Независимо от того, работаете ли вы удаленно или в офисе, нет ничего хуже, чем находиться в состоянии глубокого потока и быть прерванным. Прерывание может занять всего несколько секунд, но от его последствий часто приходится избавляться целую вечность.
Дело не только в потере времени или даже в крайнем разочаровании от того, что вас прерывают. Когда вы начинаете суммировать все эти прерывания на рабочем месте, это также оказывает огромное влияние на доходы бизнеса.
Статистика прерывания работы на рабочем месте
Недавно немецкий аналитический центр Next Work Innovation представил новый доклад, в котором приводится статистика прерываний на работе. Исследование показало, что работников наукоемких профессий прерывают в среднем 15 раз в час. Это равносильно одному прерыванию каждые четыре минуты.
Финансовые последствия? Аналитический центр выяснил, что, если сложить все вместе, перебои в работе обходятся компаниям по всему миру примерно в 58 миллиардов евро в год.
И это не только прерывания от электронной почты, коллег, телефонных звонков или других обычных подозрений. Участники исследования также проводили в среднем полтора дня в неделю на совещаниях и пытались работать в режиме многозадачности не менее двух раз в час.
Это постоянное состояние потока часто приводит к недостатку концентрации и эффективности, а также к перегруженности и стрессу.
Чтобы представить все это в перспективе, можно сказать, что это примерно столько же времени, энергии и ресурсов, сколько весь персонал Siemens затратит в 2021 году - это 303 000 сотрудников по всему миру!
Обзор также показал, что каждое прерывание сотрудника увеличивает время выполнения задачи на 15-24% - в зависимости от сложности. Даже если консервативно принять этот показатель за 15%, то в среднем три полных рабочих дня в месяц теряются только из-за прерываний.
YIKES!
Обобщены результаты исследования перерывов на рабочем месте:
- Среднего научного работника прерывают в среднем 15 раз в час
- Это одно прерывание каждые четыре минуты
- Потеря производительности в результате перерывов в работе обходится компаниям примерно в 58 миллиардов евро в год (во всем мире)
- Большинство научных работников пытаются работать в режиме многозадачности не менее двух раз каждый час
- В среднем работники сферы знаний проводят на совещаниях полтора дня в неделю
- Каждое прерывание заставляет выполнять задачу на 15-24% дольше
- Даже если это низкий показатель (всего 15%), это приведет к потере трех полных рабочих дней из-за перерывов в месяц.
- Электронная почта отвечает за большинство перерывов в работе
Как нас прерывают на рабочем месте?
В исследовании не было выявлено одного главного виновника прерывания работы, а был отмечен целый ряд факторов. Однако ни одно из них не вызвало особого удивления.
Участники исследования обнаружили, что чаще всего их работу прерывают электронные письма, в среднем 3,3 раза в час .
Однако чат-сервисы не отставали, и хотя многие сервисы, такие как Slack и приложения для обмена сообщениями, призваны сделать общение более эффективным, они используются в основном как реактивные, а не как "оставить сообщение" коллегам, чтобы они забрали его в то время, когда они не заняты.
Кроме того, онлайн-совещания, ставшие основным элементом нашей рабочей культуры после пандемии, являются для многих предметом разногласий, когда речь идет о выполнении работы. Так как многие из них считаются "обязательными", исследование показало, что многие люди соглашаются присутствовать на них только для того, чтобы не включать камеру и одновременно работать над другими задачами.
Ни собрание, ни рабочие задачи не получают полного внимания человека, что может привести к ошибкам, спешке и отсутствию концентрации в целом.
Хотя нам бы очень хотелось сказать, что все прерывания связаны с корпоративной деятельностью, к сожалению, не только случайное уведомление по электронной почте отрывает нас от работы. По своей сути мы - существа, ищущие дофамин. Это может быть щелчок мобильным телефоном в социальных сетях, взгляд из окна на проезжающий мимо автомобиль или даже поход за 46-м кофе за день.
В отчете говорится, что участники исследования разблокировали свои телефоны 56 раз в деньи смотрели на них 88 раз. Было ли это связано с работой? Нет! В основном это было связано с использованием социальных сетей и проверкой новостей. Хотя в отчете рекомендуется оставлять телефон подальше от рабочего стола, к счастью, они поняли, что это просто невыполнимо (и немного жестоко в наше время!).
Почему постоянные прерывания на работе все еще случаются?
Согласно отчету, одним из основных факторов, способствующих возникновению этой проблемы, является то, что на рабочих местах часто отсутствуют четкие процессы и структуры коммуникации, что приводит к тому, что люди имеют неясные ожидания. Или же они существуют для сотрудников, но высшее руководство часто не придерживается тех же правил.
Многие вещи, которые считались полезными с точки зрения оценки эффективности работы, сегодня являются устаревшими понятиями. То, что приводит, по сути, к цифровому презентеизму: сверхурочная работа, присутствие на каждом совещании и перенос праздников.
Продолжение этой практики может привести к формированию культуры перформативной работы. Когда сотрудники "выглядят занятыми" и "чувствуют себя занятыми", но в целом выполняется меньше работы, поскольку они больше сосредоточены на том, как они выглядят.
Это создает среду, в которой сотрудники чувствуют, что не могут выполнить свои задачи без помощи или участия других. Более того, поскольку организации все чаще используют цифровые решения, такие как Slack и электронная почта, для внутренней коммуникации, существует тенденция к перегрузке этих каналов, что приводит к дальнейшим отвлечениям.
Чат-приложения, такие как Slack, должны использоваться для того, чтобы остановить поток писем. Но в результате часто получается просто дополнительный переполненный Slack. И поток электронных писем ни в коем случае не уменьшился настолько, чтобы сэкономить время и отвлечься. Если что и произошло, так это добавление совершенно нового носителя информации, который нужно держать в голове, отвлекая внимание от задач.
Стоит также отметить, что не на всех это влияет одинаково. Хотя многие люди любят работать дома, например, интроверты, другие могут испытывать трудности. Работа за одним большим столом может отлично подойти для общительных людей, но для тех, кому требуется глубокая сосредоточенность, вся эта коммунальная обстановка невероятно отвлекает.
Итак, кто такие Next Work Innovation и Вера Старкер
Next Work Innovation - это берлинский аналитический центр, исследующий новую методологию работы и предоставляющий консультации предприятиям, внедряющим эти изменения.
Соучредитель компании Вера Штаркер - бизнес-психолог и юрист, получившая степень MBA в области организационного развития в Университете Джона Хопкинса, специализируется на коучинге команд и предприятий. Она является старшим тренером-членом Немецкой федеральной ассоциации коучинга (DBVC). Кроме того, Вера пишет руководства по управлению изменениями и конфликтами в цифровую эпоху.
И что это было за исследование?
Чтобы выяснить, во сколько обходятся немецким компаниям перерывы в работе, а также влияние перерывов и отвлечений на производительность труда и уровень стресса, в период с декабря 2021 по февраль 2022 года было опрошено 637 сотрудников. Все участники, представляющие 25 наукоемких компаний из двенадцати отраслей, заполнили онлайн-анкету и вели веб-дневник.
Как справиться с прерываниями на работе
Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы попытаться уменьшить количество прерываний и повысить свою производительность.
Во-первых, подумайте, когда вы отвечаете на электронные письма или отвечаете на сообщения - выделив для этого определенное время в течение дня, вы сможете убедиться, что это не отнимает у вас слишком много времени.
Нам также необходимо пересмотреть свое отношение к совещаниям и взаимодействию "лицом к лицу" на рабочем месте. Очень многие встречи по-прежнему считаются обязательными, хотя в них просто нет необходимости.
Если вы будете более избирательно подходить к тому, когда и где вы соглашаетесь посетить или провести встречу, вы сможете сократить количество времени, которое она съедает в вашем дне.
Использование записывающего устройства для совещаний, например, tl;dv, и принятие асинхронной рабочей культуры - отличный способ нарушить это повествование.
Поощрение культуры, которая позволяет людям "догонять" встречи в удобное для них время или даже видеть только некоторые важные части, создает гораздо более продуктивную и эффективную рабочую жизнь.
Помимо экономии времени и денег, просто меньше недовольства и стресса по поводу расширения сферы деятельности или ощущения себя обязанным выполнять задачи или действия, которые ничего не дают. Никто не дергается от уведомлений в Slack, а люди получают доверие и свободу устанавливать свои сроки и методы работы.
Это также позволяет сохранить канал для "экстренной" связи в случае необходимости, однако более спокойная и эффективная рабочая среда приведет к меньшему количеству красных флажков и паники в последнюю минуту.
В конечном счете, осознание того, что вы делаете и как это влияет на вашу производительность, поможет вам меньше отвлекаться и сосредоточиться на работе.
Вы также можете попробовать приспособиться к концепции глубокой работыи давать себе регулярные, длительные периоды для выполнения дел без перерыва. Или применить метод Pomodoro, когда вы сосредотачиваетесь на задаче в течение определенного времени с мини-паузами, позволяющими отвлекаться контролируемым образом.
Перерывы сами по себе могут помочь вам оставаться сосредоточенным и не чувствовать себя перегруженным работой. Несколько минут, проведенных за рабочим столом, помогут вам очистить свой разум и вернуться свежим и готовым к работе.
Учесть перерывы в работе офиса
Сбои всегда будут частью жизни. Будь то личная жизнь, работа, работа в офисе или работа на дому. Но, применяя некоторые из приведенных выше советов, мы можем держать себя в руках и не чувствовать, что наш день ускользает от нас. Приложив немного сознательных усилий, мы сможем сохранить концентрацию и получить максимальную отдачу от рабочего дня.
Все начинается с самоанализа, установления границ и прозрачной рабочей культуры. Затем инвестируйте в инструменты, которые помогут вам быть более продуктивными, и, наконец, уделите несколько минут, чтобы отойти от рабочего стола и дать себе передышку, прежде чем вернуться в привычный ритм работы. Удачи!
