Wenn Sie es leid sind, Zeit mit Projekten zu verschwenden, die keine Richtung haben, dann könnte ein Treffen zum Aktionsplan vielleicht die Antwort sein.
Aber "Was ist eine Aktionsplansitzung?", hören wir Sie fragen!
Eine Aktionsplanbesprechung dient dazu, eine Vorgehensweise zur Erreichung bestimmter Ziele zu entwickeln und zu besprechen. Sie wird von Teams und Organisationen genutzt, um sicherzustellen, dass alle an einem Projekt oder einer Initiative Beteiligten in Bezug auf das Gesamtbild, den Zeitplan des Projekts und die individuellen Verantwortlichkeiten auf derselben Seite stehen.
Auch wenn dies vielleicht wie "nur ein weiteres Treffen" klingt, handelt es sich um eine zielgerichtete Veranstaltung mit sehr klaren Zielen. Sie erfordert auch eine gewisse Vorplanung und Koordination, damit sie absolut solide ist.
Es handelt sich im Wesentlichen um ein Treffen zur Erstellung eines Aktionsplans.
Tipps zur Aktionsplan-Sitzung
Wann sollte ein Aktionsplan in einer Sitzung erstellt werden?
Wir sagen, man muss das Eisen schmieden, solange es heiß ist!
Ein Aktionsplan und die zugehörige Sitzung zur Erstellung eines solchen Plans sollten erstellt werden, sobald ein Problem erkannt oder ein Projekt und Ziele festgelegt worden sind.
So gesehen ist das Thema noch frisch in den Köpfen der Menschen. Und anstatt es auf die endlose To-Do-Liste zu setzen, können Sie (wie der Name schon sagt!) sofort aktiv werden.
Dies ist ein wichtiger Schritt in jedem Projektmanagementprozess und kann dazu beitragen, dass alle Beteiligten ihre Rolle und den Zeitplan für die Fertigstellung verstehen.
Während der Aktionsplansitzung sollten die Teammitglieder auch mögliche Hindernisse oder Herausforderungen bei der Erfüllung der Aufgabe besprechen, damit Lösungen diskutiert und vereinbart werden können.
Tipps zur Verbesserung einer Aktionsplansitzung
Auch wenn jedes Unternehmen und sogar jeder Einzelne seine eigene Vorstellung davon hat, wie ein solches Treffen zustande kommen kann, gibt es doch einige wichtige Dinge, die in jedem Treffen enthalten sein müssen.
Das letztendliche Ziel jeder Strategiesitzung oder der Erstellung eines Aktionsplans sollte darin bestehen, ein klares Paket von Maßnahmen zu erstellen, das keine Möglichkeit für Fehlinterpretationen bietet.
Das bedeutet, dass es wenig bis gar keinen Spielraum für Fehler gibt und dass jedes Mitglied und jede Abteilung sich mit Aufgaben beschäftigen kann, die dem gemeinsamen Ziel dienen, wobei jeder einen klaren Prozess zu befolgen hat.
Im Folgenden finden Sie unsere besten Tipps für die Durchführung einer Aktionsplansitzung:
Beginnen Sie mit der Festlegung eines Ziels oder eines gewünschten Ergebnisses
Was wollen Sie tun? Super einfach, muss aber definiert werden!
Vor Beginn der Sitzung sollte ein klares, spezifisches Ziel festgelegt werden, damit alle Beteiligten von Anfang an auf derselben Seite stehen. Wenn sichergestellt ist, dass alle dieselbe Definition von Erfolg haben, wird es viel einfacher sein, einen umsetzbaren Plan zu erstellen.
Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten
Kein Abwälzen der Verantwortung unter unserer Aufsicht! Während des Treffens sollte jedes Teammitglied ein klares Verständnis seiner individuellen Rolle haben und wissen, wie es sich in die kollektiven Bemühungen einfügt. Abteilungen können zwar eine neue Perspektive einbringen, aber es muss klar sein, wer insgesamt die Entscheidungen trifft. Es kann demokratisch zugehen, aber stellen Sie sicher, dass die Leistungsindikatoren und Gesamtziele nicht von Personen festgelegt werden, die mit der täglichen Arbeit des Teams nicht vertraut sind. Sie werden möglicherweise nie erreicht werden können, wenn es kein "Insiderwissen" gibt, das bestätigt, dass es funktionieren wird.
Eine klare Tagesordnung festlegen
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, worüber Sie sprechen werden. Es gibt keine größere Zeitverschwendung als keinen Plan zu haben... Ich meine, das ist buchstäblich der ganze Sinn des Treffens überhaupt!
Es ist wichtig, eine klare Tagesordnung und einen Zeitplan für die Sitzung festzulegen, damit die Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird und wann. Die Tagesordnung sollte Punkte wie Zielsetzung, Aufgabenübersichten und Problemlösung enthalten.
Aufgaben priorisieren
Was ist das Wichtigste? Verschiedene Personen können unterschiedliche Ideen haben, aber die Priorisierung der wichtigsten zu erledigenden Aufgaben sollte zu Beginn der Sitzung erfolgen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich alle Teilnehmer über den Schwerpunkt der Sitzung einig sind. Außerdem wird so sichergestellt, dass für jede Aufgabe ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen, um sie rechtzeitig zu erledigen.
Setzen Sie realistische Zeitvorgaben
Wie oft haben wir schon 20 Minuten für eine Aufgabe gegeben, die über eine Stunde gedauert hat? Die Zeit ist zwar endlich, hat aber die Angewohnheit, uns davonzulaufen.
Realistische Zeitvorgaben tragen dazu bei, dass die Erwartungen richtig gesteuert und verstanden werden. Es ist sehr einfach zu glauben, dass etwas eine ganz bestimmte Zeit in Anspruch nehmen wird, aber wenn man ein bisschen mehr Zeit einrechnet, kann man eventuelle Verzögerungen oder externe Einflüsse einkalkulieren.
Berücksichtigen Sie mögliche Hindernisse und bereiten Sie sich darauf vor
Ok, das ist vielleicht ein bisschen "negativ", aber wenn man mögliche Hindernisse im Voraus bespricht, kann man sie vorhersehen und bessere Lösungen finden, um Unterbrechungen des Fortschritts zu vermeiden. Bei diesen Hindernissen kann es sich um externe Faktoren wie Gesetzesänderungen oder interne Faktoren wie Ressourcenknappheit, Krankheit im Team, unerwartete Ausgaben für Geschäftsreisen usw. handeln.
Verwenden Sie Tools und Vorlagen, um Informationen zu organisieren
Lassen Sie sich ausrüsten! Tools wie agile Projektmanagement-Software, Vorlagen oder Collaboration Boards können bei der Organisation von Sitzungsnotizen und Aktionsplänen helfen.
Wir haben in diesem Artikel eine Reihe empfehlenswerter Tools aufgelistet. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den Tools vertraut sind und sich damit beschäftigen. Sie dürfen nicht zu kompliziert oder zu sehr auf die Bedürfnisse einer einzelnen Abteilung ausgerichtet sein, wenn Sie erwarten, dass sie von allen genutzt werden. Berücksichtigen Sie auch den Zeitaufwand für die Einrichtung und Einarbeitung.
Nehmen Sie nicht zu viele Leute an dem Treffen teil.
Kennen Sie die Redewendung "Zu viele Köche verderben den Brei"? Wenn es um eine Aktionsplan-Sitzung geht, sollten Sie darauf achten!
Im Projekt insgesamt wollen Sie, dass möglichst viele Leute harmonisch auf ein gemeinsames Ziel und Ergebnis hinarbeiten, aber in der Planungsphase... obwohl wir immer empfehlen würden, dass es demokratisch zugehen sollte - zu viele Leute, die versuchen, zu reden und ihren Standpunkt durchzusetzen, können schädlich sein und Blockaden verursachen.
Jedes Team, das an dem Projekt beteiligt ist, sollte einen Vertreter haben (dies kann ein Manager oder ein Abteilungsleiter sein oder jemand, der in der Praxis arbeitet, um das Machbare bestmöglich zu repräsentieren).
Die Besprechung kann dann zu einem späteren Zeitpunkt mit dem gesamten Projektteam geteilt werden.
Werkzeuge zur Unterstützung eines Aktionsplans
Tools sind großartig, und wenn man ein langfristiges Ziel oder einen Plan vor Augen hat, gibt es einige hervorragende Tools, die dabei helfen, die Effizienz und die Arbeitslast zu bewältigen, die Produktivität zu verbessern und einfach alles viel reibungsloser und einfacher zu machen.
Hier sind ein paar unserer Favoriten:
Miro
Die Brainstorming-Vorlagen der visuellen Plattform Miro bieten den Teilnehmern eine Struktur, um Entscheidungen zu treffen oder zu Schlussfolgerungen zu gelangen. Diese Struktur fördert die kreative Erkundung und Zusammenarbeit, was dem Team helfen kann, einen effektiven Aktionsplan zu erstellen. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, alle Teilnehmer einzubinden, anstatt statische Folien zu zeigen, die zuvor vorbereitet wurden.
tl;dv
tl;dv ist ein großartiges Meeting-Tool, mit dem Sie leicht feststellen können, wann während des Meetings Aktionspunkte festgelegt wurden. Mit tl;dv können Sie die Diskussionen in Strategiebesprechungen nachverfolgen und bestimmten Personen Aktionspunkte zuweisen, indem Sie sie im Gespräch markieren. Es kann auch Zoom Aufzeichnungen transkribieren und ist insgesamt eine großartige Software zur Verwaltung von Meetings.
Trello
Viele tolle Ideen, aber keine Möglichkeit, den Überblick zu behalten und sie zu verwalten. Dann kann Ihnen das Projektmanagement-Tool Trello dabei helfen, eine Besprechungsagenda zu erstellen und den Teilnehmern Aufgaben zuzuweisen. Es ist auch so einfach, dass es auf einem gemeinsamen Bildschirm eingerichtet werden kann und in wenigen Minuten einsatzbereit ist.
So weiß jeder Einzelne oder jede Abteilung, für welche Aufgaben er/sie zuständig ist, und kann das Gesamtbild des Projekts von Anfang bis Ende nachvollziehen.
Außerdem kann man die Dinge abhaken, wenn man sie erledigt hat, und das fühlt sich GOOOOOOOOD an!
ProduktPlan
Wenn es in Ihrem Projekt um die Produktentwicklung geht, ist ProductPlan ein hervorragendes Roadmapping-Tool für die Erstellung und Verwaltung dieses Projekts.
Sie können nicht nur Projektpläne erstellen, sondern auch den Fortschritt im Laufe der Zeit verfolgen. Die Visualisierungen sind auch eine einfache Möglichkeit, Informationen zwischen verschiedenen Teammitgliedern auszutauschen und zu verstehen - perfekt für alle, die abstrakte Konzepte denen erklären müssen, die eher faktenorientiert sind.
Vorlagen für Besprechungspunkte
Mit Vorlagen wird Ihnen ein großer Teil der Arbeit abgenommen, und Sie brauchen nur noch die Details auszufüllen.
Technisch gesehen ist das kein Betrug, aber viel einfacher.
Vorlagen für Aktionspunkte sind ein hervorragendes Hilfsmittel zur Organisation und Dokumentation der zu erledigenden Aufgaben. Sie bieten einen schnellen Überblick darüber, wer für was verantwortlich ist, wann die Aufgabe erledigt werden muss und was das Ziel oder Ergebnis ist.
Hier sind ein paar Beispiele aus dem Internet, die von Nutzen sein könnten:
Viel Spaß beim Planen!
Wenn Sie ein wenig Zeit in die Planung und Vorbereitung von Besprechungen investieren, können Sie wirklich sicherstellen, dass diese Gespräche auf dem richtigen Weg bleiben, Aktionspunkte dokumentiert werden und Teams in der Lage sind, zusammenzuarbeiten. Indem Sie proaktiv sind und sich tatsächlich die Zeit für die Planung nehmen, geben Sie jedem Team, Unternehmen oder jeder Organisation, die zusammenarbeitet, den Weg des geringsten Widerstands, wenn es darum geht, dieses HENCH BIG MASSIVE DREAM-Ziel zu erreichen.
Ganz gleich, ob Sie eine Rakete bauen wollen, um den Mars zu erforschen, oder ob Sie einfach nur eine brandneue Website starten wollen, ein Aktionsplan-Meeting - richtig organisiert und mit den bestmöglichen Ressourcen - wird Ihnen auf jeden Fall dabei helfen, zum Mond... äh, Mars... zu schießen, bevor Sie losziehen.
