El nuevo coronavirus llegó al mundo en 2020 y posiblemente haya marcado para siempre el futuro del trabajo de oficina. Las plataformas, herramientas y aplicaciones de conferencias virtuales han irrumpido con fuerza en el mundo laboral. Según App Annie, muchas de las aplicaciones de reuniones virtuales más populares, como Google Meet y House Party experimentaron un crecimiento de entre 8 y 30 veces después de la pandemia(abajo).
Este drástico cambio ha dejado a muchos abriéndose paso a tientas en el nuevo panorama de las reuniones virtuales. Los filtros accidentales de gatos y las familias desnudas merodeando por el fondo de las llamadas de videoconferencia se han convertido casi en la norma de las reuniones virtuales. Para asegurarnos de que esto no ocurra nunca en tus reuniones virtuales, hemos esbozado algunas normas básicas de etiqueta para videoconferencias.
Reglas de etiqueta para las videoconferencias
Trabajar desde casa conlleva diferentes retos, especialmente durante las videoconferencias. Sin embargo, si sigues estos consejos de etiqueta para videoconferencias, podrás superar la línea con estilo. ¡Vamos a ello!
Nuestra guía de etiqueta para videoconferencias
- Hazlo: En caso de duda, ¡probar! 🧪
Siempre que asisto a una reunión importante, quiero comprobarlo todo, desde mis antecedentes hasta la calidad del audio, la conexión a Internet, la iluminación, etc. Además de los preparativos normales para cualquier reunión virtual importante. Para ello, simplemente me uniría a una llamada de videoconferencia de prueba en Google Meet , unos 30-45 minutos antes. También me aseguraría de grabar la reunión con una herramienta adecuada, como esta extensión gratuita de Chrome para grabar reuniones, para poder comprobar todos los aspectos de la reunión después de la misma a través de la grabación. A veces, incluso podría compartirla con mis colegas o amigos para conocer su opinión.
10/10 Recomiendo probar todas las reuniones importantes antes de empezar. Especialmente si tienes una nueva herramienta o hardware en tu configuración de reuniones virtuales.
¿Reglas básicas para las videoconferencias? Compruébelo.
- Hacer: Comprobar la conectividad a internet y el hardware 📡
Una reunión virtual con una conexión a Internet floja o débil es una completa molestia para todos los participantes. Los errores de la red o de la banda ancha dificultan la experiencia de la videoconferencia y los resultados potenciales. Comprueba tu conexión de antemano, quizás utilizando una herramienta como un comprobador de velocidad de internet en línea, y actualízala si es necesario.
Otro aspecto que hay que comprobar de antemano es el hardware que se utiliza. No querrás presentar tu discurso de ventas de 10 puntos si el micrófono o la cámara no funcionan. Comprueba si la cámara web, el micrófono y los altavoces funcionan antes de unirte a una reunión o de organizarla. Esto ahorra mucho tiempo y es uno de los principales consejos de nuestras directrices para reuniones virtuales.
- Hazlo: Buscar un entorno tranquilo
Este es uno de los consejos más importantes para las reuniones virtuales y requiere que encuentre un buen entorno, lejos de todo el ajetreo. Si su oficina no es apta para niños, procure estar en una habitación alejada de ellos. Cierra cualquier ventana que deje pasar el exceso de ruido de la calle y pon el teléfono en silencio. Habla con tu familia y avísales cuando tengas reuniones importantes, o incluso pon un cartel de no molestar en tu puerta.
De hecho, muchos padres, obligados a trabajar desde casa (WFH) debido a la pandemia, han adoptado algunos enfoques interesantes para este problema (a continuación).
Esto se ha convertido en una tendencia tan grande (y necesaria), que muchas tiendas online han empezado a vender estos carteles de no molestar, ¡sólo para padres WFH!
- No lo hagas: Dejarse sin silenciar cuando no se habla 🔇.
Imagina que participas en una reunión muy importante y que tienes que desempeñar un papel vital. Cometes el error de dejar el micrófono sin silenciar y tu hijo empieza a gritar. O tal vez recibas una llamada abrupta, o tus vecinos están celebrando una fiesta, o tal vez tu marido esté viendo la Super Bowl.
Es muy importante aprovechar al máximo las llamadas de videoconferencia, sobre todo teniendo en cuenta lo extendida que está la fatiga Zoom . Por eso, una regla de etiqueta virtual muy importante es mantener el micrófono en silencio cuando no se está hablando.
¿Una inclusión importante en nuestra guía de etiqueta para videoconferencias? Sí.
- Hazlo: ¡Utilizar las mejores herramientas! 🛠️
¡No hay nada peor que ver interrumpida tu reunión Zoom porque tu empresa no ha querido adquirir la suscripción premium Zoom ! Asegúrate de que estás utilizando las mejores herramientas, como Zoom o Microsoft Teams (utilizando sus planes de pago) para una experiencia de reunión en línea más completa, o Google Meet para una reunión virtual sencilla, eficaz y gratuita. Así que ésta es una regla básica muy importante para las videoconferencias.
Además, ¿por qué quedarte ahí cuando tus reuniones pueden ser mucho mejores? Aquí tienes algunos complementos, herramientas y plataformas gratuitas que te ayudarán a mejorar tus reuniones:
- Graba, resalta y comparte tus reuniones de forma gratuita con la extensión de Chrometl;dv .
- Lanza una partida de Kahoot! y juega con tus colegas en línea para crear un increíble vínculo de equipo.
- Utiliza un generador de preguntas aleatorias para conocer mejor a tus compañeros de equipo.
- O echa un vistazo a los inminentes Zapps de Zoom e instala la aplicación que quieras para personalizar tu experiencia en Zoom .
- No lo hagas: Evitar interrumpir a los demás 🤫
Lo admito, ¡hago esto mucho tanto en persona como durante las llamadas por videoconferencia! Soy consciente de este hábito involuntario, y es algo que estoy tratando de limitar conscientemente.
Por lo general, interrumpir a las personas se debe a la necesidad de llenar el espacio de "silencio". También puede ser la consecuencia de intentar ayudar a los demás (por ejemplo, ayudar a los demás a que se entienda su punto de vista). Por eso, en estos casos, creo que la mejor manera de mitigar las interrupciones accidentales es hacer una pausa antes de hablar, para asegurarse de que nadie está hablando, y también practicar para sentirse más cómodo con los silencios.
Más que una regla de etiqueta para las reuniones virtuales, este es un consejo de etiqueta esencial para las reuniones en la vida real.
- No lo hagas: Evitar la multitarea a toda costa 🙅
Una cosa a tener en cuenta es evitar la multitarea. La multitarea no solo interrumpirá la reunión y hará que tu jefe no esté contento, sino que también limitará seriamente tu concentración en esa reunión.
Ahora que estamos pasando por la tenencia pandémica, la multitarea de vez en cuando es lo habitual. Pero ya sabes lo que dicen sobre el exceso de algo bueno, ¿verdad? Considera esto como un consejo vital para las reuniones en línea.
Sin duda, ésta es una buena regla de juego para las videoconferencias.
- Hazlo: Vestir el papel 🕴️
Esto no significa un traje y una corbata. Simplemente, vístete como lo haces normalmente en la oficina, quizás un poco más cómodo. ¿Impresionante en la parte superior e informal en la inferior? Por qué no. Siempre y cuando no tengas pensado ponerte de pie durante la reunión en línea, todo vale.
Ya que hablamos de ropa, una buena regla de etiqueta en las videoconferencias es no dejar que tu marido semidesnudo se pasee por el fondo de la llamada. Simplemente no lo hagas (ver el vídeo de arriba). El marido del vídeo (arriba) descubrió por las malas que debía ponerse unos pantalones durante las llamadas de videoconferencia de su mujer.
- Hazlo: Cuidar tu fondo 🧹
Todos estamos bastante familiarizados con nuestras casas. Por ello, utiliza este consejo para las reuniones virtuales para elegir un fondo que sea decente y tenga una buena iluminación.
Si no puedes encontrar ningún lugar cómodo en tu casa que tenga una buena iluminación y un decorado decente, puedes optar por aplicar un fondo virtual que sea sencillo y tenga un aspecto profesional. Varias plataformas de videoconferencia ofrecen esta opción, como Zoom y Google Meet.
Es una de las muchas cosas importantes que hay que hacer y no hacer en las videoconferencias.
- No: ¡Olvidar revisar la privacidad de tu reunión! 🔒
Este hecho les costó el puesto a algunos profesionales de la educación de un consejo escolar. El consejo se desahogó accidentalmente durante su conferencia virtual sin darse cuenta de que su reunión era pública y estaba siendo escuchada por los padres. Al no comprobar si la reunión era pública o privada, pusieron en peligro sus puestos de trabajo, y muchos acabaron dimitiendo.
Además, no solo debes ser consciente de tu propia privacidad, sino de la de los demás. En Europa, la grabación de reuniones sin consentimiento no cumple con el GDPR. Por ello, los profesionales o las empresas que graben reuniones con herramientas como las grabadoras de pantalla (por ejemplo, Loom) podrían enfrentarse a multas de hasta millones de euros. Vaya...
En cambio, si quieres grabar tus reuniones, debes utilizar herramientas conformes, como la plataforma de grabacióntl;dv Zoom y Google Meet . A diferencia de los grabadores de reuniones, tl;dv es en realidad un asistente a la reunión, por lo que todos los participantes tienen plena conciencia de la grabación de la reunión.
Ésta es probablemente la regla de etiqueta más importante (¡sin duda la más costosa!) en las videoconferencias.
- Hacer: Ser puntual ⏲️
Ser puntual se considera una de las mejores prácticas de las reuniones virtuales 101. Poner el despertador o establecer un recordatorio. Tómese un café antes de la reunión.
Esto es esencial porque usted forma parte de la reunión, que también consiste en un número de otras personas. Esto significa que están invirtiendo su tiempo y su energía para estar allí. Ponte la camisa, péinate, tómate la reunión en serio y, sobre todo, llega a tiempo.
- Hazlo: Ser claro ⚠️
Las expectativas y los planes de las reuniones virtuales deben comunicarse con claridad. En nuestras reuniones de organización, siempre tratamos de crear una invitación de reunión muy clara que incluya/haga:
- Agenda
- Lecturas previas
- Marcar los participantes no esenciales como opcionales
- Invite a tl;dv a la reunión para la grabación automática de la misma
Esta es una de las normas de etiqueta de las videoconferencias que también se puede seguir en la vida real.
- Hacer: Expresar en exceso 😱
Se sabe que la comunicación es mayoritariamente no verbal. Algunos estudios indican que hasta el 93% del significado que se comunica se hace a través de señales no verbales, como el tono y el lenguaje corporal. Como nuestras señales no verbales son drásticamente limitadas, un consejo puede ser exagerar las expresiones y el tono en las llamadas por videoconferencia. Otra alternativa es ser más explícito o directo de lo normal, para compensar el vacío en la comunicación no verbal.
Esta no es una regla de etiqueta esencial en las videoconferencias, ya que muchos lo saben. Sin embargo, si usted, como orador, quiere realmente hacer hincapié en la exactitud de su significado durante sus llamadas de videoconferencia, esta es una forma de hacerlo.
- No lo hagas: Evitar las excusas de mierda 💩
Si vas a llegar tarde a una reunión, o a faltar a una, al menos da una buena excusa. Esto suele venir en forma de una buena dosis de honestidad.
Sin embargo, si te apetece algo más atrevido, echa un vistazo a nuestro artículo sobre 55 excusas legítimas y divertidas para evitar las reuniones online. Con excusas que van desde ingeniosas lagunas hasta diversas excusas relacionadas con el WIFI, definitivamente hay una excusa para cada ocasión.
- No: ¡invita a todo el mundo!🎉
No todo el mundo tiene por qué estar en tu reunión. Desde que los lugares de trabajo se han visto obligados a adoptar un nuevo estilo de trabajo, se han cuestionado muchos otros conceptos laborales. Zoom fatigue is a fast emerging working trend that is now getting into question.
La forma más sencilla de evitar la fatiga de Zoom es simplemente asistir a menos reuniones o a reuniones más cortas. Un método sencillo es simplemente no asistir a las reuniones que no sean esenciales y ponerse al día con la grabación de la reunión más tarde. Herramientas como la extensión de Chrome tl;dv graban y comparten al instante tus reuniones de Google Meet y Zoom .
Así que, en lugar de saturar los calendarios de tus compañeros de trabajo con reuniones virtuales innecesarias de Zoom y Google Meet , ¿por qué no marcas su asistencia como opcional (en la invitación) y dejas que se pongan al día de la reunión más tarde?
- Hacer: Apuntes, práctica y preparación 💫
Trabajen en sus agendas, apunten el orden del día del día siguiente y fijen los temas de conversación. Estas reglas básicas para las reuniones virtuales te ayudarán a dirigir tus reuniones como equipo de una forma más cohesionada y orientada a los objetivos. Con suerte, esto conducirá a una mayor calidad y resultados de las reuniones.
- Haz: apoya a tus compañ eras 👩🚀.
Según las investigaciones, las reuniones en línea afectan de forma desproporcionada a las mujeres profesionales, en comparación con los hombres. Si eres mujer, haz un esfuerzo consciente para anular esta situación hablando y ayudando a tus compañeras. Si eres hombre, intenta ser consciente de ello, no interrumpir a los demás y haz un esfuerzo por dar a tus compañeras la oportunidad de hablar.
¿Quieres un ejemplo real de esto? Aquí tienes un ejemplo decepcionante de una estudiante a la que interrumpen en sus reuniones de STEM... regularmente (abajo). Se trata de una importante inclusión en nuestra guía de etiqueta para videoconferencias.
Reflexiones finales sobre las normas de etiqueta de las videoconferencias
Hay una gran cantidad de reglas de etiqueta para las videoconferencias y lo que se debe y no se debe hacer. Seguramente, a medida que la tecnología mejore y nuestros entornos de trabajo sigan cambiando, estas normas de etiqueta para videoconferencias también evolucionarán. Pero manténgase firme, porque mientras recuerde tratar a sus colegas con respeto, como lo haría fuera de línea, no debería equivocarse.
Si te han gustado estas reglas básicas para videoconferencias, probablemente también te guste este artículo para romper el hielo deZoom . Es mucho más divertido que pensar en lo que se debe y no se debe hacer en una videoconferencia.
