Стратегические совещания - это очень круто, и хотя во время них можно достичь многого, вы можете задаться вопросом: "Кто должен присутствовать на стратегическом совещании?".
Ответ, если коротко: все и каждый, кто заинтересован в результатах вашей стратегии... ну, в какой-то степени.
Это могут быть генеральные директора, финансовые директора, директора по маркетингу, вице-президенты по продажам и маркетингу, менеджеры по продуктам, руководители отдела развития бизнеса - в общем, все основные игроки.
Однако, если отбросить простой ответ, стратегические совещания - и те, кто должен на них присутствовать, - могут быть немного более сложными и более вовлеченными, чем просто люди с названием должности, которое также является аббревиатурой. O.K.?
Что такое стратегическое совещание?
Давайте начнем с самого простого. Стратегическое совещание - это сессия стратегического планирования, на которой собирается множество заинтересованных сторон, лиц, принимающих решения, и влиятельных лиц в организации для обсуждения стратегии компании или стратегии проекта.
Как правило, это высшее руководство, оперативный персонал и представители различных отделов.
Цель встречи - генерирование идей, мозговой штурм решений организационных проблем, обсуждение тактики реализации стратегий и создание планов.
В то время как в большинстве организаций проводятся регулярные совещания, синхронизация, подведение итогов и многое другое, совещание по стратегии - это совещание по планированию и определению путей для планирования проектов. Оно даже может быть использовано для создания аннотации или дорожной карты для будущего всей компании.
Они полезны и позволяют разным людям из разных сфер бизнеса собраться вместе и обменяться идеями.
Это могут быть длительные мероприятия или даже серия коротких. Конечная цель одна - выработать стратегию!
Чего вы можете достичь с помощью стратегического совещания?
На совещании по стратегии вы можете обсудить текущие цели компании и разработать план действий, который поможет организации достичь своих целей. Вы также можете определить потенциальные риски и возможности, решить, как распределить ресурсы, создать показатели эффективности, проанализировать прогресс в выполнении планов и многое другое. Все это способствует созданию эффективной стратегии, которая поможет вашей организации добиться успеха в долгосрочной перспективе.
Стратегическое совещание может быть концептуальным. Они могут использоваться для выдвижения идей и обсуждения общей стратегии.
В противном случае, если у вас есть четкое представление о том, где вы находитесь и куда хотите двигаться, совещание по стратегии может быть более детальным - на нем рассматриваются детали достижения этих целей. Это отличный вариант для постановки целей на уровне компании.
Кого я должен включить в стратегическое совещание?
Следует тщательно отбирать участников, внимательно изучая, кто внесет наилучший вклад в обсуждение.
Вот некоторые примеры людей, которые могли бы принять участие в мероприятии:
Команда старшего руководства
Старшие руководители организации должны присутствовать на совещании, чтобы дать направление, понимание и обратную связь. Они будут играть важную роль в обеспечении того, чтобы совещание шло по плану и все цели были достигнуты, а их присутствие также позволит убедиться, что идеи и концепции не являются слишком "запредельными" или немыслимыми в рамках общих бизнес-целей.
У старших менеджеров может возникнуть соблазн войти и руководить всем совещанием, но стратегическое совещание в конечном итоге должно быть направлено на выслушивание и прозрачное общение, а не на диктовку того, что должно произойти по мнению одного человека.
Руководители департаментов
Руководители департаментов необходимы для обеспечения представительства департаментов и включения их уникальных точек зрения в обсуждение.
Несмотря на то, что все руководители отделов могут принимать участие в работе, обычно целесообразно стратегически подходить к приглашениям. Подумайте, какие отделы оказывают наибольшее влияние на организацию, и определите их приоритетность.
Оперативный персонал
Оперативный персонал может предложить ценные сведения о текущих процессах и операциях, а также о потенциальных возможностях для улучшения.
Они могут поддерживать всю встречу и общую стратегию - не обязательно за счет денег и налога на латунь, но за счет возможности доставки и логистики в целом.
Считайте их своим разумным другом, который возвращает вас к реальности, когда вы начинаете строить необычные идеи о походе через Сахару в следующем месяце.
Внешние консультанты и эксперты
Внешние консультанты могут предоставить бесценные советы и знания, которые трудно получить внутри организации. Они также могут помочь обеспечить более широкую перспективу, поскольку некоторые из их опыта приходят из-за пределов организации.
Они особенно полезны для того, чтобы быть в курсе последних тенденций и исследований в отрасли, а также для получения информации о конкурентах.
Несмотря на то, что вам, возможно, придется оплатить участие этих специалистов, а при расценках экспертов это может быть не дешево, инвестиции в стороннего консультанта могут сэкономить деньги, время и энергию (возможно, даже слезы сотрудников!) в долгосрочной перспективе.
Защитники интересов сотрудников
Это все очень хорошо и прекрасно, создавать эти невероятные стратегии и цели, но вы должны быть в курсе того, чем на самом деле могут управлять и что делать ваши сотрудники и работники.
Поддержание морального духа - важная составляющая любого бизнеса, и всем сотрудникам должно быть позволено делиться своими мыслями, чувствами и проблемами.
Хотя присутствие всех сотрудников может привести к трениям - как по времени, так и по ресурсам - пригласив представителя тех, кто выполняет работу, а не только руководителя отдела, вы сможете оценить, выполнимы ли сроки и какие препятствия могут возникнуть.
Помните, что существует тонкая грань между негативом и конструктивной критикой, поэтому выбор сотрудника должен быть тщательно продуман. В равной степени не стоит брать в офис только человека, который говорит "Да". Тот, кто стремится угодить, может оказаться не лучшим представителем для всех сотрудников.
Голос клиента
Хотя приглашение реального клиента на стратегическое совещание может быть нецелесообразным, хотя бы потому, что он не является членом команды, которому платят зарплату, очень полезно пригласить кого-то, кто может говорить от имени вашего клиента, клиентов, аудитории и потенциальных клиентов в той или иной форме, виде или форме.
Этот опыт должен быть основан не только на "ощущениях", но и на участии человека, имеющего опыт работы с количественными, качественными или обоими типами данных о ваших конечных пользователях. Наличие в команде человека, который может подкрепить свое мнение достоверными данными, может оказать неоценимую помощь в определении того, что нужно и чего хочет клиент.
Собрать всех в одном месте для обсуждения стратегии может показаться непосильной задачей, но эти основные участники могут помочь обеспечить правильное направление развития вашей организации. Кроме того, не обязательно, чтобы все они участвовали одновременно. Если есть возможность внести свой вклад и высказать свое мнение о различных аспектах планируемого, это может быть достигнуто как в режиме реального времени, так и асинхронно.
Как провести собрание по планированию
Теперь, когда у нас есть представление о том, кого мы приглашаем на встречу, как мы будем ее проводить и осуществлять?
Проведение успешного стратегического совещания требует тщательной подготовки и планирования. Собственно встреча - это, пожалуй, самое простое!
Убедитесь, что вы планируете все заранее: определите цели встречи, составьте повестку дня и график, решите, кого нужно пригласить, убедитесь, что все подготовлены и находятся на одной волне перед началом встречи, распределите задачи между участниками и завершите принятие решений в конце сессии.
Должен ли я приглашать всех одновременно на стратегическое совещание?
Просто нет!
Хотя предложенный нами выше список тех, кого следует пригласить, является довольно подробным, не все должны быть приглашены на стратегическое совещание в одно и то же время.
Важно убедиться, что люди, которые примут участие, представляют различные области знаний, вносят значимый вклад и могут принимать решения с долгосрочными последствиями.
Однако приглашение слишком большого количества людей может привести к путанице и затянуть процесс. Старайтесь приглашать только тех, чьи знания и опыт необходимы для принятия стратегических решений.
Обеспечение правильного баланса присутствия заинтересованных сторон для того, чтобы мнения всех были услышаны и решения принимались совместно.
Также важно, чтобы количество участников было приемлемым - слишком большое количество людей может привести к путанице и сорвать процесс.
В конечном итоге, убедившись, что в комнате для проведения стратегического совещания находятся нужные люди, вы сможете обеспечить принятие правильных решений и избавить себя от многих хлопот (не говоря уже о времени, энергии (и, возможно, еще большем количестве слез сотрудников!)).
Но есть ли способ привлечь всех?
Конечно! Увеличение числа сайтов remote привело к тому, что стратегические совещания можно проводить виртуально, а онлайн-записывающие устройства для совещаний могут решить проблему наличия ВСЕХ голосов на совещании... но при этом людей не должно быть слишком много.
tl;dv может также помочь вам провести совещание по общей стратегии, при этом в видеовстрече в режиме реального времени будет участвовать минимальное количество людей, но каждый получит возможность высказаться.
Благодаря этому инструменту каждый сотрудник предприятия может скачать записи с сайта Zoom или загрузить видеоролики, записанные на сайте Google Meet , и просмотреть их в любое удобное для себя время.
Вы можете даже вырезать скучные части (или чувствительные части!).
Просто настройте его на запись, и ваша стратегическая встреча будет автоматически расшифрована (на 20+ языках, не меньше!).
Редактируйте записи Google Meet с легкостью, редактируйте записи Zoom без лишних хлопот, выделяйте ключевые моменты с помощью временных меток и вырезайте только важные фра гменты.
Вы даже можете помечать отдельных людей или целые отделы push-уведомлениями в Slack, предупреждая их только тогда, когда требуется их участие.
Он также является отличным инструментом для последующей работы, обеспечивая полную прозрачность и учет всего, что обсуждалось, планировалось и даже расписано.
Как я могу поделиться информацией о последующих действиях по итогам стратегической встречи?
Еще одна прелесть tl;dv и реализации общей стратегии асинхронной совместной работы заключается в том, что для ведения записей необходим специалист, но инструмент делает это за вас и обеспечивает эффективное использование.
Больше никаких потерянных заметок.
Отсутствие неверно истолкованных планов действий.
Больше никаких недоразумений!
Все это есть как в видео, так и в письменной транскрипции.
Что было решено, когда это должно быть сделано, и кто будет этим заниматься?
Благодаря этому у вас есть отличный контрольный список для последующих действий и отслеживания достижений планов в целом.
Еще лучше то, что вы можете вводить эти данные непосредственно в CRM-системы и рассылать планы по всей компании.
Таким образом, в достижении целей компании могут участвовать все, а не только те, кто присутствовал на первоначальной встрече!
Стратегические совещания - это здорово... но не все должны быть там!
Хотя проведение огромных собраний заинтересованных сторон, безусловно, было делом прошлого, это также требовало больших затрат времени, ресурсов и денег.
Вы только представьте себе, сколько стоит кейтеринг и кофе для таких мероприятий!!!?
Эти дорогие, отнимающие много времени мероприятия, которые требовали невероятного планирования, просто не нужны в этом remote рабочем мире.
Стратегические совещания, проводимые в режиме видеоконференции и с использованием таких умных инструментов, как tl;dv, изменили и навсегда изменят методы работы компаний.
Сократив количество людей, участвующих в совещании, но сохранив полную прозрачность и взаимодействие со всеми участниками бизнеса, вы сможете провести эффективное и результативное совещание по стратегии, которое действительно поможет продвижению проектов.
Вы можете вовлечь всех в процесс без их присутствия! На самом деле, они могут даже быть в отпуске!
Это демократично для всех: больше никакого неудобного планирования времени, никакой траты времени на поездки!
Это стратегические совещания, проведенные лучше и умнее. Теперь... если бы мы могли доставить этот фуршет в наш домашний офис, это было бы замечательно.
С кем нам нужно поговорить об этом?
