una mujer trabajando en su portátil

Un impactante estudio muestra el coste de ser interrumpido en el trabajo

Tanto si trabajas a distancia como en una oficina, no hay nada peor que estar en un profundo estado de flujo y que te interrumpan. La interrupción puede durar solo unos segundos, pero el efecto posterior suele tardar años en desaparecer.

No se trata sólo de la pérdida de tiempo, o incluso de la absoluta frustración de ser interrumpido. También hay un impacto masivo en los ingresos de la empresa cuando se empiezan a sumar todas estas interrupciones en el lugar de trabajo.

Estadísticas de las interrupciones en el trabajo

El think tank alemán Next Work Innovation acaba de presentar un nuevo informe en el que se destacan las estadísticas de las interrupciones en el trabajo. El estudio reveló que los empleados de las profesiones que requieren mucho conocimiento son interrumpidos una media de 15 veces por hora. Esto equivale a una interrupción cada cuatro minutos.

¿El impacto financiero? El Think Tank comprobó, a partir de las cifras, que la suma de las interrupciones cuesta a las empresas de todo el mundo unos 58.000 millones de euros al año.

Y no se trata sólo de interrupciones por correos electrónicos, compañeros de trabajo, llamadas telefónicas u otros sospechosos habituales. Los participantes en el estudio también pasaban, de media, un día y medio en reuniones a la semana e intentaban realizar varias tareas a la vez al menos dos veces por hora.

Este estado de flujo constante suele conducir a la falta de concentración y eficiencia, así como al agobio y al estrés.

Para poner todo esto en perspectiva, se trata de la misma cantidad de tiempo, energía y recursos que toda la plantilla de Siemens consiguió en 2021, es decir, 303.000 empleados en todo el mundo.

El estudio también descubrió que cada interrupción de un empleado añadía entre un 15% y un 24% más de tiempo a la tarea, dependiendo de la complejidad. Incluso tomando una cifra conservadora del 15%, eso supone una media de tres días de trabajo completos al mes perdidos exclusivamente por las interrupciones.

¡UY!

Resumen de los resultados de la interrupción del trabajo:

  • El trabajador medio del conocimiento es interrumpido una media de 15 veces por hora
  • Eso es una interrupción cada cuatro minutos
  • La pérdida de productividad derivada de las interrupciones cuesta a las empresas unos 58.000 millones de euros al año (a nivel mundial)
  • La mayoría de los trabajadores del conocimiento intentan realizar varias tareas a la vez al menos dos veces cada hora
  • De media, los trabajadores del conocimiento pasan un día y medio en reuniones cada semana
  • Cada interrupción hace que una tarea tarde entre un 15% y un 24% más en completarse
  • Incluso si se trata de un porcentaje bajo (sólo el 15%), esto supondría la pérdida de tres días de trabajo completos por interrupciones al mes
  • Los correos electrónicos son responsables de la mayoría de las interrupciones

¿Cómo nos interrumpen en el trabajo?

En el estudio, no hubo un culpable principal de las interrupciones, sino una verdadera mezcla de influencias. Sin embargo, ninguna de ellas fue enormemente sorprendente.

Los participantes descubrieron que su trabajo es interrumpido con mayor frecuencia por los correos electrónicos, una media de 3,3 veces por hora.

Sin embargo, los servicios de chat no se quedaron atrás, y aunque muchos servicios como Slack y las aplicaciones de mensajería están diseñados para hacer más eficiente la comunicación, se están utilizando sobre todo de forma reactiva en lugar de "dejar un mensaje" a los compañeros para que lo recojan en un momento en que no estén ocupados.

Además, las reuniones en línea -un pilar de nuestra cultura laboral tras la pandemia- son un gran punto de discordia para muchos a la hora de hacer el trabajo. Con tantas consideradas como "obligatorias", el estudio descubrió que muchas personas aceptaron asistir sólo para mantener sus cámaras apagadas y trabajar en otras tareas al mismo tiempo.

Ni la reunión ni las tareas de trabajo reciben toda la atención del individuo, lo que puede conducir a errores, prisas y falta de concentración en general. 

persona que se distrae del portátil con su teléfono móvil

Aunque nos encantaría decir que todas las interrupciones se deben a la empresa, desgraciadamente no son sólo las notificaciones de correo electrónico las que nos apartan de nuestro trabajo. En el fondo, somos criaturas que buscan dopamina. Puede ser un vistazo al móvil en las redes sociales, mirar por la ventana a un vehículo que pasa, o incluso ir a tomar el 46º café del día. 

El informe descubrió que los participantes en el estudio desbloqueaban sus teléfonos 56 veces al díay los miraban 88 veces. ¿Esto estaba relacionado con el trabajo? No. Fue sobre todo para utilizar las redes sociales y consultar las noticias. Aunque el informe recomendaba dejar el teléfono lejos de la mesa, por suerte se dieron cuenta de que esto no es factible (¡y un poco cruel en los tiempos que corren!)

¿Por qué siguen produciéndose interrupciones constantes en el trabajo?

Según el informe, uno de los principales factores que contribuyen a este problema es que los lugares de trabajo suelen carecer de procesos y estructuras de comunicación claros, lo que hace que las personas no tengan expectativas claras. O bien, se han establecido para los empleados, pero los altos cargos no suelen cumplir las mismas normas. 

Muchas cosas que se consideraban útiles para medir el rendimiento son ahora conceptos obsoletos. Cosas que conducen, en efecto, al presentismo digital: las horas extras, la asistencia a todas las reuniones y el aplazamiento de las vacaciones.

Continuar con esto puede conducir a una cultura de trabajo performativo. Los empleados "parecen ocupados" y "se sienten ocupados", pero en general hacen menos trabajo, ya que se centran más en su apariencia.

Esto crea un entorno en el que los empleados sienten que no pueden completar sus tareas sin la ayuda o la aportación de otros. Además, dado que las organizaciones recurren cada vez más a soluciones digitales como Slack y el correo electrónico para comunicarse internamente, se tiende a sobrecargar estos canales, lo que provoca más distracciones. 

Las aplicaciones de chat como Slack deberían utilizarse para detener la avalancha de correos electrónicos. Pero el resultado suele ser un desbordamiento adicional de Slack. Y la avalancha de correos electrónicos no ha disminuido en absoluto lo suficiente como para ahorrar tiempo y distracción. En todo caso, se ha incrementado añadiendo un nuevo medio a tener en cuenta, apartando la atención de las tareas. 

También hay que tener en cuenta que no todo el mundo se ve afectado de la misma manera. Mientras que a muchas personas les encanta trabajar desde casa, como a los introvertidos, a otras les puede resultar difícil. Trabajar en un gran escritorio puede ser estupendo para las personas sociables y charlatanas, pero para las que necesitan concentrarse en profundidad, la situación comunitaria les distrae enormemente.

ilustración de una mujer que intenta trabajar y es interrumpida por varias personas

¿Quiénes son Next Work Innovation y Vera Starker?

Next Work Innovation es un grupo de reflexión con sede en Berlín que investiga la nueva metodología de trabajo y asesora a las empresas que aplican estos cambios.

Dirigida por su cofundadora, Vera Starker, es psicóloga empresarial y abogada con un MBA en desarrollo organizativo por la Universidad Johns Hopkins, y está especializada en el coaching de equipos y empresas. Es miembro senior de la Asociación Federal Alemana de Coaching (DBVC). Además, Vera escribe guías sobre el cambio y la gestión de conflictos en la era digital.

¿Y cuál era el estudio?

Para averiguar cuánto cuestan las interrupciones en el trabajo a las empresas alemanas y los efectos de las interrupciones y distracciones en la productividad sobre los niveles de estrés, se encuestó a 637 empleados entre diciembre de 2021 y febrero de 2022. Los participantes, todos ellos de 25 empresas basadas en el conocimiento de doce sectores, rellenaron un cuestionario en línea y llevaron un diario en la web.

Cómo afrontar las interrupciones en el trabajo

Hay varias cosas que puedes hacer para intentar reducir las interrupciones y aumentar tu productividad.

En primer lugar, piense en el momento en que responde a los correos electrónicos o a los mensajes: reservar momentos específicos a lo largo del día para ello le ayudará a asegurarse de que no le quita demasiado tiempo.

También tenemos que analizar cómo vemos las reuniones y la interacción "cara a cara" en el lugar de trabajo. Todavía se consideran obligatorias muchas reuniones cuando simplemente no son necesarias.

Si eres más selectivo a la hora de decidir cuándo y dónde aceptas asistir o celebrar una reunión, puedes reducir el tiempo que te quita el día.

El uso de una grabadora de reuniones como tl;dv, y la adopción de una cultura de trabajo asíncrona, es una gran manera de interrumpir esta narrativa.

Fomentar una cultura que permita a las personas "ponerse al día" en las reuniones en el momento que les convenga, o incluso que sólo necesiten ver ciertas partes relevantes, crea una vida laboral mucho más productiva y eficiente.

Además del tiempo y el dinero que se ahorra, simplemente hay menos resentimiento y estrés por el aumento del alcance o por sentirse obligado a realizar tareas o actividades que no van a conseguir nada. Nadie está pendiente de las notificaciones de Slack, y las personas tienen la confianza y la libertad de establecer sus plazos y prácticas de trabajo.

También permite mantener un canal de comunicación de "emergencia" cuando es necesario, sin embargo, un entorno de trabajo más tranquilo y eficiente conducirá a menos banderas rojas y pánicos de última hora.

En definitiva, ser consciente de lo que estás haciendo y de cómo contribuye a tu productividad puede ayudarte a reducir las distracciones y a mantenerte concentrado en el trabajo que tienes entre manos.

También puedes intentar adaptarte al concepto de Trabajo profundoy concederte periodos largos y regulares para hacer las cosas sin interrupciones. O poner en práctica el método Pomodoro, en el que te centras en una tarea durante periodos de tiempo asignados, con mini descansos para permitir estas distracciones de forma controlada.

Las pausas en sí mismas pueden ayudarte a mantener la concentración y evitar que te sientas abrumado por la carga de trabajo. Alejarse unos minutos de la mesa de trabajo puede ayudarte a despejar la mente y volver renovado y preparado para volver a trabajar.

Apoyarse en las interrupciones de la oficina

Las interrupciones siempre van a formar parte de la vida. Ya sea en nuestra vida personal, en nuestra vida laboral, en nuestro trabajo en la oficina o en nuestro trabajo en casa. Pero poniendo en práctica algunos de los consejos anteriores, podemos mantener el control y evitar sentir que el día se nos escapa. Con un poco de esfuerzo consciente, podemos mantener la concentración y aprovechar al máximo nuestra jornada laboral.

Todo comienza con el autoconocimiento, el establecimiento de límites y una sólida cultura de trabajo transparente. A continuación, invierte en herramientas que te ayuden a ser más productivo y, por último, tómate unos minutos para alejarte de tu mesa y darte un respiro antes de volver a la rutina. Buena suerte.