Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy w biurze, nie ma nic gorszego niż przerwanie pracy w momencie, gdy jesteś w głębokim skupieniu. Przerwa może trwać tylko kilka sekund, ale jej skutki często odczuwalne są przez długi czas.

Nie chodzi tylko o stratę czasu, a nawet o ogromną frustrację spowodowaną przerwami w pracy. Gdy zsumuje się wszystkie przerwy w pracy, okazuje się, że mają one ogromny wpływ na przychody firmy.

Statystyki dotyczące przerw w pracy

Niemiecki think tank Next Work Innovation opublikował niedawno nowy raport, w którym zwrócono uwagę na statystyki dotyczące przerw w pracy. Badanie wykazało, że pracownicy wykonujący zawody wymagające dużej wiedzy są przerywani średnio 15 razy na godzinę. Oznacza to jedną przerwę co cztery minuty.

Jakie są skutki finansowe? Think Tank ustalił na podstawie danych liczbowych, że łączne koszty przerw w pracy wynoszą dla firm na całym świecie około 58 miliardów euro rocznie.

Nie chodzi tylko o przerwy spowodowane wiadomościami e-mail, rozmowami telefonicznymi, współpracownikami lub innymi typowymi czynnikami. Uczestnicy badania spędzali średnio półtora dnia w tygodniu na spotkaniach i próbowali wykonywać wiele zadań jednocześnie co najmniej dwa razy na godzinę.

Ten ciągły stan przepływu często prowadzi do braku koncentracji i wydajności, a także do przytłoczenia i stresu.

Aby spojrzeć na to z odpowiedniej perspektywy, jest to mniej więcej tyle samo czasu, energii i zasobów, ile osiągnęła cała siła robocza firmy Siemens w 2021 roku – czyli 303 000 pracowników na całym świecie!

W wyniku analizy stwierdzono również, że każda przerwa w pracy pracownika wydłużała czas realizacji zadania o 15–24% – w zależności od stopnia złożoności zadania. Nawet przy ostrożnym szacunku wynoszącym 15% oznacza to średnio trzy pełne dni robocze w miesiącu straconych wyłącznie z powodu przerw w pracy.

Ojej!

Podsumowanie wyników badań dotyczących przerw w pracy:

  • Przeciętny pracownik umysłowy jest przerywany średnio 15 razy na godzinę.
  • To jedna przerwa co cztery minuty.
  • Utrata produktywności wynikająca z przerw w pracy kosztuje firmy około 58 miliardów euro rocznie (w skali globalnej).
  • Większość pracowników umysłowych próbuje wykonywać wiele zadań jednocześnie co najmniej dwa razy na godzinę.
  • Średnio pracownicy umysłowi spędzają półtora dnia w tygodniu na spotkaniach.
  • Każda przerwa wydłuża czas wykonania zadania o 15–24%.
  • Nawet jeśli jest to niski wynik (tylko 15%), oznaczałoby to utratę trzech pełnych dni roboczych w miesiącu z powodu przerw w pracy.
  • E-maile są odpowiedzialne za większość przerw w pracy.

W jaki sposób jesteśmy przerywani w miejscu pracy?

W badaniu nie stwierdzono jednego głównego czynnika powodującego przerwy, ale raczej szereg różnych czynników. Żaden z nich nie był jednak szczególnie zaskakujący.

Uczestnicy badania stwierdzili, że ich praca jest najczęściej przerywana przez wiadomości e-mail, średnio 3,3 razy na godzinę. 

Jednak usługi czatu nie pozostawały daleko w tyle i chociaż wiele usług, takich jak Slack i aplikacje do przesyłania wiadomości, zostało zaprojektowanych w celu usprawnienia komunikacji, są one wykorzystywane głównie w sposób reaktywny, a nie jako „zostawianie wiadomości” dla współpracowników, którzy mogą ją odebrać w momencie, gdy nie są zajęci.

Ponadto spotkania online – stały element naszej kultury pracy po pandemii – są dla wielu osób ogromnym powodem sporów, jeśli chodzi o wykonywanie zadań. Ponieważ tak wiele z nich uznaje się za „obowiązkowe”, badanie wykazało, że wiele osób zgadza się na udział w nich tylko po to, aby wyłączyć kamerę i jednocześnie pracować nad innymi zadaniami.

Ani spotkanie, ani zadania służbowe nie otrzymują pełnej uwagi danej osoby, co może prowadzić do błędów, pośpiechu i ogólnego braku koncentracji. 

osoba odwrócona od laptopa przez telefon komórkowy

Chociaż bardzo chcielibyśmy powiedzieć, że wszystkie przerwy w pracy wynikają z przyczyn związanych z firmą, niestety nie są to tylko sporadyczne powiadomienia e-mailowe, które odciągają nas od pracy. W gruncie rzeczy jesteśmy istotami poszukującymi dopaminy. Może to być rzucenie okiem na media społecznościowe w telefonie komórkowym, patrzenie przez okno na przejeżdżające samochody, a nawet skok po 46. kawę tego dnia. 

Raport wykazał, że uczestnicy badania odblokowywali swoje telefony 56 razy dziennie, a spoglądali na nie 88 razy. Czy miało to związek z pracą? Nie! Głównie po to, aby korzystać z mediów społecznościowych i sprawdzać wiadomości. Chociaż w raporcie zalecano pozostawianie telefonu z dala od biurka, na szczęście zdano sobie sprawę, że nie jest to wykonalne (i nieco okrutne w dzisiejszych czasach!).

Dlaczego w pracy wciąż dochodzi do ciągłych przerw?

Według raportu jednym z głównych czynników przyczyniających się do tego problemu jest brak jasnych procesów i struktur komunikacyjnych w miejscach pracy, co prowadzi do niejasnych oczekiwań wobec pracowników. Alternatywnie, procesy i struktury te istnieją dla pracowników, ale kierownictwo wyższego szczebla często nie przestrzega tych samych zasad. 

Wiele rzeczy, które kiedyś były uważane za przydatne do mierzenia wydajności, teraz jest przestarzałych. To takie rzeczy, które prowadzą do cyfrowego prezenteizmu: nadgodziny, obecność na każdym spotkaniu i odkładanie urlopów.

Kontynuowanie takich działań może prowadzić do powstania kultury pracy opartej na pozorach. Pracownicy „wyglądają na zajętych” i „czują się zajęci”, ale ogólnie wykonują mniej pracy, ponieważ bardziej skupiają się na tym, jak są postrzegani.

Powoduje to powstanie środowiska, w którym pracownicy czują, że nie są w stanie wykonać swoich zadań bez pomocy lub wkładu innych osób. Ponadto, ponieważ organizacje coraz częściej korzystają z rozwiązań cyfrowych, takich jak Slack i poczta elektroniczna, do komunikacji wewnętrznej, kanały te są często przeciążone, co prowadzi do dalszych zakłóceń. 

Aby powstrzymać zalew wiadomości e-mail, należy korzystać z aplikacji do czatowania, takich jak Slack. Jednak często skutkiem tego jest jedynie dodatkowe przeciążenie Slacka. Zalew wiadomości e-mail w żadnym wypadku nie zmniejszył się na tyle, aby zaoszczędzić czas i uniknąć rozpraszania uwagi. Jeśli już, to sytuację pogorszyło dodanie zupełnie nowego medium, o którym trzeba pamiętać, odwracającego uwagę od zadań. 

Warto również zauważyć, że nie wszyscy odczuwają to w ten sam sposób. Podczas gdy wiele osób, np. introwertycy, uwielbia pracę w domu, innym może to sprawiać trudności. Praca przy jednym dużym biurku może być świetnym rozwiązaniem dla osób rozmownych i towarzyskich, ale dla tych, którzy potrzebują głębokiej koncentracji, cała ta wspólna sytuacja jest niezwykle rozpraszająca.

ilustracja przedstawiająca kobietę próbującą pracować, której pracę przerywa wiele osób

Kim więc jest Next Work Innovation & Vera Starker?

Next Work Innovation to berliński think tank zajmujący się badaniem nowych metodologii pracy i doradzaniem firmom wdrażającym te zmiany.

Na czele firmy stoi jej współzałożycielka, Vera Starker, psycholog biznesowy i prawnik z tytułem MBA w zakresie rozwoju organizacyjnego uzyskanym na Uniwersytecie Johna Hopkinsa, specjalizująca się w coachingu zespołów i przedsiębiorstw. Jest starszym członkiem Niemieckiego Federalnego Stowarzyszenia Coachingu (DBVC). Ponadto Vera pisze poradniki dotyczące zarządzania zmianami i konfliktami w erze cyfrowej.

A na czym polegało to badanie?

Aby ustalić, ile kosztują niemieckie firmy przerwy w pracy oraz jaki wpływ mają przerwy i czynniki rozpraszające uwagę na wydajność i poziom stresu, w okresie od grudnia 2021 r. do lutego 2022 r. przeprowadzono ankietę wśród 637 pracowników. Uczestnicy, wszyscy z 25 firm opartych na wiedzy z dwunastu branż, wypełnili kwestionariusz online i prowadzili dziennik internetowy.

Jak radzić sobie z przerwami w pracy

Istnieje kilka sposobów, dzięki którym można ograniczyć przerwy w pracy i zwiększyć swoją produktywność.

Po pierwsze, zastanów się, kiedy odpowiadasz na e-maile lub wiadomości – wyznaczenie konkretnych porach dnia na tę czynność pomoże Ci upewnić się, że nie zajmuje ona zbyt wiele czasu.

Musimy również przyjrzeć się temu, jak postrzegamy spotkania i interakcje „twarzą w twarz” w miejscu pracy. Tak wiele spotkań nadal traktuje się jako obowiązkowe, podczas gdy w rzeczywistości nie są one konieczne.

Będąc bardziej selektywnym w kwestii tego, kiedy i gdzie zgadzasz się uczestniczyć w spotkaniu lub je organizować, możesz ograniczyć ilość czasu, jaki pochłania ono z Twojego dnia.

Wykorzystanie programu do nagrywania spotkań, takiego jak tl;dv, oraz przyjęcie kultury pracy asynchronicznej to świetny sposób na przełamanie tego schematu.

Promowanie kultury, która pozwala ludziom „nadrobić zaległości” w spotkaniach w dogodnym dla nich czasie, a nawet ograniczyć się do obejrzenia tylko niektórych istotnych fragmentów, sprawia, że życie zawodowe staje się znacznie bardziej produktywne i wydajne.

Oprócz oszczędności czasu i pieniędzy, po prostu zmniejsza się poziom niechęci i stresu związanego z rozszerzaniem zakresu zadań lub poczuciem obowiązku wykonywania zadań lub czynności, które nie przynoszą żadnych rezultatów. Nikt nie reaguje nerwowo na powiadomienia w Slacku, a pracownicy otrzymują zaufanie i swobodę w ustalaniu harmonogramów i metod pracy.

Pozwala to również na utrzymanie kanału komunikacji „awaryjnej” w razie potrzeby, jednak spokojniejsze i bardziej wydajne środowisko pracy będzie skutkowało mniejszą liczbą sytuacji kryzysowych i paniki w ostatniej chwili.

W końcu, świadomość tego, co robisz i jak to wpływa na Twoją produktywność, może pomóc Ci ograniczyć rozpraszające Cię czynniki i skupić się na bieżących zadaniach.

Możesz również spróbować dostosować się do koncepcji głębokiej pracyi zapewnić sobie regularne, długie okresy czasu na wykonywanie zadań bez zakłóceń. Możesz też wdrożyć metodę Pomodoro, polegającą na skupieniu się na zadaniu w wyznaczonych ramach czasowych, z mini-przerwami pozwalającymi na kontrolowane rozpraszanie uwagi. 

Same przerwy mogą pomóc Ci zachować koncentrację i uniknąć poczucia przytłoczenia ilością pracy. Kilka minut spędzonych z dala od biurka może pomóc Ci oczyścić umysł i wrócić do pracy wypoczętym i gotowym do działania.

Pogódź się z przerwami w pracy

Zakłócenia zawsze będą częścią życia. Niezależnie od tego, czy chodzi o życie osobiste, zawodowe, pracę w biurze czy pracę z domu. Jednak stosując niektóre z powyższych wskazówek, możemy zachować kontrolę i uniknąć poczucia, że dzień nam ucieka. Przy odrobinie świadomego wysiłku możemy zachować koncentrację i maksymalnie wykorzystać dzień pracy.

Wszystko zaczyna się od samoświadomości, wyznaczania granic i solidnej, przejrzystej kultury pracy. Następnie zainwestuj w narzędzia, które pomogą Ci zwiększyć produktywność, a na koniec poświęć chwilę, aby odejść od biurka i dać sobie trochę przestrzeni do oddechu, zanim ponownie wrócisz do pracy. Powodzenia!