Перейти до змісту
Зустрічі не обов'язково мають бути виснажливими та енергоємними вампірами вашого професійного життя. Ми живемо в епоху манії зустрічей, але як організатор ви можете показати кращий приклад. Незалежно від того, чи є ваша команда гібридною чи remote, ці прості поради допоможуть зробити зустрічі короткими, приємними та ефективними.
Зоряні кораблі Федерації — ідеальне місце роботи. За винятком постійної загрози ворожих інопланетян, які можуть заволодіти тілами ваших колег, тут є багато чого полюбити. Стильні космічні уніформи, реплікатори їжі, міжпланетні пригоди — і, звичайно ж, ефективні наради. У «Зоряному шляху» засідання відбуваються лише в надзвичайних ситуаціях. Усі готують свої пропозиції, і засідання закінчується, коли приймається рішення. Майбутнє виглядає ефективним. Дякуємо, вулканці!
Але що можна зробити сьогодні, якщо ваша команда майже одержимо покладається на зустрічі? Як змінити небезпечну звичку приймати кожне запрошення на зустріч?
Зустрічі можуть бути чудовим засобом для мозкового штурму, прийняття рішень, підвищення морального духу та загального обговорення. Але багато компаній формують нездорову залежність від них, сприймаючи послідовні зустрічі як норму. У міру того, як компанії стають все більш remote, проблема тільки погіршується. Наші календарі захаращені гірше, ніж бабусин гаражний розпродаж. Результат? Нескінченна втома від зустрічей, незадоволеність роботою та зниження продуктивності.
Чому зустрічі стали настільки неефективними в умовах Remote гібридної роботи?
У 2020 році MIT опублікував дослідження, в якому стверджується, що лише 50% часу зустрічей використовується ефективно. Для тих, хто пережив двогодинний семінар, щоб потім зрозуміти, що лише 10 хвилин були для них корисними, ця статистика не буде сюрпризом. Але є ще більш дивовижні дані. Дослідження Harvard Business Review показує, що 71% менеджерів вважають , що наради приносять їхнім організаціям збитки у вигляді втрати прибутку та продуктивності. Ой. Після переходу до remote гібридної роботи багато організацій проводять більше зустрічей, ніж будь-коли.
І знаєте що? Це зрозуміло. Якщо ви більше не можете обговорити щось із Сьюзан, коли вона стоїть біля кулера, ви, швидше за все, запросите Сьюзан на Zoom . Крім того, менеджери, які мають проблеми з довірою, можуть розглядати регулярні відеодзвінки як спосіб переконатися, що співробітники знаходяться за своїми робочими столами (якщо ви менеджер з проблемами довіри, зверніться до терапевта).
Але зрозуміло — це не те саме, що виправдано. Все це означає, що середній працівник, який працює з інформацією, проводить близько 85 % свого часу на нарадах. Зайве говорити, що це залишає вкрай мало часу для виконання фактичної роботи. Досить небезпечно, що втома від нарад і їхня неефективність також мають негативний вплив на психологічне самопочуття співробітників.
Поради щодо проведення ефективних нарад (натхненні вулканами)
- Визначте, чи є зустріч абсолютно необхідною.
- Загалом проводьте менше нарад.
- Запрошуйте менше учасників.
- Будьте суворі щодо тривалості зустрічей.
- Готуйтеся – але не надмірно.
- Негайно визначте мету.
- Заздалегідь поділіться порядком денним та матеріалами для зустрічі.
- Вчіться на записах зустрічей.
- Тримайтеся курсу.
- Дозвольте учасникам піти в будь-який час.
- Оптимізуйте концентрацію та увагу.
- Заохочуйте соціальні розмови поза засіданнями.
- Не допускайте емоцій на зустрічі.
Плавне проведення зустрічей – це не все, що впливає на успіх вашої організації, але це важливий фактор. Зараз, коли YouTube доступний одним кліком, а кнопка вимкнення звуку завжди під рукою, відволіктися від нудної зустрічі стало простіше, ніж будь-коли.
Це означає, що зараз як ніколи важливо, щоб кожна зустріч була результативною. У tl;dv remote є принципом, яким ми живемо і дихаємо, тому ось кілька наших найкращих порад щодо проведення ефективних зустрічей.
Зачекайте – вам ДІЙСНО потрібна зустріч?
Киньте виклик внутрішньому голосу, який інстинктивно кричить «так»! Зустрічі — це як ковдри, якими ми накриваємося, коли стикаємося з проблемою, чимось невідомим або складним. Наш інстинкт підказує нам скликати зустріч щоразу, коли на роботі з'являється щось нове. Як би там не було, планування та участь у зустрічах дуже заважають«глибокій роботі»та «потоку».
MIT ввів термін «синдром відновлення після наради», щоб описати час, який витрачається безпосередньо після наради, коли учасники відчувають виснаження енергії і намагаються знову зануритися в те, чим вони займалися до наради.
Ми повинні почати розглядати зустрічі як винятки, а не як норму.
Тож запитайте себе: «Чи дійсно це того варте?» Іноді відповідь буде «так», але частіше за все ви зрозумієте, що зустріч не є такою необхідною.
Успішна адаптація до remote гібридного світу означає пошук сучасних альтернатив зустрічам. Відмінним варіантом є використання екрану та диктофона, щоб швидко показати колегам, над чим ви працюєте. Пропустіть зустріч і замість цього запишіть навчальний відеоролик. Коли ви звикнете пояснювати свої ідеї у коротких відеороликах, можете почати відмовлятися від запрошень.
Крім того, двохвилинний clip набагато швидше створити і переглянути, ніж довгий текст, надісланий через Slack. Говорячи про Slack, чи знали ви, що ця платформа має власна вбудована камера, диктофон і записник екрану? Це чудова альтернатива нарадам і тим жахливим повідомленням розміром з есе.
Іншою перевагою коротких пояснювальних відео є те, що їх можна переглядати та відповідати на них асинхронно. Наступного разу, коли ви захочете щось перевірити або пояснити, спробуйте зробити це за допомогою clip або навіть просто голосового повідомлення.
Проводьте менше зустрічей (буквально вдвічі менше)
«Менше означає більше». Той, хто придумав цю фразу, мав на увазі саме зустрічі. Ось виклик, який варто прийняти: спробуйте скоротити кількість щомісячних зустрічей на 50%. Швидше за все, ви виявите, що обсяг роботи залишається тим самим (а то й більшим!), а головного болю — значно менше.
Однією з найпоширеніших причин частих зустрічей є складність зібрати всіх одночасно. Якщо не вдається зібрати всю команду, просто проведіть другу зустріч – чи не так?
Неправильно.
О, і щоразу, коли до проекту приєднується нова людина, давайте проведемо ще одну годинну вступну сесію, добре?
Стій.
Асинхронний підхід зменшує необхідність у численних нарадах. Записуючи наради та надаючи доступ до цих записів усім, хто не зміг бути присутнім, ваші колеги можуть ознайомитися з інформацією у зручний для них час.
Крім того, це допомагає прискорити процес адаптації нових співробітників. Просто направте їх до важливих або навчальних минулих зустрічей. Надання доступу до бібліотеки, що містить записи демонстрацій, семінарів та презентацій, забезпечить максимально плавний процес адаптації для новачків і для вас.
Zoom Google Meet Zoom , такі як tl;dv, дозволяють позначати важливі моменти в записаних зустрічах, щоб ви могли миттєво поділитися найважливішими частинами з тими, хто не зміг бути присутнім. Понад 85% наших користувачів стверджують, що цей процес економить їм години часу. Непогано для безкоштовного плагіна для браузера.
Запрошуйте менше учасників
Не тільки слід проводити менше зустрічей, але й запрошувати на них менше людей. Дослідження показують, що на зустрічах, де присутні більше чотирьох учасників, існує ризик, що чийсь внесок буде проігнорований. Forbes рекомендує не більше семи учасників. Ми б зменшили цю кількість ще більше, хоча якщо ви мусите запросити цілу групу людей, використання анонімних інструментів для введення даних, таких як Menti, може допомогти заохотити до участі більш тихих учасників.
Зрештою, великі наради можуть бути залякуючими. Коли в розмові бере участь так багато людей, хтось обов'язково сидітиме мовчки, не наважуючись висловити свою думку, коли так багато місця вже займають більш балакучі та домінуючі типи.
Більші зустрічі також є більш хаотичними, і якщо не забезпечити кожному учаснику комфортні умови для висловлення своєї думки, ваша організація може втратити цінний досвід і знання.
Зменште кількість учасників зустрічі та надайте кожному можливість висловити свою думку.
Будьте суворі щодо тривалості зустрічей
Якщо ми сидимо на годинній нараді з питання, яке вимагає лише 20 хвилин обговорення, нам бракуватиме відчуття терміновості, яке в іншому випадку спонукало б нас залишатися зосередженими. Не має значення, чи йдеться про «креветок» — якщо нарада триває годину, учасники знайдуть спосіб говорити про креветок протягом години. Це справді захоплююче явище робочого життя.
Організаційний психолог Стівен Рогельберг відомий своєю книгою про те, як допомогти командам досягти «максимальної продуктивності». Його головна порада щодо поліпшення якості нарад проста: робіть їх короткими.
Марісса Майєр, генеральний директор Yahoo, відвідує лише ті наради, які тривають не довше десяти хвилин. Скорочуючи тривалість нарад, ми заохочуємо учасників охоплювати більше питань за менший час.
Іншими словами, короткі та динамічні зустрічі гарантують, що ми перейдемо до суті. Зустрічі рідко повинні тривати більше тридцяти хвилин.
У виняткових випадках, коли зустріч має тривати довше ніж годину, подбайте про перерви. Заохочуйте учасників встати і розім'ятися, приготувати чай, викрикнути з вікна або зробити щось інше, щоб розслабитися на кілька хвилин. Вони повернуться до розмови бадьорими і вдячними.
Підготуйтеся (але не надмірно)
Сама зустріч – не єдине, що забирає час. Години пролітають і під час підготовки до неї. А ще, якщо зустріч підготовлена погано, ви почервонієте, панічно шукаючи потрібний PDF-файл у папці «Завантаження» під час спільного перегляду екрана, сподіваючись, що ніхто не помітив файл із назвою ryan-gosling-holding-puppy.jpg.
Головне — знайти правильний баланс. Ви хочете відчувати себе впевнено, йдучи на зустріч, з усіма підготовленими презентаційними матеріалами, завантаженими на екран. Водночас не варто занадто зациклюватися на цьому. Прийти на зустріч із дуже жорстким уявленням про те, як має протікати обговорення, може придушити креативність. Дозвольте собі трохи спонтанність – особливо на семінарах та інших творчих заняттях.
Негайно визначте мету
Ефективні зустрічі повинні бути зосереджені на конкретній меті, наприклад
а) спільне навчання
б) вирішення проблем
в) обмін інформацією
г) проведення мозкового штурму
Першим кроком є визначення точної мети та бажаного результату зустрічі. Як організатор, ви несете відповідальність за регулярне повернення до мети, щоб забезпечити, що обговорення не відхиляється від курсу.
Поділіться порядком денним та матеріалами заздалегідь
Проводити зустріч без порядку денного — це все одно, що брати участь у веслувальних перегонах без весла. Далеко не заїдеш.
Порядок денний не тільки визначає мету, але й дає чіткі вказівки щодо того, скільки часу учасники повинні витратити на кожен підпункт. Він дає запрошеним краще уявлення про те, чи дійсно необхідна їхня присутність, і якщо так, то вони приблизно зрозуміють, коли під час дзвінка вони можуть висловити свою думку.
При розподілі часу на різні пункти порядку денного завжди враховуйте кілька додаткових хвилин для додаткового обговорення. Якщо обговорення перевищує відведений час, зробіть позначку, щоб повернутися до нього пізніше (ми рекомендуємо використовувати інструмент для позначок часу, такий як tl;dv). Тоді ви зможете легко повернутися до незавершених тем в інший час.
Так само, варто заздалегідь надати учасникам звіти, слайди та інші презентаційні матеріали, щоб вони мали можливість ознайомитися з темою до початку дзвінка. Надайте всім, хто не може взяти участь у дзвінку, короткий огляд того, що буде представлено.
Навчайтеся з записаних зустрічей
Якщо ваші наради постійно збиваються з курсу, і ви не знаєте чому, чому б не переглянути запис розмови, щоб проаналізувати її фокус і хід? Підхід до минулої наради з думкою «що пройшло добре?» і «що можна було б зробити краще?» — це чудовий спосіб отримати інформацію, яку можна застосувати в майбутньому.
Ви можете помітити, що один з учасників постійно перебивав інших. Можливо, ви помітите, що Стівен був абсолютно непідготовлений і п'ять хвилин вовтузився зі своєю презентацією в PowerPoint. Чи були моменти, які затягували процес? Чи завершилася розмова вчасно і з практичними результатами? Чи сповільнювало процес погане інтернет-з'єднання? Виявлення типових причин неефективних зустрічей — це перший крок до їх усунення.
Залиш цю думку
Іноді на нараді виникає фантастична ідея, яка, хоч і не має жодного відношення до порядку денного, потребує подальшого розгляду. Як організатор, ви повинні вміти визначити, коли нарада бере несподіваний (але потенційно цінний) поворот, і прийняти рішення, чи відійти на хвилину від порядку денного, чи «відкласти» цю тему на інший час. Якщо ви все-таки відкладаєте важливу тему, обов'язково позначте час або виділіть цей момент у протоколі.
Повідомте учасникам, що вони можуть піти, коли захочуть
Чому так табу сказати «ця зустріч більше не має для мене значення, я йду»? Якщо ви опинилися в пастці на зустрічі, яка, як ви зрозуміли, не допоможе вам у роботі, просто йдіть.
Одного разу на мене справила враження керівниця компанії, яка відразу помітила, що двоє співробітників були без необхідності залучені до наради. Вона запропонувала їм піти вже через дві хвилини після початку наради. Цим простим вчинком вона повернула двом співробітникам годину їхнього часу, яка інакше була б повністю змарнована.
Навіть Ілон Маск колись сказав: «Вийдіть із зустрічі або покладіть слухавку, як тільки стане очевидно, що ви не приносите користі. Не ввічливо йти, ввічливо змушувати когось залишатися і марнувати свій час.»
Іноді цей мільярдер, який любить аніме, вживає психоделічні речовини і страждає на егоманію, все-таки має що сказати.
Оптимізуйте концентрацію та увагу
Ніякого мультизадачного режиму. Камери увімкнені. Телефони поза досяжністю. Ці основні правила застосовуються як до господарів, так і до гостей – і хоча такі принципи не повинні бути застосовуватися, регулярне повідомлення про них як про «цілі зустрічі» з часом спонукає більше людей до їх дотримання.
Зрештою, це не стільки «основні правила», скільки «поради щодо концентрації уваги». Багато учасників зустрічей відкрито зізнаються, що їм важко зосередитися, тому деякі з них можуть щиро вдячні організатору за те, що він розпочинає дзвінок із короткого нагадування про «поради щодо концентрації уваги».
Як організатор, ви також несете відповідальність за те, щоб зустріч була цікавою. Перехід між форматами (наприклад, з Miro на Menti) може бути чудовим способом утримати увагу учасників. Крім того, нагадайте всім, що їх запросили, тому що їхня участь дійсно потрібна.
Заохочуйте соціальні бесіди поза засіданнями
Гібридна та remote дійсно викликає відчуття самотності. Особливо для екстравертів, зустрічі надають таку необхідну можливість поспілкуватися віч-на-віч з іншими людьми. Важко втриматися від розмов про останні серіали на Netflix або про те, що у Сьюзан з'явився новий кіт.
Щоб було зрозуміло, соціальні балачки (навіть плітки, судячи з усього!) між членами команди можуть зміцнити відносини. Просто обмін кількома жартами може поліпшити відчуття єдності, одночасно сприяючи співпраці та загальному благополуччю. Однак, для Netflix і розмов про котів є свій час і місце.
Офіційно призначивши різні дні тижня для неформальних розмов, не пов'язаних з роботою, ваша команда зможе спілкуватися поза часом нарад, що збільшить ймовірність того, що всі будуть дотримуватися порядку денного на власне нарадах (який, на жаль, не включає кота Сьюзан).
Запеклі дебати – це чудово, доки вони не переходять межу
Час від часу зустрічі набувають емоційного характеру. Уявіть собі: Гері хоче змінити шрифт кнопки «Зв'язатися з нами» з Arial на Verdana, але Сьюзан наполягає, що шрифт і так хороший. Третій учасник зустрічі піднімає ставки, стверджуючи, що ідеальним шрифтом є Comic Sans. Четвертий учасник просто виглядає дуже незручно.
Час від часу жваві дискусії є ознакою пристрасних, зацікавлених співробітників, які відстоюють свої переконання і прагнуть найкращого для своєї команди. Навіть гарячі дебати можуть бути корисними, оскільки вони стосуються тем, які, очевидно, викликають у людей сильні емоції.
Але коли дискусія ризикує перетворитися на напружену суперечку, в якій одна або кілька осіб можуть розлютитися, така розмова вже не є продуктивною. До зустрічей, які можуть викликати емоції, належать сесії зворотного зв'язку, питання кадрової політики та аналіз невдалих кампаній.
Деякі теми просто не варто обговорювати під час записаної зустрічі з великою кількістю учасників, тому втрутьтеся і виступите модератором, перш ніж емоції занадто розпаляться. Дайте колегам охолонути, перш ніж знову повертатися до цієї теми.
Чи готові ви опанувати мистецтво ефективних нарад? Якщо ви помітили, що непродуктивні звички не зникають, просто згадайте найважливіші принципи: будьте лаконічними, запрошуйте менше учасників, складайте чіткий порядок денний, майте чіткі цілі, фіксуйте та позначайте важливі моменти. Ми гарантуємо, що дотримання цих простих порад перетворить вашу культуру нарад на здорову, зробить кожну розмову корисною та заощадить багато часу для всіх.
