Собрания не должны быть вампирами, отнимающими время и энергию в вашей профессиональной жизни. Мы живем в эпоху мании совещаний, но вы, как ведущий, можете подать лучший пример. Независимо от того, является ли ваша команда гибридной или remote, эти простые советы помогут сделать совещания короткими, приятными и эффективными.
Звездолеты Федерации - идеальное рабочее место. Если не считать постоянной угрозы враждебных инопланетян, вселяющихся в тела ваших коллег, здесь есть что любить. Стильная космическая униформа, репликаторы еды, межпланетные приключения - и, конечно же, эффективные совещания. В В "Звездном пути" совещания проводятся только в чрезвычайных ситуациях.. Каждый готов внести свой вклад, и совещание заканчивается, когда принимается решение. Будущее выглядит эффективным. Спасибо, вулканцы!
Но что можно сделать сегодня, если зависимость вашей команды от собраний граничит с навязчивостью? Как изменить опасную привычку соглашаться на каждое приглашение на встречу?
Совещания могут стать отличным средством для мозгового штурма, принятия решений, поднятия морального духа и общего обсуждения. Но многие компании формируют нездоровую зависимость от них, считая нормой проведение совещаний "спина к спине". По мере того как компании становятся все более remote, проблема только усугубляется. Наши календари захламлены хуже, чем бабушкина дворовая распродажа. Результат? Бесконечная усталость от встреч, неудовлетворенность работой и снижение производительности.
Почему совещания стали так неэффективны в мире Remote и гибридных технологий?
В 2020 году Массачусетский технологический институт опубликовал исследование, согласно которому только 50% времени, отведенного на совещания, используется эффективно. Для тех, кто выдержал двухчасовой семинар только для того, чтобы понять, что 10 минут были полезны для них, эта статистика не станет сюрпризом. Однако ситуация становится еще более сумасшедшей. Исследование Harvard Business Review показало, что 71 % менеджеров считают, что что совещания приносят их организации убытки в виде прибыли и производительности труда. Вот это да! После перехода на remote и гибридный мир многие организации проводят больше совещаний, чем когда-либо.
И знаете что? Это вполне объяснимо. Если вы больше не можете обсудить что-то со Сьюзан, пока она сидит у кулера с водой, вы, скорее всего, позовете Сьюзан на совещание Zoom . Кроме того, менеджеры, испытывающие проблемы с доверием, могут рассматривать регулярные видеозвонки как способ убедиться, что сотрудники находятся за своими рабочими столами (если вы менеджер с проблемами доверия, обратитесь к психотерапевту).
Но понять - это не то же самое, что оправдать. Все это означает, что среднестатистический работник сферы знаний проводит на совещаниях около 85 % своего времени. Нет нужды говорить, что это оставляет крайне мало времени для выполнения реальной работы. Опасно, что усталость от совещаний и их неэффективность также оказывают негативное влияние на психологическое состояние сотрудников.
Советы по проведению эффективных совещаний (вдохновленные вулканцами)
- Установите, является ли встреча абсолютно необходимой.
- Проводить меньше совещаний в целом.
- Пригласите меньшее количество участников.
- Строго следите за продолжительностью встреч.
- Подготовьтесь - но не чрезмерно.
- Сразу же определите цель.
- Заранее поделитесь повесткой дня и материалами собрания.
- Извлекайте уроки из записанных встреч.
- Не отклоняйтесь от курса.
- Разрешите участникам покинуть мероприятие в любое время.
- Оптимизируйте фокус и внимание.
- Поощряйте общение вне встреч.
- Не допускайте эмоций на совещании.
Гладкие совещания - это не вся история успеха вашей организации, но они являются важным фактором. Сейчас, когда YouTube находится всего в одном клике от нас, а кнопка выключения звука в нашем распоряжении, стало как никогда легко отключиться от скучного совещания.
Это означает, что сейчас как никогда важно, чтобы каждое совещание имело значение. На сайте tl;dv, remote мы живем и дышим принципом эффективности, поэтому здесь мы подробно рассказываем о наших главных советах по проведению эффективных совещаний.
Подождите - вам действительно нужна встреча?
Бросьте вызов внутреннему голосу, инстинктивно говорящему "да"! Совещания - это как одеяло, которое мы накидываем на себя, когда сталкиваемся с проблемой, чем-то неизвестным или чем-то сложным. Это наш инстинкт - созывать совещание каждый раз, когда на работе появляется что-то новое. Как бы то ни было, планирование и посещение совещаний сильно мешает "глубокой работе" и "потоку".
MIT придумал термин "синдром восстановления после собрания", чтобы описать время, потраченное непосредственно после собрания, когда участники чувствуют себя истощенными и пытаются вновь погрузиться в работу, которой они занимались до собрания.
Мы должны начать рассматривать собрания как исключение, а не как норму.
Поэтому спросите себя - "действительно ли оно того стоит?". Иногда ответ "да", но чаще всего вы обнаружите, что встреча не так уж и необходима.
Успешная адаптация к миру remote или гибридному миру означает поиск современных альтернатив совещаниям. Отличный вариант - использовать экранный и голосовой диктофон, чтобы быстро показать коллегам, над чем вы работаете. Пропустите совещание и запишите вместо этого учебное пособие. Как только вы привыкнете объяснять свои действия в быстрых видеороликах, вы сможете начать отказываться от приглашений.
Кроме того, двухминутный clip гораздо быстрее создается и потребляется, чем длинная стена текста, отправленная через Slack. Кстати, о Slack - знаете ли вы, что в платформе есть встроенная камера, диктофон и экранный диктофон? Это отличная альтернатива совещаниям и и страшным сообщениям длиной в эссе.
Еще одно преимущество коротких и поясняющих видео - их можно просматривать и отвечать на них асинхронно. В следующий раз, когда вы захотите что-то уточнить или объяснить, попробуйте сделать это через clip - или даже просто голосовым сообщением.
Проводить меньше встреч (например, буквально в два раза меньше)
Меньше - значит больше". Тот, кто придумал эту фразу, определенно говорил о собраниях. Вот вызов, который стоит принять: попробуйте сократить количество ежемесячных совещаний на 50%. Есть шанс, что вы обнаружите, что будет сделано столько же работы (если не больше!) и с гораздо меньшим количеством головной боли.
Одной из часто упоминаемых причин частых совещаний является сложность собрать всех вместе в одно и то же время. Если вы не можете собрать всю команду, просто проведите вторую встречу - верно?
Неправильно.
О, и каждый раз, когда новый человек вводится в проект - давайте проведем еще одну часовую вводную сессию, да?
Стахп.
Асинхронный подход снижает необходимость в проведении многочисленных совещаний. Записывая совещания и делая эти записи доступными для всех, кто не смог присутствовать на них, ваши коллеги могут наверстать упущенное в свободное время.
Кроме того, это поможет облегчить процесс введения новичка в курс дела. Просто укажите им на важные или познавательные встречи прошлых лет. Предоставление доступа к библиотеке, полной записанных демонстраций, семинаров и презентаций, обеспечит максимально плавный процесс вхождения в должность - как для новичка и для вас.
Google Meet и расширения Zoom , такие как tl;dv, позволяют отмечать важные моменты в записанных совещаниях, чтобы вы могли мгновенно поделиться наиболее важными фрагментами с теми, кто не смог присутствовать. Более 85 % наших пользователей утверждают, что этот процесс экономит им часы времени. Неплохо для бесплатного плагина для браузера.
Приглашайте меньше участников
Вам следует не только проводить меньше собраний, но и просить меньше людей присутствовать на них. Исследования показывают, что на собраниях с участием более четырех человек есть риск, что чей-то вклад останется без внимания. Forbes рекомендует не более семи участников. Мы бы поставили это число гораздо ниже - хотя, если вы должны пригласить целую группу людей, использование инструментов анонимного ввода данных, таких как Menti, может помочь стимулировать вклад более тихих типов.
В конце концов, большие собрания могут быть пугающими. При таком количестве участников кто-то обязательно будет сидеть молча, не решаясь высказать свое мнение, когда так много места уже занято более болтливыми и властными типами.
Большие собрания также более хаотичны - и неспособность обеспечить каждому участнику комфортные условия для внесения вклада может стоить вашей организации ценного опыта и знаний.
Сократите размер собрания и дайте каждому возможность высказаться.
Будьте строги в отношении продолжительности встреч
Если мы сидим на часовом совещании по теме, которая требует обсуждения всего 20 минут, нам не хватает чувства срочности, которое в противном случае побудило бы нас сосредоточиться. Неважно, что тема "креветки" - если совещание длится один час, участники найдут способ поговорить о креветках в течение часа. Это поистине удивительное явление рабочей жизни.
Организационный психолог Стивен Рогельберг известен своей книгой о том, как помочь командам достичь "пика производительности". Его главный совет по улучшению качества совещаний прост: будьте кратки.
Марисса Майер, генеральный директор Yahoo, принимает участие только в тех совещаниях, которые длятся не более десяти минут. Когда мы делаем совещания короче, мы побуждаем участников охватить больше информации за меньшее время.
Другими словами, короткая и оперативная встреча позволяет перейти к делу. Продолжительность совещаний редко должна превышать тридцать минут.
В исключительных случаях, когда совещание длится больше часа, обязательно делайте перерывы. Поощряйте участников встать и размяться, заварить чай, покричать в окно или заняться чем-нибудь другим, расслабляющим на несколько минут. Они вернутся к разговору обновленными и благодарными.
Подготовьтесь (но не чрезмерно)
Сама встреча - не единственная трата времени. Часы ускользают, пока мы готовимся к ним. И опять же, плохо подготовленное совещание заставит вас покраснеть, когда вы будете в панике искать нужный PDF-файл в "Загрузках" во время совместного использования экрана, надеясь, что никто не заметил файл под названием ryan-gosling-holding-puppy.jpg.
Правильный баланс - ключевой момент. Вы хотите чувствовать себя уверенно на встрече, когда все презентационные материалы готовы и загружены на экран. В то же время не стоит слишком задумываться. Приход на встречу с очень жестким представлением о том, как должна развиваться дискуссия, может подавить творческий потенциал. Позвольте себе немного спонтанность - особенно на семинарах и других творческих занятиях.
Сразу же определите цель
Эффективные встречи должны быть направлены на достижение конкретной цели, например
a) научиться чему-то вместе
б) решение проблем
c) обмен новостями
d) мозговой штурм
Знание точной направленности и желаемого результата встречи - это первый шаг. Как ведущий, вы обязаны регулярно возвращаться к цели, чтобы дискуссия не отклонялась от курса.
Заранее поделитесь повесткой дня и материалами
Проводить собрание без повестки дня - все равно, что участвовать в байдарочной гонке без весла. Вы далеко не уплывете.
Повестка дня не просто определяет цель - она дает четкие указания, сколько времени участники должны потратить на каждый подпункт. Она дает приглашенным лучшее представление о том, действительно ли их присутствие необходимо - и если да, то они более или менее ясно увидят, когда в ходе разговора они могут захотеть внести свой вклад.
Распределяя время на различные пункты повестки дня, всегда учитывайте несколько дополнительных минут для дополнительного времени на обсуждение. Если обсуждение выходит за рамки отведенного времени, сделайте временную метку, чтобы пересмотреть его (мы рекомендуем инструмент для временной метки, например, tl;dv). Затем вы можете легко вернуться к не завершенным темам в другое время.
Аналогичным образом, хорошей идеей будет заранее поделиться отчетами, слайдами или другими презентационными материалами, чтобы дать приглашенным возможность ознакомиться с темой до начала звонка. Дайте всем, кто не сможет присутствовать на звонке, представление о том, что будет представлено.
Извлекайте уроки из записанных встреч
Если ваши совещания срываются, и вы не знаете почему, почему бы не пересмотреть их, чтобы проанализировать их направленность и ход? Подход к прошедшему совещанию с мыслью "что прошло хорошо?" и "что могло быть лучше?" - это отличный способ получить представление, которое можно применить в будущем.
Вы можете заметить, что один из участников регулярно переговаривался. Возможно, вы заметите, что Стивен был совершенно не готов и пять минут возился со своей презентацией в PowerPoint. Были ли моменты, которые затянулись? Завершился ли разговор своевременно и с пользой для дела? Замедляло ли все ужасное интернет-соединение? Определение общих виновников неэффективных совещаний - это первый шаг к их искоренению.
Припаркуйте эту мысль
Иногда на встрече возникает фантастическая идея, которая, хотя и не имеет никакого отношения к повестке дня, требует дальнейшего изучения. Как ведущий, вы должны уметь определить, когда встреча принимает неожиданный (но потенциально ценный) оборот, и принять решение о том, стоит ли на мгновение отойти от повестки дня или "припарковать" эту тему на другое время. Если вы все-таки отложили важную тему, обязательно отметьте этот момент в звонке или выделите его,
Скажите участникам, что они могут уйти, когда захотят
Почему так запрещено говорить: "Эта встреча больше не имеет для меня значения, я ухожу"? Если вы оказались в ловушке на встрече, которая, как вы поняли, не поможет вам в работе, просто уйдите.
Один корпоративный лидер однажды поразил меня тем, что сразу же определил двух сотрудников, которых без нужды втянули в совещание. Она предложила им уйти всего через две минуты после начала совещания. Благодаря этому простому действию два сотрудника вернули себе час своего времени, которое в противном случае было бы потрачено впустую.
Даже Элон Маск однажды сказал.: "Уходите со встречи или прекращайте разговор, как только становится ясно, что вы не приносите пользы. Невежливо уходить, невежливо заставлять кого-то оставаться и тратить свое время."
Иногда у этого любящего аниме, капающего психоделикой, эгоистичного миллиардера действительно есть что сказать.
Оптимизация концентрации и внимания
Никакой многозадачности. Камеры включены. Телефоны в недоступном месте. Эти основные правила относятся как к хозяевам, так и к приглашенным - и хотя такие принципы не должны навязыватьно регулярное информирование о них как о "целях встречи" со временем побудит больше людей принять их.
В конечном счете, это не столько "основные правила", сколько "советы по концентрации внимания". Многие участники совещаний открыто говорят о том, что им не хватает внимания, поэтому некоторые из них могут искренне оценить то, что ведущий начинает разговор с краткого напоминания о "советах по концентрации".
Как ведущий, вы также несете ответственность за то, чтобы встреча была увлекательной. Переключение между форматами (например, переход от Miro к Menti) может стать отличным способом удержания внимания участников. Кроме того, напоминайте всем, что они были приглашены, потому что их участие действительно необходимо.
Поощряйте социальные беседы вне заседаний
Гибридная и remote работа действительно бывает одинокой. Особенно для экстравертов встречи дают столь необходимую возможность пообщаться лицом к лицу с другими людьми. Трудно удержаться от разговора о последних шоу на Netflix или о том, что у Сьюзан появилась новая кошка.
Разумеется, светская болтовня (даже сплетни, очевидно!) между членами команды может укрепить отношения. Простой обмен несколькими шутками может улучшить чувство общности, повысить эффективность сотрудничества и общее самочувствие. Тем не менее, есть время и место для Netflix и кошачьих разговоров.
Официально назначив разные периоды недели для обычных нерабочих разговоров, ваша команда сможет получить свою социальную подпитку вне времени совещаний, что повысит вероятность того, что все будут придерживаться повестки дня на реальных встречах (повестка дня, которая, к сожалению, не включает кошку Сьюзан).
Страстные дебаты прекрасны - пока они не прекращаются
Время от времени встреча принимает эмоциональный оборот. Представьте себе это: Гэри хочет изменить шрифт кнопки "Связаться с нами" с Arial на Verdana, но Сьюзан настаивает на том, что шрифт и так хорош. Третий участник встречи повышает ставки, утверждая, что идеальный шрифт - это Comic Sans. Четвертый участник просто выглядит крайне неловко.
Оживленные дискуссии время от времени - это признак увлеченных, заинтересованных сотрудников, которые отстаивают то, во что верят, и хотят лучшего для своей команды. Даже жаркие споры могут быть полезны, поскольку затрагивают темы, к которым люди явно испытывают сильные чувства.
Но когда обсуждение рискует перерасти в напряженный спор, в ходе которого один или несколько человек, скорее всего, расстроятся, разговор перестает быть продуктивным. Встречи, которые могут стать эмоциональными, включают в себя сессии обратной связи, кадровые вопросы и обзоры неудачных кампаний.
Некоторые темы просто не стоит обсуждать в ходе записанной встречи с участием нескольких человек - поэтому вмешайтесь и умерите эмоции, пока они не стали слишком сильными. Дайте коллегам остыть, прежде чем снова подходить к этой теме.
Готовы ли вы овладеть искусством проведения эффективного совещания? Если вы обнаружили, что непродуктивные привычки сохраняются, просто запомните самые важные принципы - не затягивайте , приглашайте меньше участников, составляйте потрясающую повестку дня, ставьте четкие цели, записывайте и фиксируйте важные моменты. Мы гарантируем, что следование этим простым советам превратит вашу культуру проведения совещаний в здоровую, делая каждый звонок важным и экономя массу времени для всех.
