Quer você trabalhe remotamente ou em um escritório, não há nada pior do que estar em um estado profundo de fluxo e ser interrompido. A interrupção pode durar apenas alguns segundos, mas o efeito colateral muitas vezes leva séculos para ser removido.
Não se trata apenas da perda de tempo, ou mesmo da frustração absoluta de ser interrompido. Há também um enorme impacto na receita da empresa quando você começa a somar todas essas interrupções no local de trabalho.
Estatísticas de interrupções no trabalho
Um novo relatório foi divulgado recentemente pelo Think Tank alemão Next Work Innovation, destacando as estatísticas de interrupções no trabalho. O estudo constatou que os funcionários de profissões com conhecimento intensivo são interrompidos, em média, 15 vezes por hora. Isso equivale a uma interrupção a cada quatro minutos.
O impacto financeiro? O Think Tank apurou, com base nos números, que, somadas, as interrupções custam às empresas em todo o mundo cerca de 58 bilhões de euros por ano.
E não se trata apenas de interrupções de e-mails, colegas de trabalho, chamadas telefônicas ou outros suspeitos habituais. Os participantes do estudo também passaram, em média, um dia e meio em reuniões por semana e tentaram realizar várias tarefas ao mesmo tempo pelo menos duas vezes por hora.
Esse estado constante de fluxo geralmente leva à falta de foco e eficiência, além de sobrecarga e estresse.
Para colocar tudo isso em perspectiva, essa é aproximadamente a mesma quantidade de tempo, energia e recursos que toda a força de trabalho da Siemens alcançou em 2021 - ou seja, 303.000 funcionários em todo o mundo!
A análise também constatou que, para cada interrupção de um funcionário, isso adicionava de 15 a 24% a mais de tempo à tarefa, dependendo da complexidade. Mesmo de forma conservadora, considerando esse valor de 15%, isso representa uma média de três dias inteiros de trabalho por mês perdidos exclusivamente por causa das interrupções.
YIKES!
Resumo dos resultados da interrupção no local de trabalho:
- O trabalhador do conhecimento médio é interrompido uma média de 15 vezes por hora
- Isso representa uma interrupção a cada quatro minutos
- A perda de produtividade resultante de interrupções custa às empresas cerca de 58 bilhões de euros por ano (globalmente)
- A maioria dos profissionais do conhecimento tenta realizar multitarefas pelo menos duas vezes a cada hora
- Em média, os profissionais do conhecimento passam um dia e meio em reuniões por semana
- Cada interrupção faz com que uma tarefa leve de 15% a 24% mais tempo para ser concluída
- Mesmo que esse número seja baixo (apenas 15%), isso resultaria em três dias inteiros de trabalho perdidos por interrupções por mês
- Os e-mails são responsáveis pela maioria das interrupções
Como estamos sendo interrompidos no local de trabalho?
No estudo, não houve um culpado principal pelas interrupções, mas uma verdadeira mistura de influências. Entretanto, nenhuma delas foi extremamente surpreendente.
Os participantes descobriram que seu trabalho é interrompido com mais frequência por e-mails, em média 3,3 vezes por hora.
No entanto, os serviços de bate-papo não ficaram muito atrás e, embora muitos serviços, como o Slack e os aplicativos de mensagens, tenham sido projetados para tornar a comunicação mais eficiente, eles estão sendo usados principalmente como reativos, em vez de "deixar uma mensagem" para os colegas atenderem em um momento em que não estejam ocupados.
Além disso, as reuniões on-line - um dos pilares da nossa cultura de trabalho após a pandemia - são um grande ponto de discórdia para muitos quando se trata de realizar o trabalho. Com tantas sendo consideradas "obrigatórias", o estudo descobriu que muitas pessoas concordaram em participar apenas para manter as câmeras desligadas e trabalhar em outras tarefas ao mesmo tempo.
Nem a reunião nem as tarefas de trabalho recebem toda a atenção do indivíduo, o que pode levar a erros, pressa e falta de foco em geral.
Embora adoraríamos dizer que todas as interrupções são de origem corporativa, infelizmente não é apenas uma notificação de e-mail que nos afasta do trabalho. Somos, no fundo, criaturas que buscam dopamina. Isso pode ser um movimento do seu celular para as mídias sociais, olhar pela janela para um veículo que passa ou até mesmo dar uma passada para tomar seu 46º café do dia.
O relatório constatou que os participantes do estudo desbloquearam seus telefones 56 vezes por diae olharam para eles 88 vezes. Isso estava relacionado ao trabalho? Não! Foi principalmente para usar as mídias sociais e verificar as notícias. Embora o relatório recomende deixar o telefone longe da mesa, felizmente eles perceberam que isso não é viável (e um pouco cruel nos dias de hoje!)
Por que as interrupções constantes no trabalho ainda acontecem?
De acordo com o relatório, um dos principais fatores que contribuem para esse problema é o fato de que os locais de trabalho geralmente não têm processos e estruturas de comunicação claros, o que faz com que as pessoas não tenham expectativas claras. Ou então, esses processos estão em vigor para os funcionários, mas a gerência sênior geralmente não adere às mesmas regras.
Muitas coisas que eram consideradas úteis em termos de medição de desempenho agora são conceitos ultrapassados. Coisas que levam, de fato, ao presenteísmo digital: horas extras, presença em todas as reuniões e adiamento de feriados.
Continuar com isso pode levar a uma cultura de trabalho performático. Nela, os funcionários "parecem ocupados" e "se sentem ocupados", mas, em geral, menos trabalho é feito, pois eles estão mais concentrados em sua aparência.
Isso cria um ambiente em que os funcionários sentem que não conseguem concluir suas tarefas sem a ajuda ou a contribuição de outras pessoas. Além disso, com as organizações buscando cada vez mais soluções digitais, como Slack e e-mails, para se comunicar internamente, há uma tendência de esses canais ficarem sobrecarregados, o que leva a mais distrações.
Os aplicativos de bate-papo, como o Slack, devem ser usados para interromper a enxurrada de e-mails. Mas o resultado, muitas vezes, é apenas um excesso de Slack adicional. E a enxurrada de e-mails não diminuiu o suficiente para poupar tempo e distração. Na verdade, ela é aumentada pela adição de um novo meio para se ter em mente, desviando a atenção das tarefas.
Também vale a pena observar que nem todos são afetados da mesma forma. Enquanto muitas pessoas adoram trabalhar em casa, como os introvertidos, outras podem ter dificuldades. Trabalhar em uma mesa grande pode ser ótimo para funções sociáveis e tagarelas, mas para aqueles que precisam de foco profundo, toda a situação comum é incrivelmente distrativa.
Então, quem é a Next Work Innovation & Vera Starker?
A Next Work Innovation é um think tank com sede em Berlim que pesquisa uma nova metodologia de trabalho e oferece consultoria às empresas que implementam essas mudanças.
Liderada pela co-fundadora, Vera Starker, Starker é psicóloga empresarial e advogada com MBA em desenvolvimento organizacional pela Universidade Johns Hopkins, especializada em coaching equipes e empresas. Ela é membro sênior de coaching da Associação Federal Alemã para Coaching (DBVC). Além disso, Vera escreve guias sobre mudanças e gerenciamento de conflitos na era digital.
E qual foi o estudo?
Para verificar quanto as interrupções no trabalho custam às empresas alemãs e os efeitos das interrupções e distrações na produtividade e nos níveis de estresse, 637 funcionários foram pesquisados entre dezembro de 2021 e fevereiro de 2022. Os participantes, todos de 25 empresas baseadas em conhecimento em doze setores, preencheram um questionário on-line e mantiveram um diário baseado na Web.
Como lidar com interrupções no trabalho
Há várias coisas que você pode fazer para tentar reduzir as interrupções e aumentar sua produtividade.
Em primeiro lugar, pense em quando você responde a e-mails ou mensagens - reservar horários específicos ao longo do dia para isso o ajudará a garantir que isso não ocupe muito do seu tempo.
Também precisamos analisar como vemos as reuniões e a interação "face a face" no local de trabalho. Muitas reuniões ainda são tratadas como obrigatórias quando simplesmente não são necessárias.
Ao ser mais seletivo sobre quando e onde concorda em participar ou sediar uma reunião, você pode reduzir o tempo que ela consome em seu dia.
Usar um gravador de reuniões, como o tl;dv, e adotar uma cultura de trabalho assíncrona é uma ótima maneira de interromper essa narrativa.
Incentivar uma cultura que permita que as pessoas "se atualizem" nas reuniões em um horário que lhes seja conveniente, ou mesmo que só precisem ver algumas partes relevantes, cria uma vida profissional muito mais produtiva e eficiente.
Além da economia de tempo e dinheiro, simplesmente há menos ressentimento e estresse em relação ao aumento do escopo ou ao fato de se sentir obrigado a realizar tarefas ou atividades que não trarão resultados. Ninguém fica se contorcendo com as notificações do Slack, e as pessoas têm a confiança e a liberdade de definir seus cronogramas e práticas de trabalho.
Isso também permite que um canal de comunicação de "emergência" seja mantido livre quando necessário; no entanto, um ambiente de trabalho mais calmo e eficiente resultará em menos sinais de alerta e pânico de última hora.
Por fim, estar ciente do que está fazendo e de como isso contribui para a sua produtividade pode ajudar a reduzir as distrações e mantê-lo concentrado no trabalho em questão.
Você também pode tentar se adaptar ao conceito de Trabalho profundoe dar a si mesmo períodos longos e regulares para fazer as coisas sem interrupção. Ou implementar o método Pomodoro, no qual você se concentra em uma tarefa durante períodos de tempo determinados, com pequenos intervalos para permitir essas distrações de forma controlada.
As próprias pausas podem ajudá-lo a manter o foco e evitar que você se sinta sobrecarregado pela carga de trabalho. Tirar alguns minutos de distância da sua mesa pode ajudá-lo a limpar a mente e a voltar revigorado e pronto para retomar o trabalho.
Enfrentar as interrupções do escritório
As interrupções sempre farão parte da vida. Seja na vida pessoal, na vida profissional, no trabalho em um escritório ou em casa. Mas, ao implementar algumas das dicas acima, podemos manter o controle e evitar a sensação de que o dia está escapando de nós. Com um pouco de esforço consciente, podemos manter o foco e tirar o máximo proveito de nosso dia de trabalho.
Tudo começa com o autoconhecimento, o estabelecimento de limites e uma cultura de trabalho sólida e transparente. Em seguida, invista em ferramentas que o ajudem a ser mais produtivo e, por fim, reserve alguns momentos para se afastar de sua mesa e respirar um pouco antes de voltar ao ritmo das coisas. Boa sorte!
