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Che tu lavori da remoto o in ufficio, non c'è niente di peggio che essere immersi in un flusso di lavoro intenso ed essere interrotti. L'interruzione può durare solo pochi secondi, ma spesso ci vuole molto tempo per riprendersi dagli effetti che ne derivano.
Non si tratta solo della perdita di tempo o della frustrazione causata dall'interruzione. Quando si sommano tutte queste interruzioni sul posto di lavoro, si ottiene un impatto enorme sui ricavi aziendali.
Statistiche relative alle interruzioni sul lavoro
Un nuovo rapporto è stato recentemente pubblicato dal think tank tedesco Next Work Innovation, che evidenzia le statistiche relative alle interruzioni sul lavoro. Lo studio ha rilevato che i dipendenti che svolgono professioni ad alta intensità di conoscenza subiscono in media 15 interruzioni all'ora. Ciò equivale a un'interruzione ogni quattro minuti.
L'impatto finanziario? Il Think Tank ha accertato dai dati che, se sommate, le interruzioni costano alle aziende a livello globale circa 58 miliardi di euro all'anno.
E non si tratta solo di interruzioni dovute a e-mail, colleghi, telefonate o altri fattori comuni. I partecipanti allo studio hanno anche trascorso, in media, un giorno e mezzo alla settimana in riunioni e hanno cercato di svolgere più attività contemporaneamente almeno due volte all'ora.
Questo stato di flusso costante spesso porta a una mancanza di concentrazione ed efficienza, oltre che a un senso di sopraffazione e stress.
Per mettere tutto questo in prospettiva, si tratta all'incirca della stessa quantità di tempo, energia e risorse che l'intera forza lavoro di Siemens ha realizzato nel 2021, ovvero 303.000 dipendenti in tutto il mondo!
La revisione ha inoltre rilevato che ogni singola interruzione di un dipendente comportava un aumento del tempo necessario per portare a termine l'attività compreso tra il 15 e il 24%, a seconda della complessità. Anche considerando una stima prudente del 15%, si tratta di una media di tre giorni lavorativi completi al mese persi esclusivamente a causa delle interruzioni.
Accidenti!
Riepilogo dei risultati relativi alle interruzioni sul posto di lavoro:
- Il lavoratore della conoscenza medio viene interrotto in media 15 volte all'ora.
- È un'interruzione ogni quattro minuti.
- La perdita di produttività derivante dalle interruzioni costa alle aziende circa 58 miliardi di euro all'anno (a livello globale).
- La maggior parte dei lavoratori della conoscenza tenta di svolgere più attività contemporaneamente almeno due volte ogni ora.
- In media, i lavoratori della conoscenza trascorrono un giorno e mezzo alla settimana in riunioni.
- Ogni interruzione allunga il tempo necessario per completare un'attività del 15-24%.
- Anche se si tratta di una percentuale bassa (solo il 15%), ciò comporterebbe una perdita di tre giorni lavorativi completi al mese a causa delle interruzioni.
- Le e-mail sono responsabili della maggior parte delle interruzioni
In che modo veniamo interrotti sul posto di lavoro?
Nello studio, non è stato individuato un unico fattore responsabile delle interruzioni, ma piuttosto un insieme di influenze. Tuttavia, nessuna di queste era particolarmente sorprendente.
I partecipanti hanno riscontrato che il loro lavoro viene interrotto più frequentemente dalle e-mail, in media 3,3 volte all'ora.
Tuttavia, i servizi di chat non sono rimasti indietro e, sebbene molti servizi come Slack e le app di messaggistica siano progettati per rendere la comunicazione più efficiente, vengono utilizzati principalmente in modo reattivo piuttosto che per "lasciare un messaggio" ai colleghi da recuperare quando non sono occupati.
Inoltre, le riunioni online, ormai un pilastro della nostra cultura lavorativa dopo la pandemia, sono motivo di forte contesa per molti quando si tratta di portare a termine il lavoro. Poiché molte di esse sono considerate "obbligatorie", lo studio ha rilevato che molte persone accettano di partecipare solo per tenere la videocamera spenta e lavorare contemporaneamente ad altre attività.
Né la riunione né le attività lavorative ricevono la piena attenzione dell'individuo, il che può portare a errori, fretta e mancanza di concentrazione in generale.
Anche se ci piacerebbe poter dire che tutte le interruzioni sono causate dall'azienda, purtroppo non è solo la sporadica notifica di un'e-mail a distoglierci dal nostro lavoro. In fondo, siamo creature alla ricerca di dopamina. Che si tratti di dare un'occhiata ai social media sul cellulare, guardare fuori dalla finestra un veicolo che passa o anche solo andare a prendere il 46° caffè della giornata.
Il rapporto ha rilevato che i partecipanti allo studio sbloccavano i loro telefoni 56 volte al giornoe li li guardavano 88 volte. Era per motivi di lavoro? No! Principalmente per usare i social media e controllare le notizie. Anche se il rapporto raccomandava di lasciare il telefono lontano dalla scrivania, fortunatamente si sono resi conto che questo non è fattibile (e un po' crudele al giorno d'oggi!).
Perché continuano a verificarsi continue interruzioni sul lavoro?
Secondo il rapporto, uno dei principali fattori che contribuiscono a questo problema è che spesso nei luoghi di lavoro mancano processi e strutture di comunicazione chiari, il che porta le persone ad avere aspettative poco chiare. In alternativa, questi sono in atto per i dipendenti, ma spesso i dirigenti senior non rispettano le stesse regole.
Molti aspetti che erano considerati utili per misurare le prestazioni sono ormai concetti superati. Aspetti che portano, in effetti, al presentismo digitale: straordinari, partecipazione a tutte le riunioni e rinvio delle ferie.
Continuare con questo approccio può portare a una cultura del lavoro performativo. In cui i dipendenti "sembrano occupati" e "si sentono occupati", ma nel complesso viene svolto meno lavoro, poiché sono più concentrati sull'apparenza.
Questo crea un ambiente in cui i dipendenti sentono di non poter portare a termine i propri compiti senza l'aiuto o il contributo degli altri. Inoltre, con le organizzazioni che guardano sempre più spesso a soluzioni digitali come Slack e le e-mail per comunicare internamente, c'è la tendenza a sovraccaricare questi canali, causando ulteriori distrazioni.
Le applicazioni di chat come Slack dovrebbero essere utilizzate per fermare il flusso di e-mail. Tuttavia, il risultato è stato spesso solo un ulteriore sovraccarico di Slack. Il flusso di e-mail non è affatto diminuito in misura sufficiente da consentire un risparmio di tempo e una riduzione delle distrazioni. Semmai, si è aggiunto un nuovo mezzo da tenere presente, che distoglie l'attenzione dai compiti da svolgere.
Vale anche la pena notare che non tutti sono influenzati allo stesso modo. Mentre molte persone amano lavorare da casa, come gli introversi, altre potrebbero avere difficoltà. Lavorare su un unico grande tavolo può essere ottimo per i ruoli socievoli e loquaci, ma per coloro che richiedono una concentrazione profonda, l'intera situazione comune è incredibilmente fonte di distrazione.
Allora, chi sono Next Work Innovation e Vera Starker?
Next Work Innovation è un think tank con sede a Berlino che studia nuove metodologie di lavoro e fornisce consulenza alle aziende che intendono implementare tali cambiamenti.
Guidata dalla cofondatrice Vera Starker, Starker è una psicologa aziendale e avvocato con un MBA in sviluppo organizzativo conseguito presso la Johns Hopkins University, specializzata nel coaching di team e aziende. È membro senior dell'Associazione Federale Tedesca per il Coaching (DBVC). Inoltre, Vera scrive guide sul cambiamento e la gestione dei conflitti nell'era digitale.
E qual era lo studio?
Per determinare il costo delle interruzioni del lavoro per le aziende tedesche e gli effetti delle interruzioni e delle distrazioni sulla produttività e sui livelli di stress, tra dicembre 2021 e febbraio 2022 sono stati intervistati 637 dipendenti. I partecipanti, tutti provenienti da 25 aziende basate sulla conoscenza in dodici settori industriali, hanno compilato un questionario online e tenuto un diario web.
Come gestire le interruzioni sul lavoro
Ci sono diverse cose che puoi fare per cercare di ridurre le interruzioni e aumentare la tua produttività.
In primo luogo, pensa a quando rispondi alle e-mail o ai messaggi: riservare dei momenti specifici della giornata a questa attività ti aiuterà a evitare che ti porti via troppo tempo.
Dobbiamo anche riflettere sul modo in cui consideriamo le riunioni e le interazioni "faccia a faccia" sul posto di lavoro. Molte riunioni sono ancora considerate obbligatorie, quando in realtà non sono affatto necessarie.
Essendo più selettivi riguardo a quando e dove accettare di partecipare o ospitare una riunione, è possibile ridurre il tempo che essa occupa nella vostra giornata.
L'uso di un registratore di riunioni come tl;dv e l'adozione di una cultura lavorativa asincrona sono ottimi modi per sovvertire questa narrativa.
Promuovere una cultura che consenta alle persone di "recuperare" le riunioni nel momento più opportuno per loro, o anche solo di visionare le parti rilevanti, rende la vita lavorativa molto più produttiva ed efficiente.
Oltre al risparmio di tempo e denaro, ci sono meno risentimenti e stress legati al superamento degli obiettivi o al senso di obbligo nei confronti di compiti o attività che non porteranno a nulla. Nessuno è in ansia per le notifiche di Slack e alle persone viene data la fiducia e la libertà di stabilire le proprie tempistiche e modalità di lavoro.
Consente inoltre di mantenere libero un canale di comunicazione "di emergenza" quando necessario, tuttavia un ambiente di lavoro più tranquillo ed efficiente porterà a un minor numero di situazioni critiche e di panico dell'ultimo minuto.
In definitiva, essere consapevoli di ciò che si sta facendo e di come questo contribuisca alla propria produttività può aiutare a ridurre le distrazioni e a rimanere concentrati sul lavoro da svolgere.
Puoi anche provare ad adattarti al concetto di Deep Worke concederti periodi regolari e prolungati per portare a termine le cose senza interruzioni. Oppure implementa il metodo Pomodoro, in cui ti concentri su un'attività durante intervalli di tempo prestabiliti, con mini-pause per consentire queste distrazioni in modo controllato.
Le pause possono aiutarti a rimanere concentrato ed evitare di sentirti sopraffatto dal carico di lavoro. Allontanarti dalla scrivania per qualche minuto può aiutarti a schiarirti le idee e tornare più riposato e pronto a rimetterti al lavoro.
Accetta le interruzioni in ufficio
Gli imprevisti saranno sempre parte integrante della nostra vita, sia essa personale, lavorativa, in ufficio o da casa. Tuttavia, mettendo in pratica alcuni dei suggerimenti sopra riportati, possiamo mantenere il controllo ed evitare la sensazione che la nostra giornata ci stia sfuggendo. Con un po' di impegno consapevole, possiamo mantenere la concentrazione e ottenere il massimo dalla nostra giornata lavorativa.
Tutto inizia con la consapevolezza di sé, la definizione dei propri limiti e una solida cultura del lavoro trasparente. Quindi investi in strumenti che ti aiutino a essere più produttivo e, infine, prenditi qualche momento per allontanarti dalla scrivania e concederti un po' di respiro prima di rimetterti al lavoro. Buona fortuna!
