Le nouveau coronavirus a frappé le monde en 2020 et a peut-être façonné à jamais l'avenir du travail de bureau. Les plateformes, outils et applications de conférence virtuelle ont explosé sur la scène professionnelle. Selon App Annie, un grand nombre d'applications de réunions virtuelles populaires, telles que Google Meet et house party ont connu une croissance de 8 à 30 fois après la pandémie(voir ci-dessous).
Cette évolution spectaculaire a laissé de nombreuses personnes dans l'embarras pour se frayer un chemin dans le nouveau paysage des réunions virtuelles. Les filtres de chat accidentels et les familles nues qui traînent en arrière-plan des appels de vidéoconférence sont presque devenus la norme des réunions virtuelles. Pour que cela n'arrive jamais à vos réunions virtuelles, nous avons défini quelques règles de base pour l'étiquette de la vidéoconférence.
Règles de base de l' étiquette de la vidéoconférence!
Le travail à domicile comporte différents défis, notamment lors des vidéoconférences. Cependant, si vous suivez les conseils de l'étiquette de la vidéoconférence, vous pourrez franchir la ligne avec style. C'est parti !
Notre guide de l'étiquette en matière de vidéoconférence !
- Faites : En cas de doute, testez ! 🧪
Chaque fois que j'assiste à une réunion importante, je veux tout tester, de mon contexte à la qualité audio, en passant par la connexion internet, l'éclairage, etc. Cela s'ajoute à la préparation normale de toute réunion virtuelle à fort enjeu. Pour ce faire, je rejoindrais simplement un appel de vidéoconférence test Google Meet , environ 30 à 45 minutes à l'avance. Je m'assurerais également d'enregistrer la réunion à l'aide d'un outil approprié, comme cette extension Chrome gratuite meeting recorder, afin de pouvoir vérifier tous les aspects de la réunion, après celle-ci, grâce à l'enregistrement. Parfois, je pourrais même le partager avec mes collègues ou mes amis pour obtenir leur avis.
10/10 recommande de tester toutes les réunions importantes avant de les commencer. Surtout si vous disposez d'un nouvel outil ou d'un nouveau matériel dans votre configuration de réunion virtuelle!
Règles de base pour la vidéoconférence ? Vérifiez !
- Faites : Vérifier la connectivité Internet et le matériel 📡
Une réunion virtuelle avec une connexion internet faible ou lente est un véritable désagrément pour toutes les personnes concernées. Les erreurs de réseau ou de bande passante entravent l'expérience de la vidéoconférence et ses résultats potentiels. Testez votre connexion au préalable, peut-être à l'aide d'un outil tel qu'un vérificateur de vitesse Internet en ligne, et mettez-la à niveau si nécessaire.
Un autre aspect qui doit être vérifié au préalable est le matériel utilisé. Vous n'avez pas envie de faire votre discours de vente en 10 points si votre micro ou votre caméra ne fonctionne pas ! Vérifiez que votre webcam, votre microphone et vos haut-parleurs fonctionnent avant de vous joindre à une réunion ou de l'animer. Cela permet de gagner beaucoup de temps et constitue un conseil de premier ordre dans nos directives relatives aux réunions virtuelles.
- Faites : Trouver un endroit calme
Cela fait partie des conseils les plus importants pour les réunions virtuelles et nécessite que vous trouviez un bon environnement, loin de toute agitation. Si votre bureau n'est pas adapté aux enfants, essayez de vous assurer que vous êtes dans une pièce éloignée de vos enfants. Fermez toute fenêtre qui laisse passer le bruit de la rue et mettez votre téléphone en mode silencieux. Parlez à votre famille et prévenez-la lorsque vous avez des réunions importantes, voire mettez un panneau "Ne pas déranger" devant votre porte !
En fait, de nombreux parents, contraints de travailler à domicile (WFH) en raison de la pandémie, ont adopté des approches intéressantes pour résoudre ce problème (ci-dessous).
C'est devenu une telle tendance (et une tendance nécessaire) que de nombreux magasins en ligne ont commencé à vendre de tels panneaux "ne pas déranger", juste pour les parents qui travaillent à domicile !
- Ne le faites pas : Vous laisser en sourdine lorsque vous ne parlez pas 🔇
Imaginez que vous participez à une réunion très importante et que vous avez un rôle vital à jouer. Vous faites l'erreur de ne pas couper le micro et votre enfant se met à crier. Ou bien vous recevez un appel brusque, vos voisins font une fête, ou encore votre mari regarde le Super Bowl !
Il est très important de tirer le meilleur parti des appels de vidéoconférence, surtout si l'on tient compte de la fatigue qui sévit sur Zoom . Par conséquent, une règle très importante de l' étiquette virtuelle est de garder votre micro en sourdine lorsque vous ne parlez pas !
Une inclusion importante dans notre guide de l'étiquette de la vidéoconférence ? Oui !
- Faites : Utilisez les meilleurs outils ! 🛠️
Il n'y a rien de pire que de voir votre réunion Zoom interrompue parce que votre entreprise n'a pas voulu acheter l'abonnement premium Zoom ! Assurez-vous d'utiliser les meilleurs outils, tels que Zoom ou Microsoft Teams (en utilisant leurs plans payants) pour une expérience de réunion en ligne plus complète, ou Google Meet pour une réunion virtuelle simple, efficace et gratuite ! Il s'agit donc d'une règle de base très importante pour la vidéoconférence !
En outre, pourquoi s'arrêter là alors que votre jeu de réunion peut être bien meilleur ? Voici quelques compléments, outils et plateformes gratuits qui vous aideront à améliorer vos réunions :
- Enregistrez, mettez en évidence et partagez vos réunions gratuitement avec l'extension Chrometl;dv .
- Lancez un jeu Kahoot ! et jouez avec vos collègues en ligne pour créer un formidable esprit d'équipe.
- Utilisez un générateur de questions aléatoires pour apprendre à mieux connaître vos coéquipiers.
- Ou surveillez l' imminence de Zoom's Zapps, et installez l'application de votre choix pour personnaliser votre expérience sur Zoom !
- Ne le faites pas : Éviter d'interrompre les autres 🤫
Je l'admets, je le fais souvent, que ce soit en personne ou lors de vidéoconférences! Je suis conscient de cette habitude involontaire, et c'est quelque chose que j'essaie consciemment de limiter.
En général, le fait d'interrompre les gens vient d'un besoin de combler un espace de "silence". Cela peut aussi être la conséquence d'une tentative d'aider les autres (par exemple, aider les autres à faire passer leur message). Ainsi, dans ces cas-là, je trouve que la meilleure façon d'atténuer les interruptions accidentelles est de faire une pause avant de parler, de s'assurer que personne ne parle et de s'entraîner à être plus à l'aise avec les silences.
Plus qu'une simple règle d'étiquette pour les réunions virtuelles, il s'agit d'un conseil d'étiquette essentiel pour les réunions IRL également !
- Ne le faites pas : Éviter le multitâche à tout prix 🙅
Une chose à garder à l'esprit est d'éviter le multitâche. Non seulement le multitâche interrompt votre réunion et rend votre patron mécontent, mais il limite aussi sérieusement votre concentration pendant cette réunion.
Maintenant que nous traversons la tenure pandémique, le multitâche de temps en temps est le défaut. Mais vous savez ce qu'on dit à propos de l'excès de bonnes choses, n'est-ce pas ? Considérez ceci comme un conseil vital pour les réunions en ligne.
Il s'agit certainement d'une bonne règle de base pour la vidéoconférence !
- Faites : S'habiller en conséquence 🕴️
Cela ne signifie pas qu'il faille porter un costume et une cravate. Habillez-vous simplement comme vous vous habillez normalement au bureau - peut-être juste un peu plus confortable. Business en haut et décontracté en bas ? Pourquoi pas ! Tant que vous ne prévoyez pas de vous lever pendant votre réunion en ligne, tout est permis !
Puisque nous parlons de vêtements, une bonne règle d'étiquette en matière de vidéoconférence est de ne pas laisser votre mari à moitié nu se promener en arrière-plan de votre appel. Ne le faites pas (voir la vidéo ci-dessus) ! Le mari de la vidéo (ci-dessus) a appris à ses dépens à mettre un pantalon pendant les appels de vidéoconférence de sa femme !
- Faites : Prendre soin de votre fond 🧹
Nous connaissons tous assez bien nos maisons. Utilisez donc ce conseil pour les réunions virtuelles: choisissez un arrière-plan décent et bien éclairé.
Si vous n'êtes pas en mesure de trouver un endroit confortable dans votre maison qui dispose à la fois d'un bon éclairage et d'un cadre décent, vous pouvez choisir d'appliquer un arrière-plan virtuel qui est simple et qui a l'air professionnel. Un certain nombre de plateformes de vidéoconférence offrent cette option, comme Zoom et Google Meet.
Ce n'est qu'une des nombreuses choses importantes à faire et à ne pas faire en matière de vidéoconférence.
- N'oubliez pas : Oublier de vérifier la confidentialité de votre réunion ! 🔒
Celle-ci a en fait coûté leur emploi à certains professionnels de l'éducation d'un conseil scolaire. Le conseil s'est accidentellement défoulé lors de sa conférence téléphonique virtuelle sans se rendre compte que sa réunion était publique et que les parents pouvaient l'écouter. En ne vérifiant tout simplement pas si leur réunion était publique ou privée, ils ont mis leur emploi en danger, et beaucoup ont fini par démissionner.
En outre, vous devez être conscient non seulement de votre propre vie privée, mais aussi de celle des autres. En Europe, l'enregistrement de réunions sans consentement n'est pas conforme au GDPR. À ce titre, les professionnels ou les entreprises qui enregistrent des réunions à l'aide d'outils tels que des enregistreurs d'écran (par exemple Loom) pourraient se voir infliger des amendes pouvant atteindre des millions d'euros. Bon sang !
Si vous souhaitez enregistrer vos réunions, vous devez utiliser des outils conformes, tels que la plateforme d'enregistrementtl;dv Zoom et Google Meet . Contrairement aux enregistreurs de réunions, tl;dv est en fait un participant à la réunion, ce qui permet à tous les participants de prendre connaissance de l'enregistrement de la réunion.
Il s'agit probablement de la règle la plus importante (et certainement la plus coûteuse !) en matière de vidéoconférence!
- Faites : Être ponctuel ⏲️
Être ponctuel est considéré comme une bonne pratique 101 des réunions virtuelles. Réglez votre alarme ou mettez un rappel ! Buvez un café avant la réunion !
C'est essentiel car vous faites partie de la réunion, qui comprend également un certain nombre d'autres personnes. Cela signifie qu'ils investissent leur temps et leur énergie pour être là. Enfilez votre chemise, peignez vos cheveux, prenez votre réunion au sérieux et, surtout, soyez à l'heure !
- Faites : Être clair ⚠️
Les attentes et les plans de la réunion virtuelle doivent être communiqués clairement. Dans nos réunions d'organisation, nous essayons toujours de créer une invitation à la réunion très claire qui inclut/fait :
- Agenda
- Pré-lectures
- Marquer les participants non essentiels comme facultatifs
- Invitez tl;dv à la réunion pour un enregistrement automatique de la réunion.
C'est l'une des choses à faire et à ne pas faire en matière d'étiquette de vidéoconférence, qui peut également être respectée dans la vie réelle !
- Faites : S'exprimer 😱
Il est bien connu que la communication est essentiellement non verbale. Selon certaines études, jusqu'à 93 % du sens communiqué l'est par le biais d'indices non verbaux tels que le ton et le langage corporel. Comme nos indices non verbaux sont très limités, une astuce peut consister à exagérer vos expressions et votre ton lors d'une vidéoconférence. Une autre solution consiste à être plus explicite ou direct que d'habitude, afin de tenir compte de l'absence de communication non verbale.
Il ne s'agit pas d'une règle essentielle de l'étiquette de la vidéoconférence, car beaucoup en sont conscients. Cependant, si vous, en tant qu'orateur, souhaitez vraiment insister sur la précision de votre propos lors de vos appels de vidéoconférence, c'est une façon de le faire !
- Ne le faites pas : Éviter les excuses de merde 💩
Si vous devez être en retard à une réunion, ou en manquer une, donnez au moins une bonne excuse. Celle-ci prend généralement la forme d'une bonne dose d'honnêteté.
Toutefois, si vous avez envie de quelque chose d'un peu plus audacieux, consultez notre article sur 55 excuses légitimes et amusantes pour éviter les réunions en ligne. Avec des excuses allant d'échappatoires astucieuses à diverses excuses liées au WIFI, il y a certainement une excuse pour chaque occasion.
- A ne pas faire : inviter tout le monde !🎉
Il n'est pas nécessaire que tout le monde participe à votre réunion. Depuis que les lieux de travail ont été contraints d'adopter un nouveau style de travail, de nombreux autres concepts de travail ont été remis en question. Zoom La fatigue est une tendance de travail qui émerge rapidement et qui est maintenant remise en question.
Le moyen le plus simple d'éviter la fatigue du site Zoom est d'assister à moins de réunions ou à des réunions plus courtes. Une méthode simple consiste à ne pas assister aux réunions qui ne sont pas essentielles et à rattraper l'enregistrement de la réunion plus tard. Des outils tels que l'extension Chrome tl;dv enregistrent et partagent instantanément vos réunions Google Meet et Zoom !
Ainsi, plutôt que d'encombrer les calendriers de vos collègues avec des réunions virtuelles inutiles Zoom et Google Meet , pourquoi ne pas marquer leur participation comme facultative (sur l'invitation) et les laisser rattraper la réunion plus tard !
- Do : Pointeurs, pratique et préparation 💫
Travaillez sur vos horaires, notez les ordres du jour du lendemain, définissez les sujets de discussion ! Cette règle de base pour les réunions virtuelles vous aidera à mener vos réunions en équipe de manière plus cohérente et plus ciblée. Avec un peu de chance, la qualité et les résultats des réunions s'en trouveront améliorés.
- Faites : soutenez vos collègues féminines 👩🚀🚀.
Selon les recherches, les réunions en ligne touchent de manière disproportionnée les femmes professionnelles par rapport aux hommes. Si vous êtes une femme, faites un effort conscient pour contrer ce phénomène en prenant la parole et en aidant vos collègues féminines. Si vous êtes un homme, essayez d'en être conscient, de ne pas interrompre les autres et de faire un effort pour donner la parole à vos coéquipières.
Vous voulez un exemple concret de ce phénomène ? Voici un exemple décevant d'une étudiante qui est interrompue dans ses réunions sur les sciences de l'environnement... régulièrement (ci-dessous). Il s'agit d'un élément important à inclure dans notre guide de l'étiquette en matière de vidéoconférence !
Dernières réflexions sur les règles d'étiquette en matière de vidéoconférence
Il existe une pléthore de règles de base, de choses à faire et à ne pas faire en matière de vidéoconférence. Il est certain qu'au fur et à mesure que la technologie s'améliore et que nos environnements de travail continuent de changer, ces règles d'étiquette de la vidéoconférence vont également évoluer ! Mais tenez-vous bien, car tant que vous vous souvenez de traiter vos collègues avec respect, comme vous le feriez hors ligne, vous ne devriez pas vous tromper !
Si vous avez aimé ces règles de base de la vidéoconférence, vous aimerez probablement aussi cet article de Zoom pour briser la glace! C'est beaucoup plus amusant que de réfléchir aux choses à faire et à ne pas faire en matière de vidéoconférence !
