El nuevo coronavirus llegó al mundo en 2020 y posiblemente haya moldeado para siempre el futuro del trabajo de oficina. Las plataformas, herramientas y aplicaciones de conferencias virtuales han irrumpido en la escena laboral. Según App Annie, muchas de las aplicaciones de reuniones virtuales más populares, como Google Meet y House Party experimentaron un crecimiento de 8 a 30 veces tras la pandemia(abajo).
Este cambio drástico ha dejado a muchos abriéndose camino a tientas en el nuevo panorama de las reuniones virtuales. Los filtros accidentales de gatos y las familias desnudas merodeando por el fondo de las llamadas de videoconferencia se han convertido casi en la norma de las reuniones virtuales. Para asegurarnos de que esto no ocurra nunca en tus reuniones virtuales, hemos esbozado algunas reglas básicas de etiqueta en las videoconferencias.
¡Reglas básicas de etiqueta para videoconferencias!
Trabajar desde casa conlleva diferentes retos, especialmente durante las videoconferencias. Sin embargo, si sigues estas normas de etiqueta para videoconferencias, podrás superarlas con estilo. ¡Manos a la obra!
¡Nuestra guía de etiqueta para videoconferencias!
- Hazlo: En caso de duda, ¡prueba! 🧪
Siempre que asisto a una reunión importante, quiero probarlo todo, desde mi fondo hasta la calidad del audio, la conexión a Internet, la iluminación, etc. Esto se añade a la preparación normal de cualquier reunión virtual importante. Para ello, simplemente me uniría a una llamada de videoconferencia de prueba Google Meet , unos 30-45 minutos antes. Me aseguraría también de grabar la reunión con una herramienta adecuada, como esta grabadora de reuniones gratuita con extensión de Chrome, para poder comprobar todos los aspectos de la reunión, después de la reunión, a través de la grabación. A veces, incluso podría compartirla con mis colegas o amigos para conocer su opinión.
10/10 Recomiendo probar todas las reuniones importantes antes de empezar. ¡Especialmente si tienes una nueva herramienta o hardware en la configuración de tu reunión virtual!
¿Reglas básicas para la videoconferencia? ¡Compruébalo!
- Hazlo: Comprueba la conectividad a Internet y el hardware 📡
Una reunión virtual con una conexión a Internet floja o débil es una completa molestia para todos los implicados. Los errores de red o de banda ancha entorpecen la experiencia de la videoconferencia y sus posibles resultados. Comprueba tu conexión de antemano, quizás utilizando una herramienta como un comprobador de velocidad de Internet en línea, y mejórala si es necesario.
Otro aspecto que hay que comprobar de antemano es el hardware que se utiliza. No querrás pronunciar tu discurso de ventas previo de 10 puntos si tu micrófono o tu cámara no funcionan. Comprueba si la webcam, el micrófono y los altavoces funcionan antes de unirte a una reunión o de organizarla. Esto ahorra mucho tiempo y es uno de los principales consejos de nuestras directrices para reuniones virtuales.
- Hazlo: Busca un entorno tranquilo
Este es uno de los consejos más importantes para las reuniones virtuales y requiere que encuentres un buen entorno, lejos de todo el ajetreo. Si tu oficina no es apta para niños, procura estar en una habitación alejada de ellos. Cierra cualquier ventana por la que entre demasiado ruido de la calle y pon el teléfono en silencio. Habla con tu familia y avísales cuando tengas reuniones importantes, ¡o incluso pon un cartel de no molestar en la puerta!
De hecho, muchos padres, obligados a trabajar desde casa (WFH) debido a la pandemia, han adoptado algunos enfoques interesantes para este problema (más abajo).
Esto se ha convertido en tal tendencia (y tan necesaria), que muchas tiendas online han empezado a vender carteles de no molestar, ¡sólo para padres que trabajan desde casa!
- No lo hagas: Dejarte sin silenciar cuando no estés hablando 🔇.
Imagina que participas en una reunión muy importante y tienes que desempeñar un papel vital. Cometes el error de dejar el micrófono sin silenciar, y tu hijo empieza a gritar. O tal vez recibes una llamada brusca, o tus vecinos están celebrando una fiesta, ¡o quizá tu marido está viendo la Super Bowl!
Es muy importante aprovechar al máximo las llamadas de videoconferencia, sobre todo teniendo en cuenta lo frecuente que es la fatiga Zoom . Por tanto, una norma de etiqueta virtual muy importante es mantener el micrófono en silencio cuando no estés hablando.
¿Una inclusión importante en nuestra guía de etiqueta para videoconferencias? ¡Sí!
- Hazlo: ¡Usa las mejores herramientas! 🛠️
¡No hay nada peor que ver cortada tu reunión de Zoom porque tu empresa no ha querido comprar la suscripción premium de Zoom ! Asegúrate de que utilizas las mejores herramientas, como Zoom o Microsoft Teams (utilizando sus planes de pago) para una experiencia de reunión en línea más completa, o Google Meet para una reunión virtual sencilla, eficaz y gratuita. Así que, ¡esta es una regla básica realmente importante para las videoconferencias!
Además de eso, ¿por qué parar ahí cuando tu juego de reuniones puede ser mucho mejor? Aquí tienes algunos complementos, herramientas y plataformas gratuitas que te ayudarán a mejorar tus reuniones:
- Graba, resalta y comparte tus reuniones gratis con la extensión tl;dv para Chrome.
- Lanza una partida de Kahoot! y juega con tus compañeros online para crear un vínculo de equipo increíble.
- Utiliza un generador de preguntas aleatorias para conocer mejor a tus compañeros de equipo.
- O estate atento a las inminentes Zapps de Zoom, ¡e instala la aplicación que quieras para personalizar tu experiencia Zoom !
- No lo hagas: Evitar interrumpir a los demás 🤫
Lo admito, ¡hago esto mucho tanto en persona como durante las llamadas por videoconferencia! Soy consciente de este hábito involuntario, y es algo que intento limitar conscientemente.
Normalmente, interrumpir a la gente surge de la necesidad de llenar el espacio de "silencio". También puede ser la consecuencia de intentar ayudar a los demás (por ejemplo, ayudar a otros a exponer su punto de vista). Así pues, en estos casos, creo que la mejor forma de mitigar las interrupciones accidentales es hacer una pausa antes de hablar, para asegurarse de que nadie está hablando, y también practicar para sentirse más cómodo con los silencios.
¡Más que una regla de etiqueta para reuniones virtuales, éste es un consejo esencial de etiqueta para reuniones e IRL también!
- No lo hagas: Evita la multitarea a toda costa 🙅
Una cosa a tener en cuenta es evitar la multitarea. La multitarea no sólo interrumpirá tu reunión y hará infeliz a tu jefe, sino que también limitará seriamente tu concentración en esa reunión.
Ahora que estamos atravesando la tenencia pandémica, la multitarea de vez en cuando es lo habitual. Pero ya sabes lo que dicen sobre el exceso de algo bueno, ¿verdad? Considera esto como un consejo vital para las reuniones online.
Sin duda es una buena regla básica para las videoconferencias.
- Hazlo: Vístete a la moda 🕴️
Esto no significa traje y corbata. Simplemente vístete como sueles hacerlo en la oficina, quizás un poco más cómodo. ¿Negocios por arriba e informal por abajo? ¿Por qué no? Mientras no pienses ponerte de pie durante la reunión en línea, ¡todo vale!
Ya que hablamos de ropa, una buena norma de etiqueta en las videoconferencias es no dejar que tu marido semidesnudo se pasee por el fondo de la llamada. Simplemente no lo hagas (ver el vídeo de arriba). El marido del vídeo (arriba) descubrió por las malas que debía ponerse unos pantalones durante las llamadas de videoconferencia de su mujer.
- Hazlo: Cuida tu fondo 🧹
Todos estamos bastante familiarizados con nuestras casas. Por eso, utiliza este consejo para las reuniones virtuales: elige un fondo decente y con buena iluminación.
Si no puedes localizar ningún lugar cómodo en tu casa que tenga una buena iluminación y una configuración decente, puedes optar por aplicar un fondo virtual que sea sencillo y tenga un aspecto profesional. Varias plataformas de videoconferencia ofrecen esta opción, como Zoom y Google Meet.
Es sólo una de las muchas cosas importantes que hay que hacer y no hacer en el protocolo de las videoconferencias.
- No te ¡Olvida comprobar la privacidad de tu reunión! 🔒
De hecho, a algunos profesionales de la educación de un consejo escolar les costó el puesto. El consejo se desahogó accidentalmente durante una conferencia virtual, sin darse cuenta de que la reunión era pública y de que los padres la escuchaban. Por el simple hecho de no comprobar si la reunión era pública o privada, pusieron en grave peligro sus puestos de trabajo, y muchos acabaron dimitiendo.
Además, no sólo debes ser consciente de tu propia privacidad, sino también de la privacidad de los demás. En Europa, grabar reuniones sin consentimiento no se ajusta al GDPR. Por ello, los profesionales o empresas que graben reuniones utilizando herramientas como grabadoras de pantalla (por ejemplo, Loom) podrían enfrentarse a multas de hasta millones de euros. ¡Caramba!
En cambio, si quieres grabar tus reuniones, debes utilizar herramientas conformes, como la plataforma de grabación tl;dv Zoom y Google Meet . A diferencia de los grabadores de reuniones, tl;dv es en realidad un asistente a la reunión, por lo que permite la plena divulgación de la reunión-grabación a todos los participantes.
Esta es probablemente la regla de etiqueta más importante (¡sin duda la más costosa!) de las videoconferencias.
- Hazlo: Sé puntual ⏲️
Ser puntual se considera una buena práctica 101 de las reuniones virtuales. ¡Programa tu alarma o pon un recordatorio! ¡Tómate un café antes de la reunión!
Esto es esencial porque formas parte de la reunión, que también está formada por otras personas. Esto significa que están invirtiendo su tiempo y su energía en estar allí. Ponte la camisa, péinate, tómate en serio la reunión y, lo más importante, ¡sé puntual!
- Hazlo: Sé claro ⚠️
Las expectativas y los planes de las reuniones virtuales deben comunicarse con claridad. En nuestras reuniones organizativas, siempre intentamos crear una invitación a la reunión muy clara que incluya/haga:
- Agenda
- Pre-lectura
- Marca a los participantes no esenciales como opcionales
- Invita a tl;dv a la reunión para grabarla automáticamente
Esta es una de las reglas de etiqueta de las videoconferencias que también se pueden seguir en la vida real.
- Hazlo: Exprésate en exceso 😱
Es bien sabido que la comunicación es mayoritariamente no verbal. Algunos estudios indican que hasta el 93% del significado que se comunica se hace a través de señales no verbales, como el tono y el lenguaje corporal. Como nuestras señales no verbales son drásticamente limitadas, un consejo puede ser exagerar tus expresiones y tu tono en las llamadas por videoconferencia. Otra alternativa es ser más explícito o directo de lo normal, para compensar la falta de comunicación no verbal.
No se trata de una norma de etiqueta esencial para las videoconferencias, ya que muchos la conocen. Sin embargo, si tú, como orador, quieres que lo que dices sea realmente preciso en tus llamadas de videoconferencia, ¡ésta es una forma de hacerlo!
- No lo hagas: Evita las excusas de mierda 💩
Si vas a llegar tarde a una reunión, o te vas a perder una, al menos da una buena excusa. Esto suele venir en forma de una buena dosis de honestidad.
Sin embargo, si te apetece algo un poco más atrevido, echa un vistazo a nuestro artículo sobre 55 excusas legítimas y divertidas para evitar las reuniones online. Con excusas que van desde ingeniosas lagunas legales a diversas excusas relacionadas con el WIFI, hay sin duda una excusa para cada ocasión.
- No: ¡invita a todo el mundo!🎉
No todo el mundo tiene que estar en tu reunión. Desde que los lugares de trabajo se han visto obligados drásticamente a adoptar un nuevo estilo de trabajo, esto ha animado a que también se cuestionen muchos otros conceptos de trabajo. La fatiga Zoom es una tendencia laboral emergente que ahora se cuestiona.
La forma más sencilla de evitar la fatiga Zoom es simplemente asistir a menos reuniones o a reuniones más cortas. Un método sencillo es simplemente no asistir a las reuniones que no sean esenciales y ponerte al día con la grabación de la reunión más tarde. Herramientas como la extensión de Chrome tl;dv graban y comparten instantáneamente tus reuniones de Google Meet y Zoom !
Así que, en lugar de saturar los calendarios de tus compañeros de trabajo con reuniones virtuales innecesarias de Zoom y Google Meet , ¿por qué no marcas su asistencia como opcional (en la invitación) y dejas que se pongan al día en la reunión más tarde?
- Hazlo: Indicaciones, práctica y preparación 💫
Trabajad en vuestras agendas, anotad los órdenes del día del día siguiente, ¡estableceded temas de conversación! Estas reglas básicas para las reuniones virtuales te ayudarán a dirigir tus reuniones como equipo de una forma más cohesionada y orientada a los objetivos. Esperemos que esto mejore la calidad y los resultados de las reuniones.
- Haz: apoya a tus compañeras 👩🚀
Según las investigaciones, las reuniones en línea afectan desproporcionadamente a las mujeres profesionales, en comparación con los hombres. Si eres mujer, haz un esfuerzo consciente para anular esto hablando más alto, y también ayudando a tus compañeras. Si eres hombre, intenta ser consciente de ello, no interrumpir a los demás y haz un esfuerzo por dar la oportunidad de hablar a tus compañeras.
¿Quieres un ejemplo real de esto en acción? Aquí tienes un ejemplo decepcionante de una estudiante a la que interrumpen en sus reuniones STEM... regularmente (abajo). Se trata de una importante inclusión en nuestra guía de etiqueta para videoconferencias.
Reflexiones finales sobre las normas de etiqueta en las videoconferencias
Existe una plétora de normas básicas de etiqueta en las videoconferencias. Seguramente, a medida que la tecnología mejore y nuestros entornos de trabajo sigan cambiando, estas normas de etiqueta para videoc onferencias también evolucionarán. Pero mantente firme, porque mientras recuerdes tratar a tus colegas con respeto, como lo harías fuera de línea, ¡no te equivocarás!
Si te han gustado estas reglas básicas para videoconferencias, ¡probablemente también te guste este artículo de Zoom para romper el hielo! Es mucho más divertido que pensar en lo que se debe y no se debe hacer en una videoconferencia.
