İçeriğe git
Monica Gellar dışında, en sevdiği işin eşyaları düzenlemek olduğunu söyleyen birini bulmak oldukça zor olurdu. Çoğu zaman insanlar işi halletmeyi tercih eder ve düzenleme işini başkasına bırakır. Neyse ki, şirketinizin önemli bilgilerini düzenlemeyi ve saklamayı neredeyse otomatik hale getiren, zaman kazandıran dokümantasyon araçları mevcuttur.
Bu rolü bizim yerimize üstlenecek dokümantasyon yazılımları varken neden her şeye karışan biri olalım ki?
Belgeleme Aracı Nedir?
Bir dokümantasyon aracı, bir şirketin kritik bilgileri depolayıp düzenlemesini sağlayan ve böylece tek bir güvenilir bilgi kaynağı oluşturmasını sağlayan bir yöntemdir.
Bu platform, şirketler için bir el kitabı işlevi görür; yeni çalışanların işe alım sürecine yardımcı olur, şeffaflığı ve bilgi paylaşımını teşvik eder. Wikipedia’ya benzetilebilir, ancak bu platform kendi şirketinize özeldir. Her şey birbirine bağlantılı ve çapraz referanslıdır; böylece önemli bilgilere kolayca ulaşılabilir.
Belgeleme Araçları Neden Önemlidir?
Belgeleme araçları, bilgi silolarını ortadan kaldırarak herkesin aynı kaynaktan aynı bilgilere erişebilmesini sağlar. Bu sayede, eksik veya güncel olmayan bilgilerden kaynaklanan yanlış anlamalardan doğabilecek hataları en aza indirir. Bir belgeleme platformu kullanarak, daha güçlü remote eşzamansız çalışma ekipleri oluşturabilirsiniz.
En İyi 8 Dokümantasyon Aracı
En iyi dokümantasyon yazılımını arıyorsanız, sizin için en iyi 7 seçeneği derledik. Bu seçenekleri, tam olarak ne tür içerikleri düzenlemek istediğinize göre sınıflandırdık.
Daha fazla uzatmadan, şirketinizi düzenlemenize yardımcı olacak en iyi 8 dokümantasyon aracını sizlere sunuyoruz.
1. Document360 – Yazılı belgeler için en iyisi
Document360, dokümantasyon araçları söz konusu olduğunda genellikle en iyinin de en iyisi olarak kabul edilir, ancak bu düzeydeki uzmanlığın bir bedeli vardır. Hem de oldukça yüksek bir bedel.
Kısacası, Document360, kullanım kılavuzları oluşturmak için ideal bir dokümantasyon aracıdır. Sezgisel bir sürükle-bırak kullanıcı arayüzü aracılığıyla kolayca yerleri değiştirilebilen içerik kategorileri ve alt kategorileri oluşturmanıza olanak tanıyan son teknoloji ürünü bir düzenleyiciye sahiptir.
Daha da önemlisi, Document360, müşterilere yönelik belgeleri şirket içi belgelerinizle birleştirebilen hibrit bir çözümdür. SEO özellikleri, içerik inceleme hatırlatıcıları ve hatta okuyucuların belgelerinizle nasıl etkileşim kurduğunu takip etmenize yardımcı olan analiz araçları da sunmaktadır.
En ucuz paketin aylık ücreti 99 dolar. Ücretsiz bir paket de mevcut, ancak bu pakette sadece 50 makale ve 1 GB depolama alanı ile sınırlı bir özellik seti sunuluyor.
2. Confluence – Önceden Hazırlanmış Şablonlar İçin En İyisi
Şirket içi wiki'nizi oluştururken yardıma ihtiyacınız varsa, Confluence sizin için en iyi seçenek olabilir. Bu alandaki en eski ve en tanınmış dokümantasyon yazılımlarından biri olan Confluence, Trello gibi diğer üst düzey işbirliği yazılımlarıyla aynı ana şirkete aittir; bu sayede kendinizi emin ellerde hissedebilirsiniz. Hatta, şirketin adı Atlassian, remote sorunlarını proaktif bir şekilde ele almak üzere " remote remote remote " pozisyonunu kuran ilk şirketlerden biri olarak kısa süre önce remote remote haberlerine konu oldu.
Atlassian, Jira ve Bitbucket’ın da ana şirketi olduğu için Confluence bu platformlarla sorunsuz bir şekilde entegre olur; böylece tüm ürün grubundan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.
Confluence, bir kurumsal wiki oluşturucu olarak şablon seçenekleri sayesinde en iyi dokümantasyon araçlarından biridir; özenle tasarlanmış şablonları sayesinde size saatlerce zaman kazandırır.
Her ne kadar gelişmiş özelleştirme seçeneklerinden yoksun olsa ve daha kapsamlı ve ayrıntılı yazılım belgeleri için kullanımı zor olabilse de, Confluence yine de işe alım sürecini kolaylaştırmak ve net ve şeffaf bir çalışma kılavuzu oluşturmak için harika bir araçtır.
On kullanıcıya kadar ücretsiz bir planı var; ya da 35.000 kullanıcıya kadar kullanıcı başına 5,75 $ ödeyebilirsiniz! Daha gelişmiş planlar da mevcuttur.
3. tl;dv Toplantılar için En İyi Belgeleme Aracı
tl;dv sanal toplantılar için bir numaralı dokümantasyon aracıdır. Sanal toplantıları kaydetmenize, metne dönüştürmenize ve çevirmenize olanak tanıyan bir toplantı yönetim yazılımıdır. Ayrıca Zoom veya Google Meet görüşmelerine zaman damgaları ekleyebilirsiniz; böylece toplantıya katılmak zorunda olmayan katılımcılar toplantıyı atlayıp daha sonra hızlıca bilgiye ulaşabilirler. Şirketiniz remote asenkron çalışıyorsa, tl;dv iş toplantılarını takip etmek için mükemmel bir tl;dv .
Tüm toplantı tutanakları, kayıtları ve transkriptleri tl;dv kaydedilir; böylece ekibinizin tüm sanal toplantılarına her zaman erişebilirsiniz. Anahtar kelimelerle arama yaparak bir toplantının belirli bölümlerini kolayca bulabilir ve farklı toplantıları, bunları saklamak üzere kategoriler oluşturarak düzenleyebilirsiniz.
tl;dv’nin zaman damgaları ve klipler gibi diğer özellikleri, Notion gibi diğer dokümantasyon araçlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre oluyor.
Toplantıları takip etmek için en iyi dokümantasyon yazılımını arıyorsanız, tl;dv kesinlikle en kolay tl;dv . Güçlü bir ücretsiz planı ve pro sürümü için aylık sadece 20 dolarlık ücretiyle tl;dv , bu listedeki diğer birçok dokümantasyon aracından çok daha tl;dv .
4. Notion – Esneklik Açısından En İyisi
Notion, özellikle bir dokümantasyon aracı olarak tasarlanmadığı için işleri biraz zorlaştırıyor. Ancak bu, bu işi olağanüstü derecede iyi yapamayacağı anlamına gelmez.
Proje yönetimi, planlama ve bilgi depolama için hepsi bir arada bir araç olan Notion, her türlü belgenin oluşturulması amacıyla kullanılabilir. Müşteriye yönelik metinler yazmak üzere tasarlanmamış olan Notion, büyük ölçüde kurum içi işler ve beyin fırtınası için kullanılır.
Ancak, Engine.so ile entegre edildiğinde Notion’u kullanarak şık bir bilgi bankası oluşturabilirsiniz. Bu sayede, web sitenize de yayınlayabileceğiniz bir bilgi merkezini kolayca kurabilirsiniz!
Notion, bilgileri sunmak için benzersiz yöntemler sunarak, diğer dokümantasyon araçlarına kıyasla esneklik açısından bir avantaj sağlar. Öğrenmesi ve kullanması kolaydır; ayrıca kullanıcı başına aylık 5 dolardan başlayan fiyat planlarıyla uygun maliyetlidir. Notion’un en büyük dezavantajı, bir dokümantasyon aracı olarak tasarlanmamış olmasıdır. Her ne kadar bu amaçla da kullanılabilse de, birbiriyle bağlantılı yüzlerce makaleden oluşan karmaşık bir bilgi tabanı planlıyorsanız, söz konusu görev için özel olarak tasarlanmış bir aracı tercih etmeniz daha doğru olabilir.
5. ProofHub – Her Şeyi Bir Arada Toplamak İçin En İyisi
ProofHub, proje yönetimini verimli dokümantasyonla birleştiren işletmeler için vazgeçilmez bir çözümdür. Mükemmel görev yönetimi özelliğinin yanı sıra, “Notlar” ve “Dosyalar ve Belgeler” gibi özellikler sayesinde dokümantasyonu tek bir yerde toplar.
Bu platformu diğerlerinden ayıran en önemli özelliği, belgelerin her zaman güncel ve etkileşimli kalmasını sağlayan işbirliğine dayalı uygulama paketi, özellikle de “Discussions” aracıdır. Çok dilli destek ve beyaz etiketleme gibi ek avantajlar sayesinde özelleştirme işlemi son derece kolaydır.
Fiyatlandırma söz konusu olduğunda, ProofHub rakipsiz bir değer sunuyor. Aylık 89 $ (yıllık faturalandırma) veya aylık 99 $ karşılığında, sınırsız kullanıcı için sabit bir ücret uygulanıyor; bu da onu her büyüklükteki ekip için ekonomik açıdan mantıklı bir seçim haline getiriyor.
6. Dropbox Paper - Şirket içi belgeler için en iyisi
Dropbox Paper, ekibiniz için şirket içi belgeler veya mini wiki sayfaları oluşturmaya yönelik harika bir dokümantasyon platformudur. Çalışanlarınızın işle ilgili bir sorusu olduğunda, şirket içi belgelerinize kolayca başvurarak aradıkları cevabı bulabilirler. Bu platformu, metinleri, medya dosyalarını ve diğer dosyaları tek bir yerde sergilemek için kullanabilirsiniz.
Bunun yanı sıra, Dropbox Paper kolayca paylaşılabilir ve kullanıcılar yorum yapabilir, son tarihler veya aşamalar belirleyebilir. Bu harika bir özellik olup, onu mevcut en iyi dokümantasyon araçlarından biri haline getiriyor. Ayrıca, halihazırda bir Dropbox hesabınız varsa ücretsizdir; bu da Dropbox’ı depolama yazılımı olarak kullanan ekipler için son derece faydalı olabilir.
Dropbox Paper, belgelerinizi düzenlemeyi eğlenceli ve yaratıcı hale getiren, kullanımı son derece kolay bir arayüze sahiptir; aksi takdirde bu iş sizi can sıkıntısından patlatabilirdi. Ancak, belgeleri herkese açık olarak sergilemek için pek uygun değildir. Kurum içi wiki’nizi dışarıdan da erişilebilir hale getirmeyi planlıyorsanız, Dropbox Paper muhtemelen size uygun değildir.
7. Nuclino – Yapı ve Görselleştirme Açısından En İyisi
Nuclino, şirket içi belgelerinizi mümkün olan en yapılandırılmış şekilde düzenlemek üzere tasarlanmış bir dokümantasyon yazılımıdır. İç içe geçmiş listelerden tablolara, zihin haritalarından Kanban panolarına kadar, Nuclino iş akışınızı başka hiçbir dokümantasyon aracının yapamadığı şekilde görselleştirmenize yardımcı olur. Şirket içi belgelerinize bu açıdan bakarak, darboğazları kolayca tespit edebilir ve ekibinizin ilerlemesini takip edebilirsiniz.
Bu, eşzamansız iletişim kuranremote için harika bir araçtır; çünkü tüm çalışmalarınızı tek bir araçta bir araya getirmenize olanak tanıyarak gereksiz bağlam geçişlerini en aza indirir.
Temiz ve sezgisel bir kullanıcı arayüzüne sahip olan Nuclino, sorunsuz bir çalışma deneyimi sunmak üzere tasarlanmıştır. Wiki tarzındaki iç bağlantı sistemi, ilgili makaleleri kolayca birbirine bağlamanıza olanak tanır. En iyi yanı ne mi? Nuclino, herhangi bir senkronizasyon sorunu yaşanmadan aynı anda işbirliği içinde düzenlenebilir. Diğer kullanıcıların güncellemeleri görebilmesi için düzenleme yapıp kaydetmenize gerek yoktur. Her şey otomatiktir ve olabildiğince kolaydır.
Standart plan, kullanıcı başına aylık 5 dolardan başlıyor.
8. GitHub – Geliştiriciler için En İyi Dokümantasyon Yazılımı
GitHub, işbirliğini ön planda tutarak geliştirilmiş, geliştiricilere yönelik bir dokümantasyon platformudur. Herhangi bir uygulama açık kaynak kodluysa, kod depolarını büyük olasılıkla GitHub’da bulabilirsiniz. Bu, programcılar için en iyinin de iyisi olan, dünya çapında tanınan bir dokümantasyon aracıdır.
GitHub’un ana wiki bölümü ile GitHub Pages arasında seçim yapabilirsiniz; GitHub Pages, size bir adet ücretsiz sayfa, barındırma hizmeti ve özel bir alan adı sunar. GitHub Pages’ı Jekyll ile birleştirirseniz, çekici ve modern web siteleri oluşturabilirsiniz.
GitHub’un en önemli dezavantajlarından biri, platformu etkin bir şekilde kullanabilmek için geliştirici becerilerine ihtiyaç duyulmasıdır. Ekibinizin tüm üyeleri için erişilebilir olmayabilir. Ayrıca, teknoloji konusunda bilgisi olmayanlar için platformda gezinmek biraz zor olabilir.
Depolarınızın herkese açık olmasını sorun etmiyorsanız, GitHub’ı tamamen ücretsiz olarak kullanabilirsiniz. Ancak, ekibiniz yeni bir uygulama veya web sitesi geliştiriyorsa, kodunuzu gizli tutmak isteyeceksiniz muhtemelen. Bu durumda, Team planı kullanıcı başına yıllık 44 dolara mal olabilir.
İç Belgelerinizi Düzenleyin
Gördüğünüz gibi, düzenlemeniz gereken şeye bağlı olarak pek çok farklı dokümantasyon aracı bulunmaktadır. Bu listenin karar verme sürecinizde size yardımcı olduğunu umuyoruz ve içinizdeki Monica’yı bir kenara bırakıp bu dokümantasyon platformlarından birinin sizin yerinize bu işi halletmesine izin verebileceğinizi umuyoruz.
