원격으로 일하든 사무실에서 일하든, 한창 업무에 몰두하던 중 방해를 받는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 중단은 몇 초밖에 걸리지 않지만 그 후유증을 떨쳐내는 데는 오랜 시간이 걸리는 경우가 많습니다.
단순히 시간 손실이나 업무 중단으로 인한 좌절감만이 문제가 아닙니다. 이러한 업무 중단을 모두 합치면 비즈니스 수익에도 막대한 영향을 미칩니다.
업무 중단 통계
최근 독일의 싱크탱크 넥스트 워크 이노베이션은 업무 중단 통계를 강조하는 새로운 보고서를 발표했습니다. 이 연구에 따르면 지식 집약적인 직종에 종사하는 직원들은 시간당 평균 15번의 업무 중단을 경험하는 것으로 나타났습니다. 이는 4분마다 한 번씩 중단되는 것과 같습니다.
재정적 영향은? 이 싱크탱크는 수치를 통해 전 세계 기업에서 운영 중단으로 인해 연간 약 580억 유로의 비용이 발생한다는 사실을 확인했습니다.
이메일, 동료, 전화 통화 또는 기타 일반적인 방해 요소로 인한 방해뿐만이 아닙니다. 연구 참가자들은 또한 일주일에 평균 하루 반나절을 회의에 투자하고 한 시간에 최소 두 번 이상 멀티태스킹을 시도했습니다.
이러한 지속적인 흐름의 상태는 종종 집중력과 효율성 부족은 물론 부담감과 스트레스로 이어집니다.
이 모든 것을 종합해 보면, 이는 2021년 지멘스의 전 세계 직원 303,000명이 달성한 시간과 에너지, 자원과 거의 같은 양입니다!
또한 검토 결과, 직원이 한 번 중단될 때마다 복잡성에 따라 업무에 15~24%의 시간이 더 소요되는 것으로 나타났습니다. 보수적으로 15%로 잡아도 한 달에 평균 3일의 근무일이 업무 중단으로 인해 손실되는 것입니다.
YIKES!
업무 중단 조사 결과를 요약했습니다:
- 지식 근로자는 평균적으로 시간당 15번의 업무 중단을 경험합니다.
- 이는 4분마다 한 번씩 중단되는 것입니다.
- 운영 중단으로 인한 생산성 손실로 인해 기업들은 연간 약 580억 유로(전 세계)의 비용을 지출하고 있습니다.
- 대부분의 지식 근로자는 매시간 최소 두 번 이상 멀티태스킹을 시도합니다.
- 지식 근로자는 평균적으로 매주 하루 반나절을 회의에 소비합니다.
- 중단될 때마다 작업 완료에 15%~24% 더 오래 걸립니다.
- 이 수치가 낮은 수준(15%에 불과)이라 하더라도 한 달에 3일의 근무일이 중단으로 인해 손실됩니다.
- 이메일은 대부분의 중단에 대한 책임이 있습니다.
직장에서 어떻게 방해를 받고 있나요?
이 연구에서는 중단의 주범이 한 가지가 아니라 여러 가지 영향이 복합적으로 작용하는 것으로 나타났습니다. 하지만 크게 놀라운 결과는 없었습니다.
참가자들은 한 시간에 평균 3.3번 이메일 때문에 업무가 가장 자주 중단되는 것으로 나타났습니다.
하지만 채팅 서비스는 그다지 뒤처지지 않았고, Slack이나 메시징 앱과 같은 많은 서비스가 커뮤니케이션의 효율성을 높이기 위해 설계되었지만, 동료가 바쁘지 않은 시간에 받기 위해 '메시지를 남기는' 용도보다는 대부분 사후 대응적인 용도로 사용되고 있습니다.
또한 팬데믹 이후 업무 문화의 주축이 된 온라인 회의는 업무 수행에 있어 많은 사람들에게 큰 골칫거리입니다. 많은 사람들이 '필수'로 간주되는 온라인 회의에 카메라를 끄고 다른 업무를 동시에 처리하기 위해 참석하는 경우가 많다는 사실이 연구 결과 밝혀졌습니다.
회의나 업무 모두 개인이 온전히 집중할 수 없기 때문에 실수나 서두름, 전반적인 집중력 부족으로 이어질 수 있습니다.
모든 방해가 회사에서 비롯된 것이라고 말하고 싶지만, 안타깝게도 업무에서 멀어지게 하는 것은 이메일 알림만이 아닙니다. 우리는 본질적으로 도파민을 추구하는 동물입니다. 모바일로 소셜 미디어에 접속하거나, 창밖으로 지나가는 자동차를 바라보거나, 심지어 하루 중 46번째 커피를 마시기 위해 잠깐 들르는 것일 수도 있습니다.
보고서에 따르면 연구 참가자들은 하루에 56번 휴대전화를 잠금 해제하고그리고 88회. 이것이 업무와 관련이 있을까요? 아니요! 대부분 소셜 미디어를 이용하고 뉴스를 확인하기 위한 것이었습니다. 보고서에서는 휴대전화를 책상에서 멀리 두라고 권고했지만, 다행히도 요즘 같은 시대에는 불가능하다는 것을 깨달았습니다(요즘 시대에는 다소 잔인한 일입니다!).
직장에서 계속되는 업무 중단이 발생하는 이유는 무엇인가요?
보고서에 따르면 이 문제의 주요 원인 중 하나는 직장에 명확한 프로세스와 커뮤니케이션 구조가 부족하여 사람들이 불명확한 기대치를 갖게 되는 경우가 많다는 것입니다. 또는 직원을 위한 규정이 마련되어 있지만 고위 경영진이 동일한 규칙을 준수하지 않는 경우가 많습니다.
성과를 측정하는 데 유용하다고 여겨졌던 많은 것들이 이제는 구식 개념이 되었습니다. 사실상 디지털 프레젠테이션주의로 이어지는 것들, 즉 초과 근무, 모든 회의 참석, 휴일 연기 등이 이에 해당합니다.
이러한 상황이 지속되면 성과 중심의 업무 문화로 이어질 수 있습니다. 직원들이 '바빠 보이고' '바쁘다고 느끼지만' 겉으로 보이는 모습에 더 집중하기 때문에 전체적으로 업무 성과는 떨어집니다.
이로 인해 직원들은 다른 사람의 도움이나 의견 없이는 업무를 완수할 수 없다고 느끼는 환경이 조성됩니다. 또한, 조직에서 내부 커뮤니케이션을 위해 Slack이나 이메일과 같은 디지털 솔루션을 점점 더 많이 사용하면서 이러한 채널에 과부하가 걸리는 경향이 있어 주의가 산만해지는 경향이 있습니다.
이메일의 홍수를 막기 위해 Slack과 같은 채팅 애플리케이션을 사용해야 합니다. 하지만 그 결과는 종종 Slack에 또 다른 이메일이 넘쳐나는 것뿐이었습니다. 그리고 이메일의 홍수는 결코 시간과 주의력을 절약할 만큼 충분히 가라앉지 않았습니다. 오히려 주의해야 할 새로운 매체가 추가되어 업무에서 주의를 분산시키는 경우가 더 많았습니다.
또한 모든 사람이 같은 방식으로 영향을 받는 것은 아니라는 점도 주목할 필요가 있습니다. 내성적인 사람처럼 재택근무를 좋아하는 사람들도 많지만, 그렇지 않은 사람들도 어려움을 겪을 수 있습니다. 큰 책상 하나에서 일하는 것은 수다스러운 사교적인 역할에는 좋을지 모르지만, 집중력이 필요한 사람들에게는 공동의 상황 전체가 매우 산만하게 느껴질 수 있습니다.
그렇다면 넥스트 워크 이노베이션과 베라 스타커는 누구일까요?
넥스트 워크 이노베이션은 새로운 업무 방법론을 연구하는 베를린 소재 싱크탱크로, 이러한 변화를 실행하는 기업에게 조언을 제공합니다.
공동 창립자인 베라 스타커가 이끄는 스타커는 존스홉킨스 대학교에서 조직 개발 MBA를 취득한 비즈니스 심리학자이자 변호사로, 팀과 비즈니스 코칭을 전문으로 하고 있습니다. 독일연방코칭협회(DBVC)의 선임 코치 회원이기도 합니다. 또한 디지털 시대의 변화와 갈등 관리에 관한 가이드북을 집필하고 있습니다.
연구 내용은 무엇이었나요?
독일 기업의 업무 중단으로 인한 비용과 업무 중단 및 산만함이 생산성에 미치는 영향과 스트레스 수준을 파악하기 위해 2021년 12월부터 2022년 2월까지 637명의 직원을 대상으로 설문조사를 실시했습니다. 12개 산업 분야의 25개 지식 기반 기업에서 온 참가자들은 온라인 설문지를 작성하고 웹 기반 일기를 작성했습니다.
업무 중단에 대처하는 방법
중단을 줄이고 생산성을 높이기 위해 시도할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.
먼저, 이메일에 답장하거나 메시지에 응답할 때를 생각해 보세요. 하루 중 특정 시간을 따로 정해두면 시간을 너무 많이 차지하지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.
또한 직장에서의 회의와 '대면' 상호작용을 어떻게 바라보는지도 살펴볼 필요가 있습니다. 많은 회의가 꼭 필요하지 않은데도 여전히 필수 회의로 취급되고 있습니다.
회의 참석 또는 주최에 동의하는 시간과 장소를 보다 신중하게 선택하면 하루 중 회의가 차지하는 시간을 줄일 수 있습니다.
tl;dv와 같은 회의 녹화기를 사용하고 비동기식 업무 문화를 채택하는 것은 이러한 관행을 깨는 좋은 방법입니다.
사람들이 자신에게 맞는 시간에 회의를 '따라잡기'하거나 특정 관련 부분만 볼 수 있는 문화를 장려하면 훨씬 더 생산적이고 효율적인 업무 환경을 조성할 수 있습니다.
시간과 비용을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 범위가 좁아지거나 성과가 없는 작업이나 활동에 대한 의무감에 대한 원망과 스트레스가 줄어듭니다. 아무도 Slack 알림에 눈치를 보지 않으며, 사람들은 자신의 타임라인과 업무 방식을 자유롭게 설정할 수 있는 신뢰와 자유를 얻게 됩니다.
또한 필요할 때 '긴급' 커뮤니케이션을 위한 채널을 명확하게 유지할 수 있으며, 보다 차분하고 효율적인 업무 환경은 위험 신호와 막판 패닉을 줄일 수 있습니다.
궁극적으로 자신이 하고 있는 일과 그것이 생산성에 어떤 영향을 미치는지 인식하면 방해 요소를 줄이고 업무에 집중하는 데 도움이 될 수 있습니다.
다음과 같은 개념에 적응해 볼 수도 있습니다. 집중 작업의 개념에 적응하여 규칙적으로 오랜 시간 동안 방해받지 않고 업무를 완수할 수 있습니다. 또는 할당된 시간 동안 한 가지 작업에 집중하는 포모도로 방법을 실행하고 미니 휴식 시간을 통해 이러한 방해 요소를 통제된 방식으로 허용하세요.
휴식은 집중력을 유지하고 업무량에 압도당하는 것을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 책상에서 몇 분만 벗어나면 마음을 비우고 상쾌한 기분으로 다시 업무에 복귀할 수 있습니다.
사무실 업무 중단에 대응하기
중단은 언제나 삶의 일부입니다. 개인 생활, 직장 생활, 사무실 근무, 재택근무 등 모든 것이 그렇죠. 하지만 위의 몇 가지 팁을 실천하면 스스로를 통제하고 하루가 흘러가는 듯한 느낌을 피할 수 있습니다. 약간의 의식적인 노력만 기울이면 집중력을 유지하고 업무 시간을 최대한 활용할 수 있습니다.
이 모든 것은 자기 인식, 경계 설정, 투명한 업무 문화에서 시작됩니다. 그런 다음 생산성을 높이는 데 도움이 되는 도구에 투자하고, 마지막으로 잠시 책상에서 벗어나 숨을 돌릴 수 있는 시간을 가진 후 다시 업무에 복귀하세요. 행운을 빕니다!
