As reuniões de estratégia são incríveis e, embora muitas coisas possam ser alcançadas durante elas, você pode estar se perguntando: "Quem deve participar de uma reunião de estratégia?"
A resposta, em resumo: qualquer pessoa que tenha interesse no resultado de sua estratégia... bem, até certo ponto.
Isso pode significar CEOs, CFOs, CMOs, VP de vendas e marketing, gerentes de produtos, líderes de desenvolvimento de negócios - basicamente qualquer um dos principais participantes.
No entanto, deixando de lado a resposta simples, as reuniões de estratégia - e quem deve participar delas - podem ter um pouco mais de nuances e envolver mais do que apenas indivíduos que têm um cargo que também é um acrônimo. O.K.?
O que é uma reunião estratégica?
Vamos começar de forma bem simples. Uma reunião estratégica é uma sessão de planejamento estratégico que reúne muitas partes interessadas, tomadores de decisão e influenciadores de uma organização para discutir a estratégia da empresa ou a estratégia de um projeto.
Normalmente, isso inclui a gerência sênior, a equipe operacional e representantes de vários departamentos.
O objetivo da reunião é gerar ideias, debater soluções para os desafios organizacionais, discutir táticas para implementar estratégias e criar planos.
Embora a maioria das organizações tenha reuniões regulares, sincronizações, debriefs e muito mais, uma reunião de estratégia é uma reunião de planejamento e de caminho para planejar projetos. Ela pode até ser usada para ajudar a criar um resumo ou roteiro para o futuro de toda a empresa.
Eles são úteis e permitem que diferentes pessoas de várias áreas da empresa se reúnam e compartilhem ideias.
Esses eventos podem ser longos ou até mesmo uma série de eventos curtos. O objetivo final é sair com uma coisa: uma estratégia!
O que você pode conseguir com uma reunião estratégica?
Em uma reunião de estratégia, você pode discutir os objetivos atuais da empresa e desenvolver um plano de ação que ajudará a organização a atingir suas metas. Você também pode identificar possíveis riscos e oportunidades, decidir como alocar recursos, criar métricas de desempenho, analisar o progresso em relação aos planos e muito mais. Tudo isso contribui para a criação de uma estratégia eficaz que ajude sua organização a ter sucesso no longo prazo.
Uma reunião de estratégia pode ser conceitual. Elas podem ser usadas para apresentar ideias e discutir estratégias gerais.
Por outro lado, se você tiver uma visão clara de onde está e para onde quer ir, uma reunião de estratégia pode ser mais granular, analisando os detalhes básicos para atingir essas metas. É excelente para definir metas em um nível mais amplo da empresa.
Quem devo incluir em uma reunião de estratégia?
Os participantes devem ser escolhidos com cuidado, considerando cuidadosamente quem melhor contribuirá para a discussão.
Aqui estão alguns exemplos de pessoas que poderiam participar:
Equipe de gerenciamento sênior
Os gerentes seniores da organização devem estar presentes para fornecer orientação, insight e feedback. Eles serão fundamentais para garantir que a reunião permaneça nos trilhos e que todas as metas sejam atingidas, enquanto sua presença também permite que as ideias e os conceitos não sejam muito "exagerados" ou inconcebíveis como parte das metas gerais da empresa.
Os gerentes seniores podem se sentir tentados a entrar e dirigir toda a reunião, mas uma reunião de estratégia deve, em última análise, ser sobre ouvir e comunicação transparente, em vez de ditar o que vai acontecer de acordo com uma pessoa.
Chefes de departamento
Os chefes de departamento são necessários para garantir que os departamentos sejam representados e que suas perspectivas exclusivas sejam incluídas na discussão.
Embora haja uma oportunidade para todos os chefes de departamento se envolverem, geralmente é uma boa ideia ser estratégico com os convites. Considere quais departamentos têm o maior impacto na organização e priorize esses departamentos.
Equipe operacional
A equipe operacional pode oferecer percepções valiosas sobre os processos e operações atuais, bem como possíveis oportunidades de melhoria.
Eles podem manter toda a reunião e a estratégia geral fundamentadas, não necessariamente pelo dinheiro e pela taxa de latão em si, mas pela capacidade de entrega e pela logística como um todo.
Considere-os como seu amigo sensato que o traz de volta à realidade quando você começa a ter ideias estranhas sobre fazer uma caminhada pelo Saara no próximo mês.
Consultores e especialistas externos
Os consultores externos podem fornecer conselhos e conhecimentos inestimáveis que seriam difíceis de adquirir internamente. Eles também podem ajudar a oferecer uma perspectiva mais ampla, já que algumas de suas experiências virão de fora da organização.
Eles são particularmente úteis para se manterem atualizados com as últimas tendências e pesquisas do setor, bem como para fornecer informações sobre os concorrentes.
Embora você possa ter que pagar para que essas pessoas participem e, a preços de especialistas, isso pode não ser barato, o investimento de um consultor externo pode economizar dinheiro, tempo e energia (provavelmente até lágrimas de funcionários!) no longo prazo.
Defensores dos funcionários
É muito bom criar essas estratégias e metas incríveis, mas você precisa estar em contato com o que sua equipe e seus funcionários podem realmente gerenciar e fazer.
Manter o moral elevado é uma parte importante de qualquer empresa, e todos os funcionários devem ter permissão para compartilhar seus pensamentos, sentimentos e preocupações.
Embora a presença de todos os funcionários possa causar atritos, tanto em termos de tempo quanto de recursos, ao convidar um representante daqueles que estão fazendo o trabalho, e não apenas o chefe do departamento, você poderá avaliar se os cronogramas são viáveis e quais são os obstáculos que podem ocorrer.
Lembre-se de que há uma linha tênue entre negatividade e crítica construtiva, portanto, a escolha do funcionário deve ser considerada com cuidado. Da mesma forma, não traga apenas a pessoa "sim" do escritório. Alguém que está ansioso para agradar pode não ser o melhor representante para todos os funcionários.
Voz do cliente
Embora possa não ser viável convidar um cliente real para a reunião de estratégia, nem que seja pelo fato de ele não ser um membro remunerado da equipe, é ótimo trazer alguém que possa falar pelo seu cliente, clientes, público e clientes em potencial de alguma forma.
Essa experiência precisa ser baseada em mais do que apenas "sentimentos", mas em alguém que tenha experiência em dados quantitativos, qualitativos ou em ambos os tipos de dados sobre seus usuários finais. Ter alguém a bordo que possa respaldar suas opiniões com dados concretos pode ser inestimável para identificar o que o cliente precisa e deseja.
Reunir todas as pessoas em um só lugar para discutir a estratégia pode parecer muito complicado, mas esses principais participantes podem ajudar a garantir que sua organização esteja na direção certa. Da mesma forma, não é necessário que todos estejam envolvidos ao mesmo tempo. Desde que haja contribuições e uma chance de opinar sobre diferentes partes do que está sendo planejado, isso pode ser feito em tempo real ou de forma assíncrona.
Como conduzir uma reunião de planejamento
Agora que temos uma ideia mais clara de quem estamos convidando para a reunião, como vamos conduzir e executar isso?
Realizar uma reunião estratégica bem-sucedida requer preparação e planejamento cuidadosos. A reunião em si é provavelmente a parte mais fácil!
Certifique-se de planejar com bastante antecedência, definindo os objetivos da reunião, criando uma agenda e um cronograma, decidindo quem precisa ser convidado, garantindo que todos estejam preparados e na mesma página antes de participar, atribuindo tarefas aos participantes e finalizando as decisões no final da sessão.
Devo convidar todos para uma reunião de estratégia ao mesmo tempo?
Simplesmente, não!
Embora a lista que oferecemos acima sobre quem convidar seja bastante detalhada, nem todos precisam ser convidados para uma reunião de estratégia ao mesmo tempo.
É importante garantir que as pessoas que participam representem diferentes áreas de especialização, forneçam contribuições significativas e possam tomar decisões com implicações de longo prazo.
Entretanto, convidar um número excessivo de pessoas pode gerar confusão e atrapalhar o processo. Tente convidar apenas as pessoas cujo conhecimento e experiência sejam necessários para a tomada de decisões estratégicas.
Garantindo que você tenha o equilíbrio certo de partes interessadas presentes para que as perspectivas de todos sejam ouvidas e as decisões possam ser tomadas de forma colaborativa.
Também é importante manter o número de participantes gerenciável - um número excessivo de pessoas pode gerar confusão e inviabilizar o processo.
Em última análise, ao certificar-se de que as pessoas certas estejam na sala para a reunião de estratégia, você pode garantir que as decisões corretas sejam tomadas e evitar muitos problemas (sem mencionar tempo, energia e, possivelmente, mais lágrimas dos funcionários!
Mas existe uma maneira de envolver todos?
Com certeza! O aumento do trabalho em remote significa que as reuniões estratégicas podem ser realizadas virtualmente e gravadores de reuniões on-line podem resolver o problema de ter TODAS as vozes na reunião... sem que haja, de fato, um número excessivo de pessoas.
tl;dv também pode ajudá-lo a realizar essa reunião de estratégia geral, com um número mínimo de pessoas envolvidas na reunião por vídeo em tempo real, mas todos ainda têm o que dizer.
A ferramenta significa que todos na empresa podem fazer o download das gravações do Zoom ou dos vídeos gravados no Google Meet e visualizá-los quando quiserem.
Você pode até mesmo cortar as partes chatas (ou as partes sensíveis!)
Basta configurá-lo para gravar e sua reunião estratégica também será transcrita automaticamente (em mais de 20 idiomas, nada menos!)
Edite gravações em Google Meet com facilidade, edite gravações em Zoom sem complicação, destaque momentos importantes com registro de data e hora e recorte apenas as partes importantes .
Você pode até mesmo marcar indivíduos ou departamentos inteiros com notificações push para o Slack, alertando-os apenas quando sua contribuição for necessária.
Também funciona como uma excelente ferramenta de acompanhamento, permitindo total transparência e manutenção de registros de tudo o que foi discutido, planejado e até mesmo programado.
Como posso compartilhar os acompanhamentos de uma reunião estratégica?
Outra vantagem do tl;dv e da implementação de uma estratégia colaborativa assíncrona geral é que é necessário manter registros especializados, mas a ferramenta faz tudo isso para você e garante que possa ser usada com eficiência.
Não há mais notas perdidas.
Não há planos de ação mal interpretados.
Não há mais falhas de comunicação!
Está tudo lá, tanto em vídeo quanto em transcrição escrita.
O que foi decidido, quando deve ser feito e quem o fará?
Por isso, você tem uma excelente lista de verificação para acompanhar e monitorar as realizações dos planos em geral.
Melhor ainda é que você pode alimentar isso diretamente nos sistemas de CRM e enviar os planos para toda a empresa.
Dessa forma, todos podem se envolver nas metas da empresa, não apenas aqueles que estavam presentes na reunião original!
As reuniões de estratégia são ótimas... mas nem todo mundo precisa estar lá!
Embora a realização de grandes reuniões com as partes interessadas tenha sido definitivamente uma coisa do passado, isso também representava um grande custo de tempo, recursos e dinheiro.
Quer dizer, você consegue imaginar o custo do bufê e do café para esse tipo de coisa?
Esses eventos caros e demorados, que exigiam um planejamento incrível, simplesmente não são necessários neste mundo de trabalho remote .
As reuniões de estratégia, realizadas por videoconferência e utilizando ferramentas inteligentes como tl;dv, mudaram a forma como as empresas trabalham e trabalharão para sempre.
Ao reduzir o número de pessoas que participam de uma reunião, mas ainda mantendo total transparência e envolvimento com todos na empresa, você pode realizar uma reunião de estratégia confiante, eficiente e eficaz que pode realmente ajudar a impulsionar os projetos.
Você pode envolver todos, sem que eles estejam presentes! Na verdade, eles podem até estar de férias!
É democrático para todos: não há mais horários estranhos, não há mais perda de tempo com viagens!
São reuniões estratégicas feitas de forma melhor e mais inteligente. Agora... se pudéssemos fazer com que o bufê fosse entregue em nosso escritório em casa, seria ótimo.
Com quem precisamos falar sobre isso?
