8 najlepszych narzędzi do dokumentacji, które pomogą uporządkować Twoją firmę

Trudno byłoby znaleźć kogoś innego niż Monica Gellar, dla kogo organizowanie rzeczy jest ulubionym zajęciem. Najczęściej ludzie wolą po prostu wykonać swoją pracę, a organizowanie pozostawić komuś innemu. Na szczęście istnieją narzędzia do dokumentacji, które pozwalają zaoszczędzić czas i sprawiają, że organizowanie i przechowywanie istotnych informacji dotyczących firmy przebiega niemal automatycznie.

Po co być maniakiem kontroli, skoro istniejeoprogramowanie do dokumentacji, które może pełnić tę rolę za nas?

Czym jest narzędzie do dokumentacji?

Narzędzie do dokumentacji to sposób, w jaki firma może przechowywać i organizować ważne informacje, żeby mieć jedno źródło prawdy.

Funkcjonuje jako podręcznik dla firm, pomagając w procesie wdrażania nowych pracowników oraz promując przejrzystość i dzielenie się wiedzą. Można go porównać do Wikipedii, ale przeznaczonej dla własnej firmy. Wszystkie informacje są ze sobą powiązane i zawierają odsyłacze, dzięki czemu ważne informacje są łatwe do znalezienia.

Dlaczego narzędzia do dokumentacji są ważne?

Narzędzia do dokumentacji ograniczają powstawanie silosów informacyjnych, zapewniając wszystkim dostęp do tych samych informacji z tego samego źródła. Minimalizują one ryzyko błędów wynikających z nieporozumień spowodowanych niekompletnymi lub nieaktualnymi informacjami. Korzystając z platformy do dokumentacji, można tworzyć silniejsze zespoły pracujące remote asynchronicznie.

8 najlepszych narzędzi do tworzenia dokumentacji

Jeśli szukasz najlepszego oprogramowania do tworzenia dokumentacji, mamy dla Ciebie 7 najlepszych propozycji. Podzieliliśmy je w zależności od tego, co dokładnie chcesz organizować.

Bez dalszych wstępów, oto 8 najlepszych narzędzi do dokumentacji, które pomogą uporządkować Twoją firmę.

1. Document360 – najlepszy do dokumentów pisemnych

Document360 jest powszechnie uważany za najlepszy z najlepszych narzędzi do tworzenia dokumentacji, ale taki poziom zaawansowania ma swoją cenę. I to wysoką.

Krótko mówiąc, Document360 to narzędzie do tworzenia dokumentacji, które idealnie nadaje się do tworzenia instrukcji obsługi. Posiada najnowocześniejszy edytor, który umożliwia tworzenie kategorii i podkategorii treści, które można łatwo przenosić za pomocą intuicyjnego interfejsu użytkownika typu „przeciągnij i upuść”.

Co ważniejsze, Document360 to rozwiązanie hybrydowe, które pozwala połączyć dokumentację przeznaczoną dla klientów z dokumentami wewnętrznymi. Posiada funkcje SEO, przypomnienia o przeglądzie treści, a nawet narzędzia analityczne, które pomagają śledzić interakcje czytelników z dokumentami.

Najtańszy plan kosztuje 99 dolarów miesięcznie. Dostępny jest również plan bezpłatny, ale obejmuje on tylko 50 artykułów i 1 GB przestrzeni dyskowej, a także ograniczony zestaw funkcji.

2. Confluence – najlepszy do gotowych szablonów

Jeśli potrzebujesz pomocy przy tworzeniu wewnętrznej wiki, Confluence może być dla Ciebie najlepszym rozwiązaniem. Confluence, jedno z najstarszych i najbardziej znanych programów do dokumentacji w tej dziedzinie, należy do tej samej firmy macierzystej, co inne czołowe programy do współpracy, takie jak Trello, więc możesz mieć pewność, że jesteś w dobrych rękach. Firma Atlassian niedawno pojawiła się w wiadomościachremote , jako jedna z pierwszych firm, które utworzyły stanowisko remote remote remote , aby proaktywnie rozwiązywać problemy remote .

Ponieważ Atlassian jest również spółką macierzystą Jira i Bitbucket, Confluence płynnie integruje się z nimi, dzięki czemu można korzystać z całego pakietu.

Jako wewnętrzny kreator wiki, Confluence jest jednym z najlepszych narzędzi do tworzenia dokumentacji dzięki opcjom szablonów, które pozwalają zaoszczędzić wiele godzin dzięki starannie przemyślanym projektom.

Chociaż brakuje mu zaawansowanych opcji dostosowywania i może być trudny w użyciu w przypadku bardziej rozbudowanej i kompleksowej dokumentacji oprogramowania, Confluence nadal jest doskonałym narzędziem do usprawnienia procesu wdrażania nowych pracowników i tworzenia jasnych i przejrzystych instrukcji pracy.

Oferuje bezpłatny plan dla maksymalnie dziesięciu użytkowników lub plan płatny w wysokości 5,75 USD za użytkownika dla maksymalnie 35 000 użytkowników! Dostępne są również bardziej zaawansowane plany.

3. tl;dv najlepsze narzędzie do dokumentowania spotkań

tl;dv to najlepsze narzędzie do dokumentowania wirtualnych spotkań. Jest to oprogramowanie do zarządzania spotkaniami, które umożliwia nagrywanie, transkrypcję i tłumaczenie wirtualnych spotkań. Można również dodawać znaczniki czasu do Zoom lub Google Meet , dzięki czemu osoby, które nie muszą uczestniczyć w spotkaniu, mogą je pominąć i szybko nadrobić zaległości później. Jeśli Twoja firma działa remote asynchronicznie, tl;dv doskonałym narzędziem do śledzenia spotkań służbowych.

Wszystkie protokoły spotkań, nagrania i transkrypcje są zapisywane w tl;dv , co zapewnia stały dostęp do wszystkich wirtualnych spotkań zespołu. Można łatwo znaleźć konkretne fragmenty spotkania, wyszukując słowa kluczowe, a także organizować różne spotkania, tworząc kategorie, w których będą one przechowywane.

Inne funkcje tl;dv, w tym znaczniki czasu i klipy, dobrze integrują się z innymi narzędziami do dokumentacji, takimi jak Notion.

Jeśli szukasz najlepszego oprogramowania do dokumentowania spotkań, tl;dv absolutnie oczywistym wyborem. Dzięki rozbudowanemu bezpłatnemu planowi i cenie wynoszącej zaledwie 20 dolarów miesięcznie za wersję pro, tl;dv znacznie tańszy niż wiele innych narzędzi do dokumentacji wymienionych na tej liście.

4. Notion – najlepszy pod względem elastyczności

Notion rzuca kłody pod nogi, ponieważ nie został stworzony specjalnie jako narzędzie do dokumentacji. Nie oznacza to jednak, że nie radzi sobie z tym zadaniem wyjątkowo dobrze.

Notion to wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, planowania i przechowywania wiedzy, które można wykorzystać do tworzenia wszelkiego rodzaju dokumentacji. Nie zostało stworzone z myślą o kontaktach z klientami, ale służy głównie do pracy wewnętrznej i burzy mózgów.

Jednak dzięki współpracy z Engine.so możesz używać Notion do tworzenia pięknej bazy wiedzy. Pozwala to w łatwy sposób zbudować centrum wiedzy, które można również opublikować na swojej stronie internetowej!

Notion oferuje unikalne sposoby prezentacji informacji, które zapewniają mu przewagę nad konkurencyjnymi narzędziami do dokumentacji. Jest łatwy do opanowania i obsługi, a dzięki planom cenowym już od 5 USD miesięcznie za użytkownika jest również przystępny cenowo. Główną wadą Notion jest to, że nie został zaprojektowany jako narzędzie do dokumentacji. Chociaż z pewnością można go w tym celu wykorzystać, jeśli planujesz stworzyć złożoną bazę wiedzy zawierającą setki powiązanych ze sobą artykułów, lepiej wybrać narzędzie zaprojektowane specjalnie do tego zadania.

5. ProofHub – najlepszy do łączenia WSZYSTKIEGO

ProofHub to idealne rozwiązanie dla firm łączących zarządzanie projektami z wydajną dokumentacją. Oprócz doskonałego zarządzania zadaniami, centralizuje dokumentację dzięki funkcjom takim jak Notatki oraz Pliki i dokumenty.

To, co wyróżnia ten produkt, to pakiet narzędzi do współpracy, a zwłaszcza narzędzie Discussions, które zapewnia aktualność i interaktywność dokumentacji. Dzięki dodatkowym funkcjom, takim jak obsługa wielu języków i white labeling, dostosowanie produktu do własnych potrzeb jest dziecinnie proste.

Jeśli chodzi o ceny, ProofHub oferuje bezkonkurencyjną wartość. Za 89 USD miesięcznie (rozliczane rocznie) lub 99 USD miesięcznie (rozliczane co miesiąc) otrzymujesz stałą stawkę dla nieograniczonej liczby użytkowników, co sprawia, że jest to ekonomiczny wybór dla zespołów każdej wielkości.

6. Dropbox Paper — najlepszy do dokumentów wewnętrznych

Dropbox Paper to doskonała platforma dokumentacyjna do tworzenia wewnętrznych dokumentów lub mini wiki dla Twojego zespołu. Jeśli Twoi pracownicy mają pytania dotyczące pracy, mogą łatwo przejrzeć wewnętrzne dokumenty i znaleźć odpowiedź, której szukają. Możesz używać tej platformy do wyświetlania tekstu, multimediów i innych plików w jednym miejscu.

Ponadto Dropbox Paper można łatwo udostępniać, a użytkownicy mogą nawet dodawać komentarze lub wyznaczać terminy lub kamienie milowe. To świetna funkcja, która sprawia, że jest to jedno z najlepszych dostępnych narzędzi do tworzenia dokumentacji. Jest ono również bezpłatne, jeśli masz już konto Dropbox, co może być bardzo korzystne dla zespołów korzystających z Dropbox jako oprogramowania do przechowywania danych.

Dropbox Paper ma niezwykle łatwy w obsłudze interfejs, dzięki czemu porządkowanie dokumentów, które w innym przypadku mogłoby być nudne, staje się przyjemnością i pozwala wykazać się kreatywnością. Nie nadaje się jednak do publicznego wyświetlania dokumentów. Jeśli chcesz, aby Twoja wewnętrzna wiki była widoczna na zewnątrz, Dropbox Paper prawdopodobnie nie jest dla Ciebie.

7. Nuclino – najlepszy do tworzenia struktur i wizualizacji

Nuclino to oprogramowanie do dokumentacji zaprojektowane w celu uporządkowania wewnętrznych dokumentów w możliwie najbardziej ustrukturyzowany sposób. Od zagnieżdżonych list po tabele, mapy myśli i tablice Kanban — Nuclino pomaga wizualizować przepływ pracy w sposób, jakiego nie oferuje żadne inne narzędzie do dokumentacji. Dzięki spojrzeniu na wewnętrzną dokumentację z tej perspektywy można łatwo zidentyfikować wąskie gardła i monitorować postępy zespołu.

Jest to doskonałe narzędzie dla remote , które komunikują się asynchronicznie, ponieważ pozwala skonsolidować całą pracę w jednym narzędziu, minimalizując niepotrzebne przełączanie się między kontekstami.

Dzięki przejrzystemu i intuicyjnemu interfejsowi użytkownika Nuclino zostało zaprojektowane z myślą o płynnej pracy. Jego wewnętrzny system linków w stylu wiki pozwala w łatwy sposób łączyć powiązane artykuły. A co najlepsze? Nuclino można edytować wspólnie w czasie rzeczywistym bez żadnych problemów z synchronizacją. Nie ma potrzeby edytowania i zapisywania zmian, aby inni użytkownicy mogli je zobaczyć. Wszystko odbywa się automatycznie i jest tak proste, jak to tylko możliwe.

Standardowy plan zaczyna się od 5 USD miesięcznie za użytkownika.

8. GitHub – najlepsze oprogramowanie dokumentacyjne dla programistów

GitHub to platforma dokumentacyjna dla programistów, stworzona z myślą o współpracy. Jeśli jakakolwiek aplikacja jest open source, istnieje duże prawdopodobieństwo, że jej repozytoria kodu znajdziesz w GitHub. Jest to znane na całym świecie narzędzie dokumentacyjne, które stanowi crème de la crème dla programistów.

Możesz wybrać między główną sekcją wiki GitHub a GitHub Pages, która umożliwia posiadanie jednej bezpłatnej strony, hostingu i niestandardowej domeny. Jeśli połączysz GitHub Pages z Jekyll, możesz stworzyć atrakcyjne i nowoczesne strony internetowe.

Jedną z głównych wad GitHub jest to, że aby efektywnie z niego korzystać, trzeba mieć umiejętności programistyczne. Może to oznaczać, że nie wszyscy członkowie zespołu będą mieli do niego dostęp. Ponadto osoby, które nie są biegłe w kwestiach technicznych, mogą mieć trudności z poruszaniem się po tym serwisie.

Jeśli nie masz nic przeciwko temu, aby Twoje repozytoria były publiczne, GitHub jest całkowicie darmowy. Jeśli jednak Twój zespół tworzy nową aplikację lub stronę internetową, prawdopodobnie będziesz chciał zachować swój kod w tajemnicy. W takim przypadku plan Team może kosztować Cię 44 USD rocznie za użytkownika.

Uporządkuj swoją dokumentację wewnętrzną

Jak widać, istnieje wiele różnych narzędzi do dokumentacji, w zależności od tego, co chcesz uporządkować. Mamy nadzieję, że ta lista okazała się pomocna w podjęciu decyzji i że uda Ci się odłożyć na bok swoją wewnętrzną Monikę i pozwolić jednej z tych platform dokumentacyjnych wykonać pracę za Ciebie.