10 modèles d'ordre du jour de réunion à copier-coller (2026)

En bref : les modèles d'ordre du jour de réunion

L'ordre du jour d'une réunion comporte cinq éléments : l'objectif de la réunion, les points à aborder, la liste des participants et les responsabilités de chacun, le temps alloué à chaque point, ainsi que les documents que les participants doivent lire au préalable.

Pour en créer un vous-même, précisez le résultat attendu pour chaque point plutôt que le sujet, raccourcissez la liste jusqu’à ce qu’elle tienne dans le temps imparti, attribuez chaque point à une personne désignée, placez le point le plus difficile en deuxième position tant que les participants sont encore frais et dispos, envoyez-la la veille en indiquant les passages à lire au préalable, et réservez les cinq dernières minutes pour faire le point sur les actions à mener.

Trente minutes permettent de contenir environ trois objets réels.

Vous trouverez ci-dessous dix modèles prêts à l'emploi, couvrant les réunions d'équipe, les réunions du personnel, les réunions du conseil d'administration, les entretiens individuels, les réunions « stand-up », les rétrospectives, les réunions générales, les réunions commerciales, la planification des sprints et les lancements de projet : il suffit de copier-coller.

Vous trouverez ici dix modèles d'ordre du jour de réunion couvrant les réunions d'équipe, les réunions du personnel, les réunions du conseil d'administration, les entretiens individuels, les réunions « stand-up », les rétrospectives, les réunions générales, les réunions commerciales, la planification de sprint et les lancements de projet, prêts à être copiés-collés dans Google Docs, Notion ou tout autre outil de votre choix.

Elles respectent toutes le même ensemble de règles, conçues pour garantir que chaque réunion ait un objectif clair et concret, ainsi que les étapes nécessaires pour y parvenir. Si vous souhaitez comprendre la logique qui sous-tend ces règles, nous avons décomposé le processus en six étapes pour rédiger un ordre du jour à partir de zéro.

Que faut-il inclure dans l'ordre du jour d'une réunion ?

Un ordre du jour bien structuré doit comporter cinq éléments au minimum.

Résultats
Articles
Participants et actionnariat
Calendrier
Préparation

Tout élément supplémentaire risque d'être superflu, et si l'ordre du jour d'une réunion ne comporte pas l'un de ces éléments, c'est souvent là que les réunions ont tendance à déborder sur le temps imparti ou à se terminer sans qu'aucune décision ne soit prise.

1. Résultat

Dans l'ordre du jour d'une réunion, cela doit figurer sur une seule ligne en haut de la page, indiquant l'objet de la réunion. Plutôt que de l'intituler « Budget marketing », il convient d'adopter une approche axée sur les résultats : « Valider les prévisions budgétaires marketing pour le troisième trimestre ». C'est l'objectif principal de la réunion, et tous les points abordés doivent être liés à cet objectif ou pertinents par rapport à celui-ci.

2. Articles

Voici la partie « plan d’action » : quelles mesures spécifiques, par poste, sont nécessaires pour atteindre cet objectif ? L’ordre est particulièrement important ici ; par exemple, il ne sert à rien de fixer le budget publicitaire Google Ads si vous n’avez pas encore défini vos indicateurs clés de performance (KPI) pour ce canal en particulier. Le plan doit également être suffisamment précis pour qu’une personne nouvelle puisse comprendre exactement ce qui se passe, sans avoir besoin de trop de contexte.

3. Participants et responsabilité

Ce document précise qui doit être présent et quel point chaque personne abordera et prendra en charge au cours de la réunion. Cela permet de s'assurer que la bonne personne sait quand elle doit prendre la parole et présenter son point, mais aussi de savoir qui d'autre est présent dans la salle ; ainsi, si une collaboration entre des personnes ou des services s'avère nécessaire, les personnes concernées sont bien présentes. En diffusant ces informations suffisamment à l'avance, on peut déterminer clairement s'il y a d'autres personnes qui doivent participer à la réunion ou qui devront être informées a posteriori.

4. Calendrier

Il s’agit d’un calcul du temps consacré à chaque point, qui doit correspondre à la durée de la réunion. Ainsi, lorsque vous commencez à établir votre ordre du jour, si vous constatez que l’ensemble des points et des discussions représente 45 minutes pour une réunion de 30 minutes, soit vous devez supprimer certains éléments, soit vous devez prolonger la réunion. Cela permet également de s’assurer que certains sujets bénéficient de l’attention qu’ils méritent et d’éviter que des tâches ne soient reportées lorsque la réunion se prolonge.

5. Préparation

Il n'y a rien de pire que d'arriver à une réunion et de se voir demander un chiffre précis ou une présentation que l'on n'a pas sous la main. Envoyer l'ordre du jour, accompagné des documents à lire au préalable ou des informations à aborder lors de la réunion, permet de gagner du temps, d'éviter les situations embarrassantes et de garantir le bon déroulement de la réunion.

Comment rédiger l'ordre du jour d'une réunion en six étapes

La rédaction d'un ordre du jour de réunion repose sur six éléments essentiels : définir le résultat attendu pour chaque point, réduire la liste pour qu'elle tienne dans le temps imparti, désigner un responsable pour chaque point, placer le point le plus difficile en deuxième position, envoyer l'ordre du jour la veille en indiquant les passages à lire au préalable, et réserver les cinq dernières minutes aux mesures à prendre. Les étapes ci-dessous prennent environ dix minutes pour une réunion récurrente, et moins encore une fois que vous disposez d'un modèle sur lequel vous appuyer.

1. Commencez par l'action, pas par l'objet

Jetez un œil à n’importe quel ordre du jour de réunion, et vous verrez qu’il regorge de termes vagues : « budget », « pipeline », « prévisions ». Ces termes indiquent certes les sujets à aborder, mais ne précisent pas clairement les objectifs à atteindre à l’issue de la discussion. Par conséquent, des consignes vagues peuvent mener à des discussions longues et décousues qui ne débouchent sur aucun résultat concret. Au lieu d’écrire « Budget », précisez « Identifier les obstacles à la validation du budget » ou « Obtenir un accord unanime sur X concernant le budget du troisième trimestre ». Formulez cela comme un résultat neutre mais souhaité, et non comme un nom vague.

2. Continuez à réduire la liste jusqu’à ce qu’elle corresponde à la durée réservée

Il peut être difficile de réunir un grand nombre de personnes en même temps dans une entreprise, et la tentation peut être grande de vouloir aborder le plus de sujets possible lors d’une réunion de 30 minutes. Trente minutes permettent généralement de traiter environ trois points concrets. Tout ordre du jour comportant plus de trois points pour une réunion d’une demi-heure comporte deux risques : dépasser considérablement le temps imparti ou traiter à la va-vite des sujets qui nécessitent du temps pour être menés à bien. Dans la mesure du possible, veillez à ce que l’ordre du jour soit adapté à la durée de la réunion ; si ce n’est pas le cas, reportez certains points à une autre séance ou essayez de les traiter de manière asynchrone. Même si cela peut sembler contre-intuitif, testez cette approche lors d’une réunion, observez les résultats obtenus, et vous constaterez probablement que la réunion sera ainsi bien plus concise et ciblée.

3. Attribuer chaque tâche à une personne en particulier

Une seule personne, présente à la réunion et dont le nom figure à l'ordre du jour. C'est la manière idéale d'attribuer un point à l'ordre du jour. Au lieu de se contenter d'indiquer « Marketing », le fait de désigner une personne en particulier permet d'éviter ces moments gênants où quelqu'un attend qu'une autre personne prenne la parole ; de même, cela signifie que cette personne sait ce qu'elle doit préparer et qu'elle doit prendre les devants.

4. Commencez par la tâche la plus difficile

La plupart des gens préfèrent commencer par le point le plus délicat ; le début d’une réunion ne se déroule jamais sans accroc. Il y a des retardataires, des discussions futiles, et le dernier point de l’ordre du jour est souvent expédié à la hâte, les participants jetant des coups d’œil à leur montre pour savoir où ils doivent se rendre ensuite. En le plaçant en deuxième position, les participants seront actifs, impliqués et moins distraits par ce qui va suivre. Cela laisse également suffisamment de temps pour aplanir d’éventuels frictions ou désaccords.

5. Marquez les passages à lire au préalable et envoyez-les un jour à l'avance

Si vous envoyez l'ordre du jour juste avant la réunion, voire pendant celle-ci, cela ne laisse pas suffisamment de temps pour se préparer. En l'envoyant à l'avance, idéalement la veille, vous permettez aux participants de venir préparés avec ce dont ils ont besoin. S'il y a des documents à lire au préalable, ajoutez-y un lien vers un fichier séparé dans l'ordre du jour lui-même, accompagné d'une note indiquant qu'il faut les lire, plutôt que de les intégrer directement dans l'ordre du jour.

6. Réservez les cinq dernières minutes pour la répartition et la confirmation

Prévoyez un créneau de cinq minutes à la fin de la réunion, clairement identifié comme un point à part entière, afin de faire le point sur les actions à mener. Demandez à l'organisateur de la réunion de passer en revue les points abordés, d'indiquer qui en est responsable et de rappeler les dates à retenir pour chaque action. Ainsi, chacun aura une vision claire du bilan de la réunion, avec des étapes concrètes à suivre et une répartition claire des responsabilités, afin que rien ne soit laissé de côté une fois la réunion terminée.

Petit plus : même si une personne chargée de prendre des notes, comme tl;dv peut tout à fait transformer la transcription brute en points concrets, cela lui permet également de résumer encore plus clairement les notes par la suite.

10 modèles d'ordre du jour de réunion

Vous trouverez ci-dessous dix modèles d'ordre du jour de réunion correspondant aux formats les plus couramment utilisés par les équipes lors de leurs réunions hebdomadaires. Chacun d'entre eux respecte les mêmes règles : une ligne indiquant l'objectif en haut de la page, un responsable désigné pour chaque point, des durées dont la somme correspond à la durée prévue pour la réunion, et le dernier bloc réservé aux actions à mener. Copiez celui dont vous avez besoin, remplacez les noms entre crochets par ceux de votre équipe et supprimez tout ce que votre équipe n'utilise pas. Mieux vaut un modèle que vous avez adapté à vos besoins qu'un modèle que vous avez simplement copié.

Modèle d'ordre du jour d'une réunion d'équipe

La synchronisation hebdomadaire de l'équipe. C'est le modèle qui risque le plus de devenir trop chargé, car tout ce qui n'a pas sa place ailleurs y est ajouté. Trente minutes, trois points à l'ordre du jour et une limite stricte pour le bloc consacré aux actions. Si votre réunion d'équipe dure régulièrement une heure, la solution ne consiste généralement pas à allonger la réunion, mais à raccourcir la liste.

Résultat attendu : se mettre d'accord sur les priorités de l'équipe pour cette semaine et éliminer tout obstacle à leur réalisation.
Durée : 30 minutes
Lecture préalable : la liste des actions de la semaine dernière. Obligatoire.

Points positifs et obstacles (5 min). Responsable : [Nom]. Une ligne par participant. Les points positifs sont cités, les obstacles sont signalés pour le point n° 2, ils ne sont pas résolus ici.
« L'obstacle de la semaine » (10 min). Responsable : [Nom]. La seule chose qui empêche réellement de travailler. Choisissez-la avant la réunion, pas pendant.
Priorité de cette semaine (10 min). Responsable : [Nom]. Sur quoi l'équipe travaille réellement et ce qui doit être mis de côté pour faire de la place.
Mesures à prendre et responsables (5 min). Responsable : [Animateur de la réunion]. Relisez chaque mesure à prendre, en précisant qui en est responsable et la date.

Modèle d'ordre du jour d'une réunion du personnel

Cela va au-delà d’une réunion d’équipe et ne porte pas tant sur l’exécution du travail. Une réunion du personnel est une séance d’information au niveau d’un service ou de l’entreprise où la plupart des participants écoutent plutôt que de prendre la parole ; il est donc essentiel de préserver un espace de discussion, sous peine de le voir disparaître complètement. Quarante-cinq minutes, dont un tiers réservé aux questions et une véritable décision à prendre au milieu.

Objectif : faire le point sur la situation du département et prendre la seule décision qui nécessite une réunion.
Durée : 45 minutes
Lecture préalable : chiffres du département, distribués la veille. Obligatoire.

Point sur l'entreprise et le service (5 min). Responsable : [Nom]. Titres uniquement. Les chiffres figuraient dans le document de préparation.
Point à trancher (15 min). Responsable : [Nom]. Le seul point sur lequel il faut parvenir à un accord lors de la réunion. Indiquez le titre de la décision dans l'ordre du jour, et pas seulement le sujet.
Point sur les équipes (10 min). Responsable : [Chaque chef d'équipe]. Deux minutes par personne, maximum. Tout dépassement donnera lieu à une session distincte.
Questions (10 min). Responsable : [Animateur de la réunion]. En temps réel, pas à partir des minutes restantes.
Mesures à prendre et responsables (5 min). Responsable : [Animateur de la réunion].

Modèle d'ordre du jour d'une réunion du conseil d'administration

Une réunion formelle, consignée dans un procès-verbal, dont l’ordre du jour est en partie dicté par les règles de gouvernance plutôt que par les préférences. Les validations sont traitées en premier, car elles relèvent de la procédure et sont rapides. Les décisions de fond viennent ensuite, tant que l’attention des participants est encore vive, ce qui constitue une rupture par rapport à la manière dont la plupart des dossiers de conseil d’administration sont élaborés. La réunion dure 90 minutes, et le bloc consacré aux décisions occupe 10 minutes au lieu de 5, car les décisions du conseil d’administration sont assorties de dates butoirs et impliquent une responsabilité.

Résultat attendu : approuver les points habituels et prendre une décision concernant [point spécifique].
Durée : 90 minutes
Lecture préalable : dossier du conseil d'administration comprenant les états financiers et le procès-verbal de la dernière réunion, envoyé une semaine à l'avance. Obligatoire.

Excuses et approbation du procès-verbal de la séance précédente (5 min). Responsable : [Président]. Point de procédure. Corrections notées, sans débat.
Décision principale (25 min). Responsable : [Nom]. Point central de la réunion. Indiquée comme décision dans l'ordre du jour afin que le conseil d'administration soit prêt à la prendre.
Rapport du PDG (15 min). Responsable : [PDG]. Sur la base du rapport écrit, et non d'une relecture de celui-ci.
Bilan financier (20 min). Responsable : [directeur financier ou responsable des finances]. Écarts par rapport au budget, situation de trésorerie et tout autre point nécessitant l'attention du conseil d'administration.
Risques et autres questions (15 min). Responsable : [Président]. Points soulevés avant la réunion, non issus des interventions en salle.
Actions, responsables et dates (10 min). Responsable : [Président]. Relecture du procès-verbal.

Modèle d'ordre du jour pour un entretien individuel

La seule réunion où l’ordre du jour devrait principalement être consacré à l’autre personne. Si un responsable consacre les trente minutes entières à ses propres points, cela devient simplement un point d’avancement sous un nom plus sympathique. Ses sujets sont abordés en premier, la conversation difficile vient ensuite, tant qu’il reste encore du temps pour la mener correctement, et le développement bénéficie de son propre créneau afin de ne pas être écarté chaque semaine.

Objectif : répondre aux besoins de [Nom], aborder [problématique spécifique] et convenir d’une mesure de développement.
Durée : 30 minutes
Lecture préalable : leurs notes, ajoutées au document partagé au préalable. Facultatif mais recommandé.

Ordre du jour (10 min). Responsable : [Subordonné direct]. Tout ce qu'ils ont apporté. Ce créneau ne peut pas être emprunté.
Ce qu'il faut dire (10 min). Destinataire : [Responsable]. Un retour d'information, une préoccupation ou une décision qui le concerne. Deuxièmement, pour que cela ne se fasse pas à la hâte et ne soit pas laissé pour la fin.
Développement (5 min). Responsable : [Les deux]. Une mesure concrète, pas une discussion sur la carrière en version réduite.
Actions et actionnaires (5 min). Actionnaire : [Directeur].

Modèle d'ordre du jour pour la réunion quotidienne

Quinze minutes, et cela ne fonctionne que si les problèmes bloquants sont isolés des mises à jour. Les réunions « stand-up » s’éternisent lorsqu’un problème bloquant est soulevé et que le groupe commence à le résoudre en temps réel sous les yeux de huit personnes. Signalez-le, désignez la personne qui s’en charge, puis passez à autre chose. La résolution se fait ensuite, entre les deux personnes concernées.

Résultat : faire le point sur le travail du jour et identifier les personnes qui rencontrent des difficultés.
Durée : 15 minutes
Lecture préalable : aucune. Si une réunion « stand-up » nécessite une lecture préalable, ce n’est pas une réunion « stand-up ».

Tour de table (7 min). Responsable : [Chaque participant]. Terminé hier, à faire aujourd’hui. Moins d’une minute par personne.
Obstacles (5 min). Responsable : [Responsable Standup]. Identifiés et attribués, mais non résolus. Tout point nécessitant une discussion fait l'objet d'un créneau de suivi.
Suivis et responsables (3 min). Responsable : [Responsable de la réunion debout]. Qui rencontre qui, juste après ?

Modèle d'ordre du jour d'une réunion rétrospective

Le point difficile vient en deuxième position ici pour une raison bien précise. Les équipes qui commencent par ce qui a bien fonctionné passent vingt minutes à se montrer aimables, puis expédient la partie qui permet de changer les choses. Il faut aborder la conversation difficile tant que l’énergie est encore là, puis conclure en mettant l’accent sur ce qui a fonctionné. Et la partie consacrée aux améliorations nécessite du temps réel, car une rétrospective qui se termine sans que deux actions concrètes, datées et attribuées à des personnes, aient été définies n’est rien d’autre qu’une séance de thérapie.

Résultat : convenir, avec les responsables, de deux changements que l'équipe mettra en œuvre lors du prochain sprint.
Durée : 60 minutes
Lecture préalable : données du sprint et actions issues de la dernière rétrospective. Obligatoire.

Les données (10 min). Responsable : [Chef de Scrum]. Ce qui a été livré, ce qui a pris du retard, ce qui a été reporté. Les faits avant les opinions.
Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné (20 min). Responsable : [Animateur]. Il s'agit du processus et des décisions, pas des personnes. Ce n'est pas un hasard si c'est le point le plus long de l'ordre du jour.
Ce qui s'est bien passé (10 min). Responsable : [Animateur]. Précisez ce qu'il faut continuer à faire.
Choisissez deux améliorations (15 min). Responsable : [Équipe]. Deux, pas dix. Dix, ça ne change rien.
Actions et responsables (5 min). Responsable : [chef de Scrum]. Ces éléments seront intégrés à la lecture préparatoire de la prochaine rétrospective.

Modèle d'ordre du jour d'une réunion générale

Il s'agit principalement d'une diffusion télévisée, c'est pourquoi la séance de questions-réponses dure treize minutes au lieu des deux habituelles lorsque le PDG dépasse son temps de parole. L'annonce vient en deuxième position, car c'est ce que le public est venu écouter, et la reléguer à la fin reviendrait à perdre la moitié de l'audience, qui aurait cessé d'écouter. Toutes les données chiffrées doivent figurer sur une diapositive que les participants peuvent capturer, car personne ne retient un chiffre énoncé à l'oral.

Résultat attendu : Partager [l'annonce] et laisser à l'entreprise la possibilité de poser des questions à ce sujet.
Durée : 45 minutes
Lecture préalable : Aucune. Envoyez la présentation par la suite.

Où en sommes-nous (8 min) ? Responsable : [PDG ou responsable]. Chiffres par rapport à l'objectif, affichés à l'écran.
L'annonce (12 min). Responsable : [Nom]. La raison d'être de cette réunion. Quels changements et quelles implications pour le travail de chacun.
Pleins feux sur une équipe (7 min). Responsable : [Responsable d'équipe tournant]. Une équipe, une réalisation.
Questions (13 min). Responsable : [Animateur]. Les questions sont recueillies à l'avance puis en direct, dans cet ordre, afin que le silence du début ne vienne pas briser l'ambiance.
Conclusion et prochaines étapes (5 min). Responsable : [PDG ou responsable du projet].

Modèle d'ordre du jour pour une réunion de vente

Les dossiers à risque passent en deuxième position, et non en dernier. L'examen du pipeline a tendance à accaparer toute l'heure, et les dossiers qui nécessitent une intervention ne bénéficient que de quatre minutes précipitées à la fin, alors que tout le monde est déjà en retard pour son prochain appel. Placez-les à un moment où ils pourront être traités comme il se doit, et limitez la durée de l'examen du pipeline afin qu'il ne s'étende pas pour occuper tout le temps qui lui est alloué.

Résultat attendu : convenir du plan d'action pour chaque affaire à risque ce mois-ci et valider les prévisions.
Durée : 60 minutes
Lecture préalable : exportation du pipeline CRM et comparaison des chiffres actuels par rapport aux objectifs. Obligatoire.

Chiffres réels par rapport aux objectifs (10 min). Responsable : [Responsable commercial]. En ce qui concerne la situation de l'équipe, aucun commentaire n'est nécessaire sur les chiffres déjà communiqués.
Affaires en suspens (20 min). Responsable : [Commercial en charge de chaque affaire]. Affaires concernées, obstacles rencontrés, besoins du commercial. Il s'agit de la partie opérationnelle de la réunion.
Pipeline pour la prochaine période (15 min). Responsable : [Responsable commercial]. Couverture, lacunes et sources du nouveau pipeline.
Un point de coaching (10 min). Responsable : [Responsable commercial ou directeur des ventes]. Un moment précis d'un appel ou une objection, travaillé en groupe.
Actions et responsables (5 min). Responsable : [Responsable commercial].

Modèle d'ordre du jour de la réunion de planification du sprint

En 90 minutes, l'objectif du sprint doit être défini avant le backlog, et non après. Les équipes qui examinent d'abord le backlog finissent par définir un objectif a posteriori à partir des tickets qu'elles ont choisis au hasard, ce qui explique pourquoi les sprints se retrouvent souvent dépourvus de thème cohérent. Mettez-vous d'accord sur l'objectif du sprint, puis choisissez les tâches qui y contribuent.

Résultat : s'engager à atteindre l'objectif du sprint et à réaliser le travail nécessaire pour y parvenir.
Durée : 90 minutes
Lecture préalable : backlog mis à jour et tâches reportées du dernier sprint. Obligatoire.

Bilan du dernier sprint (10 min). Responsable : [Responsable Scrum]. Tâches livrées, reportées et raisons. Soyez concis, car la rétrospective aborde les détails.
Convenir de l'objectif du sprint (20 min). Responsable : [Product Owner]. Une phrase que toute l'équipe peut reprendre à l'unisson. Tout ce qui suit est évalué à l'aune de cet objectif.
Analyse du backlog (25 min). Responsable : [Product Owner]. Classement par ordre de priorité par rapport à l'objectif.
Capacité et engagement (25 min). Responsable : [Équipe]. Capacité réelle, tenant compte des congés et de la charge de soutien, puis engagement effectif de l'équipe.
Actions et responsables (10 min). Responsable : [Responsable Scrum].

Pour l'ensemble des procédures de cérémonie, y compris les formats de préparation et de revue, les modèles de réunion Scrum agiles vont plus loin que celui-ci.

Modèle d'ordre du jour pour une réunion de lancement de projet

Le périmètre vient en deuxième lieu, et plus précisément ce qui n'en fait pas partie. Les réunions de lancement qui négligent cet aspect aboutissent à un projet où trois personnes ont trois visions différentes de ce qui est en cours de développement, et ces divergences apparaissent dès la sixième semaine. Énoncer clairement les exclusions, dans une salle, en présence de tout le monde, est l'élément le plus utile d'une réunion de lancement.

Objectif : se mettre d'accord sur ce qu'est ce projet, ce qu'il n'est pas, et qui est responsable de quelle partie.
Durée : 60 minutes
Lecture préalable : cahier des charges du projet et calendrier proposé. Obligatoire.

Pourquoi ce projet a-t-il été lancé ? (10 min). Responsable : [promoteur du projet]. Le problème et les critères de réussite.
Périmètre et éléments hors périmètre (15 min). Responsable : [Chef de projet]. Les deux parties. C'est la deuxième partie qui permet de sauver le projet.
Qui est responsable de quoi (10 min). Responsable : [Chef de projet]. Personnes désignées pour chaque axe de travail.
Calendrier et étapes clés (15 min). Responsable : [Chef de projet]. Dates, dépendances et premier point de contrôle.
Risques (5 min). Responsable : [Équipe]. Identifiés, consignés et examinés lors du point de contrôle.
Actions et responsables (5 min). Responsable : [Chef de projet].

Vous trouverez une présentation plus détaillée du format de la réunion de lancement, y compris la liste de contrôle à effectuer avant la réunion, dans le guide consacré à la réunion de lancement du projet.

Exemples d'ordres du jour de réunion : vierges ou préremplis

Les modèles d'ordre du jour de réunion ci-dessus sont des structures vierges que vous pouvez adapter et réutiliser à l'infini. Un exemple d'ordre du jour de réunion correspond à cette structure, mais complétée, et montre exactement à quoi il ressemblerait dans la pratique.

Les modèles structurés ci-dessus peuvent tout de même être utilisés de manière inefficace, et bien que cela ne soit pas en soi une erreur, cela risque d'entraîner un manque de précision ou des dépassements de temps. Voici, par exemple, le résultat auquel de nombreuses équipes pourraient aboutir.

Points marqués et blocages (5 min)
Campagne du 3e trimestre (10 min)
Site web (10 min)
Divers (5 min)

À première vue, cela correspond au calendrier, semble assez précis et donne une meilleure idée de ce qui est attendu, mais cela manque également de détails. Les éléments sont bien présents, mais ce ne sont que de simples noms ; il n’y a pas de responsabilité attribuée, rien qui explique quel résultat est attendu. « Site web » pourrait se résumer à 10 minutes de plaintes sur la lenteur de chargement du site ; « Campagne du troisième trimestre » commence par quelqu’un qui se contente de demander : « Alors, où en sommes-nous là-dessus ? »

Une meilleure version de cet ordre du jour devrait plutôt ressembler à ceci :

Résultat : se mettre d'accord sur les actions marketing à mettre en œuvre cette semaine et lever les blocages concernant la page d'accueil du troisième trimestre.

Durée : 30 minutes
Lecture préalable : la liste des actions de la semaine dernière. Obligatoire.

Victoires et bloqueurs (5 min). Responsable : Priya. Une ligne par personne. Les bloqueurs sont signalés pour le point n° 2, qui n'est pas résolu ici.
La page d'accueil du T3 est bloquée en attente de validation juridique (10 min). Responsable : Tom. Décider si nous la publions sans l'étude de cas ou si nous repoussons la date. Tom nous transmet la dernière réponse du service juridique.
Confirmez la priorité de cette semaine : campagne ou site web (10 min). Responsable : Priya. Nous ne pouvons pas faire les deux d'ici vendredi. Choisissez l'une des deux et précisez laquelle sera mise de côté.
Actions et propriétaires (5 min). Propriétaire : Priya.

Il s'agit du même modèle, des mêmes points à aborder et du même calendrier ; la principale différence réside dans le fait que chaque section est attribuée à un responsable et s'accompagne d'un objectif précis. Les participants sauront ainsi ce qu'ils doivent lire, ce qu'ils doivent préparer et quel est l'objectif global de la réunion. Ce document expose clairement les obstacles et les contraintes, afin que chacun puisse s'y préparer, répondre aux questions éventuelles et trouver une solution.

Lorsque vous rédigez l'ordre du jour d'une réunion, l'essentiel est de vérifier si une personne qui le lit saura ce qu'elle doit faire et à quoi s'attendre. Si ce n'est pas le cas, la réunion risque de consacrer une bonne partie de son temps à clarifier ces points.

De l'ordre du jour au compte-rendu sans avoir à tout retaper

Disposer d'un modèle d'ordre du jour bien conçu permet de structurer une réunion et d'en assurer le succès ; il ne sert pas à en consigner le compte-rendu. Lorsque Priya a soulevé la question de savoir s'il fallait ou non lancer le projet sans étude de cas, une semaine plus tard, tout le monde n'aura pas le même souvenir des événements, et un compte-rendu de réunion rédigé de mémoire ne reflétera pas nécessairement ce qui a réellement été décidé.

Auparavant, cette tâche consistait à rédiger à la va-vite le compte-rendu d’une réunion à l’aide d’un stylo à bille, en essayant de retenir tout ce qui était dit ; heureusement, nous vivons désormais dans un monde où tl;dv peut vous envoyer l’enregistrement, la transcription, le résumé et la liste des actions à mener directement dans votre boîte de réception ou votre bibliothèque dès la fin de la réunion.

Vous avez même la possibilité de définir des modèles de réunion, en utilisant les fonctionnalités ci-dessus, ce qui vous permet de personnaliser la manière dont les notes sont générées. Elles sont ainsi adaptées exactement à vos besoins, à leur destination et aux personnes qui doivent les utiliser.

Vous pouvez ensuite intégrer ces informations au reste de votre infrastructure technologique. Par exemple, un rattrapage sur le pipeline ? Les notes sont directement enregistrées dans votre CRM, les passages importants sont extraits et envoyés aux personnes qui ont assisté aux démonstrations, et les notes sont disponibles pour quiconque souhaite les consulter plus en détail.

Cela dit, tout repose sur un élément essentiel : une réunion bien structurée, s’appuyant sur un ordre du jour solide.

Utilisez votre historique de réunions pour rédiger le prochain ordre du jour

Cette application, qui vous permet d'accéder aux transcriptions et aux notes de vos réunions, s'avère encore plus utile une fois que vous avez constitué une bibliothèque regroupant l'ensemble de vos réunions. tl;dv dispose d'un serveur MCP, ce qui signifie que vous pouvez connecter directement votre bibliothèque à Claude et interroger l'ensemble de vos données, plutôt que de vous limiter à une seule requête.

Comment l'utiliser ? Il suffit de lui demander de passer en revue vos dix dernières réunions d'équipe hebdomadaires et de l'inviter à identifier les moments où celles-ci ont systématiquement dépassé le temps imparti. Quels points de l'ordre du jour reviennent sans cesse sans aboutir à aucun résultat ? Quelles réunions génèrent le moins d'actions concrètes ? Vous serez alors en mesure d'identifier vos principaux freins, non seulement pour les points à l'ordre du jour, mais aussi pour l'ensemble de vos réunions récurrentes.

À partir de là, vous pouvez même lui demander de rédiger l'ordre du jour suivant, en s'appuyant sur ses conclusions et sur les étapes décrites ci-dessus. Avec un MCP en lecture seule, il peut consulter le compte-rendu de vos réunions, sans rien modifier, puis demander à l'IA de rédiger un ordre du jour en tenant compte des problèmes qui ont tendance à survenir et en intégrant des mesures de prévention pour les éviter.

Pour commencer, utilisez les modèles ci-dessus et organisez votre prochaine réunion en vous appuyant sur l’un d’entre eux, tout en utilisant tl;dv en parallèle. Comparez le résumé généré par l’outil à vos notes habituelles, puis constatez à quel point il est plus simple de se lancer avec un plan et un outil qui vous facilitent la tâche.

Foire aux questions sur les ordres du jour des réunions

Qui est chargé de rédiger l'ordre du jour de la réunion ?

C'est la personne qui a convoqué la réunion qui est responsable de l'ordre du jour, même si c'est quelqu'un d'autre qui le rédige. Les personnes chargées de présenter chaque point fournissent leur propre exposé, précisent ce dont elles ont besoin et indiquent la durée prévue. Les ordres du jour des réunions du conseil d'administration sont généralement rédigés par le secrétaire général et validés par le président. Pour les réunions d'équipe récurrentes, le fait de faire tourner la rédaction de l'ordre du jour permet généralement d'accroître la participation des membres.

Combien de temps à l'avance faut-il envoyer l'ordre du jour d'une réunion ?

Un délai d'un jour suffit pour la plupart des réunions d'équipe régulières. Tout document nécessitant une véritable lecture préalable requiert un délai de trois à cinq jours ouvrés, et les ordres du jour des réunions du conseil d'administration sont généralement envoyés une semaine à l'avance, bien que cette exigence relève de vos propres statuts plutôt que de la loi. L'essentiel est de s'assurer que les participants ont le temps de lire le document, de rassembler les informations nécessaires et de demander que des éléments soient ajoutés.

Combien de points un ordre du jour de réunion doit-il comporter ?

Environ trois points concrets en trente minutes, et cinq ou six en une heure. Par « concrets », j'entends tout ce qui nécessite une discussion ou une décision. Les mises à jour de situation auxquelles personne ne réagit ne sont pas des points à l'ordre du jour ; il s'agit simplement d'un document envoyé au mauvais endroit. Les ordres du jour comportant huit points pour une réunion d'une heure aboutissent immanquablement à ce que les deux derniers soient laissés de côté.

Pourquoi les réunions dépassent-elles toujours l'horaire prévu alors qu'il y a un ordre du jour ?

En général, comme les points à l'ordre du jour sont des sujets de discussion plutôt que des décisions à prendre, la discussion n'a pas de point d'arrivée précis. Les autres causes courantes sont un timing qui, dès le départ, ne correspondait pas à la durée prévue, l'absence de responsable désigné pour chaque point, ce qui ralentit le traitement de chacun d'entre eux, et l'absence du décideur dans la salle. Le fait de classer chaque point dans l'une des catégories « à décider », « à discuter » ou « à prendre en compte » permet de résoudre la plupart de ces problèmes.

Quelle est la différence entre l'ordre du jour d'une réunion et le procès-verbal de celle-ci ?

L'ordre du jour est rédigé avant la réunion et précise les points qui seront abordés. Le procès-verbal est rédigé pendant ou après la réunion et consigne ce qui a été dit, décidé et attribué. L'un est un plan, l'autre un document officiel. Les réunions du conseil d'administration et des comités nécessitent généralement les deux, car le procès-verbal constitue le compte rendu officiel. Vous trouverez plus d'informations sur la différence entre les notes de réunion et le procès-verbal si vous souhaitez une explication plus détaillée.