung für eine Besprechung lässt sich auf sechs Punkte zusammenfassen: das gewünschte Ergebnis jedes Tagesordnungspunkts benennen, die Liste so kürzen, dass sie in die vorgesehene Zeit passt, jedem Punkt einen Verantwortlichen zuweisen, den schwierigsten Punkt an zweiter Stelle setzen, die Tagesordnung einen Tag im Voraus mit den markierten Vorab-Lesestoffen versenden und die letzten fünf Minuten für die Festlegung von Maßnahmen reservieren. Die folgenden Schritte nehmen bei einer regelmäßig stattfindenden Besprechung etwa zehn Minuten in Anspruch – und noch weniger, sobald Sie eine Vorlage haben, auf die Sie zurückgreifen können.

1. Beginne mit der Handlung, nicht mit dem Gegenstand

Werfen Sie einen Blick auf eine beliebige Tagesordnung, und Sie werden feststellen, dass sie voller vager Begriffe ist. Budget, Pipeline, Prognose. Diese Begriffe geben zwar an, was besprochen werden muss, vermitteln aber keinen Überblick darüber, was Sie nach dem Gespräch erreichen möchten. Infolgedessen können vage Anweisungen zu langen, ausschweifenden Gesprächen führen, die zu keinen konkreten Ergebnissen führen. Anstatt „Budget“ zu schreiben, formulieren Sie lieber: „Herausfinden, was die Budgetfreigabe verhindert“ oder „Ein einstimmiges Einvernehmen über X im Budget für das 3. Quartal erzielen“. Formulieren Sie es als neutrales, aber gewünschtes Ergebnis und nicht als vages Substantiv.

2. Kürze die Liste so lange, bis sie in die gebuchte Zeit passt

Es kann schwierig sein, in einem Unternehmen viele Menschen gleichzeitig zusammenzubringen, und man könnte versucht sein, in einer 30-minütigen Besprechung so viel wie möglich zu behandeln. In 30 Minuten lassen sich vielleicht drei echte Themen behandeln. Jede Tagesordnung, die mehr als das für eine halbstündige Besprechung vorsieht, birgt zwei Risiken: entweder eine erhebliche Zeitüberschreitung oder die oberflächliche Behandlung von Themen, deren Erledigung Zeit benötigt. Versuchen Sie nach Möglichkeit sicherzustellen, dass die Tagesordnung zur verfügbaren Zeit passt. Ist dies nicht der Fall, verlegen Sie den Punkt entweder auf eine andere Sitzung oder versuchen Sie, ihn asynchron zu behandeln. Auch wenn sich das zunächst kontraintuitiv anfühlt: Probieren Sie es bei einer Sitzung aus, schauen Sie, was Sie erreichen, und Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass das Ergebnis dadurch viel straffer und fokussierter ist.

3. Weisen Sie jedem Punkt eine bestimmte Person zu

Eine einzelne Person, die an der Besprechung teilnimmt und in der Tagesordnung namentlich genannt wird. Das ist die ideale Art und Weise, einen Tagesordnungspunkt zuzuweisen. Anstatt einfach nur „Marketing“ einzutragen, vermeidet man durch die Nennung einer bestimmten Person jene unangenehmen Momente, in denen jemand darauf wartet, dass ein anderer den Anfang macht; außerdem weiß die betreffende Person so, was sie vorbereiten muss und dass sie die Initiative ergreifen muss.

4. Erledige die schwierigste Aufgabe als Zweites

Die meisten Menschen möchten den kniffligsten Punkt gleich hinter sich bringen; der Beginn einer Besprechung verläuft nie reibungslos. Es gibt Verspätete, Smalltalk, und der letzte Tagesordnungspunkt wird oft überstürzt abgehandelt, während die Teilnehmer schon auf die Uhr schauen, um zu sehen, wo sie als Nächstes hinmüssen. Indem man diesen Punkt an zweiter Stelle ansetzt, sind die Anwesenden aktiv und engagiert und lassen sich nicht allzu sehr von dem ablenken, was als Nächstes ansteht. Außerdem bleibt so genügend Zeit, um eventuelle Reibereien oder Meinungsverschiedenheiten aus dem Weg zu räumen.

5. Markieren Sie die Lesevorbereitung und senden Sie sie einen Tag im Voraus ab

Wenn Sie die Tagesordnung erst kurz vor der Besprechung oder sogar erst während der Besprechung selbst versenden, bleibt nicht genügend Zeit für die Vorbereitung. Indem Sie sie im Voraus versenden – idealerweise am Vortag –, ermöglichen Sie es den Teilnehmern, sich entsprechend vorzubereiten. Falls im Vorfeld Lektüre erforderlich ist, fügen Sie diese als separates Dokument in die Tagesordnung ein und verweisen Sie mit einem Hinweis darauf, dass sie gelesen werden soll, anstatt sie direkt in die Tagesordnung selbst aufzunehmen.

6. Reservieren Sie die letzten fünf Minuten für die Zuteilung und Bestätigung

Setzen Sie am Ende der Besprechung einen fünfminütigen Zeitblock ein, der klar als eigener Tagesordnungspunkt ausgewiesen ist, damit die Maßnahmen zusammengefasst werden können. Lassen Sie den Besprechungsleiter noch einmal vorlesen, was besprochen wurde, wer dafür verantwortlich ist und welche Termine im Zusammenhang mit den Maßnahmen zu beachten sind. So hat jeder einen klaren Überblick darüber, was besprochen wurde, mit konkreten nächsten Schritten und Verantwortlichkeiten, damit nach Ende der Besprechung nichts auf der Strecke bleibt.

Ein zusätzlicher Vorteil: Während jemand, der Notizen macht, wie tl;dv das Rohprotokoll durchaus in umsetzbare Punkte umwandeln kann, ermöglicht dies dem Protokollführer auch, die Notizen im Nachhinein noch übersichtlicher zusammenzufassen.

10 Vorlagen für Tagesordnungen

Im Folgenden finden Sie zehn Vorlagen für Tagesordnungen, die die Formate abdecken, die die meisten Teams wöchentlich verwenden. Jede Vorlage folgt denselben Regeln: eine Zeile mit dem angestrebten Ergebnis ganz oben, ein namentlich genannter Verantwortlicher pro Punkt, Zeitangaben, die sich auf die gebuchte Dauer summieren, und ein letzter Block, der für Maßnahmen reserviert ist. Kopieren Sie die Vorlage, die Sie benötigen, ersetzen Sie die Namen in Klammern durch die tatsächlichen Namen und streichen Sie alles, was Ihr Team nicht verwendet. Eine Vorlage, die Sie angepasst haben, ist besser als eine, die Sie unverändert übernommen haben.

Vorlage für die Tagesordnung einer Teambesprechung

Die wöchentliche Teamabstimmung. Dies ist die Vorlage, die am ehesten ausufert, da alles, was keinen anderen Platz findet, dort hineingeschoben wird. Dreißig Minuten, drei Punkte und ein striktes Zeitlimit für den Aktionsblock. Wenn Ihr Teammeeting regelmäßig eine Stunde dauert, liegt die Lösung in der Regel nicht in einem längeren Meeting, sondern in einer kürzeren Liste.

Ergebnis: Einigung darüber, welche Aufgaben das Team diese Woche priorisiert, und Beseitigung aller Hindernisse, die dem im Wege stehen.
Dauer: 30 Minuten
Vorbereitungslektüre: Die Aufgabenliste der letzten Woche. Erforderlich.

Erfolge und Hindernisse (5 Min.). Verantwortlicher: [Name]. Je eine Zeile von jedem Teilnehmer. Erfolge werden benannt, Hindernisse werden für Punkt zwei markiert und hier nicht gelöst.
Hindernis der Woche (10 Min.). Verantwortlicher: [Name]. Das einzige, was die Arbeit wirklich behindert. Wähle es vor der Besprechung aus, nicht währenddessen.
Priorität dieser Woche (10 Min.). Verantwortlicher: [Name]. Woran das Team derzeit tatsächlich arbeitet und was gestrichen wird, um Platz zu schaffen.
Maßnahmen und Verantwortliche (5 Min.). Verantwortlicher: [Besprechungsleiter]. Lesen Sie jede Maßnahme, den Verantwortlichen und das Datum vor.

Vorlage für die Tagesordnung einer Mitarbeiterversammlung

Es geht um mehr als nur eine Teambesprechung und weniger um die eigentliche Arbeit. Eine Mitarbeiterversammlung ist eine Informationsveranstaltung auf Abteilungs- oder Unternehmensebene, bei der die meisten Teilnehmer eher zuhören als sich einzubringen; daher muss der Raum für Diskussionen geschützt werden, sonst verschwindet er gänzlich. 45 Minuten, wobei ein Drittel davon für Fragen reserviert ist und in der Mitte eine einzige konkrete Entscheidung getroffen wird.

Ziel: Die Abteilung auf den neuesten Stand bringen und die eine Entscheidung treffen, für die der Raum benötigt wird.
Dauer: 45 Minuten
Vorbereitungslektüre: Abteilungszahlen, die am Vortag verteilt wurden. Obligatorisch.

Aktuelles aus dem Unternehmen und der Abteilung (5 Min.). Verantwortlicher: [Name]. Nur die wichtigsten Punkte. Die Zahlen wurden bereits im Vorab-Material genannt.
Beschlusspunkt (15 Min.). Verantwortlicher: [Name]. Der einzige Punkt, über den sich die Anwesenden einigen müssen. Geben Sie in der Tagesordnung den Beschluss an, nicht nur das Thema.
Team-Updates (10 Min.). Verantwortlicher: [jeweiliger Teamleiter]. Maximal zwei Minuten pro Person. Alles, was länger dauert, wird als eigene Sitzung behandelt.
Fragen (10 Min.). Verantwortlicher: [Besprechungsleiter]. In Echtzeit, nicht die verbleibenden Minuten.
Maßnahmen und Verantwortliche (5 Min.). Verantwortlicher: [Sitzungsleiter].

Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung

Formal, protokolliert und die einzige Tagesordnung, bei der die Reihenfolge teilweise eher durch die Unternehmensführung als durch Präferenzen festgelegt wird. Genehmigungen stehen an erster Stelle, da sie verfahrenstechnischer Natur sind und schnell abgewickelt werden können. Die inhaltlichen Entscheidungen folgen an zweiter Stelle, solange die Stimmung im Raum noch frisch ist – was eine Abweichung von der üblichen Gestaltung der meisten Vorstandsunterlagen darstellt. Neunzig Minuten, wobei der Abschnitt „Beschlüsse“ zehn statt fünf Minuten umfasst, da Vorstandsbeschlüsse mit Fristen und Rechenschaftspflichten verbunden sind.

Ergebnis: Genehmigung der regulären Tagesordnungspunkte und Beschlussfassung zu [konkreter Tagesordnungspunkt].
Dauer: 90 Minuten
Vorbereitungsunterlagen: Die Unterlagen für die Vorstandssitzung, einschließlich der Finanzberichte und des letzten Protokolls, werden eine Woche im Voraus versandt. Obligatorisch.

Entschuldigungen und Genehmigung des vorangegangenen Protokolls (5 Min.). Verantwortlicher: [Vorsitzender]. Verfahrensangelegenheit. Korrekturen zur Kenntnis genommen, nicht diskutiert.
Wichtigste Entscheidung (25 Min.). Eigentümer: [Name]. Der Punkt, um den es bei der Sitzung geht. Wird in der Tagesordnung als Beschluss angegeben, damit der Vorstand gut vorbereitet ist, diesen zu fassen.
Bericht des Vorstandsvorsitzenden (15 Min.). Verantwortlicher: [Vorstandsvorsitzender]. Auf der Grundlage des schriftlichen Berichts, keine bloße Wiederholung desselben.
Finanzüberblick (20 Min.). Verantwortlicher: [Finanzvorstand oder Leiter der Finanzabteilung]. Abweichungen vom Plan, Liquiditätslage und alle Punkte, die der Aufmerksamkeit des Vorstands bedürfen.
Risiken und sonstige Angelegenheiten (15 Min.). Verantwortlicher: [Vorsitzender]. Vor der Sitzung vorgebrachte Punkte, keine Wortmeldungen aus dem Plenum.
Maßnahmen, Verantwortliche und Termine (10 Min.). Verantwortlicher: [Vorsitzender]. Rücklesung für das Protokoll.

Vorlage für die Tagesordnung eines Einzelgesprächs

Das einzige Meeting, bei dem die Tagesordnung größtenteils der anderen Person gewidmet sein sollte. Wenn ein Vorgesetzter alle dreißig Minuten mit seinen eigenen Punkten füllt, wird daraus lediglich ein Statusbericht mit einem freundlicheren Namen. Seine Themen kommen zuerst, das schwierige Gespräch folgt an zweiter Stelle, solange noch Zeit bleibt, es angemessen zu behandeln, und die Weiterentwicklung erhält einen eigenen Zeitblock, damit sie nicht jede Woche wieder auf der Strecke bleibt.

Ergebnis: Die Bedürfnisse von [Name] erörtern, [konkretes Problem] ansprechen und eine Entwicklungsmaßnahme vereinbaren.
Dauer: 30 Minuten
Vorbereitungslektüre: Die Notizen der Teilnehmer, die zuvor in das gemeinsame Dokument eingefügt wurden. Optional, wird jedoch empfohlen.

Ihre Tagesordnung (10 Min.). Verantwortlicher: [Direkter Vorgesetzter]. Was auch immer sie mitgebracht haben. Dieser Terminblock wird nicht vergeben.
Was gesagt werden muss (10 Min.). Verantwortlicher: [Manager]. Feedback, ein Anliegen oder eine Entscheidung, die ihn betrifft. Zweitens: damit es nicht unter Zeitdruck geschieht und nicht bis zum Schluss aufgeschoben wird.
Entwicklung (5 Min.). Verantwortlich: [Beide]. Ein konkreter Schritt, kein Karrieregespräch im Kleinformat.
Maßnahmen und Verantwortliche (5 Min.). Verantwortlicher: [Manager].

Vorlage für die Tagesordnung des täglichen Standup-Meetings

Fünfzehn Minuten – und das funktioniert nur, wenn die Blocker von den Updates getrennt werden. Standup-Meetings ziehen sich in die Länge, wenn ein Blocker angesprochen wird und die Gruppe beginnt, ihn in Echtzeit zu lösen, während acht Personen zuschauen. Markiert ihn, bestimmt, wer sich darum kümmert, und macht weiter. Die Lösung erfolgt anschließend im kleinen Kreis mit den beiden Personen, die dabei sein müssen.

Ergebnis: Gebt einen Überblick über die heutige Arbeit und nennt alle, die nicht weiterkommen.
Dauer: 15 Minuten
Vorbereitende Lektüre: Keine. Wenn ein Standup vorbereitende Lektüre erfordert, ist es kein Standup.

Rundgang durch den Raum (7 Min.). Leiter: [Jeder Teilnehmer]. Gestern abgeschlossen, heute wird weitergearbeitet. Jeweils weniger als eine Minute.
Hindernisse (5 Min.). Verantwortlicher: [Standup-Leiter]. Benannt und zugewiesen, aber noch nicht gelöst. Alles, was besprochen werden muss, erhält einen Termin für die Nachverfolgung.
Folgeaktionen und Verantwortliche (3 Min.). Verantwortlicher: [Standup-Leiter]. Wer trifft sich mit wem, direkt im Anschluss?

Vorlage für die Tagesordnung einer Nachbesprechung

Der schwierige Punkt kommt hier aus einem bestimmten Grund an zweiter Stelle. Teams, die mit dem beginnen, was gut gelaufen ist, verbringen zwanzig Minuten damit, nett zu sein, und überstürzen dann den Teil, der tatsächlich etwas verändert. Führen Sie das schwierige Gespräch, solange die Energie noch da ist, und schließen Sie dann mit dem ab, was gut funktioniert hat. Und für die Verbesserungsmaßnahmen braucht man wirklich Zeit, denn eine Retrospektive, die endet, ohne dass zwei konkrete, terminierte Maßnahmen festgelegt wurden, ist nichts anderes als eine Therapiesitzung.

Ergebnis: Mit den Verantwortlichen zwei Änderungen vereinbaren, die das Team im nächsten Sprint umsetzen wird.
Dauer: 60 Minuten
Vorbereitungsmaterial: Sprint-Daten und Maßnahmen aus der letzten Retrospektive. Erforderlich.

Die Daten (10 Min.). Verantwortlicher: [Scrum-Leiter]. Was wurde fertiggestellt, was ist in Verzug geraten, was wurde verschoben? Fakten vor Meinungen.
Was ist schiefgelaufen (20 Min.). Leiter: [Moderator]. Es geht um Abläufe und Entscheidungen, nicht um Personen. Nicht ohne Grund der längste Programmpunkt auf der Tagesordnung.
Was gut gelaufen ist (10 Min.). Leiter: [Moderator]. Konkret: Was soll weiterhin so gemacht werden?
Wählt zwei Verbesserungen aus (15 Min.). Verantwortlich: [Team]. Zwei, nicht zehn. Zehn ändern nichts.
Maßnahmen und Verantwortliche (5 Min.). Verantwortlicher: [Scrum-Leiter]. Diese Punkte werden in die Vorbereitungsunterlagen für die nächste Retrospektive aufgenommen.

Vorlage für die Tagesordnung einer Vollversammlung

Es wird größtenteils im Fernsehen übertragen, weshalb die Fragerunde dreizehn Minuten dauert statt der üblichen zwei, die zur Verfügung stehen, wenn der CEO die Zeit überschreitet. Die Ankündigung kommt an zweiter Stelle, denn dafür sind die Leute gekommen, und wenn man sie ans Ende verbannt, hat die Hälfte des Publikums bereits aufgehört zuzuhören. Alle Zahlenangaben sollten auf einer Folie stehen, von der man einen Screenshot machen kann, denn niemand behält eine mündlich genannte Zahl im Gedächtnis.

Ergebnis: Teilen Sie die [Ankündigung] und geben Sie dem Unternehmen Gelegenheit, Fragen dazu zu stellen.
Dauer: 45 Minuten
Vorbereitungsmaterial: Keines. Senden Sie die Präsentation stattdessen im Anschluss zu.

Wo wir stehen (8 Min.). Verantwortlicher: [CEO oder Leiter]. Zahlen im Vergleich zum Ziel, auf dem Bildschirm.
Die Ankündigung (12 Min.). Verantwortlicher: [Name]. Der Grund für diese Besprechung. Welche Änderungen es gibt und was diese für die Arbeit der Mitarbeiter bedeuten.
Team im Fokus (7 Min.). Leiter: [Wechselnder Teamleiter]. Ein Team, ein Projekt, das es erfolgreich umgesetzt hat.
Fragen (13 Min.). Moderator: [Moderator]. Die Fragen werden im Voraus und live gesammelt – in dieser Reihenfolge –, damit die Stille zu Beginn die Stimmung nicht trübt.
Abschluss und nächste Schritte (5 Min.). Verantwortlicher: [CEO oder Leiter].

Sales Meeting Agenda Vorlage

Risikobehaftete Geschäfte kommen an zweiter Stelle, nicht an letzter. Die Pipeline-Besprechung neigt dazu, die gesamte Stunde in Anspruch zu nehmen, und die Geschäfte, die Unterstützung benötigen, bekommen am Ende vier gehetzte Minuten, wenn alle bereits zu spät für ihren nächsten Termin sind. Setzen Sie sie dort ein, wo sie angemessen bearbeitet werden können, und begrenzen Sie die Dauer der Pipeline-Besprechung, damit sie sich nicht so weit ausdehnt, dass sie die gesamte zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt.

Ergebnis: Einigung auf den Plan für jedes in diesem Monat gefährdete Geschäft und Bestätigung der Prognose.
Dauer: 60 Minuten
Vorbereitungsmaterial: Export der CRM-Pipeline und aktuelle Zahlen im Vergleich zum Ziel. Erforderlich.

Ist-Zahlen im Vergleich zum Ziel (10 Min.). Verantwortlicher: [Vertriebsleiter]. Was den Stand des Teams angeht, sind zu den bereits verteilten Zahlen keine weiteren Erläuterungen erforderlich.
Gefährdete Geschäfte (20 Min.). Verantwortlicher: [Vertriebsmitarbeiter, der für das jeweilige Geschäft zuständig ist]. Konkrete Geschäfte, was steht ihrer Abwicklung im Weg, was benötigt der Vertriebsmitarbeiter? Dies ist der praktische Teil der Besprechung.
Pipeline für den nächsten Zeitraum (15 Min.). Verantwortlicher: [Vertriebsleiter]. Abdeckung, Lücken und Herkunft der neuen Pipeline.
Ein Coaching-Thema (10 Min.). Verantwortlicher: [Vertriebsleiter oder Manager]. Ein einzelner Gesprächsabschnitt oder Einwand, der gemeinsam in der Gruppe bearbeitet wird.
Maßnahmen und Verantwortliche (5 Min.). Verantwortlicher: [Vertriebsleiter].

Sprint Planning Meeting Agenda Vorlage

Neunzig Minuten – und das Sprintziel steht vor dem Backlog statt dahinter. Teams, die zuerst das Backlog durchgehen, leiten ihr Ziel letztendlich rückwärts aus den Tickets ab, die sie zufällig ausgewählt haben. So kommt es, dass Sprints kein einheitliches Thema haben. Einigt euch darauf, wozu der Sprint dient, und wählt dann die Aufgaben aus, die diesem Zweck dienen.

Ergebnis: Festlegung eines Sprintziels und der dafür erforderlichen Arbeitsschritte.
Dauer: 90 Minuten
Vorbereitungslektüre: Aufbereitetes Backlog und Übertrag aus dem letzten Sprint. Erforderlich.

Ergebnis des letzten Sprints (10 Min.). Verantwortlicher: [Scrum-Leiter]. Was wurde ausgeliefert, was wurde übertragen und warum? Kurz gefasst, da die Retrospektive die Details abdeckt.
Das Sprintziel vereinbaren (20 Min.). Verantwortlicher: [Product Owner]. Ein Satz, den das gesamte Team wiederholen kann. Alles, was danach kommt, wird daran gemessen.
Backlog-Überprüfung (25 Min.). Verantwortlicher: [Product Owner]. Priorisierung im Hinblick auf das Ziel.
Kapazität und Zusagen (25 Min.). Verantwortlich: [Team]. Tatsächliche Kapazität einschließlich Urlaubs- und Supportaufwand sowie die tatsächlichen Zusagen des Teams.
Maßnahmen und Verantwortliche (10 Min.). Verantwortlicher: [Scrum-Leiter].

Für den umfassenderen Zeremonien-Satz, einschließlich der Formate für „Grooming“ und „Review“, bieten die Vorlagen für Agile-Scrum-Meetings mehr Funktionen als diese hier.

Vorlage für die Tagesordnung einer Projekt-Auftaktbesprechung

Als Zweites geht es um den Umfang – und insbesondere darum, was nicht zum Umfang gehört. Bei Kick-off-Meetings, bei denen dieser Schritt übersprungen wird, entsteht ein Projekt, bei dem drei Personen drei unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was entwickelt wird – und diese Unterschiede treten in der sechsten Woche zutage. Die Ausschlüsse laut und deutlich in einem Raum in Anwesenheit aller Beteiligten zu benennen, ist der mit Abstand nützlichste Teil eines Kick-off-Meetings.

Ergebnis: Einigung darüber, was dieses Projekt ist, was es nicht ist und wer für welchen Teil verantwortlich ist.
Dauer: 60 Minuten
Vorbereitungslektüre: Projektbeschreibung und vorgeschlagener Zeitplan. Erforderlich.

Warum dieses Projekt ins Leben gerufen wurde (10 Min.). Verantwortlicher: [Projektinitiator]. Das Problem und wie der Erfolg aussieht.
Umfang und was nicht zum Umfang gehört (15 Min.). Verantwortlicher: [Projektleiter]. Beide Hälften. Die zweite Hälfte ist diejenige, die das Projekt rettet.
Wer ist für was zuständig (10 Min.)? Verantwortlicher: [Projektleiter]. Namentlich genannte Personen entsprechend den Arbeitsbereichen.
Zeitplan und Meilensteine (15 Min.). Verantwortlicher: [Projektleiter]. Termine, Abhängigkeiten und der erste Kontrollpunkt.
Risiken (5 Min.). Verantwortlicher: [Team]. Jetzt benannt, protokolliert, am Checkpoint überprüft.
Maßnahmen und Verantwortliche (5 Min.). Verantwortlicher: [Projektleiter].

Eine ausführlichere Anleitung zum Kickoff-Format, einschließlich der Checkliste vor dem Kickoff, finden Sie im Leitfaden für das Projekt-Kickoff-Meeting.

Beispiele für Tagesordnungen: leer vs. ausgefüllt

Die oben aufgeführten Vorlagen für Tagesordnungen sind leere Vorlagen, die angepasst und immer wieder verwendet werden können. Ein Beispiel für eine Tagesordnung ist eine solche Vorlage, die jedoch ausgefüllt ist und genau zeigt, wie sie in der Praxis aussehen würde.

Die oben genannten strukturierten Vorlagen können dennoch ineffizient genutzt werden, und obwohl dies an sich nicht falsch ist, führt dies wahrscheinlich zu Unklarheiten oder Zeitüberschreitungen. Hier ist zum Beispiel ein Beispiel dafür, wie das Ergebnis bei vielen Teams aussehen könnte.

Gewinne und Blocker (5 Min.)
Kampagne im 3. Quartal (10 Min.)
Website (10 Min.)
Sonstiges (5 Min.)

Auf den ersten Blick passt es in den Zeitplan, wirkt recht konkret und gibt einen besseren Hinweis darauf, was erwartet wird, aber es fehlen auch hier Details. Die Punkte sind zwar aufgeführt, aber es handelt sich um einfache Substantive; es gibt keine Zuständigkeit, nichts, was erklärt, welches Ergebnis angestrebt wird. „Website“ könnte am Ende dazu führen, dass sich die Leute 10 Minuten lang nur darüber beschweren, dass die Website langsam lädt; „Q3-Kampagne“ beginnt damit, dass jemand einfach fragt: „Also, wie weit sind wir damit?“

Eine bessere Fassung dieser Tagesordnung für dieselbe Sitzung sollte in etwa so aussehen:

Ergebnis: Einigung darüber, welche Marketingmaßnahmen diese Woche umgesetzt werden, und Freigabe der Landingpage für das 3. Quartal.

Dauer: 30 Minuten
Vorbereitungsaufgabe: Die Aufgabenliste der letzten Woche. Unbedingt erforderlich.

Gewinner und Blocker (5 Min.). Verantwortliche: Priya. Je eine Zeile. Blocker werden für Punkt zwei markiert, hier nicht gelöst.
Die Landingpage für das 3. Quartal ist aufgrund der rechtlichen Freigabe blockiert (10 Min.). Verantwortlicher: Tom. Es muss entschieden werden, ob wir die Seite ohne die Fallstudie veröffentlichen oder den Termin verschieben. Tom legt die letzte Antwort der Rechtsabteilung vor.
Bestätige die Priorität für diese Woche: Kampagne oder Website (10 Min.). Verantwortliche: Priya. Wir können bis Freitag nicht beides schaffen. Entscheide dich für eine Option und gib an, was zurückgestellt wird.
Maßnahmen und Verantwortliche (5 Min.). Verantwortliche: Priya.

Es handelt sich um dieselbe Vorlage, dieselben Punkte und denselben Zeitrahmen; der Hauptunterschied besteht darin, dass es für jeden Abschnitt einen Verantwortlichen und ein konkretes Ziel gibt. Die Teilnehmer wissen so, was sie lesen müssen, worauf sie sich vorbereiten müssen und was das übergeordnete Ziel der Besprechung ist. Die Hindernisse und Einschränkungen werden klar dargelegt, sodass sich die Teilnehmer darauf vorbereiten können, diese anzugehen, Fragen zu beantworten und eine Lösung zu finden.

Wenn Sie eine Tagesordnung für eine Besprechung erstellen, sollten Sie vor allem darauf achten, ob ein Leser daraus erkennen kann, was er zu tun hat und was ihn erwartet. Ist dies nicht der Fall, wird wahrscheinlich ein Großteil der Besprechungszeit damit verbracht werden, genau das zu klären.

Von der Tagesordnung zur Zusammenfassung – ohne alles neu einzutippen

Eine gut durchdachte Vorlage für eine Tagesordnung kann eine Besprechung strukturieren und zum Erfolg führen; sie dient jedoch nicht dazu, diese festzuhalten. Als Priya die Frage aufwarf, ob man ohne Fallstudie liefern solle oder nicht, werden sich eine Woche später nicht alle Teilnehmer gleichermaßen an die Ereignisse erinnern, und eine aus dem Gedächtnis verfasste Zusammenfassung der Besprechung gibt nicht unbedingt wieder, was tatsächlich beschlossen wurde.

Früher wurde dies dadurch gewährleistet, dass jemand mit einem Kugelschreiber Besprechungsprotokolle zusammenkratzte und versuchte, alles festzuhalten, was gesagt wurde; glücklicherweise leben wir heute in einer Welt, in der tl;dv die Aufzeichnung, das Transkript, die Zusammenfassung und die Maßnahmenliste direkt nach Ende der Besprechung in Ihren Posteingang oder Ihre Bibliothek liefern kann.

Sie haben sogar die Möglichkeit, Besprechungsvorlagen mit den oben genannten Funktionen einzurichten, sodass Sie festlegen können, wie die Notizen erstellt werden sollen. Ganz individuell angepasst an Ihre Bedürfnisse, den Bestimmungsort und die Personen, die die Notizen nutzen sollen.

Das können Sie dann nutzen und mit dem Rest Ihres Tech-Stacks verknüpfen. Ein Beispiel: Nachholbedarf bei der Pipeline? Notizen werden direkt in Ihr CRM übernommen, wichtige Punkte werden herausgegriffen und an die Personen gesendet, die an den Demos teilgenommen haben, und die Notizen stehen dort für jeden bereit, der sie genauer durchgehen möchte.

Allerdings hängt dies von einer Sache ab: einer gut strukturierten Besprechung, die auf einer soliden Tagesordnung basiert.

Nutzen Sie Ihre Besprechungsbibliothek, um die nächste Tagesordnung zu erstellen

Die Anwendung für Ihre Sitzungsprotokolle und Notizen wird noch leistungsfähiger, sobald Sie auch eine Bibliothek Ihrer Sitzungen aufgebaut haben. tl;dv verfügt über einen MCP-Server, was bedeutet, dass Sie Ihre Bibliothek direkt mit Claude verbinden und alle Ihre Daten abfragen können, anstatt nur einen einzelnen Anruf zu tätigen.

Wie können Sie das nutzen? Bitten Sie das System einfach, Ihre letzten zehn wöchentlichen Teambesprechungen zu analysieren, und lassen Sie es herausfinden, wo es regelmäßig zu Zeitüberschreitungen kam. Welche Tagesordnungspunkte werden immer wieder angesprochen, ohne dass ein Ergebnis erzielt wird? Bei welchen Besprechungen werden die wenigsten Maßnahmen beschlossen? So können Sie ermitteln, wo Ihre größten Hindernisse liegen – nicht nur bei den Punkten auf Ihrer Tagesordnung, sondern bei all Ihren wiederkehrenden Besprechungen.

Auf dieser Grundlage können Sie die KI sogar dazu bringen, die nächste Tagesordnung zu entwerfen – basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen und den oben genannten Schritten. Mit einem schreibgeschützten MCP kann sie Ihre Besprechungsprotokolle einlesen, ohne etwas zu ändern, und anschließend die KI dazu veranlassen, eine Tagesordnung zu erstellen, die berücksichtigt, was häufig schiefgeht, und Schutzmaßnahmen einbaut, um dies zu verhindern.

Nutzen Sie zunächst die oben aufgeführten Vorlagen und führen Sie Ihr nächstes Meeting anhand einer davon durch, während „ tl;dv “ im Hintergrund läuft. Vergleichen Sie die dabei erstellte Zusammenfassung mit Ihren üblichen Notizen und stellen Sie fest, wie viel einfacher es ist, mit einem Plan und einem Tool an die Sache heranzugehen, das Ihnen die Arbeit erleichtert.

Häufig gestellte Fragen zu Tagesordnungen für Sitzungen

Wer ist für die Erstellung der Tagesordnung für die Sitzung zuständig?

Wer die Sitzung einberufen hat, ist für die Tagesordnung verantwortlich, auch wenn diese von jemand anderem getippt wird. Die Personen, die einzelne Tagesordnungspunkte leiten, legen selbst fest, worum es dabei geht, was dafür benötigt wird und wie lange es dauern wird. Tagesordnungen für Vorstandssitzungen werden in der Regel vom Gesellschaftssekretär entworfen und vom Vorsitzenden abgezeichnet. Bei regelmäßig stattfindenden Teambesprechungen führt eine rotierende Zuständigkeit für die Erstellung der Tagesordnung in der Regel dazu, dass sich die Teilnehmer stärker einbringen.

Wie weit im Voraus sollte man eine Tagesordnung für eine Besprechung verschicken?

Ein Tag im Voraus reicht für die meisten regelmäßig stattfindenden Teambesprechungen aus. Alles, was eine gründliche Vorbereitung erfordert, braucht drei bis fünf Arbeitstage, und Unterlagen für Vorstandssitzungen werden in der Regel eine Woche im Voraus verschickt, auch wenn die tatsächlichen Vorgaben eher in den eigenen Satzungsdokumenten als im Gesetz festgelegt sind. Entscheidend ist, ob die Beteiligten Zeit haben, die Unterlagen zu lesen, die erforderlichen Informationen zusammenzustellen und um Ergänzungen zu bitten.

Wie viele Punkte sollte eine Tagesordnung enthalten?

Etwa drei echte Tagesordnungspunkte in dreißig Minuten und fünf oder sechs in einer Stunde. Mit „echt“ ist alles gemeint, was eine Diskussion oder eine Entscheidung erfordert. Statusberichte, auf die niemand reagiert, sind keine Tagesordnungspunkte; sie sind ein Dokument, das an die falsche Stelle geschickt wurde. Bei Tagesordnungen mit acht Punkten in einer einstündigen Besprechung bleiben die letzten beiden Punkte zuverlässig auf der Strecke.

Warum dauern Besprechungen immer noch länger als geplant, obwohl es eine Tagesordnung gibt?

Da es sich bei den Punkten in der Regel eher um Themen als um Entscheidungen handelt, gibt es meist keinen festen Abschlusspunkt für die Diskussion. Weitere häufige Ursachen sind Zeitpläne, die von vornherein nicht der gebuchten Dauer entsprachen, das Fehlen eines benannten Verantwortlichen für jeden Punkt – was den Ablauf verlangsamt – sowie die Abwesenheit des Entscheidungsträgers im Raum. Die Kennzeichnung jedes Punktes als „Entscheiden“, „Diskutieren“ oder „Informieren“ behebt die meisten dieser Probleme.

Was ist der Unterschied zwischen einer Tagesordnung und einem Sitzungsprotokoll?

Eine Tagesordnung wird vor der Sitzung erstellt und gibt an, welche Themen behandelt werden sollen. Ein Protokoll wird während oder nach der Sitzung verfasst und hält fest, was gesagt, beschlossen und zugewiesen wurde. Das eine ist ein Plan, das andere ein Nachweis. Bei Vorstands- und Ausschusssitzungen werden in der Regel beide benötigt, da das Protokoll die offizielle Aufzeichnung darstellt. Weitere Informationen zum Unterschied zwischen Sitzungsnotizen und Protokollen finden Sie in der ausführlichen Version.