Os assistentes de reunião com IA ajudam a acelerar a pesquisa de usuários.

O melhor assistente de reunião com IA para reuniões poderosas em 2024

Quais são os melhores assistentes de reunião com IA? 

O simples conceito de um "assistente de reunião com IA" seria um disparate há apenas alguns anos. A IA percorreu um longo caminho em um curto espaço de tempo. Embora o nível de risco ainda não esteja no mesmo nível da Skynetestamos definitivamente nos aventurando em território desconhecido. Portanto, enquanto a humanidade espera que a IA tome as rédeas, podemos aproveitar ao máximo a tecnologia, certo?

Índice

Os assistentes de reunião com IA substituem os métodos tradicionais de anotações
A tomada de notas tradicional existe há mais de um século

Como chegamos até aqui? Notas de reunião, é assim

Acredite ou não, o segredo de nosso sucesso em navegar na selva da evolução do local de trabalho tem um herói humilde em sua essência: anotações de reuniões!

Sim, esses pequenos rabiscos diligentes e dicas digitadas que capturaram cada "aha!" e "uh-oh" nos guiaram de confabulações caóticas a simpósios otimizados. Eles foram os organizadores não celebrados em segundo plano, vendendo blocos de anotações amarelos e cor-de-rosa, garantindo que cada ideia brilhante (e ocasionalmente um erro) não passasse despercebida. Criar a estrutura perfeita para fazer anotações em reuniões tornou-se uma ciência.

As anotações de reuniões revolucionaram silenciosamente nossas reuniões... e por mais de um século nada mudou (além da máquina de escrever que tornou as anotações mais claras e do computador que as tornou editáveis e facilmente compartilháveis), até que recentemente as gravações se tornaram possíveis e acessíveis por meio dos principais aplicativos de videoconferência, e os avanços no PNL (Processamento de Linguagem Natural) nos trouxeram transcrições e análises de conteúdo adicionais.

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O que é um assistente de reunião com IA?

Os assistentes de reunião com IA são assistentes virtuais com inteligência artificial - alguns dizem que eles são apenas uma ferramenta de produtividade... Nós acreditamos que eles são muito mais.

Pense na Siri ou na Alexa, mas menos incômodas. Elas são a evolução natural do que é conhecido como automação do local de trabalho e ferramentas de colaboração, com base nos avanços da inteligência artificial e do aprendizado de máquina.

As primeiras soluções de reunião se concentravam apenas em agendamento e lembretes, mas os assistentes de IA modernos expandiram consideravelmente seu escopo. Agora, eles oferecem uma série de recursos avançados de IA, como transcrição, resumo de transcrições, extração de insights importantes, além de oferecer suporte ao ciclo de vida completo de uma reunião, desde o agendamento até a análise pós-reunião e o treinamento de toda a equipe.

Eles ajudam na organização de reuniões, sugerindo horários ideais para todos os participantes e integrando-se perfeitamente aos calendários organizacionais. Durante as reuniões, eles oferecem serviços de transcrição e destaque em tempo real.

Após a reunião, os assistentes de reunião com IA continuam a agregar valor com a análise de sentimentos e de oradores, com recursos de anotações valiosos para todos os participantes da reunião, rastreando a conclusão de itens de ação, facilitando o acompanhamento e até mesmo sugerindo outras reuniões, se necessário.

O objetivo de um assistente de reunião com IA é simplificar o processo de reunião e ajudar os usuários a serem mais produtivos e eficazes em suas reuniões. Isso significa que você pode passar menos tempo em reuniões - e mais tempo sendo criativo!

Glossário de assistentes de reunião de IA

  • Plataforma de reunião - também conhecida como ferramenta de videoconferência, como Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams.
  • Gravação de reunião - Os assistentes de reunião são conhecidos por manter um registro da reunião. Isso pode ser feito com um arquivo de vídeo + áudio ou, em alguns casos, apenas o último.
  • Transcrições - A transformação de vídeo em texto foi a moda dos anos 2010 e o motivo pelo qual alguns dos primeiros gravadores de reuniões se tornaram populares.
  • Precisão da transcrição - A precisão da transcrição humana geralmente é superior a 95%. A maioria dos gravadores de reuniões disponíveis no mercado tem uma precisão de mais de 90%. As nuances complexas e os projetos individuais ainda são direcionados aos transcritores humanos para obter melhores resultados.
  • Momentos-chave - Geralmente, momentos importantes durante uma reunião que merecem ser destacados e resumidos. A captura dos principais momentos das reuniões tornou-se um recurso obrigatório para os assistentes de reunião.
  • Itens de ação - Tarefas críticas específicas acordadas durante uma reunião para serem concluídas por indivíduos ou grupos designados, geralmente derivadas dos pontos de discussão e das decisões tomadas durante a reunião. Cada item de ação normalmente inclui uma descrição clara da tarefa, a pessoa ou equipe responsável por concluí-la e um prazo para a realização da tarefa.
  • Inteligência de conversação - A capacidade dos sistemas de IA de entender e se envolver em um diálogo semelhante ao humano durante as reuniões. Pode ser qualquer coisa, desde a interpretação de entradas de fala ou texto, o reconhecimento de diferentes falantes, a compreensão do contexto e a resposta de uma forma relevante e útil.
  • Anotações de reuniões - A geração de anotações de reuniões automatizadas é uma aplicação vital do inteligência conversacional. As ferramentas de IA capturam e transcrevem automaticamente as discussões durante uma reunião, identificam os principais pontos, decisões e itens de ação e organizam essas informações em anotações concisas e de fácil leitura. Essa funcionalidade permite que os participantes se concentrem na conversa sem se preocupar em fazer anotações. Nos últimos meses, as anotações de reuniões geradas por IA evoluíram a ponto de poderem ser personalizadas para destacar tópicos ou palavras-chave específicos e serem pesquisáveis, facilitando a recuperação de informações pelos participantes após a reunião.
  • Resumos de reuniões - A capacidade de perguntar a um modelo de IA qualquer coisa sobre uma reunião existente ou um conjunto de reuniões tornou-se mais popular com o recente aumento da precisão da IA e a queda progressiva dos custos que permitem que mais dados sejam computados e alimentados nos modelos de IA.
  • Análise de sentimento - A análise de sentimento é uma técnica usada no processamento de linguagem natural (NLP) e na IA para determinar o tom emocional por trás de um corpo de texto. Esse recurso permite que os computadores entendam as atitudes, opiniões e emoções expressas na linguagem falada ou escrita. A análise de sentimentos é um tópico amplamente debatido devido ao fato de que os sistemas de IA ainda não são confiáveis e não podem levar em conta diferenças culturais, nuances narrativas complexas, inteligência ou ironia - tudo isso faz parte do que nos torna humanos, afinal! Para evitar a rápida expansão dessa análise em campos como a avaliação de funcionários, a análise de sentimentos foi proibida na UE por meio da Lei de IA da UE.
Inteligência de conversação explicada
Como funciona a Inteligência de Conversação

2024: O ano da inteligência de conversação

2024 foi rotulado como "O Ano da Inteligência Conversacional", marcando um marco significativo na forma como a inteligência artificial molda a comunicação, as conversas e a interação humanas, especialmente nos setores de negócios e atendimento ao cliente.

Ao longo de 2024, o impacto da inteligência de conversação se tornou cada vez mais visível. As empresas adotaram assistentes orientados por IA não apenas para lidar com as consultas dos clientes de forma mais eficiente, mas também para proporcionar uma experiência mais personalizada. Os assistentes com recursos de IA agora são capazes de interpretar nuances no discurso do cliente, reconhecer tendências emocionais e adaptar as respostas de acordo. Isso aumentou a satisfação e a fidelidade do cliente, pois as interações se tornam mais parecidas com as dos representantes humanos qualificados.

Além disso, a ascensão do inteligência conversacional transformou as práticas comerciais internas, mais especificamente no espaço de assistentes de reunião e ferramentas de colaboração, onde esses sistemas começaram a ser equipados com recursos sofisticados de IA e agora estão se tornando padrão em ambientes corporativos.

Eles simplificam os processos de reunião gerando automaticamente atas, rastreando itens de ação e até mesmo sugerindo pontos de pauta com base em padrões de discussão. Isso libera os participantes humanos para se concentrarem em tarefas criativas e de tomada de decisões mais estratégicas, aumentando significativamente a produtividade.

Mulher usando um assistente de reunião com IA
Os assistentes de reunião com IA estão se tornando parte do dia a dia das empresas

Por que devemos usar assistentes de reunião com IA?

Como em tudo, a IA automatiza e otimiza as reuniões para torná-las mais eficazes e produtivas para nós, seres humanos.

Ao aproveitar a inteligência de conversação, os assistentes de reunião com IA aprimoram essas interações virtuais, analisando as reuniões em tempo real, acompanhando o tempo de conversação e o sentimento dos palestrantes e fornecendo métricas e insights importantes para melhorar a produtividade e a colaboração da sua equipe.

Além disso, os assistentes de reunião com IA oferecem uma recapitulação abrangente da reunião, incluindo uma análise detalhada dos participantes, a quantidade de tempo que eles falaram durante a reunião, uma comparação de todos os participantes e uma recapitulação das principais informações, como métricas e datas da reunião.

Como as equipes de produto podem usar a IA para reuniões?

As equipes de produtos podem utilizar um assistente de reunião com IA de várias maneiras:

  • Gerenciamento aprimorado de agendamento e lembretes: Haverá menos conflitos de calendário e insights mais precisos sobre quem está participando de uma reunião, garantindo uma cobertura abrangente para todas as suas reuniões.
  • Colaboração aprimorada: Com reuniões bem documentadas, todos ficam a par de tudo, mesmo que não tenham participado da chamada
  • Insights e recomendações: Ajuste um discurso de vendas ou tenha uma ideia de quem é menos ouvido nas reuniões.
  • Maior produtividade: Com menos tempo gasto com anotações manuais ou com a localização de um insight em gravações de duas horas, você terá mais tempo para o trabalho que realmente importa.
  • Análise de sentimento: Ao conversar com usuários ou clientes, esse tipo de decodificação pode fornecer informações sobre o estado de espírito do usuário, considerando os sinais emocionais que você pode ter perdido.
  • Atas de reuniões e rastreamento de itens de ação: Por que manter-se organizado quando um assistente de IA pode fazer isso por você?

Como isso pode beneficiar os pesquisadores de usuários?

O mais importante é que um assistente de IA para reuniões pode ajudar os pesquisadores de usuários em todos os pontos mencionados acima, como economizar tempo, melhorar a produtividade e aprimorar a colaboração.

No entanto, uma ferramenta de reunião de IA também pode ajudar os pesquisadores de experiência do usuário a reunir suas pesquisas de usuários, analisando grandes quantidades de dados qualitativos em poucos instantes. Ela pode identificar temas e padrões no comportamento do usuário, ajudando o pesquisador de usuários a descobrir insights que, de outra forma, poderiam passar despercebidos (ou levar muito tempo para serem coletados). Isso inclui a identificação dos principais pontos de discussão que são cruciais para entender o feedback e o comportamento do usuário.

Em resumo, a IA pode fazer muitas coisas complexas em um espaço de tempo muito mais curto.

Fonte: Zapier

Escolhendo o assistente de reunião de IA certo

Antes de nos aprofundarmos na lista de assistentes de reunião com IA, vale a pena observar que a maioria dos assistentes de reunião com IA, inclusive os que discutiremos, oferece recursos como transcrição de reuniões ao vivo, precisão e robustez das transcrições, resumo de reuniões, obtenção de insights a partir de texto e tratamento de tarefas administrativas como agendamento, preparação de agenda, transcrição, acompanhamento de itens de ação e coleta de feedback. Isso simplesmente não é viável... ainda. É importante ressaltar que esses assistentes se integram perfeitamente às ferramentas populares de videoconferência, aprimorando as reuniões Microsoft Teams , Zoom e Google Meet com recursos como transcrição, gravação e geração de resumos de reuniões especificamente para reuniões Microsoft Teams .

Esteja ciente de que as ferramentas de reunião de IA, embora inteligentes, muitas vezes não conseguem ler nas entrelinhas ou têm dificuldade para captar a ironia. Elas não são perfeitas. Elas também não sabem quais detalhes podem ser especialmente importantes para você e sua organização. É por isso que sempre recomendamos o uso de um aplicativo de gravação de reuniões para combinar o melhor dos dois mundos.

Com isso esclarecido, a escolha dos melhores assistentes de reunião dependerá inteiramente de suas necessidades. Dividimos a lista em categorias:

  • Melhor para registrar reuniões
  • Melhor na transcrição de reuniões
  • Melhor em fazer anotações em reuniões
  • Melhor em gerar resumos de reuniões
  • O melhor em integração com outras ferramentas
  • Melhor para treinar sua equipe de vendas

Haverá alguma sobreposição, porque algum assistente de reunião com IA será a principal ferramenta para vários casos de uso.

Recomendamos ir para a seção de interesse, com base em suas principais necessidades de uma ferramenta de reunião com IA. Entre as principais escolhas, os usuários podem encontrar opções de "assistente de reunião gratuito" que oferecem recursos valiosos sem nenhum custo.

"As ferramentas e tecnologias que desenvolvemos são realmente as primeiras gotas de água no vasto oceano do que a IA pode fazer."

Ir para a seção

Melhor assistente de reunião para gravar reuniões

Da mesma forma que os recursos de transcrição, a gravação de reuniões tornou-se um jogo de mesa, com a maioria dos participantes oferecendo recursos de gravação. Ainda assim, acreditamos que é importante entender o que procurar e em que pontos a maioria dos participantes difere em sua oferta de gravação de reuniões.

Recursos de gravação que você deve observar:

  1. Subsídio para reuniões (minutos/número de reuniões)
  2. Capacidade de carregar reuniões existentes
  3. Capacidade de armazenamento
  4. Duração do armazenamento
  5. Plataformas suportadas
  6. Capacidade de gravar várias reuniões ao mesmo tempo.
  7. Capacidade de fazer download de gravações
  8. Capacidade de capturar slides
  9. Verifique quem visualizou sua gravação

Dos assistentes de reunião com IA que analisamos, aqui estão as principais diferenças encontradas:

  • Todos têm subsídios para reuniões, exceto tl;dv, Fathom e Sybill.
  • Otter não grava vídeo.
  • Fireflies não grava vídeo no plano Free.
  • tl;dv é o único que permite reuniões simultâneas ilimitadas. Fathom e Grain não oferecem essa funcionalidade.
Fathom site
Fathom, juntamente com tl;dv e Otter, não tem limites para as gravações de reuniões

Melhor assistente de reunião para transcrever reuniões

A transcrição e o registro de reuniões são recursos importantes. No entanto, nem todos os assistentes de reunião oferecem o mesmo.

Recursos de transcrição que você deve procurar:

É importante entender o que procurar:

  1. Transcrever em vários idiomas
  2. Divide a transcrição por orador
  3. Identifique os alto-falantes automaticamente
  4. Transcrever com alta precisão (>90%)
  5. Editar transcrições
  6. Adicionar vocabulário personalizado
  7. Transcrições para download
  8. Transcrições compartilháveis
  9. Criar clipes a partir de transcrições

Dos assistentes de reunião de IA que analisamos:

  • Otter Fica aquém do esperado por fornecer apenas a transcrição em inglês e não identificar os falantes automaticamente. O Fathom oferece apenas 6 idiomas, em vez dos mais de 30 idiomas oferecidos pelo tl;dv.
  • Somente tl;dv, Fathom e Grain oferecem clipes de vídeo de transcrições.

Melhor assistente de reunião com IA para fazer anotações

Embora as gravações e as transcrições de reuniões sejam uma questão de importância, os recentes avanços na IA realmente trouxeram algumas mudanças para o mundo das anotações, permitindo uma sofisticação cada vez maior na capacidade de usar a IA para fazer e processar anotações de reuniões.

Veja o que você deve observar ao comparar os recursos de anotações dos assistentes de reunião com IA.

Recursos de anotações com os quais você deve se preocupar

  1. Capture momentos durante as reuniões.
  2. Notas de IA por tópico abordado.
  3. Capacidade de identificar perguntas.
  4. Capacidade de identificar itens de ação/próximas etapas.
  5. Capacidade de atribuir itens de ação a pessoas.
  6. Notas de IA personalizadas (notas segmentadas por seus critérios de escolha).
  7. Capacidade de marcar pessoas nas anotações.
  8. Capacidade de adicionar notas manuais.
  9. Capacidade de adicionar comentários às notas existentes.

Veja a seguir o que resultou de nossa análise:

  • Todas as plataformas oferecem notas de reunião geradas por IA.
  • Não é possível personalizar as anotações de IA em Fathom, todas as outras plataformas permitem algum tipo de personalização, embora não seja possível personalizar as anotações de IA em Grain no plano gratuito.
  • A detecção de perguntas não está disponível no plano gratuito Fireflies . Todas as outras plataformas oferecem isso.
  • Fathom e tl;dv permitem capturar momentos durante as reuniões. No entanto, Fathom permite que você compartilhe esses momentos durante a reunião, enquanto tl;dv os disponibiliza após a chamada.
O site Fireflies é o melhor concorrente do Rev?
tl;dv, Fathom e Fireflies permitem que você capture momentos durante as reuniões

Melhor assistente de reunião com IA para resumos de reuniões

Os resumos de reunião são o próximo nível de anotações de reunião que você pode esperar de um assistente de reunião com IA. 

Enquanto com o Notas de Reunião com IA você pode gerar anotações estruturadas de suas reuniões, com o AI Meeting Summaries você pode criar relatórios concisos de suas reuniões com base em prompts ou modelos específicos. É aqui que a maioria dos assistentes de reunião diferem em suas ofertas.  

Recursos do Resumo da reunião com os quais você deve se preocupar

  1. Pergunte à IA qualquer coisa sobre suas reuniões individuais.
  2. Pergunte à IA sobre outras reuniões em sua organização.
  3. Gerar relatórios sobre várias reuniões ao mesmo tempo.
  4. Programe relatórios para serem executados em horários predeterminados.
  5. Receba resumos de IA em sua pilha de ferramentas (Slack, CRM, Notion, etc.).

Veja a seguir o que resultou de nossa análise:

  • Fathom não oferece resumos de reuniões.
  • A Sybill gera resumos pós-reunião.
  • Grain permite que você pergunte qualquer coisa à IA deles em reuniões individuais, mas nada em escala.
  • Otter permite que você faça qualquer pergunta sobre reuniões individuais ou sobre toda a sua biblioteca de reuniões, de forma semelhante a um chatbot.
  • tl;dv vai um passo além e permite que você filtre a biblioteca de reuniões da sua organização e peça à IA para relatar o que você quiser em um subconjunto de reuniões.
  • Além disso, o tl;dv permite que você programe qualquer relatório para ser executado em uma cadência definida (ou seja, toda semana, a cada X dias) e cobrindo todas as reuniões, dentro desse período, que correspondam aos seus filtros (veja a captura de tela abaixo). Os relatórios podem ser enviados automaticamente para o Slack, CRM, Notion e praticamente qualquer aplicativo via Zapier.

Em suma, descobrimos que o tl;dv oferece uma combinação mais completa de recursos de resumo e automação, permitindo que você crie um fluxo de trabalho completo para suas reuniões como nenhum outro.

Captura de tela da saída de resumos de várias reuniões
O tl,dv permite que você gere relatórios de IA sobre várias reuniões

Melhor assistente de reunião com IA para integração com sua pilha de ferramentas

A gravação, a transcrição, a tomada de notas e a geração de resumos são ótimos recursos, quando você tem a capacidade de fazer algo com eles.

Se eles vivem apenas em outra plataforma, são praticamente uma sobrecarga adicional e um fardo para o seu fluxo de trabalho.

As integrações resolvem isso, colocando o resultado do seu assistente nas ferramentas com as quais você já trabalha.

Com o que você deve se preocupar ao avaliar as integrações com um assistente de reunião com IA?

  1. Disponibilidade em planos gratuitos
  2. Ferramentas populares versus ferramentas desconhecidas
  3. Número de integrações
  4. Compartilhamento de resultados de reuniões (gravação, anotações, resumos) diretamente com integrações

Veja a seguir o que aprendemos com cada um de nossos assistentes de reunião com IA:

  •  tl;dv oferece integrações com o Slack e e-mail em seu plano gratuito, além de mais de 6.000 aplicativos acessíveis via Zapier e tudo pode ser compartilhado automaticamente (pense em gravações, transcrições, anotações e resumos). O Fireflies tem recursos semelhantes, mas a falta de fluxos de trabalho automatizados impede que as integrações funcionem totalmente sem intervenção manual.
  • Fathom deve ser o primo pobre nessa análise. Apesar de oferecer uma integração nativa de CRM em seu plano gratuito, eles têm apenas alguns aplicativos aos quais podem se integrar, limitando a sobrecarga necessária para garantir que os resultados das reuniões cheguem onde deveriam.
  • Grain tem um conjunto completo de integrações (algumas nativas também!) semelhante ao tl;dv ou Fireflies - no entanto, nada pode ser encontrado no plano gratuito. Zero. Nada. Niente.
  • Os esforços da Sybill se concentram na integração direta com Gong ou Chorus. Além disso, eles oferecem integrações de e-mail, Slack e CRM. Achamos que algum aplicativo de recursos de conhecimento, como o Notion, poderia ter merecido alguma atenção aqui. Também não foram encontradas integrações Zapier/Make aqui.
  •  
Mockup de relatórios recorrentes de IA
tl;dv oferece o maior conjunto de integrações e permite que você agende relatórios recorrentes

O melhor assistente de reunião com IA para ajudá-lo a treinar sua equipe de vendas

O futuro dos assistentes de reunião é aproveitar seus recursos de interpretação para ajudá-lo a obter um resultado melhor na reunião.

Esses recursos são particularmente interessantes para gerentes de vendas e líderes de sucesso do cliente. As interações das reuniões dessas equipes estão altamente conectadas à geração de receita, portanto, qualquer tipo de aprimoramento de processo que possa melhorar o desempenho geral das reuniões é altamente considerado pelos líderes de receita.

A próxima iteração dessas ferramentas já está aqui, oferecendo recursos como análise de alto-falantes, monitoramento de playbook e descoberta de oportunidades de melhoria.

Atualmente, já existem alguns participantes investindo nisso, como tl;dv com seus recursos de plano de negócios (capacidade de medir cada reunião de acordo com estruturas personalizadas ou comuns, como BANT ou MEDDIC, ou destacar oportunidades de melhoria no tratamento de objeções), Gong ou Sybill (insights detalhados sobre o desempenho do palestrante)

Concluindo: O melhor assistente de reunião com IA para 2024

Escolher o assistente de reunião com IA certo significa entender suas necessidades específicas e como as diferentes ferramentas podem atendê-las.

Para automação e integração avançadas

Se sua prioridade é automatizar os fluxos de trabalho das reuniões para descobrir tendências e integrar esses insights diretamente às ferramentas existentes, então otl;dv é a solução ideal.

Ele não apenas grava, transcreve e resume suas reuniões nas principais plataformas, como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, mas também oferece integração perfeita com mais de 5.000 outras ferramentas por meio do Zapier.

Isso o torna incrivelmente eficaz para equipes que precisam otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade por meio de um melhor uso dos insights das reuniões.

Para insights básicos de IA sem gravação de vídeo

Para aqueles que desejam os benefícios dos insights orientados por IA, mas não precisam de recursos de gravação de vídeo, o Otter é uma ótima opção.

No entanto, vale a pena observar que o site Otter não tem recursos de gravação de vídeo.

Se a gravação de vídeo for importante para você, otl;dv continua sendo um dos principais concorrentes, pois oferece captura de vídeo abrangente, além de outros recursos.

Para anotações personalizáveis

Se a sua principal preocupação é ter anotações organizadas e personalizadas das reuniões, o site Fireflies deve ser adicionado ao seu kit de ferramentas juntamente com os sites tl;dv e Otter. O site Fireflies foi projetado para fornecer anotações personalizadas de reuniões, aprimorando a organização e a recuperação das informações da reunião.

Para usar o modelo básico de notas de reunião

Para aqueles que preferem simplicidade e estão satisfeitos com um modelo padrão de notas de reunião sem precisar de integração profunda ou recursos avançados, ferramentas como Sybill e Fathom são suficientes.

Essas ferramentas oferecem funcionalidades básicas que atendem às necessidades essenciais sem a complexidade de plataformas mais avançadas.

Concluindo, sua escolha de um assistente de reunião com IA deve estar alinhada com suas necessidades específicas - seja integração profunda e automação avançada com tl;dv, insights básicos de IA com Otter, anotações personalizáveis com Fireflies ou uso direto de modelos com Sybill e Fathom. Cada ferramenta tem seus pontos fortes exclusivos e é mais adequada para diferentes tipos de usuários e requisitos.

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