İçeriğe geç
İster uzaktan ister ofiste çalışın, derin bir iş akışının içindeyken kesintiye uğramaktan daha kötü bir şey yoktur. Kesinti sadece birkaç saniye sürebilir, ancak etkisinin geçmesi genellikle çok uzun zaman alır.
Bu sadece zaman kaybı ya da kesintiye uğramanın yarattığı büyük hayal kırıklığı ile ilgili değildir. Tüm bu işyeri kesintilerini topladığınızda, iş gelirleri üzerinde de büyük bir etki yaratır.
İş yerinde kesinti istatistikleri
Alman düşünce kuruluşu Next Work Innovation tarafından kısa süre önce yayınlanan yeni bir rapor, iş yerinde yaşanan kesintilere ilişkin istatistikleri ortaya koydu. Araştırma, bilgi yoğun mesleklerde çalışanların saatte ortalama 15 kez kesintiye uğradığını ortaya koydu. Bu, her dört dakikada bir kesintiye uğradıkları anlamına geliyor.
Finansal etki nedir? Think Tank, rakamlardan, kesintilerin toplamda şirketlere küresel olarak yılda yaklaşık 58 milyar avroya mal olduğunu tespit etti.
Ve bu sadece e-postalar, iş arkadaşları, telefon görüşmeleri veya diğer olağan şüphelilerden kaynaklanan kesintilerle sınırlı değil. Çalışmaya katılanlar ayrıca haftada ortalama bir buçuk gününü toplantılarda geçiriyor ve saatte en az iki kez çoklu görev yapmaya çalışıyorlardı .
Bu sürekli akış hali genellikle odaklanma ve verimlilik eksikliğine, ayrıca bunalmışlık ve strese yol açar.
Bunu bir perspektife oturtmak gerekirse, bu rakam Siemens'in 2021 yılında tüm çalışanlarının harcadığı zaman, enerji ve kaynakların toplamına eşittir – yani dünya çapında 303.000 çalışanın harcadığı zaman, enerji ve kaynakların toplamına!
İnceleme ayrıca, bir çalışanın her kesintiye uğraması durumunda, görevin karmaşıklığına bağlı olarak, görevin tamamlanma süresinin %15 ila %24 oranında uzadığını ortaya koydu. Bu oranı %15 olarak kabul etsek bile, kesintiler nedeniyle ayda ortalama üç tam iş günü kaybediliyor demektir.
YIKES!
İşyerinde kesinti bulgularının özeti:
- Ortalama bir bilgi çalışanı saatte ortalama 15 kez kesintiye uğrar.
- Bu, her dört dakikada bir kesinti demektir.
- Kesintilerden kaynaklanan verimlilik kaybı, şirketlere (küresel olarak) yılda tahmini 58 milyar avroya mal oluyor.
- Çoğu bilgi çalışanı, her saat en az iki kez çoklu görev yapmaya çalışır.
- Bilgi çalışanları haftada ortalama bir buçuk gününü toplantılarda geçiriyor.
- Her kesinti, bir görevin tamamlanma süresini %15 ila %24 oranında uzatır.
- Bu oran düşük olsa bile (sadece %15), bu durum her ay kesintiler nedeniyle üç tam iş gününün kaybedilmesine neden olur.
- E-postalar çoğu kesintiden sorumludur.
İşyerinde nasıl kesintiye uğruyoruz?
Çalışmada, kesintilerin tek bir ana nedeni yoktu, ancak çeşitli etkilerin bir karışımı vardı. Ancak, bunların hiçbiri çok şaşırtıcı değildi.
Katılımcılar, çalışmalarının en sık e-postalar tarafından kesintiye uğradığını, ortalama olarak saatte 3,3 kez olduğunu belirttiler .
Ancak sohbet hizmetleri de çok geride kalmadı ve Slack ve mesajlaşma uygulamaları gibi birçok hizmet iletişimi daha verimli hale getirmek için tasarlanmış olsa da, çoğunlukla reaktif olarak kullanılıyorlar, iş arkadaşlarına meşgul olmadıkları bir zamanda almaları için "mesaj bırakmak" amacıyla değil.
Ayrıca, pandemi sonrası çalışma kültürümüzün temelini oluşturan çevrimiçi toplantılar, işlerin yapılması konusunda birçok kişi için büyük bir tartışma konusu. Birçoğu "zorunlu" olarak kabul edildiğinden, araştırma, birçok kişinin sadece kameralarını kapalı tutmak ve aynı anda başka işlerle uğraşmak için toplantılara katılmayı kabul ettiğini ortaya koydu.
Ne toplantı ne de iş görevleri kişinin tam dikkatini çekmiyor, bu da hatalara, aceleye ve genel olarak odaklanma eksikliğine yol açabiliyor.
Tüm kesintilerin kurumsal kaynaklı olduğunu söylemek isterdik, ancak ne yazık ki bizi işimizden alıkoyan sadece garip e-posta bildirimleri değil. Bizler, özünde dopamin arayan yaratıklarız. Bu, cep telefonunuzu sosyal medyaya çevirmek, pencereden geçen bir araca bakmak veya hatta günün 46. kahvesini almak için dışarı çıkmak olabilir.
Raporda, araştırma katılımcılarının günde 56 kez telefonlarının kilidini açtıklarınıve 88 kez baktıklarını. Bu iş ile ilgili miydi? Hayır! Çoğunlukla sosyal medyayı kullanmak ve haberleri kontrol etmek içindi. Rapor, telefonunuzu masanızdan uzak tutmanızı önerirken, neyse ki bunun mümkün olmadığını (ve günümüzde biraz acımasız olduğunu!) fark ettiler.
İş yerinde neden sürekli kesintiler yaşanıyor?
Rapora göre, bu sorunun ana nedenlerinden biri, işyerlerinde genellikle net süreçler ve iletişim yapılarının bulunmamasıdır. Bu da çalışanların beklentilerinin net olmamasına yol açmaktadır. Alternatif olarak, bu süreçler ve yapılar çalışanlar için mevcut olsa da, üst yönetim genellikle aynı kurallara uymamaktadır.
Performansı ölçmek açısından yararlı olduğu düşünülen birçok şey artık modası geçmiş kavramlardır. Aslında dijital presenteeism'e yol açan şeyler: fazla mesai, her toplantıya katılmak ve tatilleri ertelemek.
Bunlara devam etmek, performatif çalışma kültürüne yol açabilir. Çalışanlar "meşgul görünür" ve "meşgul hisseder", ancak görünüşlerine daha fazla odaklandıkları için genel olarak daha az iş yapılır.
Bu, çalışanların başkalarının yardımı veya katkısı olmadan görevlerini tamamlayamayacaklarını hissettikleri bir ortam yaratır. Ayrıca, kuruluşlar iç iletişim için Slack ve e-posta gibi dijital çözümleri giderek daha fazla tercih ettikçe, bu kanalların aşırı yüklenme eğilimi ortaya çıkmakta ve bu da daha fazla dikkat dağınıklığına yol açmaktadır.
Slack gibi sohbet uygulamaları, e-posta selini durdurmak için kullanılmalıdır. Ancak sonuç genellikle sadece ek bir Slack seli olmuştur. Ve e-posta seli, zaman ve dikkat kaybını önleyecek kadar azalmamıştır. Aksine, akılda tutulması gereken yepyeni bir ortam eklenerek, görevlerden dikkatin uzaklaşmasına neden olmuştur.
Herkesin aynı şekilde etkilenmediğini de belirtmek gerekir. İçe dönük kişiler gibi birçok insan evden çalışmayı severken, diğerleri bu durumdan rahatsız olabilir. Büyük bir masada çalışmak, konuşkan ve sosyal kişiler için harika olabilir, ancak derin konsantrasyon gerektiren kişiler için ortak çalışma ortamı inanılmaz derecede dikkat dağıtıcı olabilir.
Peki, Next Work Innovation ve Vera Starker kimdir?
Next Work Innovation, Berlin merkezli bir düşünce kuruluşudur. Yeni çalışma metodolojilerini araştırır ve bu değişiklikleri uygulayan işletmelere danışmanlık hizmeti sunar.
Kurucu ortağı Vera Starker'in öncülüğünde, Starker, Johns Hopkins Üniversitesi'nden organizasyonel gelişim alanında MBA derecesine sahip bir iş psikoloğu ve avukattır. Takım ve işletmelere koçluk konusunda uzmanlaşmıştır. Alman Federal Koçluk Derneği'nin (DBVC) kıdemli koç üyesidir. Ayrıca Vera, dijital çağda değişim ve çatışma yönetimi hakkında rehber kitaplar yazmaktadır.
Peki araştırma neydi?
İş kesintilerinin Alman şirketlerine ne kadar maliyet getirdiğini ve kesintilerin ve dikkat dağınıklığının üretkenlik ve stres düzeyleri üzerindeki etkilerini belirlemek için, Aralık 2021 ile Şubat 2022 arasında 637 çalışanla anket yapıldı. Katılımcılar, on iki sektörden 25 bilgi tabanlı şirketten seçildi ve çevrimiçi bir anket doldurup web tabanlı bir günlük tuttular.
İş yerinde kesintilerle nasıl başa çıkılır?
Kesintileri azaltmak ve verimliliğinizi artırmak için yapabileceğiniz birkaç şey vardır.
Öncelikle, e-postaları veya mesajları ne zaman yanıtladığınızı düşünün – gün içinde bunun için belirli zamanlar ayırmak, bu işin çok fazla zamanınızı almamasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.
Ayrıca işyerinde toplantıları ve "yüz yüze" etkileşimi nasıl gördüğümüze de bakmamız gerekiyor. Pek çok toplantı, aslında gerekli olmadığı halde hala zorunlu olarak kabul ediliyor.
Toplantıya katılmayı veya toplantı düzenlemeyi kabul ettiğiniz zaman ve yeri daha seçici bir şekilde belirleyerek, bunun gününüzün ne kadarını kapladığını azaltabilirsiniz.
tl;dv gibi bir toplantı kaydedici kullanmak ve eşzamansız bir çalışma kültürü benimsemek, bu algıyı yıkmanın harika bir yoludur.
İnsanların kendilerine uygun bir zamanda toplantıları "takip etmelerine" veya hatta sadece belirli ilgili kısımları görmelerine olanak tanıyan bir kültür teşvik etmek, çok daha üretken ve verimli bir çalışma hayatı yaratır.
Zaman ve paradan tasarruf etmenin yanı sıra, kapsamın genişlemesi veya hiçbir sonuç getirmeyecek görev veya faaliyetlere mecbur kalma konusunda daha az kızgınlık ve stres yaşanıyor. Kimse Slack bildirimlerine tedirginlikle bakmıyor ve çalışanlara zaman çizelgelerini ve çalışma yöntemlerini belirleme konusunda güven ve özgürlük tanınıyor.
Ayrıca, gerektiğinde "acil durum" iletişimi için bir kanalın açık tutulmasına olanak tanır, ancak daha sakin ve verimli bir çalışma ortamı, daha az kırmızı bayrak ve son dakika paniğine yol açacaktır.
Sonuç olarak, ne yaptığınızın ve bunun üretkenliğinize nasıl katkıda bulunduğunun farkında olmak, dikkatinizin dağılmasını önlemeye ve elinizdeki işe odaklanmanıza yardımcı olabilir.
Ayrıca, Derin Çalışmakavramını deneyip uyum sağlayabilir ve kendinize düzenli olarak uzun süreler ayırarak işlerinizi kesintisiz bir şekilde halledebilirsiniz. Ya da Pomodoro yöntemini uygulayarak, belirlenen zaman dilimlerinde bir göreve odaklanıp, kontrollü bir şekilde dikkatinizin dağılmasını önlemek için mini molalar verebilirsiniz.
Molalar, odaklanmanıza ve iş yükünüzün sizi bunaltmasını önlemenize yardımcı olabilir. Masadan birkaç dakika uzaklaşmak, zihninizi boşaltmanıza ve dinç bir şekilde geri dönüp işinize devam etmenize yardımcı olabilir.
Ofisteki kesintilere uyum sağlayın
Kesintiler her zaman hayatın bir parçası olacaktır. İster kişisel hayatımızda, ister iş hayatımızda, ister ofiste çalışırken, ister evden çalışırken olsun. Ancak yukarıdaki ipuçlarından bazılarını uygulayarak, kontrolü elimizde tutabilir ve günümüzün bizden kayıp gittiğini hissetmekten kaçınabiliriz. Biraz bilinçli çaba göstererek, odaklanmamızı koruyabilir ve iş günümüzden en iyi şekilde yararlanabiliriz.
Her şey öz farkındalık, sınırlar belirleme ve sağlam, şeffaf bir çalışma kültürü ile başlar. Ardından, daha üretken olmanıza yardımcı olacak araçlara yatırım yapın ve son olarak, işlerin akışına geri dönmeden önce masanızdan uzaklaşarak kendinize biraz nefes alma süresi tanıyın. İyi şanslar!
