Kiedy po raz pierwszy przeczytałem „obiektywne podsumowanie”, zacząłem się pocić, serce zaczęło mi mocniej bić i nagle na uniwersytecie, gdzie miałem napisać 5000-słowowy esej na temat powieści Charlesa Dickensa Trudne czasy. Potem zdałem sobie sprawę, że patrzę na Notion i że jest to znacznie mniej przerażająca koncepcja. Chociaż termin„obiektywne streszczenie”mógł kiedyś budzić strach w czasach studenckich, w rzeczywistości jest to dość prosta rzecz.

Obiektywne streszczenie to zwięzły, neutralny przegląd tekstu, filmu lub wydarzenia. Zawiera podstawowe informacje, główne idee i istotne fakty, ale bez osobistych opinii i uprzedzeń (stąd część OBIEKTYWNE). 

Chodzi o to, kto, co, kiedy, co się wydarzyło i co będzie dalej. To wszystko.

Nie ma potrzeby pisania kolejnej powieści Dickensa (dzięki Bogu) ani przekształcania tego, co się wydarzyło, w coś ekscytującego. Jest to po prostu tekst, który informuje tych, którzy nie byli tam obecni, zapomnieli lub chcą wiedzieć, co się wydarzyło. 

To jest KLUCZOWE dla sprzedawców. Jeśli kupujący podczas rozmowy telefonicznej powie: „Rozważamy trzech dostawców i podejmiemy decyzję w przyszłym miesiącu”, to jest to kluczowa informacja. Nie „Są bliscy wyboru naszej firmy”. Nie „Silna intencja zakupu”. Po prostu to zdanie, czyste i niezmienione.

Powinno być łatwo napisać… prawda? Eeee, nie.

Wszyscy są zajęci. Połączenia telefoniczne następują jedno po drugim. Przeskakujesz od odkrycia do demonstracji do wewnętrznego nadrabiania zaległości, nie mając chwili na złapanie oddechu. Zanim otworzysz CRM, szczegóły już się zatarły.

Pamiętasz tę atmosferę. 
Pamiętasz śmiech.
Pamiętasz moment, kiedy kot klienta przeszedł po klawiaturze.
Pamiętasz, że miałeś wrażenie, że wszystko poszło dobrze.

Nie zawsze pamiętasz dokładne sformułowania dotyczące budżetu, harmonogramu lub procesu decyzyjnego.

Granica między stwierdzeniem „rozważają trzech dostawców” a „jesteśmy w silnej pozycji” jest bardzo cienka. Jedno z nich jest faktem, drugie interpretacją. Pomnóż to przez dziesiątki rozmów telefonicznych, a nagle Twoja ścieżka sprzedaży zaczyna być napędzana optymizmem, a nie faktami.

A teraz najlepsza część. Nie musisz siedzieć i gorączkowo wpisywać punktów jak stenograf sądowy. Narzędzia takie jak tl;dv nagrywają rozmowy, transkrybują je i generują uporządkowane streszczenia bezpośrednio na podstawie tego, co zostało powiedziane. Nie tego, co Twoim zdaniem zostało zasugerowane, ale tego, co faktycznie zostało powiedziane.

Spis treści

tl;dr

  • Obiektywne podsumowanie to krótki, oparty na faktach zapis tego, co faktycznie zostało powiedziane podczas rozmowy, obejmujący budżet, harmonogram, proces decyzyjny, konkurencję i kolejne kroki, bez żadnych domysłów ani interpretacji.

  • Zespoły sprzedaży w naturalny sposób mieszają fakty z optymizmem z powodu presji, luk w pamięci i dostrzegania wzorców, co powoli zniekształca prognozy, przekazywanie informacji i dane CRM.

  • Nagrywanie i transkrypcja rozmów za pomocą narzędzia takiego jak tl;dv tworzy uporządkowane, powiązane ze źródłem streszczenia oparte na dokładnym brzmieniu, dzięki czemu procesy opierają się na dowodach, a nie na wrażeniach.

Czym jest obiektywne streszczenie?

Obiektywne podsumowanie sprzedaży nie jest streszczeniem z osobistym komentarzem, ale faktycznym zapisem tego, co zostało powiedziane, o co zapytano, co zostało uzgodnione i co pozostaje otwarte.
Oznacza to, że:

  • Bezpośrednie stwierdzenia, a nie parafrazowany optymizm
  • Jasne kolejne kroki, a nie pełne nadziei założenia
  • Jasno określone terminy, a nie „wkrótce”
  • Określone sygnały budżetowe, a nie przeczucia

 

Potraktuj to jako dokumentację. Jeśli ktoś przeczytałby streszczenie, który nie był obecny podczas rozmowy, mógłby przedstawić Ci swoją subiektywną opinię opartą na faktach. Powinien zrozumieć sytuację bez konieczności jej interpretowania przez Ciebie.

Na szczęście po każdej rozmowie tl;dv uczestnikom e-mail z najważniejszymi punktami i działaniami do podjęcia. Nigdy więcej nie będziesz musiał samodzielnie tego spisywać.

Obiektywne podsumowanie a interpretacja – znajdź różnice

Potraktuj tę sekcję jako mały przewodnik tłumaczeniowy. Dzięki niej możesz rozróżnić, co jest faktem, a co jest Twoim domysłem wynikającym z chęci sfinalizowania transakcji.

Zadzwoń 1

Co zostało powiedziane: „Rozważamy trzech dostawców i podejmiemy decyzję w przyszłym miesiącu”.

Podsumowanie obiektywne: Analiza trzech dostawców. Decyzja spodziewana w przyszłym miesiącu.

Interpretacja: Jesteśmy w dobrej sytuacji lub „O nie! Przejdą do naszej konkurencji!”.

Zadzwoń 2

Co zostało powiedziane: „W tym kwartale budżet jest napięty”.

Podsumowanie obiektywne: W tym kwartale budżet jest ograniczony.

Interpretacja: Budżet prawdopodobnie dostępny w następnym kwartale lub „Nie ma budżetu, działaj dalej”.

Zadzwoń 3

Co zostało powiedziane: „Musimy to skonsultować z działem finansowym”.

Obiektywne podsumowanie: Przed podjęciem decyzji wymagane jest zatwierdzenie finansowe.

Interpretacja: Niewielka przeszkoda wewnętrzna lub „Nie zamierzają kupować. Próbują wycofać się z tej transakcji”.

Widzisz schemat?

Obiektywne podsumowanie opiera się na języku, który można obronić. Interpretacja dodaje kolorytu, optymizmu, pesymizmu i dynamiki. Chociaż wydaje się to produktywne i opierasz się na własnych doświadczeniach i niuansach z rozmowy, niekoniecznie odzwierciedla to prawdę.

Z całą pewnością mogę powiedzieć, że miałem w przygotowaniu „zawarte umowy”, które ostatecznie nie doszły do skutku, lub perspektywy, które realizowałem z mniejszym zaangażowaniem, ponieważ nadałem ich słowom własną interpretację.

Posiadanie narzędzia, które tworzy obiektywne podsumowanie, dostarcza faktów i pozwala na kontakt z wewnętrznymi interesariuszami i samymi klientami w sposób bardziej oparty na faktach i rozsądny.

podsumowanie celów sprzedażowych sprzedawca żonglujący

Dlaczego zespoły sprzedaży mają trudności z zachowaniem obiektywizmu?

Presja jest dobra w sprzedaży. Choć niechętnie to przyznaję, kiedy mój kierownik sprzedaży stał za mną i patrzył mi na ręce, często wtedy wpadałem na świetny pomysł lub zadawałem właściwe pytania, które prowadziły do sfinalizowania transakcji. Diamenty powstają pod wpływem ciśnienia, podobnie jak często sprzedaż.

Jest jednak pewien haczyk. Każdy sprzedawca ma swoje życie, własne doświadczenia, własnego trudnego potencjalnego klienta, który pozostaje w jego głowie do końca jego kariery zawodowej. Ta historia ma wpływ na każdą rozmowęi każdą myśl po zakończeniu rozmowy.

Być może kiedyś straciłeś kontrakt, ponieważ nie naciskałeś wystarczająco mocno na budżet, więc teraz każda wzmianka o „trudnej sytuacji w tym kwartale” brzmi jak sygnał alarmowy. Być może kiedyś wygrałeś kontrakt, który przez kilka tygodni wydawał się mało obiecujący, więc teraz każdy neutralny ton wydaje się potajemnie obiecujący.

Jesteśmy maszynami do wykrywania wzorców. To sprawia, że jesteśmy czujni. Ale też sprawia, że nie jesteśmy wiarygodnymi narratorami.

Presja dodaje kolejną warstwę. Musisz osiągnąć określony wynik. Zaktualizować prognozę. Menedżer pyta, czy uda się to osiągnąć w tym miesiącu, czy w następnym. Bardzo kuszące jest interpretowanie niejasności w sposób, który pozwala utrzymać tempo.

„Musimy to przemyśleć” oznacza „Są zainteresowani”.
„Prześlijcie nam informacje” zamienia się w „Oni idą do przodu”.
„Wrócimy do tego” staje się „Uzgodniono kolejne kroki”.

Nie ma w tym nic złego. To ludzkie. Pragniemy postępu. 

Wtedy pojawia się czas.

Seria rozmów telefonicznych nie pozostawia zbyt wiele czasu na przemyślenia. Kiedy zapisujesz swoje notatki, polegasz na pamięci, a pamięć jest wybiórcza. Pamiętasz najważniejsze wydarzenia. Pamiętasz żarty. Pamiętasz, jak się czułeś, odchodząc.

Nie zawsze pamiętasz dokładne sformułowania dotyczące ryzyka, ograniczeń lub wahania.

Dodajmy to wszystko do siebie, a zachowanie obiektywizmu wymaga wysiłku. Prawdziwego wysiłku.

Dlatego posiadanie transkrypcji i ustrukturyzowanego, przygotowanego specjalnie dla Ciebie, obiektywnego podsumowania jest niejako koniecznością. Eliminuje to domysły, dzięki czemu możesz skupić się na byciu wspaniałym sprzedawcą, jakim jesteś. Budowanie tych relacji zamiast zagłębiania się w szczegóły. 

Co się stanie, jeśli nie korzystasz z obiektywnych podsumowań rozmów lub ich nie posiadasz?

Cóż, po pierwsze, musisz zacząć. Zainstaluj tl;dv teraz. Gotowe, zadanie wykonane.
Chwileczkę, potrzebujesz jeszcze trochę przekonujących argumentów. W porządku.

Jeśli nie masz możliwości tworzenia naprawdę obiektywnych podsumowań rozmów, oto kilka pułapek, w które możesz wpaść.

Twoja rurociąg staje się optymistyczny

Nie w sposób dramatyczny, ale stopniowo, z biegiem czasu.

Neutralne sygnały zostają zaktualizowane. Niepewność zostaje złagodzona. „Myślenie o tym” staje się „pozytywnym nastawieniem”. Nawet nie zdajesz sobie sprawy, że to robisz. To trochę tak, jakbyś się zakochał i nadmiernie analizował każdą drobnostkę, którą ta osoba mówi i robi w Twojej obecności.

Kiedy spojrzysz na swoją prognozę, wydaje się ona lepsza niż jest w rzeczywistości.

Potem nadchodzi koniec kwartału i nagle trzy „silne” transakcje znikają, ponieważ nigdy nie były silne. Były one interpretacją. Nie ma daty. Nie ma transakcji. Tylko ból. Łzy.

Wewnętrzne przekazywanie spraw staje się chaotyczne

Dział sprzedaży mówi jedno. Dział obsługi klienta słyszy coś innego. Klient pamięta znowu coś nieco innego.

Bez obiektywnego podsumowania opartego na tym, co faktycznie zostało powiedziane, przekazujesz swoją wersję wydarzeń. Może ona być prawdziwa. Może też być zabarwiona tym, jak się czułeś w tamtej chwili.

W ten sposób dochodzi do niezręcznych rozmów na początku, które zaczynają się od: „Och, myśleliśmy, że to było wliczone”.

Coaching staje się zgadywanką

Menedżerowie chcą pomóc. Chcą dostrzec, gdzie transakcja utknęła w martwym punkcie lub gdzie można było inaczej potraktować daną kwestię.

Jeśli dysponują jedynie subiektywnym podsumowaniem, prowadzą coaching w oparciu o interpretację, a nie rzeczywistość. Nie słyszą wahania w głosie kupującego. Nie widzą momentu, w którym pominąłeś kwestię budżetu lub zignorowałeś komentarz „nie mamy pieniędzy”.

Obiektywne podsumowania poparte transkrypcjami sprawiają, że coaching staje się czymś konkretnym.

Odpowiedzialność znika

Czy kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość e-mail z informacją „nie tak się umówiliśmy”? Bez paragonów utkniesz w grzecznym impasie.

Dzięki odpowiedniemu obiektywnemu streszczeniu, najlepiej powiązanemu z nagraniem, nie ma żadnych niejasności. Można śmiało wskazać dokładną linijkę.

Twój CRM staje się fikcją

To jest coś, do czego nikt nie chce się przyznać.

Jeśli Twój system CRM opiera się na pamięci i optymizmie, powoli oddala się od rzeczywistości. Raporty wyglądają imponująco, a prognozy dotyczące potencjalnych klientów są niesamowite. Oczywiście pod warunkiem, że w ogóle wypełniasz swój system CRM...

Obiektywne podsumowania zapewniają rzetelność systemu CRM. Wymuszają one zgodność między tym, co zostało powiedziane, a tym, co zostało zapisane.

Biorąc to wszystko pod uwagę, zainstalowanie tl;dv być rozsądnym pierwszym krokiem. Gdy rozmowy zostaną nagrane, przepisane i obiektywnie podsumowane, nie będziesz już polegać na intuicji i kofeinie.

W sprzedaży fakty znacznie skuteczniej niż emocje przyczyniają się do zawierania transakcji.

Czym powinno charakteryzować się obiektywne podsumowanie

W tym miejscu nie mogę ci odpuścić. Przykro mi! Nie możesz winić streszczenia, jeśli rozmowa była niejasna.

Tak, narzędzie automatycznie wygeneruje obiektywne podsumowanie na podstawie rozmowy. Tak, tl;dv kluczowe punkty, działania do wykonania i tematy. Ale może działać tylko na podstawie tego, co faktycznie powiedziałeś i zapytałeś.

  • Jeśli nigdy nie sprecyzowałeś budżetu, podsumowanie nie stworzy go w magiczny sposób.
  • Jeśli pominąłeś proces decyzyjny, nie będzie nic konkretnego do zapisania.
  • Jeśli nie potwierdziłeś kolejnych kroków, nie oczekuj, że podsumowanie sprawi, że pojawią się one znikąd.

Obiektywne podsumowanie nie rekompensuje niejasnego wezwania.

Solidne podsumowanie celów sprzedażowych powinno zawierać co najmniej:

1. Opisany problem lub punkt newralgiczny

W słowach kupującego. Nie w Twojej dopracowanej wersji. Jeśli powiedzieli: „Nasze raportowanie jest ręczne i chaotyczne”, to właśnie to zdanie należy wykorzystać.

2. Sygnały budżetowe

Wyraźna informacja o tym, czy budżet istnieje, jest ograniczony, wymaga zatwierdzenia lub nie jest określony.

3. Proces decyzyjny

Kto jest zaangażowany. Czy wymagana jest zgoda działu finansowego, działu zaopatrzenia lub kierownictwa. Wszelkie wspomniane formalne kroki.

4. Kalendarium

Podaj konkretne daty, jeśli zostały podane. Jeśli powiedzieli „w przyszłym miesiącu”, wpisz „w przyszłym miesiącu”. Jeśli powiedzieli „nie ma ustalonego terminu”, wpisz to.

5. Wspomniani konkurenci

Jeśli wymieniono innych dostawców, należy to uwzględnić. Bez zbędnych komentarzy.

6. Uzgodnione kolejne kroki

Kto co robi i w jakim terminie? Jeśli nie uzgodniono kolejnego kroku, również jest to prawidłowy wpis.

Narzędzie to uporządkuje te informacje za Ciebie. Wyodrębni punkty działania. Podkreśli kluczowe momenty. Jednak jakość obiektywnego podsumowania jest bezpośrednio powiązana z jakością zadawanych przez Ciebie pytań.

Czy nie mogę po prostu użyć ChatGPT?

Nie, nie rób tego. Po pierwsze, chodzi o zarządzanie danymi! Nie chodzi tylko o to, czy podsumowanie brzmi trafnie. Chodzi o to, dokąd trafiają Twoje dane.

Kiedy kopiujesz i wklejasz notatki z rozmów, a co gorsza pełne transkrypcje, do ogólnego narzędzia AI, potencjalnie przenosisz informacje wrażliwe z handlowego punktu widzenia poza kontrolowane środowisko. Nazwy klientów. Ceny. Strategia wewnętrzna. Wskazówki dotyczące planu działania. Trudności związane z zaopatrzeniem. Wszystko.

Jeśli sprzedajesz produkty lub usługi dla przedsiębiorstw, instytucji finansowych, służby zdrowia, kancelarii prawnych lub innych podmiotów podlegających jakiejkolwiek regulacji, powinieneś się zastanowić.

Narzędzie takie jak tl;dv stworzone z myślą o analizie spotkań. Działa ono w określonym środowisku produktowym, z jasnymi zasadami dotyczącymi przechowywania, dostępu i uprawnień. Wiesz, gdzie znajdują się nagrania rozmów. Kontrolujesz, kto ma do nich dostęp. Nie rozrzucasz fragmentów rozmów dotyczących przychodów po różnych narzędziach.

Zarządzanie danymi nie jest najbardziej efektowną częścią technologii sprzedaży, ale pozwala uniknąć niewygodnych kwestionariuszy dotyczących bezpieczeństwa i e-maili z ostrzeżeniami od działu prawnego.

W jaki sposób tl;dv prawdziwie obiektywne streszczenia

W tym momencie już wiesz, czym jest obiektywne streszczenie. Świetnie. Moja praca jest skończona. Jednak dla osób siedzących z tyłu jest to fragment tekstu, który jednoznacznie dowodzi, że nie można ufać Twojemu umysłowi. Zamiast tego, użyj narzędzia takiego jak tl;dv:

  • tl;dv Twoje rozmowy.
  • Przepisuje je.
  • Generuje uporządkowane streszczenia bezpośrednio na podstawie tego, co faktycznie zostało powiedziane.

 

Nie to, co miałeś nadzieję, że zostało zasugerowane. Nie to, co zrekonstruowałeś dwadzieścia minut później. Słowa, które zostały wypowiedziane, w kontekście. Każdy punkt podsumowania odsyła do źródła. Możesz kliknąć i przejść bezpośrednio do momentu, w którym zostało to powiedziane. Zapewnia to identyfikowalność, zaufanie przełożonego i czystsze dane RevOps.

Oszczędza to również czas. Koniec z gorączkowym wpisywaniem notatek. Koniec z testami pamięci pod koniec dnia. Obiektywne podsumowanie trafia do skrzynki odbiorczej, gotowe do przejrzenia, edycji w razie potrzeby i udostępnienia.

Co najważniejsze, nie zastępuje to dobrej sprzedaży. Nadal musisz budować relacje z potencjalnym klientem. Nadal musisz pytać o budżet. Nadal musisz wyjaśnić proces decyzyjny. Nadal musisz głośno potwierdzić kolejne kroki. tl;dv rejestruje to, co się dzieje, w sposób dokładny i uporządkowany.

Wszystko to pomoże Ci zawrzeć więcej transakcji. Kropka.

Więc tak, możesz nadal polegać na intuicji i pamięci. LUB możesz skorzystać z tl;dv pracować na podstawie rachunków. Wiem, co bym zrobił.

Często zadawane pytania dotyczące streszczeń obiektywnych

Obiektywne podsumowanie to neutralny, oparty na faktach przegląd rozmowy, dokumentu lub wydarzenia. Zawiera ono informacje o tym, co zostało powiedziane, co zostało postanowione i co będzie dalej, bez dodawania opinii, interpretacji lub osobistych uprzedzeń.

W kontekście sprzedaży odzwierciedla to dokładne stwierdzenia wygłoszone podczas rozmowy, a nie domysły dotyczące intencji.

Obiektywne podsumowania zapewniają uczciwość procesu sprzedaży.

Zmniejszają one rozbieżności między działem sprzedaży, kierownictwem i działem obsługi klienta poprzez dokumentowanie faktycznych ustaleń. Poprawiają również dokładność prognoz i chronią przed sytuacjami, w których w późniejszym etapie transakcji pojawiają się stwierdzenia typu „nie o tym rozmawialiśmy”.

Solidne, obiektywne podsumowanie rozmowy handlowej powinno zawierać:

  • Problem lub trudność zgłoszona przez kupującego

  • Wspomniane sygnały budżetowe

  • Osoby podejmujące decyzje i proces zatwierdzania

  • Omówiona oś czasu

  • Wymienieni konkurenci

  • Uzgodnione kolejne kroki

Jeśli ta informacja nie została omówiona podczas rozmowy, nie może pojawić się w podsumowaniu.

Notatki z rozmów często zawierają interpretacje, emocje lub osobiste wrażenia.

Obiektywne podsumowanie skupia się wyłącznie na sprawdzalnych faktach z rozmowy. Unika się w nim sformułowań, które podnoszą lub obniżają wartość sygnałów na podstawie intuicji. Jeśli nie można wskazać zdania w transkrypcji, które potwierdza daną informację, prawdopodobnie należy ją umieścić w notatkach, a nie w obiektywnym podsumowaniu.

Tak, ale kontekst ma znaczenie.

Ogólne narzędzia AI potrafią streszczać teksty, ale mogą też wygładzać niepewność lub subtelnie interpretować niejednoznaczne stwierdzenia. Narzędzia zaprojektowane z myślą o spotkaniach, takie jak tl;dv, generują streszczenia bezpośrednio z zapisanych transkrypcji i pozwalają zweryfikować każdy punkt w stosunku do oryginalnej rozmowy, co zapewnia większą dokładność i kontrolę nad danymi.