Que vous travailliez à distance ou dans un bureau, il n'y a rien de pire que d'être dans un état de flux profond et d'être interrompu. L'interruption peut ne durer que quelques secondes, mais les séquelles sont souvent longues à se dissiper.
Il ne s'agit pas seulement de la perte de temps, ou même de la frustration totale d'être interrompu. Il y a également un impact considérable sur les revenus de l'entreprise lorsque vous commencez à additionner toutes ces interruptions sur le lieu de travail.
Statistiques sur les interruptions de travail
Un nouveau rapport a récemment été dévoilé par le groupe de réflexion allemand Next Work Innovation, mettant en lumière les statistiques sur les interruptions au travail. L'étude a révélé que les employés exerçant des professions à forte intensité de connaissances sont interrompus en moyenne 15 fois par heure. Cela équivaut à une interruption toutes les quatre minutes.
L'impact financier ? Le groupe de réflexion a constaté que, si l'on additionne les chiffres, les interruptions coûtent aux entreprises du monde entier environ 58 milliards d'euros par an.
Et il ne s'agit pas seulement des interruptions dues aux courriels, aux collègues, aux appels téléphoniques ou aux autres suspects habituels. Les participants à l'étude ont également passé, en moyenne, un jour et demi en réunion par semaine et ont essayé de faire plusieurs choses à la fois au moins deux fois par heure.
Cet état de flux constant conduit souvent à un manque de concentration et d'efficacité, ainsi qu'à l'accablement et au stress.
Pour mettre tout cela en perspective, cela représente environ la même quantité de temps, d'énergie et de ressources que l'ensemble des effectifs de Siemens en 2021 - soit 303 000 employés dans le monde !
L'étude a également révélé que pour chaque interruption d'un employé, cela ajoutait énormément de temps à la tâche, de 15 à 24 %, selon la complexité. Même en prenant un chiffre prudent de 15 %, cela représente une moyenne de trois jours de travail complets par mois perdus uniquement à cause des interruptions.
YIKES !
Résumé des conclusions sur l'interruption du travail :
- Le travailleur intellectuel moyen est interrompu en moyenne 15 fois par heure.
- C'est une interruption toutes les quatre minutes
- La perte de productivité résultant des interruptions coûte aux entreprises un montant estimé à 58 milliards d'euros par an (au niveau mondial).
- La plupart des travailleurs intellectuels essaient d'être multitâches au moins deux fois par heure.
- En moyenne, les travailleurs intellectuels passent un jour et demi en réunion chaque semaine.
- Chaque interruption rallonge la durée d'une tâche de 15 à 24 %.
- Même si ce pourcentage est faible (seulement 15 %), cela représente trois jours de travail complets perdus en raison d'interruptions par mois.
- Les courriels sont responsables de la plupart des interruptions.
Comment se fait-il que nous soyons interrompus sur le lieu de travail ?
Dans l'étude, il n'y a pas de coupable principal des interruptions, mais un véritable mélange d'influences. Toutefois, aucune n'était vraiment surprenante.
Les participants ont constaté que leur travail est le plus souvent interrompu par des e-mails, en moyenne 3,3 fois par heure.
Cependant, les services de chat n'étaient pas loin derrière, et si de nombreux services tels que Slack et les applications de messagerie sont conçus pour rendre la communication plus efficace, ils sont utilisés de manière essentiellement réactive plutôt que pour "laisser un message" aux collègues afin qu'ils le récupèrent à un moment où ils ne sont pas occupés.
De même, les réunions en ligne, qui sont devenues un pilier de notre culture professionnelle après la pandémie, constituent pour beaucoup une énorme pomme de discorde lorsqu'il s'agit de travailler. Les réunions étant souvent considérées comme "obligatoires", l'étude a révélé que de nombreuses personnes acceptaient d'y participer uniquement pour ne pas utiliser leur appareil photo et travailler sur d'autres tâches en même temps.
Ni la réunion ni les tâches ne reçoivent toute l'attention de l'individu, ce qui peut conduire à des erreurs, à la précipitation et à un manque de concentration général.
Nous adorerions dire que toutes les interruptions sont dues à l'entreprise, mais malheureusement, il n'y a pas que les courriels qui nous détournent de notre travail. Nous sommes, au cœur même des choses, des créatures en quête de dopamine. Il peut s'agir d'un simple coup d'œil sur les médias sociaux, d'un regard par la fenêtre sur un véhicule qui passe, ou même d'une envie de prendre son 46e café de la journée.
Le rapport a révélé que les participants à l'étude déverrouillaient leur téléphone 56 fois par jouret les regardaient 88 fois. C'était lié au travail ? Pas du tout ! C'était surtout pour utiliser les médias sociaux et consulter les nouvelles. Le rapport recommande de laisser son téléphone loin de son bureau, mais heureusement, on s'est rendu compte que ce n'était pas faisable (et un peu cruel à notre époque !).
Pourquoi les interruptions constantes au travail se produisent-elles encore ?
Selon le rapport, l'un des principaux facteurs contribuant à ce problème est que les lieux de travail manquent souvent de processus et de structures de communication clairs, ce qui conduit les gens à avoir des attentes peu claires. Ou encore, ces structures sont en place pour les employés, mais les cadres supérieurs n'adhèrent souvent pas aux mêmes règles.
De nombreuses choses qui étaient jugées utiles en termes de mesure des performances sont désormais des concepts dépassés. Des choses qui conduisent, en fait, à un présentéisme numérique : les heures supplémentaires, la présence à toutes les réunions et le report des vacances.
Poursuivre dans cette voie peut conduire à une culture du travail performatif. Les employés "ont l'air occupés" et "se sentent occupés", mais le travail est globalement moins bien fait, car ils se concentrent davantage sur leur apparence.
Cela crée un environnement dans lequel les employés ont l'impression de ne pas pouvoir accomplir leurs tâches sans l'aide ou la contribution des autres. En outre, les organisations se tournent de plus en plus vers des solutions numériques telles que Slack et les courriels pour communiquer en interne, et ces canaux ont tendance à être surchargés, ce qui entraîne d'autres distractions.
Les applications de chat telles que Slack devraient être utilisées pour arrêter le flot d'e-mails. Mais le résultat n'est souvent qu'un débordement supplémentaire de Slack. Et le flot d'e-mails n'a en aucun cas diminué suffisamment pour économiser du temps et de la distraction. Au contraire, il est aggravé par l'ajout d'un tout nouveau support à garder à l'esprit, détournant l'attention des tâches.
Il convient également de noter que tout le monde n'est pas affecté de la même manière. Alors que de nombreuses personnes aiment travailler à domicile, comme les introvertis, d'autres peuvent avoir des difficultés. Travailler sur un grand bureau peut être une bonne chose pour les personnes sociables et bavardes, mais pour celles qui ont besoin de se concentrer, la situation commune est incroyablement distrayante.
Alors, qui est Next Work Innovation et Vera Starker ?
Next Work Innovation est un groupe de réflexion basé à Berlin qui étudie les nouvelles méthodes de travail et fournit des conseils aux entreprises qui mettent en œuvre ces changements.
Dirigée par sa cofondatrice, Vera Starker, psychologue d'entreprise et avocate, titulaire d'un MBA en développement organisationnel de l'université Johns Hopkins, elle est spécialisée dans le coaching d'équipes et d'entreprises. Elle est membre coach senior de l'Association fédérale allemande pour le coaching (DBVC). En outre, Vera écrit des guides sur la gestion du changement et des conflits à l'ère numérique.
Et quelle était l'étude ?
Pour déterminer combien les interruptions de travail coûtent aux entreprises allemandes et les effets des interruptions et des distractions sur la productivité sur les niveaux de stress, 637 employés ont été interrogés entre décembre 2021 et février 2022. Les participants, tous issus de 25 entreprises basées sur la connaissance dans douze secteurs d'activité, ont rempli un questionnaire en ligne et tenu un journal en ligne.
Comment gérer les interruptions au travail
Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour essayer de réduire les interruptions et augmenter votre productivité.
Tout d'abord, réfléchissez au moment où vous répondez aux courriels ou aux messages - en réservant des moments précis dans la journée pour cela, vous vous assurerez que cela ne vous prend pas trop de temps.
Nous devons également nous pencher sur la façon dont nous considérons les réunions et les interactions "face à face" sur le lieu de travail. Tant de réunions sont encore considérées comme obligatoires alors qu'elles ne sont tout simplement pas nécessaires.
En étant plus sélectif quant au moment et à l'endroit où vous acceptez d'assister à une réunion ou d'en accueillir une, vous pouvez réduire le temps qu'elle prend dans votre journée.
L'utilisation d'un enregistreur de réunion tel que tl;dv et l'adoption d'une culture de travail asynchrone constituent un excellent moyen de perturber ce discours.
Encourager une culture qui permette aux gens de "rattraper" les réunions à l'heure qui leur convient, ou même de ne voir que certaines parties pertinentes, crée une vie professionnelle beaucoup plus productive et efficace.
Outre les économies de temps et d'argent, il y a tout simplement moins de ressentiment et de stress liés à la dérive des projets ou au sentiment d'être obligé de réaliser des tâches ou des activités qui ne mènent à rien. Personne ne s'agite devant les notifications Slack, et les gens ont la confiance et la liberté de fixer leurs échéances et leurs méthodes de travail.
Cela permet également de garder un canal de communication "d'urgence" clair en cas de besoin, mais un environnement de travail plus calme et plus efficace entraînera moins de signaux d'alarme et de paniques de dernière minute.
En fin de compte, le fait d'être conscient de ce que vous faites et de la manière dont cela contribue à votre productivité peut vous aider à réduire les distractions et à rester concentré sur votre travail.
Vous pouvez aussi essayer et vous adapter au concept de travail en profondeuret vous accorder des périodes longues et régulières pour accomplir vos tâches sans interruption. Vous pouvez également mettre en œuvre la méthode Pomodoro, qui consiste à vous concentrer sur une tâche pendant des périodes déterminées, avec des mini-pauses pour permettre ces distractions de manière contrôlée.
Les pauses elles-mêmes peuvent vous aider à rester concentré et à ne pas vous sentir dépassé par votre charge de travail. S'éloigner quelques minutes de votre bureau peut vous aider à faire le vide dans votre esprit et à revenir frais et dispos, prêt à vous remettre au travail.
Se pencher sur les interruptions au bureau
Les perturbations feront toujours partie de la vie. Qu'il s'agisse de notre vie personnelle, de notre vie professionnelle, du travail dans un bureau ou du travail à domicile. Mais en appliquant certains des conseils ci-dessus, nous pouvons garder le contrôle et éviter d'avoir l'impression que notre journée nous échappe. Avec un peu d'effort conscient, nous pouvons rester concentrés et tirer le meilleur parti de notre journée de travail.
Tout commence par la connaissance de soi, la fixation de limites et une culture de travail solide et transparente. Ensuite, investissez dans des outils qui vous aideront à être plus productif et, enfin, prenez le temps de vous éloigner de votre bureau pour vous donner un peu de répit avant de reprendre le rythme. Bonne chance !
