Sintesi sulla ricerca preliminare sull’account in vista di una chiamata con l’IA

  • La ricerca preliminare sull'account tramite IA consiste nel porre una domanda dieci minuti prima di una chiamata, invece di aprire separatamente il CRM, la posta in arrivo e l'archivio delle chiamate.
  • Ci sono quattro domande che ti consentono di farti un'idea generale: chi partecipa e chi è stato aggiunto all'ultimo momento, cosa è stato effettivamente detto durante tutte le chiamate precedenti, in quali punti il CRM e la conversazione via e-mail non coincidono e cosa l'assistente non è riuscito a trovare.
  • Concentratevi sull’account e sul gruppo di acquisto, non sulla persona. Secondo Gartner, i contenuti rivolti a singoli individui hanno un impatto negativo del 59% sul consenso del gruppo, contro un impatto positivo del 20% per i contenuti rivolti all’organizzazione.
  • Il programma MCP di tl;dv dispone di cinque strumenti di sola lettura. Nessuna delle sue operazioni può modificare la tua libreria.
  • Una sorgente vuota e un vero e proprio “nulla” appaiono identici nell'output. Chiediti sempre cosa non è riuscito a trovare.
Indice dei contenuti

La ricerca preliminare sull'account tramite IA prima della chiamata significa che porre alcune domande a un'intelligenza artificiale collegata prima della chiamata può far risparmiare tempo, evitando di dover setacciare in anticipo una miriade di appunti, dati CRM, chiamate e documentazione. 

Ora questo è possibile grazie agli MCP: mentre prima bisognava controllare il CRM per vedere a che punto fosse l'affare nella pipeline e leggere le e-mail per capire qual era la situazione più recente, ora basta digitare un solo comando e voilà, si ha tutto ciò che serve.

La configurazione richiede pochissimo tempo, ma capire cosa chiedere è una competenza che va acquisita con un po’ di pratica. Io stesso ho lavorato nel settore delle vendite per molti anni, e in parte lo faccio ancora. Ho anche dedicato molto tempo a lavorare con l’intelligenza artificiale (IA) e gli MCP, riflettendo su come questi strumenti possano aiutare il venditore medio. Di seguito troverai un flusso di lavoro ben strutturato che utilizzo personalmente prima di iniziare una chiamata con clienti e partner, con domande, spunti di conversazione e spiegazioni su come utilizzo queste informazioni per assicurarmi che ogni chiamata sia utile e porti a risultati positivi per entrambe le parti.

Cosa ti serve prima di iniziare

Prima di iniziare, ti serviranno alcune cose. In questo caso, ti serviranno:

  • Un account tl;dv , con piano Pro o superiore, che includa le chiamate di cui hai bisogno nella tua libreria. Se un collega ha effettuato una chiamata ma non l’ha condivisa con te, dovrai accedervi. È facile farlo con pochi clic.
  • Un account a pagamento di Claude o ChatGPT. Entrambi funzionano, e tl;dv è presente nell’elenco dei connettori per entrambi.
  • La connessione in sé. Dovrai averla già configurata, operazione che può essere eseguita con pochi clic dalla directory dei connettori. Accedi a tl;dv per autorizzarla. Non è necessario alcun connettore personalizzato, né una chiave API, né un file di configurazione, né altro da installare.
  • Un controllo a campione. A volte possono verificarsi degli imprevisti, quindi prima di riporre tutte le tue aspettative in questa chiamata, fai una rapida verifica con l’MCP collegato. Poni una domanda di cui conosci già la risposta, ad esempio: “Come si chiama la persona della Acme Corp?” oppure “Cosa ho detto a [Cliente] il [Data]?”. In questo modo potrai assicurarti che tutto funzioni come previsto. Puoi anche richiedere la trascrizione integrale.

Non ci vuole altro. Una volta fatto questo, sei pronto per partire.

Cosa serve davvero per un briefing prima di una chiamata

Un briefing pre-chiamata davvero efficace risponde a quattro domande specifiche.

Schema sintetico di PreCall

Chi parteciperà alla riunione? Il tuo calendario. I partecipanti, i loro ruoli, il tipo di riunione e l'orario, oltre a indicare se qualcuno è stato aggiunto o rimosso dall'invio dell'invito.

Cosa abbiamo già detto a queste persone? La cronologia delle chiamate. Le chiamate precedenti, le promesse fatte da entrambe le parti e le obiezioni sollevate. Questi aspetti vengono spesso trascurati a favore delle sintesi, ma l’analisi diretta delle trascrizioni permette di scoprire quei piccoli dettagli che assumono importanza quando un’obiezione viene sollevata nuovamente.

A che punto è effettivamente l'affare? Il CRM. Fase dell'affare, importo, responsabile, cronologia dell'account e data dell'ultima attività registrata. Questa è la visione interna ufficiale dell'account.

Cosa è stato detto per iscritto? Via e-mail. L’ultimo thread, le domande poste e tutto ciò che è cambiato da allora. Di solito è qui che si trova la versione più autentica e disordinata della vicenda.

Cosa deve emergere dalla chiamata di oggi? Questoè l’obiettivo della riunione: quando hai tutto ben chiaro davanti a te, cosa si può ottenere e quali decisioni si possono far passare facilmente durante la conversazione.

Tutto il resto è contesto marginale. I round di finanziamento, i segnali relativi alle assunzioni, qualsiasi cosa che contribuisca a delineare un quadro della situazione attuale dell’azienda. Elementi utili, ma secondari rispetto ai quattro sopra citati.

Perché vale la pena dedicare dieci minuti alla ricerca prima di una chiamata

Esistono validi motivi, ben documentati, per cui vale la pena dedicare tempo alla ricerca preliminare alle chiamate. Secondo il rapporto “State of Sales” dell’Salesforce , i venditori dedicano circa il 40% del loro tempo alle attività di vendita. Il restante 60% verrebbe invece impiegato in attività quali l’inserimento dati, le pratiche amministrative e la ricerca.

Ciò significa che più della metà del tempo di un rappresentante è dedicato a questo tipo di lavoro manuale. Si tratta di tempo che potrebbe essere impiegato per contattare potenziali clienti, concludere le trattative e, in generale, generare maggiori ricavi.

Ci sono quindi ottimi motivi per automatizzare la fase di ricerca. Un riepilogo redatto sulla base delle tue trascrizioni, dei tuoi dati nel CRM e della tua casella di posta si fonda su ciò che è stato effettivamente detto. Ci sono pochissime congetture e non si fa affidamento sulla tua capacità di ricordare ogni dettaglio di una chiamata di sei settimane fa.

C’è un altro aspetto da considerare. L’indagine condotta da Gartner nel 2025 sui gruppi di acquisto B2B ha rilevato che i contenuti personalizzati per i singoli acquirenti non sono efficaci quanto quelli rivolti agli acquirenti come gruppo. Se adatti la tua presentazione alla singola persona presente alla chiamata, probabilmente questa si mostrerà entusiasta, ma tale entusiasmo non garantirà necessariamente la conclusione dell’affare. Quindi concentra la ricerca sull’account piuttosto che sulla persona. Cosa ha detto questa azienda riguardo al problema? Su quali punti i partecipanti alla chiamata erano in disaccordo? Quali vantaggi otterrebbe l’azienda risolvendo il problema? Questo è il materiale che un sostenitore del progetto potrà ripetere anche in tua assenza.

Il flusso di lavoro in quattro fasi per la ricerca preliminare alla chiamata

Per iniziare a utilizzare l’intelligenza artificiale al fine di effettuare una ricerca approfondita sul cliente prima della chiamata bastano pochi passaggi. In questo caso userò Claude, ma è possibile utilizzare anche ChatGPT.

Primo passo: parti dal calendario, non dal conto

Prima di fare qualsiasi cosa, chiedi a Claude cosa c’è in programma domani nel tuo calendario e chi parteciperà. Se hai la casella di posta piena, è possibile che altre persone siano state aggiunte alla chiamata o che abbiano addirittura rifiutato l’invito alla riunione. Mi è già capitato di partecipare a una chiamata aspettandomi di parlare con il mio referente e di scoprire che era presente anche il vicepresidente del marketing e che mi era sfuggita la notifica.

Avere a disposizione l’elenco dei partecipanti ti permette inoltre di individuare con precisione quali informazioni devi ricavare dai dati. Se è presente qualcuno del reparto finanziario, puoi avere già pronti i dati finanziari. Se c’è qualcuno con competenze tecniche, puoi preparare in anticipo le specifiche in modo da poter rispondere alle sue domande. Potrebbe anche fornire indizi sul fatto che l’accordo stia procedendo dietro le quinte.

Fase due: poni una domanda concreta alla cronologia delle chiamate

Collegando Claude alla tua libreria di tl;dv potrai analizzare in modo approfondito ogni trascrizione a tua disposizione. Il segreto sta nel formulare ricerche specifiche anziché generiche, in modo da non ottenere solo un riassunto di massima.

tl;dv connettore MCP Claude

La domanda che hai posto riunisce diversi aspetti relativi a diversi bandi e fasi. Ecco alcuni esempi:

  • In tutte le conversazioni avute con questo cliente, cosa hanno detto riguardo ai prezzi e la loro posizione è cambiata?
  • Quali obiezioni sono state sollevate più di una volta, e abbiamo mai dato una risposta concreta?
  • A cosa ci siamo impegnati e l'abbiamo fatto?
  • Chi ha partecipato a tutte le chiamate e chi ha smesso di partecipare dopo la prima?

 

Cercarli manualmente richiederebbe quasi un’ora. Utilizzando il connettore, bastano pochi secondi. Una buona abitudine da acquisire è quella di chiedere citazioni specifiche: «Dimmi cosa hanno detto riguardo al budget, citando la trascrizione con le date.» In questo modo la risposta si basa su ciò che è stato effettivamente detto, anziché su una generalizzazione appianata dal modello.

Fase tre: allineamento dei dati del CRM con quelli delle e-mail

Successivamente, recupera il record del CRM e la conversazione e-mail più recente nella stessa domanda, quindi chiedi se ci sono differenze o discrepanze tra i due. Il CRM potrebbe indicare che l’affare è in fase di negoziazione e che verrà concluso questo mese, ma l’e-mail riporta che il responsabile degli acquisti è fuori sede fino a settembre e che nessuno ha risposto da una settimana. Entrambe le informazioni sono corrette, in una certa misura, ma l’e-mail contiene le informazioni più aggiornate e attendibili.

Una cosa che puoi chiedere direttamente: «Lo stato nel CRM è ancora corretto rispetto alla conversazione via e-mail, e cosa è cambiato che non è riportato nel CRM?»

Fase 4: Chiedere le indicazioni, poi individuare le lacune

Ora puoi chiedere che tutte queste informazioni vengano raccolte in un formato adatto alle tue esigenze e alla chiamata che stai per effettuare. Personalmente, mi piace avere:

  • Chi partecipa alla chiamata
  • Cosa è cambiato dall'ultima riunione
  • A che punto è attualmente l'accordo
  • Laddove il CRM sembra ormai superato
  • Gli impegni ancora da definire da entrambe le parti
  • Le probabili obiezioni basate sulla storia
  • Una buona domanda da porre per portare avanti questa trattativa
  • Laddove le persone della loro fazione erano in disaccordo tra loro

 

A quel punto, una volta che ho tutto questo, mi chiedo «Cosa manca?»

Quest'ultima domanda acquista particolare rilevanza quando sono coinvolti più soggetti interessati. Colmare le lacune, integrare i dettagli mancanti e individuare gli ostacoli prima della riunione è ciò che ti permette di presentarti preparato, anziché sperare semplicemente che tutto vada per il meglio.

Immagine di un riepilogo pre-chiamata generato da Claude sulla base dei connettori
Un esempio di come potrebbe presentarsi il tuo briefing prima della chiamata

tl;dvI cinque strumenti di…

tl;dvL'MCP di [nome] mette a disposizione cinque strumenti utilizzabili una volta effettuato il collegamento. Essi sono:

  • Cerca riunioni: consente di trovare le chiamate in base a un intervallo di date, a un testo specifico, alla natura interna o esterna della chiamata o alla tua partecipazione. È un ottimo punto di partenza per una breve ricerca.
  • Recupera i metadati della riunione — restituisce il titolo, la data, la durata e tutti gli altri dettagli di una riunione in base al suo ID.
  • Ottieni gli appunti della riunione — restituisce gli appunti generati dall'IA e quelli scritti a mano allegati a una chiamata. Un ottimo modo per controllare rapidamente qualcosa prima di aprire la trascrizione completa.
  • Ottieni la trascrizione della riunione — restituisce l'intera trascrizione in formato Markdown. È la funzione che userai più spesso e quella da utilizzare quando cerchi citazioni specifiche. È utile anche quando devi inviare della documentazione: chiedi all'IA di verificare che ciò che stai per inviare corrisponda a quanto concordato durante la chiamata e di segnalarti eventuali discrepanze.
  • Recupera profilo utente — restituisce il tuo profilo, a conferma che sta effettuando la ricerca nella tua libreria.

 

La caratteristica fondamentale di tutte e cinque è che sono di sola lettura. L'IA può richiamare e condividere qualsiasi contenuto presente nella tua libreria, ma non può scriverci né modificare nulla.

Il livello "Claude Projects"

Il posto migliore per configurare tutto questo all’interno della tua IA, se utilizzi Claude, è Claude Projects. Puoi creare uno spazio dedicato per effettuare tutte le ricerche necessarie, in base al contesto richiesto.

Ad esempio, potresti creare un progetto per un ruolo specifico, o anche per il progetto aziendale stesso. Puoi quindi aggiungere elementi contestuali al progetto, come il tuo quadro di riferimento delle qualifiche, il profilo ICP, la libreria delle obiezioni, i dati tecnici e persino il formato in cui desideri che sia redatto il brief, e i risultati saranno personalizzati in base alle tue esigenze.

Un limite determina se il conteggio si accumula o si azzera. Il documento “ Anthropic ” lo spiega chiaramente: “Il contesto non viene condiviso tra le chat all’interno di un progetto, a meno che le informazioni non vengano aggiunte alla knowledge base del progetto.” Quindi, se effettui una ricerca su un account lunedì e apri una nuova chat prima del follow-up di giovedì, parti da zero e ti ritrovi a ripetere lo stesso ragionamento due volte.

La correzione richiede quindici secondi. Dopo il briefing, chiedi un breve riassunto del conto da conservare per riferimento futuro e salvalo nella documentazione del progetto. La prossima volta l’assistente partirà già a regime e le fonti in tempo reale inseriranno solo le modifiche apportate.

I progetti sono disponibili in tutti i piani di Claude, con un limite massimo di cinque per gli account gratuiti. Dai un’occhiata al nostro articolo sui progetti di Claude per scoprire più nel dettaglio cosa puoi fare con questo spazio di lavoro.

Le indicazioni per la ricerca preliminare alla chiamata

I have a call with [account] at [time] today. Work through this in order.

1. Pull the calendar event and list who's attending, with titles. Flag anyone added after the invite first went out, and anyone who has declined.

2. Search my tl;dv library for every past call with this account. Tell me what was actually said about pricing, timelines and any competitor, quoting the transcript with dates. Not a summary of the summaries.

3. Pull the CRM record: stage, amount, close date, owner, last logged activity, open tasks.

4. Search my email for the most recent thread with this account. Compare it against the CRM record and tell me what has changed that the CRM doesn't reflect.

5. Give me a brief in this format: who's on the call and what's changed since last time; where the deal stands and where the CRM looks stale; open commitments on both sides with who owes what; the two objections most likely to come up based on our history; where people on their side disagreed with each other; one question worth asking that we haven't asked before.

6. Then tell me what you couldn't find, and which parts of the above rest on thin or missing data.

Keep it under 400 words. Don't fill gaps with plausible assumptions. If you didn't find something, say so.

Cosa controllare quando il brief non è corretto

Nessun promemoria è perfetto, nessuna catena di e-mail o sistema CRM riesce a tenere traccia di tutto, e quanto detto sopra ti consentirà di ottenere ciò di cui hai bisogno nella maggior parte dei casi. Quando ciò non accade, il motivo è quasi sempre uno di questi cinque.

1) Le chiamate non sono presenti nella tua libreria

È senza dubbio il problema più comune quando la risposta non è corretta. Se un collega ha partecipato a una riunione dal proprio account senza condividerla, non spetta a te cercarla, e l’IA non ha modo di accedervi né tantomeno di sapere che esiste. In questo caso, controlla direttamente la tua libreria di “ tl;dv ” e assicurati di avere la chiamata.

2) Un risultato nullo e un negativo vero appaiono identici

Quando una fonte collegata non restituisce alcun risultato, per qualsiasi motivo, l’IA segnala di non aver trovato nulla sull’argomento. Quella frase è vera dal suo punto di vista e completamente errata dal tuo, e nulla nell’output ti indica quale dei due punti di vista stai considerando. È per questo che l’ultima riga del prompt chiede cosa non sia riuscita a trovare.

3) Il CRM è obsoleto e l'IA non ne è a conoscenza

Nonostante tl;dv sia in grado di integrarsi con i sistemi CRM, molte persone continuano a dimenticarsi di aggiornare i dati. Non aggiungono note, non registrano gli eventi quando si verificano e le informazioni contestuali importanti rimangono nella casella di posta elettronica di qualcuno anziché in un luogo accessibile a tutti.

4) La ricerca nelle e-mail mostra solo ciò che è visibile

Ottimo dal punto di vista della sicurezza, ma limitante dal tuo. Se sei stato escluso da una conversazione importante, o se il potenziale cliente ha inviato un messaggio direttamente a un tuo collega, quei dati non ti saranno accessibili e nulla ti avviserà della loro assenza.

5) Hai chiesto un riassunto invece di porre una domanda

Se il risultato ottenuto assomiglia più a una serie di appunti presi durante una chiamata che a risposte definitive, probabilmente la formulazione della tua richiesta non era corretta. Torna al secondo passaggio e riformula la richiesta in modo da chiedere qualcosa di specifico.

È improbabile che tu riceva mai un messaggio di errore completo. Sono i controlli a campione a confermare la correttezza, mentre il confronto con ciò che già sai è ciò che impedisce che il sistema fallisca nel momento sbagliato.

Cosa non fa questo flusso di lavoro

Questo non trasformerà magicamente ogni chiamata in una vendita. Tutto ciò riduce i tempi di preparazione, ma spetta comunque al venditore utilizzare tecniche di vendita efficaci per portare a termine l’affare.

Devi comunque sapere come avviare la conversazione, cogliere l’atmosfera e renderti conto quando qualcuno smette di parlare, oltre a distinguere tra un’obiezione e un segnale di interesse all’acquisto che richiede solo qualche informazione in più.

L'intelligenza artificiale può aiutarti a compilare il CRM e a redigere l'e-mail di follow-up. Devi comunque essere un venditore.

What the workflow above does do is shrink that 60% of non-selling time, so you can focus on the craft of selling, listen properly to your customer, and have the energy and space to get better at it.

Come iniziare senza esagerare

Iniziare è semplice e non è necessario fare tutto in una volta. Un assistente AI con il connettore MCP di tl;dv già configurato ti permette di fare gran parte del lavoro. Puoi rimandare l’integrazione con il tuo CRM e la posta elettronica finché l’assistente non avrà dimostrato il proprio valore e non ti fornirà risposte chiare alle domande più importanti prima di una chiamata.

Provalo tu stesso oggi stesso collegandotl;dv al tuo assistente per le riunioni basato sull’intelligenza artificiale e avviandolo prima della tua prossima chiamata.

Domande frequenti sulla ricerca preliminare sull’account tramite IA prima della chiamata

Sì, tramite i connettori. In Claude, li aggiungi dalla directory dei connettori e accedi con il tuo account, senza bisogno di una chiave API né di installare nulla. Il connettore tl;dv è presente in quella lista ed è in sola lettura. ChatGPT funziona allo stesso modo tramite le app. Entrambi sono disponibili su tl;dv Pro e versioni successive. 

Confronta la scheda del CRM con la conversazione via e-mail più recente e chiediti cosa sia cambiato che il CRM non riflette. Il CRM riporta ciò che qualcuno ha digitato in quel momento. L’e-mail riporta ciò che è successo da allora. Effettua anche un controllo incrociato con le chiamate più recenti. 

Il connettore tl;dv è di sola lettura. I suoi cinque strumenti — search_meetings, get_meeting_metadata, get_meeting_notes, get_meeting_transcript e get_user_profile — servono tutti a recuperare dati e nessuno a scriverli. Non è possibile creare, modificare o eliminare nulla. Nel peggiore dei casi, una query formulata in modo errato produrrà una risposta inutile, ma non comporterà la modifica di alcun record.

No. Eredita le tue autorizzazioni esistenti, quindi ha accesso solo a ciò che potresti già aprire tu stesso. Questo ha un doppio effetto: se la conversazione via e-mail di cui hai bisogno si trova nella casella di posta di un collega, o se una chiamata è stata registrata sul suo account e non è mai stata condivisa, non apparirà nel tuo riepilogo e nulla ti indicherà che manca.

Un riassunto è accurato nella misura in cui lo sono le sue fonti. Richiedete citazioni con date precise anziché descrizioni generiche, così potrete verificare ogni affermazione confrontandola con la trascrizione. Se formulate una richiesta vaga senza specificare che deve basarsi sul materiale originale, l’IA potrebbe talvolta cercare di integrare ciò che non conosce. 

Sì, ed è una query incredibilmente utile nel flusso di lavoro. Recupera il record del CRM e la conversazione e-mail più recente nella stessa query, poi individua le discrepanze. Il CRM indica che l’affare si concluderà questo mese. La conversazione mostra che nessuno ha risposto nelle ultime due settimane. Entrambe le informazioni sono corrette.