Вряд ли вы найдете кого-либо, кроме Моники Геллар, чьим любимым занятием является организация вещей. Чаще всего люди предпочитают выполнять работу, а организацию оставить кому-то другому. К счастью, существуют инструменты для экономии времени, которые позволяют организовать и хранить важную информацию вашей компании практически автоматически.
Зачем быть помешанным на контроле, если есть программное обеспечение для документирования, которое сыграет эту роль за нас?
Что такое инструмент документирования?
Инструмент документирования - это способ хранения и систематизации важной информации, позволяющий компании иметь единый источник правды.
Он функционирует как справочник для компаний, помогая в принятии на работу и способствуя прозрачности и обмену знаниями. Его можно сравнить с Википедией, но для вашей компании. Здесь все связано и снабжено перекрестными ссылками, поэтому важную информацию легко найти.
Почему инструменты документирования важны?
Средства документирования позволяют сократить количество информации, гарантируя, что все могут получить доступ к одной и той же информации из одного и того же источника. Это сводит к минимуму ошибки, которые могут возникнуть из-за недопонимания, вызванного наличием неполной или устаревшей информации. Использование платформы документирования позволяет создать более сильные remote и асинхронные рабочие команды.
8 лучших инструментов для работы с документацией
Если вы ищете лучшее программное обеспечение для работы с документацией, то мы подготовили для вас 7 лучших вариантов. Мы разделили их в зависимости от того, что именно вам нужно организовать.
Вот 8 лучших средств документирования, которые помогут организовать работу вашей компании.
1. Document360 - лучший для письменных документов
Document360 широко считается лучшим из лучших, когда речь идет о средствах документирования, но за такой уровень экспертизы приходится платить. И немалую.
Вкратце, Document360 - это инструмент документирования, который идеально подходит для создания руководств пользователя. В нем есть современный редактор, позволяющий создавать категории и подкатегории контента, которые можно легко перемещать с помощью интуитивно понятного интерфейса перетаскивания.
Более того, Document360 - это гибридное решение, которое может объединить документацию для клиентов с вашими внутренними документами. В нем есть функции SEO, напоминания о проверке контента и даже аналитика, позволяющая отслеживать, как читатели взаимодействовали с вашими документами.
Самый дешевый тарифный план обойдется вам в 99 долларов США в месяц. Есть также бесплатный тарифный план, но вы получаете только 50 статей и 1 Гб памяти, а также ограниченный набор функций.
2. Confluence - лучший для предустановленных шаблонов
Если вам нужна помощь при создании внутренней вики, Confluence может стать лучшим вариантом для вас. Одно из старейших и наиболее известных программных обеспечений для работы с документацией, Confluence принадлежит той же материнской компании, что и другие высококлассные программы для совместной работы, такие как Trello, поэтому вы знаете, что находитесь в надежных руках. Более того, эта компания, Atlassian, недавно сделала remote новости о работе, став одной из первых компаний, которая ввела должность главного remote офицера для проактивного решения remote рабочих проблем.
Поскольку Atlassian также является материнской компанией Jira и Bitbucket, Confluence легко интегрируется с ними, чтобы вы могли использовать весь их пакет в своих интересах.
Как создатель внутренней вики, Confluence является одним из лучших инструментов для работы с документацией благодаря своим шаблонам, которые сэкономят вам часы времени благодаря тщательно продуманному дизайну.
Хотя ему не хватает высококлассных возможностей настройки и его может быть трудно использовать для более обширной и полной программной документации, Confluence все же является отличным инструментом для оптимизации процесса внедрения и создания четкого и прозрачного руководства по работе.
Есть бесплатный тарифный план для десяти пользователей, а можно заплатить 5,75 доллара за пользователя и получить до 35 000 пользователей! Есть и более продвинутые тарифные планы.
3. tl;dv - Лучший инструмент документирования совещаний
tl;dv это инструмент номер один для документирования виртуальных встреч. Это программное обеспечение для управления встречами, которое позволяет записывать, транскрибировать и переводить виртуальные встречи. Вы также можете добавлять временные метки на Zoom или Google Meet звонкам, чтобы несущественные участники могли пропустить встречу и быстро наверстать упущенное позже. Если ваша компания работает по принципу remote и async, то tl;dv - это основной инструмент для отслеживания рабочих встреч.
Все протоколы собраний, записи и стенограммы сохраняются в библиотеке tl;dv , предоставляя вам постоянный доступ ко всем виртуальным собраниям вашей команды. Вы можете легко найти конкретные фрагменты совещания с помощью поиска по ключевым словам, а также организовать различные совещания, создав категории для их хранения.
Другие возможности tl;dv, включая временные метки и клипы, прекрасно интегрируются с другими инструментами документирования, такими как Notion.
Если вам нужно найти лучшее программное обеспечение для ведения документации и отслеживания встреч, tl;dv - это то, что нужно. С мощным бесплатным планом и всего $20 в месяц за профессиональную версию, tl;dv намного дешевле, чем многие другие инструменты документирования в этом списке.
4. Понятие - лучшее для гибкости
Notion создает проблемы, поскольку он не предназначен для документирования. Однако это не означает, что он не может справиться с этой задачей чрезвычайно хорошо.
Универсальный инструмент для управления проектами, планирования и хранения знаний, Notion можно использовать для создания документации любого рода. Notion не предназначен для создания копий, ориентированных на клиентов, он в основном предназначен для внутренней работы и мозговых штурмов.
Однако в партнерстве с Engine.so вы можете использовать Notion для создания красивой базы знаний. Это позволит вам легко создать центр знаний, который можно опубликовать и на вашем сайте!
Notion предлагает уникальные способы представления информации, что дает ему гибкое преимущество перед конкурентами в области инструментов документирования. Он прост в освоении и использовании, а тарифные планы от 5 долларов в месяц на одного пользователя делают его еще и доступным. Главный недостаток Notion в том, что он не предназначен для работы с документацией. Хотя его определенно можно использовать в качестве такового, если вы планируете создать сложную базу знаний с сотнями взаимосвязанных статей, вам лучше выбрать инструмент, предназначенный для этой задачи.
5. ProofHub - лучший вариант для сочетания всего этого
ProofHub - идеальное решение для компаний, сочетающих управление проектами с эффективным документированием. Наряду с отличным управлением задачами, он обеспечивает централизацию документации благодаря таким функциям, как Notes и Files & Documents.
Отличительной особенностью этого продукта является набор средств для совместной работы, в частности, инструмент "Обсуждения", позволяющий сохранять актуальность и интерактивность документации. Такие дополнительные возможности, как многоязыковая поддержка и "белая маркировка", позволяют легко адаптировать систему к требованиям заказчика.
Если говорить о ценах, то ProofHub предлагает непревзойденную выгоду. Стоимость составляет 89 долл. в месяц (с годовым расчетом) или 99 долл. при ежемесячном расчете, а также единый тариф для неограниченного числа пользователей, что делает его экономически выгодным выбором для команд любого размера.
6. Dropbox Paper - лучший вариант для внутренних документов
Dropbox Paper - это отличная платформа для создания внутренних документов или мини-вики для вашей команды. Если у ваших сотрудников возникнет рабочий вопрос, они смогут легко обратиться к вашим внутренним документам и найти нужный ответ. Вы можете использовать его для отображения текстовых, мультимедийных и других файлов в одном месте.
Кроме того, Dropbox Paper легко делится, и пользователи могут даже комментировать или назначать сроки или этапы. Это отличный штрих, который делает его одним из лучших инструментов для работы с документацией. Он также бесплатен, если у вас уже есть аккаунт Dropbox, что может быть очень полезно для команд, которые используют Dropbox в качестве программы для хранения данных.
Dropbox Paper имеет очень простой в использовании интерфейс, который позволяет весело и творчески подойти к организации документов, что в противном случае может наскучить до слез. Однако он не очень подходит для публичной демонстрации документов. Если у вас есть амбиции сделать вашу внутреннюю вики видимой снаружи, то Dropbox Paper, вероятно, не для вас.
7. Nuclino - лучший по структуре и визуализации
Nuclino - это программное обеспечение для работы с документацией, предназначенное для организации ваших внутренних документов наиболее структурированным способом. От вложенных списков до таблиц, от карт ума до досок Канбан, Nuclino помогает вам визуализировать рабочий процесс так, как не может ни один другой инструмент для работы с документацией. Рассматривая внутреннюю документацию под таким углом, вы сможете легко выявить узкие места и контролировать прогресс вашей команды.
Это отличный инструмент для командremote , которые общаются асинхронно, поскольку он позволяет объединить всю работу в одном инструменте, сводя к минимуму ненужное переключение контекста.
Nuclino имеет чистый и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, разработанный с учетом удобства работы. Его система внутренних ссылок в стиле вики позволяет легко связывать соответствующие статьи. И что самое интересное? Nuclino можно редактировать совместно одновременно без каких-либо проблем с синхронизацией. Не нужно редактировать и сохранять, чтобы другой пользователь увидел обновления. Все происходит автоматически и максимально просто.
Стандартный тарифный план начинается от $5 за пользователя в месяц.
8. GitHub - лучшее программное обеспечение для подготовки документации для разработчиков
GitHub - это платформа документации для разработчиков, которая была создана для совместной работы. Если какое-либо приложение имеет открытый исходный код, есть вероятность, что вы найдете его хранилища кода в GitHub. Это всемирно известный инструмент документирования, который является крем-де-ла-крем для кодеров.
Вы можете выбрать между основным разделом GitHub wiki или GitHub Pages, который позволяет вам иметь одну бесплатную страницу, хостинг и собственный домен. Если объединить GitHub Pages с Jekyll, можно создать несколько привлекательных и современных сайтов.
Одним из главных недостатков GitHub является то, что для его эффективного использования требуются навыки разработчика. Он может быть доступен не всем членам вашей команды. Кроме того, в нем может быть трудно ориентироваться людям, не разбирающимся в технике.
Если вы не против того, чтобы ваши репозитории были публичными, то GitHub полностью бесплатен для использования. Однако если ваша команда разрабатывает новое приложение или веб-сайт, вы, вероятно, захотите сохранить свой код в тайне. В этом случае тарифный план Team обойдется вам в $44 в год на одного пользователя.
Организуйте внутреннюю документацию
Как видите, существует множество различных инструментов документирования в зависимости от того, что именно вам нужно организовать. Мы надеемся, что этот список помог вам в процессе принятия решения, и вы сможете отложить в сторону свою внутреннюю Монику и позволить одной из этих платформ для документирования сделать работу за вас.
