İçeriğe geç
tl;dv'de, bugüne kadar 3356'dan fazla toplantı düzenledik ve hiç kimse toplantılara katılmamayı tercih etmedi.
Bu, tek bir çalışanın bile kaçırmadığı 211.428'den fazla toplantı tutanağı anlamına geliyor. Yine de çalışanlarımız mutlu, sağlıklı ve hatta üretken! Başladığımızdan beri, 13 kişilik sıkı sıkıya bağlı ekibimizden tek bir üye bile ayrılmadı.
Hastalık izni var mı? Evet.
Bazen verimsiz günler geçirir miyiz? Evet.
Sörf, kayak, wakeboarding ve kamp yapmak için yıllık izin günlerimizi ve haftalarımızı kullanıyor muyuz? Tabii ki evet!
Ancak bu, çalışanların işe gelmemesi ve "devamsızlar" ile toplantılar yapılması anlamına gelmez. Yukarıdaki blog kapağındaki GIF'te, devamsızlık ve üretkenlik arasındaki olağan çekişme gösterilirken, bizce ekipler her ikisini de yan etkiler olmadan elde edebilir. Size bunun nasıl yapılacağını göstereceğiz. İpucu: Cevap, toplantılarınızı kaydetmekte yatıyor. Not: Bu kesin toplantı rakamları için Yunanistan'ın Kesin Bilgi Tanrısı Marios Balamatsias'a teşekkür ederiz!
Bu makalede
Sorun: İşe gelmeyen çalışanlar maliyetlidir.
Bu yüzden retoriği biliyoruz... İşyerinde bulunma = kötü, devamsızlık = daha az kötü. İşte burada bir ikilem ortaya çıkıyor. Her iki sonuç da ideal değilse, ekipler ve şirketler sadece iki kötülükten daha az kötüsünü mü hedefliyorlar? Öyle görünüyor. Ancak, "presenteeism"in çalışanların üretkenliği, mutluluğu ve hatta sağlığı pahasına gerçekleşmesi gerekmediğine inanıyoruz (ve biliyoruz).
Modern icatların mucizesi sayesinde, çalışanlar seyahatte, hastalık izninde veya tatildeyken e-posta, Slack, Trello, Notion ve diğer çeşitli iletişim platformları ve araçları aracılığıyla önemli gelişmeleri takip edebilirler. Böylece, yazılı iletişim çoğu şirket ve ekipte sonsuza kadar saklanır. Bu, yokluğunda olan çalışanı eşzamansız olarak mevcut hale getirir.
Peki ya sözlü iletişim? Her şirket kültürünün can damarı olan sözlü iletişim nasıl olacak? Bunları "devamsızlar" için nasıl koruyacağız?
Öyleyse, işe dönmeyen bir çalışan işine geri döndüğünde, bu toplantılarda paylaşılan tüm önemli bilgileri, kararları, ekip uyumunu, rakip ve şirketle ilgili güncellemeleri bir kenara atmalı mıyız? Yoksa bunları birkaç toplantı tutanağına indirgeyip başka bir e-postayla paylaşmalı mıyız, ki bu da kişinin gelen kutusunda kaybolup gidecektir?
Hayır.
Kesinlikle hayır.
Daha ziyade, toplantılarımızı kaydediyoruz.
Bir düğmeye tıklayarak, "mevcut" ekip üyeleriniz günlük işlerine devam edebilirler. Tek fark, artık "yok" ekip üyelerinin yararına toplantıları kolayca kaydedebilmeleridir. Bu, ekstra zaman veya çaba gerektirmez. Aslında, bu, toplantı tutanaklarını hazırlamaktan çok daha az zaman alır. İşte çözüm budur. Ancak, bunun faydaları çoğu kişinin fark ettiğinden çok daha geniş kapsamlıdır. Şimdi bunları ayrıntılı olarak inceleyeceğiz!
Devamsızlığın çözümü, işyerinde bulunma oranını yeniden tanımlamaktır.
Teknoloji, "mevcut" veya "yok" olarak kabul edilebilecek şeylerin sınırlarını genişletti. İnsanlar ev ofislerinden veya lüks tatil köylerinden canlı olarak sohbet edebilirler. E-postalar saniyeler veya haftalar sonra yanıtlanabilir. Hatta insanlar artık neredeyse tamamen cep telefonlarından uzaktan çalışabilirler. Yine de, çoğu kişi "yokluk" ve "mevcudiyet" kavramlarını senkronize katılım kavramına göre tanımlamaktadır.
"Devamsızlık"ın etkilerini azaltmanın anahtarının, bu kavramı yeniden tanımlamak olduğunu düşünüyoruz. Çalışanlar, döndüklerinde tüm toplantıları, e-postaları, mesajları ve önemli bilgileri verimli ve etkili bir şekilde takip etmişlerse, aslında "devamsız" sayılmazlar. Onlar sadece asenkron olarak hazırdırlar. 💡
Öyleyse, çözüm şirketinizde devamsızlığı ve devamlılığı yeniden tanımlamaktır. tl;dv devamsızlık ve devamlılığı nasıl tanımladığımızı aşağıda açıklıyoruz.
- Devamsızlık: Çalışanlar için hayati önem taşıyan devamsızlık, çalışanların çeşitli nedenlerle işten izin almalarıdır. Amaç, çalışanların geri döndüklerinde iş görevlerini en iyi şekilde yerine getirebilmeleri için enerji toplamaları ve dinlenmeleridir.
- Devamsızlık: tl;dv olmayan, alışılmadık bir kavram. Ekibimizde geleneksel anlamıyla "devamsızlık" kavramına odaklanmıyoruz. Bunun yerine, kapsamlı toplantı ve iletişim belgeleri, kayıtlar ve paylaşımlar yoluyla çalışanların mümkün olduğunca çabuk hız kazanmalarına odaklanıyoruz.
- Varlık: Ekiple canlı veya eşzamansız olarak etkileşimde bulunan çalışan. Bu, yüz yüze, sözlü veya yazılı iletişim ve işbirliği şeklinde olabilir.
- Presenteeism: Ekip üyelerinin işteki kritik anlarda (örneğin toplantılar ve diğer önemli iletişim dönemleri) canlı veya eşzamansız olarak %100 hazır bulunma durumu.
Şimdi sorunu ve çözümü belirlediğimize göre, faydalarının keyfini çıkaralım. 🙌 Birçoğunuzun zaten bildiği ve sevdiği asenkron metin iletişimi (e-postalar, Slack, DM'ler) gibi, bu presenteeism bulmacasının son eksik ve ayrılmaz parçası olan toplantılara odaklanacağız.
Seviye 1 fayda: Zararlı olmayan işyerinde bulunma
"Yokluk" ve "mevcudiyet" kavramlarını yeniden tanımlayarak, devamsızlıkları ve geleneksel "mevcudiyet" kavramının olumsuz etkilerini en aza indirebilirsiniz. Çoğu işyeri bunu Slack ve e-posta ile zaten yapıyor. Toplantıları kaydederek de bunu nasıl yapabileceğinizi size göstereceğiz!
İşyerinde bulunma ≠ işletme için bir maliyet
Çalışanları hasta olduklarında işe gelmeye zorlamak maliyetlidir. Aslında, Avustralya'da geleneksel presenteeism'in maliyeti 25 milyar dolar olarak tahmin edilmektedir. Toplantılarınızı kaydediyorsanız, çalışanlar kendilerini iyi hissetmediklerinde veya verimli olamadıklarında işe gelmek zorunda kalmazlar. Bunun yerine, siz ve ekibiniz, Slack, e-posta ve artık tl;dv ile kaydedilen toplantılar aracılığıyla önemli bilgileri kolayca takip edebileceklerini bilerek, gerektiğinde tamamen özgürce izin alabilirsiniz. tl;dv ile kaydedilen toplantılar aracılığıyla kolayca yakalayabileceklerini bilerek, gerektiğinde izin almakta tamamen özgür hissedebilirsiniz.
İşyerinde bulunma ≠ sağlıksız çalışanlar
Bu da bizi bir sonraki noktaya getiriyor: hasta olduğunda işe gitme baskısını azaltmak. "Devamsızlık" yükünü hafifleterek, çalışanlarınız önemli bilgileri kaçırma endişesi olmadan tamamen dinlenip enerji toplayabilirler. Bir araştırmaya göre , çalışanların zihinsel sağlığına yatırım yapmanın %30'luk bir maliyet tasarrufu sağlayabileceği tahmin edilmektedir. Bu, her 1000 çalışan için yılda 250.607 sterlin demektir.
Avantajı açıktır: Çalışanların geri döndüklerinde önemli bilgileri kolayca yakalayabilmelerini sağlayan teknolojileri kullanarak, çalışanların eşzamanlı olarak iş yerinde bulunma baskısını azaltın. Bu, çalışanların kendilerini iyi hissetmediklerinde işe gelme baskısını azaltır.
Seviye 2 avantajı: Gerçekten yardımcı olan işyerinde bulunma
Tamam, geleneksel "presenteeism"in olumsuz etkilerini azalttınız. Şimdi, bir sonraki adım, aynı araçları ve çerçeveleri daha fazla fayda sağlamak için kullanmaktır!
Presenteeism = üretken olmak
Son zamanlarda yapılan bir araştırma, çalışanların her 3 dakika 5 saniyede. Hayret. Bu kesintilerden sonra 23 dakika sürekli dikkatlerini yeniden odaklamak için 23 dakika Derin Çalışma 'ın gücü netleşiyor. Derin Çalışma, herhangi bir çalışanın günündeki en verimli ve önemli zamanlardan biridir. Strateji geliştirmek, yinelemek, düşünmek ve odaklanmak için ayrılmış zamandır.
Birçoğuna, özellikle toplantılarda her zaman hazır bulunmanın uygun bir davranış olduğu öğretilir. Geleneksel hazır bulunma (yani eşzamanlı katılım) eskiden Derin Çalışma'nın aleyhine bir durumdu. Eşzamanlı veya eşzamansız katılımı mümkün kılan "hazır bulunma" tanımımız, çalışanların zamanlarını koruyabilmelerini sağlar ve bu da dikkatlerinin daha az dağılmasına yol açar.
Tüm mesajların, e-postaların ve toplantıların eşzamansız olarak takip edilebileceğine dair güven sayesinde, çalışanlarınız Derin Çalışma zamanlarını kesintiye uğratan gereksiz eşzamanlı toplantılara "hayır" diyebilecek kadar kendilerine güvenebilirler.
İş yerinde bulunma = zaman kazanma
Bir ekibin yöneticisisiniz ve "devamsız" çalışanlarınızın önemli toplantı özetlerini, eylem maddelerini ve sonraki adımları kaçırmasını istemiyorsunuz. "Devamsız" olan %5'lik kesim için uzun toplantı özetleri yazmak için saatlerce zaman harcamayın. Bunun yerine bunları kaydedin!
Uzun toplantı notları yazarak zaman kazanacaksınız. Peki, toplantıyı eşzamansız olarak takip edenler ne olacak? Onlar da çok zaman kazanacaklar!
tl;dvs, 2 kat hızda tekrar izlenebilir. Uzun ve bağlamdan yoksun toplantı tutanaklarını taramak yerine, "devamsızlar" zaman damgası içeren önemli noktalar özelliğimizle kaydedilmiş herhangi bir toplantının en alakalı bölümüne doğrudan atlayabilirler! Toplantıda belirli bir anı mı arıyorsunuz? O zaman transkript işlevimizi kullanarak arayın. Bu, devamsızlık ve işyerinde bulunma tartışmasından bağımsız olarak oyunun kurallarını değiştiren bir özellik! Öyleyse, neden toplantılarınızı dakikalar içinde? 🤘
İşyerinde bulunma = ekip uyumu
Tebrikler! İş yerindeyken de verimsiz çalışmanın sırrını çözdünüz ve artık "yok" olan ekip arkadaşlarınız geri döndüklerinde önemli notları veya bilgileri yakalayabilirler. Bununla birlikte "ekip uyumu" da ister misiniz? 🍟
Basitçe söylemek gerekirse, toplantı tutanaklarını okumak bir ekibin dinamiklerini – sevinçlerini, sorunlarını ve duygularını – tam olarak yansıtmaz. Kaydedilen toplantılar bunu çok daha iyi yakalar. Bildiğimiz gibi iletişimin %93'ü sözsüzdür. Kaydedilen toplantıları ekibinizle paylaşarak, "yokluk"un olumsuz etkilerini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda ekip bağlarını ve uyumu da güçlendirirsiniz.
Afiyet olsun.
Seviye 3 avantajı: İş yerindeyken verimsiz çalışmayı önleme
Bu, işyerinde pozitiflik konusunda ulaşılabilecek en yüksek seviyedir. Bu adımları uygulamaya başladığınızda, gerçekten sağlam izin politikaları ve çalışma alışkanlıkları oluşturduğunuzu anlayacaksınız. Tebrikler!
Şimdiki zaman = sonsuza kadar
Toplantılarınızı otomatik olarak kaydetmenin "devamsızlık"ın olumsuz etkilerini nasıl azaltabileceğini size gösterdik. Ayrıca, toplantıları kaydetmenin nasıl verimli ve sağlıklı bir "devamlılık"a yol açabileceğini de gösterdik. Devamlılığın olumlu olduğu bir kültürde, hazır bulunmak aynı zamanda zamansız olmak anlamına da gelir. Slack mesajlarınız, e-postalarınız ve artık toplantılarınız da artık geçici.
İletişiminizi, işbirliğinizi ve toplantılarınızı şimdiki zamanda gerçekleştirin. Ancak bunları gelecek için kaydedin, saklayın ve koruyun. Gelecekteki öğrenmeler, gelecekteki işbirlikleri, gelecekteki işe alımlar ve gelecekteki ilhamlar için.
İşte bu şekilde, işyerinde pozitif tavırlarınızı gerçekten bir üst seviyeye taşıyabilirsiniz!
İşyerinde bulunma oranını artırmak = devamsızlığı teşvik etmek ve kutlamak
Ancak, işe gelme zorunluluğunu benimsemiş bir şirketin en büyük özelliği, çalışanların işe gelmemesinden korkmamak, aksine bunu teşvik etmektir. Bu, şirketin çalışanların işe gelmemesi konusundaki uygulamalarını gerçekten iyi yönettiğini ve "işe gelmemenin" olumsuz etkilerini azalttığını gösterir. Çalışanlarınızın hak ettikleri izinleri kullanmalarına izin vermekten çekinmeyin. Bunun yerine, geri döndüklerinde ne kadar verimli ve hızlı bir şekilde işlerine geri dönebileceklerini yönetin. İşte tl;dvkurucu ortağı ve COO'su Carlo'dan aldığım bir mesaj. Bu onun unvanı, ama aslında o, tl;dv tüm dişlilerin (mutlu ve verimli bir şekilde) dönmesini sağlayan Baş Mutluluk Sorumlusu. 💜
Presenteeism hakkında son düşünceler
%100 zamanında iş yerinde olmak ≠ sağlıksız çalışanlar.
Toplantılara katılmamak ≠ takım uyumu ve bütünlüğünün eksikliği anlamına gelmez.
%100 zamanında iş yerinde olmak, çalışanlarınızın sağlığı ve mutluluğu pahasına olmamalıdır. Asenkron ve senkron iletişim ve işbirliği araçlarının bol olduğu bir çağda yaşıyoruz. İş yerinde bulunma veya devamsızlık konusunda endişelenmek yerine, bu teknolojiye uygun olarak şirketin devamlılık ve izin politikalarını ve kültürünü yeniden tanımlamalıyız. Odak noktanızı, ekibinizin geri döndüğünde mümkün olduğunca verimli ve etkili bir şekilde hız kazanmasına yöneltin. Bunlar, size ürünlerini satmaya çalışan bir şirketin boş sözleri değil, yaşanmış deneyimlerdir. Bunlar, test edilmiş teorilerdir. Bunlar, bizim yaşadığımız, soluduğumuz ve savunduğumuz İK politikalarıdır.
Bu yüzden, bir gün izin alın, unutulmaz bir tatile çıkın, toplantıyı atlayın ve çalışanlarınızı da aynısını yapmaya teşvik edin.
Sadece şu lanet şeyi izle tl;dv izleyin.
