O novo coronavírus atingiu o mundo em 2020 e possivelmente moldou para sempre o futuro do trabalho de escritório. Plataformas, ferramentas e aplicativos de conferência virtual explodiram no cenário de trabalho. De acordo com a App Annie, muitos dos aplicativos populares de reuniões virtuais, como o Google Meet e house party, experimentaram um crescimento de 8x - 30x após a pandemia(abaixo).
Esta mudança dramática deixou muitas pessoas a se atrapalharem na nova paisagem de reuniões virtuais. Filtros de gato acidentais e famílias nuas vagueando no fundo das chamadas de videoconferência se tornaram quase uma norma de reunião virtual. Para garantir que isso nunca aconteça com suas reuniões virtuais, delineamos algumas regras básicas para a etiqueta da videoconferência.
Regras básicas para a etiqueta da videoconferência!
Trabalhar em casa vem com diferentes desafios, especialmente durante as videoconferências. No entanto, seguir estes procedimentos de etiqueta de videoconferência pode fazer com que você ultrapasse a linha em grande estilo. Vamos a isso!
Nosso guia de etiqueta de videoconferência!
- Faça: Quando em dúvida, teste! 🧪
Sempre que participaria de uma reunião importante, eu gostaria de testar tudo, desde meu histórico até a qualidade de áudio, conexão à Internet, iluminação, etc. Isto está em cima da preparação normal que vai para qualquer reunião virtual de alto risco. Para fazer isso, eu simplesmente me juntaria a uma chamada de videoconferência de teste do Google Meet, com cerca de 30-45 minutos de antecedência. Eu também me certificaria de gravar a reunião usando uma ferramenta apropriada, como este gravador gratuito de reuniões de extensão cromada, para que eu possa verificar todos os aspectos da reunião, após a reunião, através da gravação. Algumas vezes, eu poderia até compartilhá-la com meus colegas ou amigos para obter sua opinião.
10/10 recomendo testar reuniões importantes antes de começar. Especialmente se você tiver uma nova ferramenta ou hardware na configuração de sua reunião virtual!
Regras básicas para videoconferência? Verifique!
- Faça: Verifique a conectividade com a Internet e o hardware 📡
Uma reunião virtual com uma conexão de internet atrasada ou fraca é um aborrecimento completo para todos os envolvidos. Erros de rede ou de banda larga dificultam a experiência de videoconferência e os potenciais resultados. Teste sua conexão antes, talvez usando uma ferramenta como um verificador de velocidade de internet online, e atualize se necessário.
Outro aspecto que precisa ser verificado de antemão é o hardware que está sendo utilizado. Você não quer entregar seu lançamento de venda anterior de 10 pontos se seu microfone ou câmera não estiver funcionando! Verifique se sua webcam, microfone e alto-falantes estão funcionando antes de participar ou sediar uma reunião. Isto economiza muito tempo e é uma dica importante em nossas diretrizes para reuniões virtuais .
- Faça: Encontre um ambiente tranquilo
Esta é uma das dicas mais importantes para reuniões virtuais e exige que você encontre um bom ambiente, longe de toda a azáfama e confusão. Se seu escritório não for amigável para crianças, tente se certificar de que você está em uma sala longe de seus filhos. Feche qualquer janela que permita o excesso de barulho da rua e ligue seu telefone em silêncio. Fale com sua família e avise-os quando tiver reuniões importantes, ou até mesmo coloque uma placa de "não perturbar" do lado de fora de sua porta!
De fato, muitos pais, forçados a trabalhar de casa (WFH) devido à pandemia, adotaram algumas abordagens interessantes para este problema (abaixo).
Esta se tornou uma tendência (e uma tendência necessária), que muitas lojas online começaram a vender tais sinais de não perturbação, apenas para os pais da WFH!
A mãe trabalhadora faz sinais engraçados para limitar as interrupções de seu filho! Respostas da mãe trabalhadora às perguntas mais freqüentes de seus filhos FAQs populares da mamãe estão agora disponíveis para compra. Sinais de não perturbação, especialmente para as mães estão sendo produzidos e vendidos on-line!
- Não o faça: Não se deixe confundir quando não fala 🔇
Imagine fazer parte de uma reunião muito importante, e você tem um papel vital a desempenhar. Você comete o erro de deixar o microfone sem ser silencioso, e seu filho começa a gritar. Ou talvez você receba uma ligação abrupta, ou seus vizinhos estejam dando uma festa, ou talvez seu marido esteja assistindo ao Super Bowl!
É realmente importante aproveitar ao máximo as chamadas por videoconferência, especialmente considerando a fadiga do Zoom. Portanto, uma regra de etiqueta virtual muito importante é manter seu microfone em silêncio quando não estiver falando!
Uma inclusão importante em nosso guia de etiqueta de videoconferência? Sim!
- Faça: Use as melhores ferramentas! 🛠️
Não há nada pior do que ter sua reunião Zoom cortada porque sua empresa não queria comprar a assinatura Premium Zoom! Certifique-se de estar usando as melhores ferramentas, tais como Zoom ou Microsoft Teams (usando seus planos pagos) para uma experiência mais abrangente de reunião on-line, ou Google Meet para uma reunião virtual simples, eficaz e gratuita! Portanto, esta é uma regra básica realmente importante para videoconferência!
Além disso, por que parar por aí quando o seu jogo de reunião pode ser muito melhor? Aqui estão alguns add-ons, ferramentas e plataformas gratuitas para ajudá-lo a trazer sua reunião A-game:
- Grave, destaque e compartilhe suas reuniões gratuitamente com a extensãotl;dv Chrome.
- Lance um jogo Kahoot! e jogue com seus colegas online para uma fantástica união de equipe.
- Use um gerador de perguntas aleatórias para conhecer melhor seus colegas de equipe.
- Ou fique de olho no iminente Zapps do Zoom, e instale qualquer aplicativo que você goste para personalizar sua experiência com o Zoom!
- Não o faça: Evite interromper outros 🤫
Admito, eu faço isso muito pessoalmente e durante as chamadas de videoconferência! Estou ciente deste hábito involuntário, e é algo que estou tentando limitar conscientemente.
Normalmente, a interrupção de pessoas vem da necessidade de preencher um espaço de 'silêncio'. Também pode ser a conseqüência de tentar ajudar os outros (por exemplo, ajudar os outros a fazer com que os outros se entendam). Assim, nestes casos, acho que a melhor maneira de mitigar as interrupções acidentais é fazer uma pausa antes de falar, para ter certeza de que ninguém está falando, e também praticar o silêncio com mais conforto.
Mais do que apenas uma regra de etiqueta de reunião virtual, esta é uma IRL essencial e também uma dica de etiqueta de reunião!
- Não o faça: Evite o multitarefa a todo custo 🙅
Uma coisa a ser levada em consideração é evitar o multitarefa. A multitarefa não só interromperá sua reunião e deixará seu chefe infeliz, mas também limitará seriamente seu foco naquela reunião.
Agora que estamos passando por um período de pandemia, o padrão é o multitarefa de vez em quando. Mas você sabe o que eles dizem sobre o excesso de uma coisa boa, certo? Considere isto como uma dica vital para uma reunião on-line.
Certamente chamaria isto de uma boa regra básica para videoconferência!
- Faça: Vestir a parte 🕴️
Isto não significa um terno e uma gravata. Simplesmente vista-se da maneira como normalmente se veste no escritório - talvez apenas um pouco de comfier. Negócios em cima, e casualidade em baixo? Por que não! Desde que você não planeje ficar de pé durante sua reunião on-line, então vale tudo!
Já que estamos falando de roupas, uma boa regra de etiqueta de videoconferência é não deixar seu marido meio nu andar por aí no fundo de sua chamada. Apenas não o faça (veja o vídeo acima)! O marido no vídeo (acima) descobriu a maneira difícil de vestir um par de calças durante as chamadas de videoconferência de sua esposa!
- Faça: Cuide de sua formação 🧹
Todos nós conhecemos bastante bem nossas casas. Portanto, use esta dica para reuniões virtuais para escolher um fundo que seja decente e tenha boa iluminação.
Se você não for capaz de localizar qualquer local confortável em sua casa que tenha boa iluminação e ambientes decentes, você pode optar por aplicar um fundo virtual que seja simples e pareça profissional. Várias plataformas de videoconferência oferecem esta opção, como o Zoom e o Google Meet.
Apenas uma das muitas coisas importantes a fazer e não fazer de etiqueta de videoconferência.
- Não o faça: Esqueça de verificar a privacidade de sua reunião! 🔒
Esta custou a alguns profissionais da educação em uma escola seus empregos. A diretoria desabafou acidentalmente durante sua conferência virtual sem perceber que sua reunião era pública e ouvida pelos pais. Simplesmente não verificando se sua reunião era pública ou privada, eles colocaram seus empregos em grande risco e muitos acabaram se demitindo.
Além disso, você deve estar consciente não apenas de sua própria privacidade, mas da privacidade dos outros. Na Europa, não é compatível com a GDPR registrar reuniões sem consentimento. Como tal, profissionais ou empresas que gravam reuniões usando ferramentas como gravadores de tela (por exemplo, Loom) poderiam enfrentar multas de até milhões de euros. Sheesh!
Em vez disso, se você quiser gravar suas reuniões, deve usar ferramentas compatíveis, como a plataforma de gravaçãotl;dv Zoom e Google Meet. Ao contrário dos gravadores de reuniões, tl;dv é na verdade um participante da reunião, dando assim total divulgação da gravação da reunião a todos os participantes.
Esta é provavelmente a mais importante (certamente a mais cara!) regra de etiqueta de videoconferência!
- Faça: Seja pontual ⏲️
Ser pontual é considerado a melhor prática das reuniões virtuais 101. Coloque o seu alarme ou coloque um lembrete! Beba um café antes da reunião!
Isto é essencial porque você faz parte da reunião, que também consiste de vários outros indivíduos. Isto significa que eles estão investindo seu tempo, bem como sua energia para estar lá. Atire em sua camisa, penteie seu cabelo, leve sua reunião a sério e, o mais importante, seja pontual!
- Faça: Seja claro ⚠️
O cumprimento virtual das expectativas e planos deve ser comunicado claramente. Em nossas reuniões organizacionais, sempre tentamos criar um convite de reunião muito claro que inclua/faça:
- Agenda
- Pré-listas
- Marcar os participantes não essenciais como opcionais
- Convide tl;dv para a reunião para a gravação automática da reunião
Esta é uma das boas e más escolhas da etiqueta de videoconferência que também pode ser seguida pela IRL!
- Faça: Over express 😱
A comunicação é bem conhecida por ser em sua maioria não-verbal. Alguns estudos relataram que até 93% do significado comunicado é feito através de sinais não-verbais, como o tom e a linguagem corporal. Como nossas sugestões não-verbais são drasticamente limitadas, uma dica pode ser exagerar suas expressões e tom quando em chamadas de videoconferência. Outra alternativa é ser mais explícito ou direto do que o normal, para explicar a lacuna na comunicação não-verbal.
Esta não é uma regra essencial de etiqueta de videoconferência, pois muitos estão cientes disso. Entretanto, se você, como orador, quer realmente levar para casa a precisão de seu significado durante suas chamadas de videoconferência, então esta é uma maneira de fazer isso!
- Não o faça: Evite desculpas de merda 💩
Se você vai se atrasar para uma reunião, ou se perder uma, todos juntos, então, pelo menos dê uma boa desculpa. Isto geralmente vem na forma de uma boa dose de honestidade.
Entretanto, se você estiver com vontade de algo um pouco mais ousado, então confira nosso artigo sobre 55 desculpas legítimas e engraçadas para evitar reuniões on-line. Com desculpas que vão de brechas inteligentes a várias desculpas relacionadas à WIFI, há definitivamente uma desculpa para cada ocasião.
- Não: convide a todos!🎉
Nem todos precisam estar em sua reunião. Uma vez que os locais de trabalho foram dramaticamente forçados a adotar um novo estilo de trabalho, isto tem encorajado muitos outros conceitos de trabalho a serem questionados também. A fadiga do zoom é uma tendência de trabalho que está surgindo rapidamente e que agora está sendo questionada.
A maneira mais simples de evitar a fadiga do Zoom é simplesmente assistir a menos ou mais curtas reuniões. Um método fácil é simplesmente não comparecer a reuniões que são inessenciais e recuperar o atraso na gravação da reunião. Ferramentas como a extensão tl;dv Chrome grava e compartilha instantaneamente suas reuniões do Google Meet e Zoom!
Portanto, em vez de entupir os calendários de seu colega de trabalho com reuniões virtuais desnecessárias do Zoom e do Google Meet, por que não marcar sua presença como opcional (no convite) e deixá-los em dia com a reunião mais tarde!
- Faça: Apontadores, prática e preparação 💫
Trabalhe em suas agendas, anote as agendas do dia seguinte, defina pontos de discussão! Esta regra básica para reuniões virtuais o ajudará a navegar em suas reuniões como uma equipe de forma mais coesa e orientada a objetivos. Esperemos que isso leve a uma maior qualidade e resultados das reuniões.
- Faça: apóie suas colegas 👩🚀
De acordo com pesquisas, as reuniões on-line estão afetando desproporcionalmente os profissionais femininos, em comparação com os masculinos. Se você é uma mulher, faça um esforço consciente para negar isto falando e também assistindo seus colegas mulheres. Se você for homem, tente estar ciente disso, não interrompa os outros, e faça um esforço para dar à sua colega de equipe feminina a oportunidade de falar.
Quer um exemplo da vida real disso em ação? Aqui está um exemplo decepcionante de uma estudante feminina sendo interrompida em suas reuniões STEM... regularmente (abaixo). Esta é uma inclusão importante em nosso guia de etiqueta de videoconferência!
Pensamentos finais sobre as regras de etiqueta das videoconferências
Há uma infinidade de regras básicas de etiqueta de videoconferência e o que fazer e o que não fazer. Certamente, à medida que a tecnologia melhora, e nossos ambientes de trabalho continuam a mudar, estas regras de etiqueta de videoconferência também vão evoluir! Mas não se preocupe, porque, desde que você se lembre de tratar seus colegas com respeito, como se você estivesse offline, então você não deve errar!
Gostou destas regras básicas para videoconferência, você provavelmente vai gostar deste artigo do Zoom Icebreaker também! É muito mais divertido do que pensar no que fazer e não fazer em relação à etiqueta da videoconferência!
