もしあなたが、方向性の定まらないプロジェクトに時間を費やすことに疲れているのなら、行動計画ミーティングがその答えになるかもしれません。
しかし、「行動計画会議って何だ！」という声が聞こえてきそうです。
行動計画会議は、特定の目標を達成するための行動指針を策定し、議論するためのものです。チームや組織で、プロジェクトやイニシアティブに関わる全員が、全体像、プロジェクトのスケジュール、個人の責任について同じ見解を持つようにするために使用されます。
一見すると「ただの会議」のように聞こえますが、明確な目標を掲げ、ターゲットを絞ったイベントなのです。また、絶対に成功させるためには、ある程度の事前準備と調整が必要です。
本来はアクションプランを作成するための会議です。
プラン・オブ・アクション・ミーティングのヒント
会議でアクションプランを作成するのは、どのような場合ですか？
鉄は熱いうちに打てということですね。
アクションプランとそのためのミーティングは、問題が特定されたとき、またはプロジェクトと目標が設定されたときに、すぐに作成されるべきものです。
この点から見ても、人々の記憶に新鮮です。そして、延々と続くToDoリストに追加するのではなく、（その名の通り！）すぐに行動を起こすことができるのです。
これは、プロジェクトマネジメントのプロセスにおいて重要なステップであり、関係者全員が自分の役割と完了までのスケジュールを理解するのに役立ちます。
行動計画会議では、チームメンバーは、タスクの完了を妨げる潜在的な障害や課題についても話し合い、解決策を議論して合意しておく必要があります。
行動計画会議を充実させるためのヒント
このような会議のあり方は、企業によって、あるいは個人によってそれぞれ異なるでしょうが、それぞれに必要な重要事項があります。
戦略会議、あるいは行動計画作成の究極の目的は、誤解のない明確な行動計画を打ち出すことである。
つまり、ミスはほとんど許されず、各メンバーや部署は、共通の目標に向かって、それぞれ明確なプロセスをもって仕事に取り組むことができるのです。
ここでは、行動計画会議に臨む際のポイントをご紹介します。
目標や望ましい結果を設定することから始める
何をしたいのか？超シンプル、でも明確にしておきたいこと
会議が始まる前に、明確で具体的な目的を設定することで、全員が最初から同じ考えで臨むことができます。全員が同じ成功の定義を持っていることを確認することで、実行可能な計画を作成することがはるかに容易になります。
役割と責任の明確化
私たちの監視下では、責任転嫁はできませんミーティングでは、各チームメンバーがそれぞれの役割を明確に理解し、それが集団の中でどのように位置づけられるかを確認する必要があります。各部門が新鮮な視点を提供することもできますが、誰が全体的な意思決定を行うかを明確にする必要があります。民主的であっても構いませんが、KPIや全体的な目標が、チームの日常業務を知らない人によって設定されていないことを確認する必要があります。もし、それがうまくいくことを確認するための「内部の知識」がなければ、決して達成することはできないかもしれません。
明確なアジェンダを設定する
あなたが話すつもりだ何を知っていることを確認してください。計画を持っていないよりも大きな時間の無駄はありません...私はそれが文字通り最初の場所でmeetinigの全体のポイントだ意味します
ミーティングでは、いつ、何が求められているのかをチームメンバーが理解できるよう、明確な議題とタイムラインを設定することが重要です。アジェンダには、目標設定、タスクの概要、問題解決などの項目が含まれている必要があります。
タスクの優先順位付け
最も重要なことは何でしょうか？人によって考えが異なるかもしれませんが、完了すべき最も重要なタスクに優先順位をつけることは、ミーティングの初期に行うべきです。そうすることで、全員が会議の焦点に同意していることが確認できます。また、それぞれのタスクに十分な時間とリソースを与え、時間内に完了させることができるようになります。
現実的なスケジュールを設定する
1時間以上かかっていた作業を20分で終わらせたことが何度あったことでしょう。時間は有限である一方で、自分から逃げていく習性があるのです。
現実的なスケジュールを設定することで、期待値が適切に管理され、理解されるようになります。何か特定の時間がかかると考えがちですが、少し余裕を持たせることで、遅延や外部からの影響を考慮することができます。
潜在的な障害に対する検討と準備
少し「否定的」かもしれないが、事前に潜在的な障害について話し合うことで、それを予測し、より良い解決策を生み出し、進行の中断を防ぐことができる。こうした障害には、法改正などの外的要因や、リソースの制約、チームの病気、予期せぬ出張費の管理などの内的要因がある。
情報整理に役立つツールやテンプレートの活用
Let’s get you tooled up! By using tools such as agile project management software, templates, or collaboration boards can help to organize meeting notes and action plans.
この記事では、お勧めのツールをいくつか紹介しますが、重要なのは、全員がそのツールを使いこなすことができるようにすることです。全員が使用することを期待するなら、過度に複雑であったり、特定の部門のニーズに合わせすぎたりしてはいけません。また、セットアップや学習にかかる時間も考慮に入れてください。
会議の人数が多すぎないこと
Too many cooks spoil the broth "という言葉を聞いたことがありますか？行動計画会議の時は要注意です!
プロジェクト全体では、できるだけ多くの人が同じ目標や成果に向かって調和して働きたいものですが、企画段階では......常に民主的であることを推奨しています。
プロジェクトに必要な各チームは、代表者（マネージャーや部門長、または実現可能なことを最もよく表すために実務に携わる人物でもよい）を立てるべきである。
このミーティングは、後日、プロジェクトチーム全体で共有することができます。
行動計画を支援するツール
ツールは素晴らしいもので、長期的な目標や計画を念頭に置いて、効率や作業量を管理し、生産性を向上させ、物事をよりスムーズに、より簡単にする優れたものがいくつか存在します。
ここでは、その中でも特におすすめのものをご紹介します。
ミロ
ビジュアルプラットフォームMiroのブレーンストーミングテンプレートは、参加者が意思決定や結論に至るための構造を提供します。この構造により、創造的な探求とコラボレーションが促進され、チームが効果的な行動計画を作成するのに役立ちます。また、あらかじめ用意された静的なスライドを見せるよりも、全員の興味を引くことができるのも大きな特徴です。
tl;dv
tl;dv は、会議中にいつアクション・ポイントが特定されたかを簡単に特定できる優れた会議ツールである。tl;dv を使えば、戦略会議のディスカッションをキャッチアップしたり、通話中にタグ付けして特定の人にアクションアイテムを割り当てることができる。 また、 Zoom の録音を書き起こすこともでき、全体的に優れた会議管理ソフトウェアである。
トレロ
アイデアはたくさんあるのに、それを記録・管理する方法がない。プロジェクト管理ツールTrelloを使えば、会議のアジェンダを作成し、出席者にタスクを割り当てることができます。また、シンプルなので、共有スクリーン上で設定し、数分で準備することができます。
これにより、各個人や部門が自分の担当するタスクを把握し、プロジェクトの最初から最後までの全体像を理解することが容易になります。
それに、やったことをチェックできるのもGOOOOOOOOODな気分です。
商品企画
もし、あなたのプロジェクトが製品開発に関するものであれば、ProductPlanはこれを作成・管理するための素晴らしいロードマップツールです。
プロジェクトの計画を立てるだけでなく、時間の経過とともに進捗を確認することができます。また、ビジュアルは、チーム内のさまざまなメンバー間で情報を共有し、理解しやすくします。抽象的な概念を、事実に基づいて説明する必要のある人に最適です。
会議のアクションアイテムのテンプレート
テンプレートは事実上、誰かがあなたのために多くのハードワークを行い、あなたはその詳細を埋めるだけです。
厳密には不正行為ではないのですが、とても簡単です。
アクションアイテムのテンプレートは、完了しなければならないタスクを整理し、文書化するのに役立つツールです。誰が何を担当するのか、いつまでに完了させなければならないのか、目標や成果は何なのか、といった概要が一目瞭然になります。
ここでは、ウェブ上から参考になりそうなものをいくつか紹介します。
ハッピープランニング!
会議の計画や準備に少し時間を割くだけで、会話が滞りなく進み、行動項目が文書化され、チームが協力し合うことができるようになります。積極的に行動し、時間をかけて計画を立てることで、チーム、会社、または組織で協力し合いながら、「夢の実現」に向けて最も効率の良い道を切り開くことができるのです。
火星探査のためのロケットを作りたいのか、それとも単に新しいウェブサイトを立ち上げたいのか、行動計画会議は、適切に組織され、可能な限り最高のリソースがあれば、月・・・いや、火星への発射に絶対に役立つはずです・・・出発前に地図を確認したほうがいいですね。
