営業チームにとってミーティングノートは、植物にとっての日光と同じくらい重要だ。営業電話やその他の商談中に重要な情報を把握するために欠かせないものだ。社内の電話会議で、明確さと説明責任を確保するための参照ポイントとして使ったり、フォローアップの準備をする際に、見込み客に関する重要な詳細を覚えておくために使ったりすることができる。
しかし、紙とペンでメモを書き写すのは過去の話だ。デジタルの時代になってAIが登場し、それに伴って会議のメモも一変した。AIを搭載したノート・テイカーは、メモを取ったり保存したりする際に、より正確で効率的、そしてアクセスしやすくなり、さらに会話に参加できるようになります。
この包括的なガイドブックでは、ミーティングノートの重要性、その可能性を最大限に引き出すためのヒントやコツ、ノートをより効率的に整理するためのテンプレートやツール、テクニックについて解説しています。
まずは基本から...。
ミーティングノートとは？
ミーティングノートは、ミーティング中の重要な瞬間の非公式な報告書である。会議中に話し合われたアイデア、洞察、行動ポイントを要約し、読み取ることができるため有用である。
従来、会議のメモはペンと紙で書き留めるものだった。これは特に対面式の会議で顕著だ。しかし、バーチャル会議は2020年から2022年の間に48％から77％に増加した。そして、remote 会議の爆発的な増加とともに、AIのノートテイカーが台頭してきた。
Remote ミーティング
純粋に対面で仕事をする業界でない限り、remote （または2,000）ミーティングをしたことがあるかもしれない。このような会議は通常、Zoom や MS Teams のようなビデオ会議プラットフォームで行われ、チームが異なる国にいても「顔を見ながら」つながることができます。
remote 会議というコンセプトも新しいものではない。実際、remote とハイブリッド会議は、かなり以前からSF映画で人気のある表現だった。今では日常生活の一部だ。
信頼性の高いバーチャル・ミーティングが可能になったことで、多くの企業がremote-first work cultureを採用し、さらに多くの企業がハイブリッド・スタイルを採用している。2025年までに、アメリカの労働人口の22％が100％リモートで働くようになると考えられている。2024年でさえ、完全にオンサイトで働く人は39％に過ぎない。このため、remote ミーティングが不可欠となる。
メモの取り方は、直接会う会議とRemote 会議で違うのか？
対面の会議では、メモは通常手書きで書き留める。これは便利だが、実際の会話から気が逸れてしまう可能性があるのは言うまでもない。チームミーティングでは、ノートの整理さえうまくできれば、これで十分なことが多い（これについては後で詳しく説明する）。
remote ミーティングでは、ペンと紙を使うのが多くの人の常套手段だが、もうひとつの選択肢であるテクノロジーの活用に比べれば、効率も明瞭さも詳細さもはるかに劣る。
最初の選択肢は、通話中にメモを文書に打ち込むことだ。これは手書きよりも速いが、それでも気が散り、重要なポイントを見逃す可能性がある。2つ目の、より効率的なオプションは、AIノートテイカーを使うことだ。AIメモテイカーは、重要なポイントだけでなく、誰が発言したか、誰がどのタスクにアサインされたか、期限はいつか、アクションポイントは何かなど、想像できるあらゆることを記録することができる。あなたが会話に集中している間、AIはこれらすべてを行う。
さらに、対面会議でもAIノートテイカーを使うことが可能だ。最初は少し厄介かもしれないが、一度セットアップすれば問題ない。
会議メモと議事録は同じものか？
要するに、そうではない。議事録とメモは、 どちらも情報を文書化するための効果的なツールだが、形式に関しては若干異なる 。
ミーティングノートは一般的に非公式なものだ。通常、メモを読むのは、あなたと数人のチームメイトだけです。非公式とはいえ、後で見直す時間を節約できるよう、構造化しておくのが賢明だ。
一方 、議事録は 形式的なものである。出席者の名前、行動項目、議題、要約など、特定の構成に従う傾向がある。これらのメモは、個人的な文書ではなく、会社の一般的な記録として保管される。
その違いをもう少し詳しく見てみよう。
重要な違い会議メモと議事録の違い
形式
- 会議メモ.共有可能な個人文書。会議中にメモを取る非公式な方法。
- 議事録.会社を代表する公式文書。正式なもので、職務上の重要事項に言及する際に使用される。
流通
- 会議メモ.個人的な文書ではあるが、会議の参加者だけでなく、参加しなかった人たちにも広めることができる。
- 議事録.会議の議事録は、ビジネス・ディレクター／ステークホルダーだけでなく、リーダーシップ階層間で共有されることを意図している。
コンテンツ
- 会議メモ.アクションポイント、決定事項、主要情報など、ミーティングを要約する。
- 議事録.会議の議事録は、議論の概要、正確な決定、公式な行動、投票結果などを詳しく説明するものである。
従来の議事録作成方法はAI音声認識に取って代わられ、ますます冗長になりつつある。remote ミーティングへのシフトに伴い、テクノロジーは即座に正確な議事録を提供するようになった。会議のメモを手作業で書き留め、後で特定のことを思い出すことは可能だが、手作業による議事録は急速に過去のものになりつつある。
会議メモと議事録の決定的な違いを学ぶ。会議を効果的に文書化する方法とデジタルツールの役割を知る。
なぜ会議ノートを取る必要があるのか？
会議のメモは、情報を保持するために不可欠である。たとえあなたが世界一の記憶力を持っていたとしても、すべての会議の詳細を覚えていることはできないだろう。.何を言ったのか、誰が言ったのか、どんな口調だったのか、通話中の詳細を思い出したいのであれば、ミーティングノートは紛れもなく重要だ。録音やトランスクリプトがあればなお良い。
簡単に言えば、ミーティングノートがなければ、あなたは破滅する。見込み客と親密な関係を築き、信頼の基礎を築き、深いレベルで共感したいのであれば、相手の詳細を覚えておく必要がある。メモを確認し、なぜこの見込み客があなたの製品を買うことに興味を持つのかをすぐに見つけ出すことができなければならない。彼らのブランドは？彼らのビジネスにおける役割は？彼らはあなたの製品のどこが好きで、もっと重要なのはどこが嫌いな のか？なぜか？
このような答えが目の前にあれば、たとえ最後の電話から何週間も経っていたとしても、すぐに見込み客と再び話をすることができる。見込み客は、あなたが自分のことを覚えていてくれたことを光栄に思うだろう。こうしてセールスは行われるのだ！それ以上に、こうして顧客との関係が築かれ、顧客維持が始まるのです。すべては良いメモから始まる。
覚えておこう：顧客の69％は、話を聞いてくれる営業担当者を優先する。ミーティングノートは、あなたの傾聴能力を積極的にアピールする方法として捉えましょう。
良い会議ノートを取る5つの利点
上記でも少し触れましたが、質の高いミーティングノートの利点はほとんど無限大です。では、優れた会議メモを取ることの主なメリットをいくつか見てみよう。
1.メモリの増加
19世紀、エビングハウスという心理学者が記憶保持に関する最も有名な研究をまとめた。それによると、人は受け取った情報の大半をすぐに忘れてしまう。
会議に関して言えば、これは理想的ではない。会議中に何を話していたかを覚えておきたいものだが、そうでなければすべてが無駄になってしまう。メモを取らずに会議を終えると、重要なポイントや洞察、場合によっては行動ポイントさえも忘れてしまう可能性が高くなる。ミーティングノートは、これを物理的な形として定着させるので、いつでも戻ってくることができる。
エビングハウスの研究から明らかになったことは、次のようなことだ：
- 記憶は時間とともに弱まる
- 1時間以内に半分以上を忘れる
- 意味のあることは覚えやすい
- 物事の提示の仕方は、それを記憶する能力に影響する（会議ノートをどのように構成すべきかを考える上で重要！）。
- その時の気分が記憶力に影響する
2.より明確に
会議のメモがあれば、複雑なトピックも理解しやすくなり、今後の仕事にも自信が持てるようになります。良いメモは、議論された内容を明確に分解しているので、必要なときに何度でも見直すことができる。
3.説明責任
優れたミーティングノートがあれば、どのメンバーがどのタスクを担当しているかがわかります。誰が何をしているのか、いつでもミーティングノートを参照できるので、説明責任を果たすのに役立ちます。
AIノートテーカーを使えば、会議の録音や書き起こしができるため、チーム全体が説明責任に関して検証可能な真実の情報源を持つことができ、さらに一歩前進します。
4.フォローアップの改善
チームメイトのフォローアップであれ、潜在顧客のフォローアップであれ、ミーティングノートは次のミーティングの前に参照する土台となる。これは、前回のミーティング以降に締め切りが守られたかどうかを確認するような小さなものから、見込み客のニーズ、ウォンツ、ペインポイントを覚えておくような重要なものまである。
5.効率性
会議のメモをきちんと取れば、以前の会議ですでに説明したことを蒸し返す必要がなくなる。時間とエネルギーの節約になり、今後の会議を効率化し、要点を端的に伝えることができる。
会議でのメモの取り方
会議のメモを取るには、さまざまな方法があります。最も重要なのは、メモを簡単に参照できるように、一貫性のある構造化されたフォーマットを使うことです。そうすることで、時間の節約になり、実際に記載する情報の断片を選択するのに役立ちます。
最もポピュラーなメモの取り方をいくつか紹介しよう。
よく使われるメモの取り方
これらは、あなたが何をメモすべきで、何をメモすべきでないかを決めるのに役立つ。それだけでなく、スキャンして参照するのが非常に簡単になるようにフォーマットされている。
- マインドマップ。 この方法は、中心となるトピックが関連するサブトピックに枝分かれしている視覚的なマインドマップで構成されています。マインドマップを使うことで、重要なポイント間のつながりを美的に見ることができます。
- コーネル コーネルノートは、出だし、メモ、まとめの3つのセクションで構成されている。コーネル方式は、主なトピックを要約し、それに関連するキーワードをメモするために使われる。コーネルは、論理的かつ組織的にアイデアを凝縮するのに適している。
- アウトライン方式。 最も一般的なメモの取り方であるアウトラインは、一般的に3つの文章で構成される。メイントピック、サブトピック、そしてどちらかに関連するメモの文章である。この方法は、スキャンしやすい明確な構成にしたい場合に使われる。
- 象限。 クワドラントノートは4つのセクションに整理され、通常、重要度と優先度の観点からランク付けされる。クワドラントノートは、より良い意思決定と時間管理のための視覚的な方法です。クワドラントノートは、レビューするための明確で整理された構造を与えてくれます。
デジタル会議ノートの取り方
会議のメモを入力する場合は、上記の方法のいずれかを使用し、選択したツールに適用するだけです。テンプレートを作っておけば、ファイルを開いて入力するだけで済む。Microsoft Word、Google Docs、Evernote、Notionなどのツールを使って、会議のメモを書き留めることができる。
対面のメモであれば、会話中にノートパソコンを開いてタイプするだけです。しかし、これがremote の会議である場合、タイピング中に何かを見逃さないように、メモを画面の片側に、通話をもう片側に表示したいものだ。Google ChromeやMicrosoft Edgeのような最新のブラウザでは、画面を分割して使用することができます。
ミーティングの準備
会議を最大限に活用するためには、明確な方向性と具体的な目標を持つ必要があります。事前にあらゆることを網羅しておくことで、会議をスムーズに進行させ、重要なポイントをより正確にメモすることができる。
一般的に、計画を立てることで、会議のメモがより充実したものになる。それだけでなく、明確な構成は資本の節約にもなる。不必要な 会議出席は、会議出席者一人当たり毎年25,000ドルのコストになると考えられている...同じ調査によると、従業員100人以上の企業では、不必要な会議を削減することで毎年200万ドル以上、従業員5,000人以上の企業では1億ドル以上の節約になるという。
そのことを念頭に置いて、すべてのミーティングにふさわしい準備をしたいものです。その方法を見てみよう！
ミーティングの目標を設定する
なぜこのミーティングをするのか？目的は何ですか？会議の結果をどうしたいのか？
目標を設定することが不可欠。 72％のプロフェッショナルがは、明確な目的を設定することが会議を成功に導くと考えている。結局のところ、誰も自分の週末や天気について話したくはないのだ。
会議の目的を理解することで、事前にアジェンダを作成することがとても簡単になります。下のインフォグラフィックでは、明確なアジェンダを持つことが、出席者を少なくすること、視覚的な刺激とともに、会議を成功させるもうひとつの重要な要素であることがわかる。
アジェンダの作成
会議の目標を達成するために、何を話し合う必要があるのか、どの点をカバーする必要があるのかを概説する。一般的に、会議には2つのタイプがある：
- 定期的な会議。 定期的に開催され、特定のテンプレートに沿ったミーティングであるが、議論のポイントはさまざまである。例としては、チームの短期的な取り組みをまとめる週次報告会などがある。
- 一度だけのミーティング。 このタイプの会議はより具体的である。1回限りのミーティングでは、目的、議題、長さをゼロから作成します。例えば、急浮上した問題や、本番間近の新機能について話し合うために行われるかもしれない。
招待状を送る
事前にミーティングの招待状を選択的に送信し、チームに余裕を持たせましょう。全員招待ボタンはすべての会議に必要ではありません。極力避けましょう。
招待状を送る際には、会議の目的とアジェンダを必ず記載し、チームがその背景を理解できるようにします。そうすることで、すぐに会議に参加することができます。
また、遅れを最小限に抑えるために、時間を厳守する仕事文化を育てるべきである。平均すると、上級幹部は会議の開始を待つだけで年間5日と19時間を浪費している。非常識だ！
よりよい議事録を作成する方法
議事録の作成 より良い議事録より良い議事録を作成するためには、整理整頓、事前準備、そして会議中ずっと気を配る必要がある。しかし、ビデオ会議への移行に伴い、議事録はAIテープ起こしツールによって作成されるようになった。
AIの世界に飛び込む前に、従来の議事録作成スキルを向上させるためのポイントを見てみよう：
- 基本をつかむ。 誰が、何を、どこで、いつまでに、という基本事項を書き留めることから始めよう。
- 要約する。 議題と非議題の両方を含め、話し合われた主なトピックを要約し、会議の目的と目標の概要を説明する。
- アクションポイントを特定する。 実施すべきアクションを記録し、タスク、期限、担当者またはチームを特定する。
- 引用 重要な洞察を強調するために、注目すべき引用を一語一語キャプチャする。
- 編集して明確にする。 わかりやすく、読みやすいようにメモを編集し、書式を整える。テンプレートを使うと便利です。
間違いがないか校正し、議事録を整理して簡単にアクセスできるようにすることを忘れない。議事録は速やかに出席者と共有し、参照しやすいように名前を付けたファイルを作成する。今後の会議では、前回の議事録を配布し、議論を思い出すきっかけとしましょう。
以下は、効果的な議事録の作成方法のテンプレート例です。
会議議事録とAI
議事録は、AIの進歩が提供する効率的なソリューションによって進化してきました。話し言葉のテキスト化から要点の自動要約まで、AIは議事録作成プロセスを合理化し、時間の節約と正確性の向上を実現します。
情報を整理・分類する機能により、チーム内の生産性が向上し、議事録作成の予算を再配分することができます。使用するツールにもよるが、AIに議事録のテンプレートを渡すと、会議のたびに即座に議事録の記入を代行させることができる。 例えば、tl;dv を使用している場合、AIはタイムスタンプも提供するので、録画にジャンプして重要なポイントをもう一度見ることができる。
議事録テンプレート
議事録は、会議の履歴記録を提供し、将来の意思決定に対する説明責任のレベルとして機能します。透明性があり、誤解を防ぎ、紛争の解決に役立ちます。
議事録用のテンプレートを手元に用意しておくと、会話中にすばやく簡単に記入できます。または、前述のように、このテンプレートを任意の AI ツールにフィードして、議事録を作成することもできます。
議事録テンプレートはいくつかあります。
従来の議事録テンプレート
- 詳細は？場所、日時は？
- 出席者誰が会議に出席しましたか？
- アジェンダ会議の議題は？
- 重要なポイントどのようなキーポイントが挙げられ、議論されたのか？それらについて何が語られたか？
- 決定事項 会議ではどのような決定がなされましたか？
- 行動項目。行動への呼びかけは何だったのか？次に何が起こるのか？
- フォローアップのタスク。会議の結果、すぐに完了しなければならないタスクはありますか？
アクションミーティング議事録テンプレート
- 詳細は？場所、日時は？
- 出席者誰が会議に出席しましたか？
- 特定されたタスク話し合いの結果、どのようなタスクが明らかになりましたか？
- 割り当てられた責任者。 誰がこれらのタスクを割り当てられていますか？
- 期限。タスクの完了期限はいつですか？
- 最新情報前回の会議以降、どのような進展がありましたか？
- 障害。前進を妨げている何かがあったのか？それは何で、どうすれば効果的に取り組めるのか？
議事録。すべてのサラリーマンの存在の悩みの種。非常に恐ろしいが、どういうわけか不可欠なタスクは、そうでなければ幸せな従業員を眉間に皺を寄せてメモを走り書きし、上司の専門用語だらけの独白に必死に追いつこうとしています
キックオフミーティングの議題テンプレート
キックオフ・ミーティングとは、プロジェクトを立ち上げるための公式ミーティングである。新規事業から新機能の立ち上げまで、何でもありだ。このミーティングでは、具体的な目標、スケジュール、期待、遭遇する可能性のある障害などについて話し合います。
キックオフ・アジェンダのテンプレートは、プロジェクトの重要な初期段階をナビゲートし、キックオフミーティングを成功させるための道筋を示すのに役立ちます。以下はその例です：
キックオフの基本テンプレート
キックオフミーティングのテンプレートは、他にもたくさんあります。いくつか良いものを集めましたので、ご覧ください。これらはもう少し踏み込んだ内容になっており、お好きなように厳格に、あるいは緩やかに従うことができます。
この次のキックオフミーティングのアジェンダテンプレートも、最初のミーティングを計画するのに最適な方法です。どちらも素晴らしいので、あなたとあなたのビジネスに合った方を選んでください。
その他の会議メモ・議事録テンプレート
会議ノートのテンプレートは、ウェブ上で見つけることができます。ここでは、いくつかの場所を紹介します：
- マイクロソフト。無料で使える議事録のテンプレートがたくさん用意されている。
- ClickUp.ClickUpは、1対1のミーティング、定期的なミーティング、議事録など、さまざまなミーティングの種類別に、さまざまなミーティングノートのテンプレートを提供しています。
- CanvaCanvaには、デザイン性の高いミーティングノートのテンプレートが豊富に揃っています。数十種類のスタイルからお選びいただけます。
- Zapier。Zapierには7つの会議メモのテンプレートがあり、それぞれの使い方の説明もある。
- 101planners。会議メモ、議事録、その他あらゆるテンプレートがここにある。
会議のメモを整理して効率を上げる方法
効果的な ノートの整理社内外で明確なコミュニケーションを確立するためには、メモを効果的に整理することが重要です。会議のメモが使えなければ意味がない。会議のメモが使えなければ意味がありません。メモに簡単にアクセスでき、メモに書かれている情報を素早く簡単に消化できるように整理する必要があります。
ミーティングノートを整理している営業チームは、見込み客に関する重要な情報をよりよく保持することができる。見込み客が帳簿上の単なる名前ではなく、記憶され、認識されていると感じることで、築かれる絆はより強固なものになるでしょう。ミーティングノートを活用することが、そもそもミーティングノートを作成する重要な理由なのだ。
以下の4つのステップに従って会議メモを整理すれば、間違いはない：
- 簡潔に。 メモは短く、甘く、要点を端的に。
- 共同作業。 他のチームメイトと考えを共有し、一緒にメモを取る。
- すぐに要約する。 会議が終わりに近づいたら、メモをまとめるのを忘れないこと。それ以上待つと、重要な情報を忘れてしまう。
- 一貫性を保つ。 ノートを取る際のフォーマットを決め、それを守る。
上に挙げたAIツールを使えば、足で稼ぐ必要はありません。メモに簡単にアクセスできるだけでなく（キーワードを検索するだけ）、必要な場所（CRM）に直接送られます！
CRM理想的なノート保管
顧客関係管理システム（CRM）は、内蔵のツールや統合機能のおかげで、電子メールや会計ソフトなど、他のアプリとの連携が容易です。つまり、企業は 簡単に データを共有し、タスクを自動化し、社内チームにスムーズなエクスペリエンスを提供することができます。
また、録音されたミーティングのデータなど、収集したすべての顧客データのリポジトリとしても機能します。これにより、カスタマーサポートチーム、営業チーム、ユーザーリサーチチームの全員が、同じ場所から同じ顧客に関する情報にアクセスできるようになります。これには、セールス・コール、カスタマー・サポート・コール、ユーザー・インタビュー、その他あらゆる顧客とのやり取りが含まれます。つまり、会議メモを効率的に整理することで、顧客に関するエキスパートになれるのです。
CRMと同期させることで、会社全体に利益をもたらし、顧客中心の原則を明確にすることができます。言うまでもなく、ワンクリックでGoogle Meet のメモをCRMに直接同期させることができます！
会議のメモを効率的に保管するための重要なヒントをお見逃しなく。
会議ノートの保存方法
会議のメモを手書きしていると、すぐに散らかってしまいます。タイプアップする手間は増えるが、パソコンにファイルしてどこに行くにも持っていけるので、その価値はあるかもしれない。
メモを入力する場合は、文書を保存するときにファイルの場所を選択する必要があるので、この方が簡単です。入力したメモは、お好みのツールでフォルダに保存することができます：MSワード、グーグルドキュメント、エバーノートなど。
アクセシビリティ
ミーティングノートの保管で重要なのは、必要なときにあなたやチームがアクセスできるということです。
メモや議事録の保管場所として最適なのは、組織の誰もがいつでもアクセスできる一元化されたオンライン・プラットフォームだ。
AIノートテイカーを使って会議のメモをとっている場合、CRMと同期させれば、会議が終わるたびにメモをすぐにCRMに転送することができる。これにより、時間と労力を節約し、メモを安全に保管することができる。
これは、営業チーム、カスタマーサポートチーム、ユーザー研究者が、顧客ごとのメモを他のデータと一緒に保存したい場合に最適です。特に、会議のメモにタイムスタンプ付きのビデオ映像が含まれていれば、会議のハイライトをすぐに見直すことができます。あらゆるチームのあらゆるデータを、一か所に集めることができます。
一貫性
ミーティングノートの保管でもう一つ重要なことは、一貫性を持たせることです。同じフォーマットを保つ必要性についてはすでに触れましたが、これはノートを使うときに、探しているものを簡単に見つけられるようにするためです。これは、会社全体にも言えることです。
もうひとつ重要なのは、それらがすべて同じプラットフォーム上にまとめて保存されていることだ。紙に書いたメモとGoogle Docsに書いたメモ、そしてSalesforce 。フォーマットと保存場所には一貫性が必要です。
すべての会議メモに優先順位をつける。
ミーティングノートの共有方法
上述したように、ミーティングノートで重要なのは、チームが必要なときにアクセスできることです。効率的に保管するのも一つの方法だが、会議終了後に共有することもできる。
共有する前に、他の人に見られる状態になっていることを確認してください。会話中にとったメモは、乱雑だったり、誤字脱字があったりすることがあります。少しブラッシュアップしてから同僚に送りましょう。
ノートを保存した場所にもよりますが、ノートを共有する方法は数多くあります。GoogleドキュメントとEvernoteには、電子メール（またはコピーリンク）でノートを送信できる「共有」ボタンがあります。MS Wordの場合は、ファイルとして保存し、そのファイルを電子メールまたは通信チャネルで送信する必要があります。
前述したように、メモを保存し、その場所を同僚に知らせることができる中央リポジトリを持つのも良いアイデアだ。そうすれば、同僚はメモを送るのを忘れないようにあなたに頼る必要はない。同僚はすぐにメモを見つけることができる。
tl;dv のようなAIノートテイカーを使ったことがある人なら、ノート自体にチームメイトをタグ付けできることを知っているでしょう。チームメイトはハイパーリンク付きのEメール（またはSlackのメッセージ）を受け取り、そのリンクをクリックすると、すぐにミーティングの録画の中から自分に関連する瞬間に飛ぶことができる。ノートの共有が驚くほど簡単になります。
ミーティング後のフォローアップ
ミーティング終了後、参加者にフォローアップを送り、重要なアクションポイントや期限を明確にするのがよい。そうすることで、全員が同じページにいることを確認し、すべてを書き出すことで説明責任を高めることができる。
これを手作業で行うこともできるが、会議のメモを参加者と共有し、簡単な要約や主要な洞察など、会議全体の概要を把握できるようにするのが賢明だ。
AIノートテイカーは、作成したメモを会議終了後に会議参加者全員に自動送信することが多い。これは基本的に、あなたのフォローアップを行うものだ！参加者は、会議をもう一度見たり、議事録を読んだり、AIの要約やメモに目を通したり、タイムスタンプから会議の特定の部分にジャンプしたりすることができる。短いサマリーから会議本編まで、すべてを網羅しているので、会議後のフォローアップに最も効率的な方法です。
会議でメモを取るのに最適なツール
メモを取る道具が あふれているが、それには理由が ある。 その効果は絶大だ！ ビジネスミーティング中に情報を保持することは非常に重要であり、今ほど簡単なことはない。
手書きのメモに比べ、メモツールは整理性、アクセシビリティ、統合性に優れている。仕事ツールにシームレスにインサイトを送ることができ、ワークフローを合理化し、時間のかかる作業をすべて自動化することができる。また、ボタンを数回クリックするだけで、チームメイトとコラボレーションすることもできる。
市販されている最高のAIノートテーカーを以下に紹介しよう。
AIノートメーカー
ChatGPTはAI技術ツールのOGとして広く知られているが、現在ではGPT技術を統合し、特にノートテイクを強化するツールが大量にある。つまり、バーチャル・ミーティングから抜き出したデータを含め、膨大な量のデータをほんの一瞬で集約し、分析できるのだ。
また、AIツールの精度が高いことも重要だ。おそらく100％にはならないだろうが、人間も同じである！強力なテープ起こしソフトウェアの種類は増え続けており、SaaS業界全体が注目しています。
最高のAIノートメーカーには次のようなものがある：
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tactiq
- Avoma
Fathom その誇大広告を得て、「無料のノートテイカー」として造られました。私たちは、それがどのように積み重なるかに興味がありました tl;dv チームで使用し、少しがっかりしたとき...
この中で、 tl;dv 対 Fireflies.ai showdownは、どちらも優れたAIノートテイカーとして際立っており、詳細な文字起こし、簡潔な要約、幅広い統合を提供することに優れています。
しかし、両者の共通点にもかかわらず、明確な違いがある。
エバーノートやグーグルドキュメントを使う
AIノートメーカーは万人向けではない。手作業でメモを書ける無料のツールを好む人もいる。重要なのは 方法だ。
まず、ミーティングノートのフォーマットを決めましょう。上にスクロールすると、私たちのおすすめを見ることができますが、重要なのは、構成を決めて、それにこだわることです。既存のテンプレートを使うか、自分で作成するかは自由ですが、このファイルを保存しておけば、メモを取る必要がある会議のたびに再利用できます。
それができたら、ミーティングを開始し、好きなアプリを開く：EvernoteかGoogleドキュメントだ。画面を分割できるので、ノートを打ちながら同時に会議に参加することができます。どちらのアプリもシームレスなコラボレーションを可能にするので、同僚と全く同時に同じドキュメントにメモを取ることができます。メモを取る担当を分担すれば、同じように会話に参加できる。
変更点を確認したい場合は、Googleドキュメントのリビジョン履歴で過去のバージョンを見ることができます。Evernoteのノート履歴でも同じことができます。
チームメイトの投稿を直接変更したくない場合は、コメントを残すことができます。こうすることで、メモと並行して対話が生まれ、互いに話し合って特定のポイントを明確にすることができる。
最後に、ノートをエクスポートしたい場合、どちらのアプリもPDFを含む様々なファイル形式でエクスポートすることができます。
文書作成ツールを使ってメモを取る
Evernote、Google Docs、あるいは膨大な数のAIノートテイカーは、いずれも手始めには最適な場所だが、文書作成ツールは会議メモの保存先としてますます人気が高まっている。
NotionやAsanaのような文書作成ツールがノート作成に好まれる主な理由は、情報の一元的な保管場所だからだ。すべての会議メモを、アクセスしやすい1つの場所に保存できる。そのため、チーム全員が探しているものを一箇所で見つけることができ、便利です。
NotionやAsanaでメモを取る
文書作成ツールは他にもたくさんあるが、NotionとAsanaは最も広く知られている2つのツールだ。会議のメモをここに保存しておけば、チーム全員が必要なときにいつでもアクセスできる。これは、全体的な説明責任と明確性を向上させる素晴らしい方法だ。
NotionやAsanaでメモを取るもう一つの大きな理由は、会議メモ用のテンプレートがあらかじめ用意されていることだ。無料でテンプレートを使えば、時間と労力を節約できる。EvernoteやGoogle Docsのように、リアルタイムのコラボレーションも可能だ。どちらのツールも統合機能が充実しており、スケジュールされた会議のためにカレンダーと同期させたり、ノートを簡単に共有するためにコミュニケーションプラットフォームと同期させたりすることができる。
特にAsanaに関しては、Asanaの中で、会議のメモからアクションアイテムやフォローアップタスクを実行可能なタスクに簡単に変換できる。チームメンバーに割り当て、期限を設定し、進捗を追跡する。
Google Meet を使って会議メモを取っている場合、ワンクリックでNotionに同期できます。同様に、Asanaでも簡単に会議メモを同期できます。
ミーティングノートに革命を
メモを取ることは、重要な情報を理解し、記憶するために非常に重要です。効率を高め、生産性を向上させ、チーム内のコラボレーションを強化するなど、多くのメリットをもたらす基本的なスキルです。その重要性はいくら強調してもしすぎることはない。
しかし、テクノロジーの進化に伴い、AIツールは全プロセスを自動化し、手作業の手間と時間、そしてコストを節約してくれる、なくてはならない味方として登場した。AIツールは、重要なポイントを覚えることに気を取られることなく、見込み客との真の関係構築に集中する自由を与えてくれる。
決して忘れてはならないのは、メモの取り方を知っているのは良いことですが、それを効率的に整理できなければ全く意味がないということです。会議のメモを分類し、アクセスしやすくする体系的なアプローチがなければ、メモの真の可能性を引き出すことはできません。
要するに、メモを取ることは、AI技術と効果的な整理整頓と組み合わせれば、ハードワークではなく、スマートワークを支援する強力な資産となるのだ。
