リモートワークであれ、オフィスであれ、深いフロー状態にあるときに邪魔が入ることほど、嫌なことはないでしょう。中断は数秒のことかもしれませんが、その後遺症は振り払うのに何時間もかかることがよくあります。
それは、時間のロスや、中断されることへの完全なフラストレーションの問題だけではありません。このような仕事の中断を積み重ねると、ビジネスの収益にも大きな影響が出ます。
業務中断の統計
このほど、ドイツのシンクタンク「Next Work Innovation」が、仕事中の割り込みの統計にスポットを当てた新しいレポートを発表しました。この調査によると、知識集約型の職業に就く従業員は、1時間あたり平均15回の割り込みを受けることが判明しました。これは、4分に1回の割合で割り込みが発生していることになります。
経済的なインパクトは？シンクタンクは、中断をすべて合わせると、世界の企業が1年に約580億ユーロの損失を被ることを数字で確認しました。
また、Eメールや同僚、電話など、いつものように割り込みが入るだけではありません。研究参加者は、平均して 週に1日半を会議に費やし、少なくとも1時間に2回はマルチタスクを試みています。
このように常にフロー状態であるため、集中力や効率性が欠け、圧倒され、ストレスがたまることがよくあります。
このことを踏まえて考えると、これはシーメンスの全従業員が2021年に達成した時間とエネルギーと資源の量とほぼ同じで、全世界で30万3,000人の従業員がいることになります。
この調査では、従業員が1回作業を中断するごとに、作業の複雑さにもよりますが、15～24％もの時間が追加されることもわかりました。控えめに見積もっても15％で、1ヶ月に平均3日の労働時間が割り込みのために失われていることになります。
YIKES!
職場の中断に関する調査結果をまとめました。
- 平均的な知識労働者は、1時間あたり平均15回の割り込みを受けている
- 4分に1回の割合で中断していることになります
- 中断による生産性の損失は、企業にとって年間580億ユーロ（世界全体）に上ると推定されます。
- ほとんどのナレッジワーカーは、1時間に少なくとも2回はマルチタスクを試みている
- ナレッジワーカーは、毎週平均して1日半を会議に費やしている
- 1回の中断で15％～24％の時間がかかる
- 仮にそれが低い方（15％）だとしても、1ヶ月に丸3日もの営業日が中断されることになります。
- ほとんどの割り込みはメールが対応する
職場の割り込みはどうなっているのか？
この調査では、割り込みの主な原因は1つではなく、さまざまな影響が混在していることがわかりました。しかし、どれも大きな驚きではありませんでした。
参加者は、1時間に平均3.3回 、電子メールによって仕事が中断される頻度が最も高いことがわかりました。
しかし、チャットサービスはそれほど遅れておらず、Slackやメッセージングアプリなど、コミュニケーションを効率化するためのサービスは多いものの、同僚に「メッセージを残す」のではなく、「忙しくない時間に取りに来てもらう」というように、ほとんどリアクティブに利用されているのが現状です。
また、パンデミック以降、私たちのワークカルチャーの主流となったオンラインミーティングは、多くの人にとって仕事を終わらせるための大きな障害となっています。この調査では、多くの人が「必須」とされる会議に出席することに同意しながらも、カメラの電源を切り、同時に他の作業を行うことが判明しました。
会議にも仕事にも集中できず、ミスをしたり、急いだり、全体的に集中力が欠けてしまうのです。
しかし、悲しいことに、私たちが仕事から離れられないのは、電子メールの通知だけではありません。私たちは本質的に、ドーパミンを求める生き物なのです。携帯電話からソーシャルメディアにアクセスしたり、窓の外を行き交う車を見つめたり、あるいは今日46杯目のコーヒーを飲みに行ったりすることもあります。
報告書によると、調査対象者は 1日に56回、携帯電話のロックを解除しているそして 88回見ていることがわかりました。.これは仕事と関係があるのでしょうか？いいえ、そうではありません。ほとんどがソーシャルメディアを利用したり、ニュースをチェックするためだったのです。報告書では、携帯電話を机から離すことを推奨していますが、ありがたいことに、これは実現不可能であることがわかりました（そして、この時代には少し残酷なことです！）。
なぜ、仕事中に割り込みが絶えないのか？
報告書によると、この問題の主な原因の一つは、職場に明確なプロセスやコミュニケーション構造がないために、人々が不明瞭な期待を抱いてしまうことです。あるいは、従業員にはそのような仕組みがあっても、経営幹部が同じルールを守っていない場合もあります。
業績を測る上で有用とされていた多くのものが、今では時代遅れの概念になっています。残業、会議への出席、休日の先送りなど、事実上、デジタル・プレゼンテーショニズムにつながるもの。
これらを続けていくと、パフォーマンス的な仕事の文化になりかねません。社員が「忙しそうに見える」「忙しいと感じている」にもかかわらず、どう見えるかにこだわるため、全体として仕事の成果が上がらないというような状況です。
そのため、従業員は、他の人の助けや情報なしに自分の仕事を完了することができないと感じる環境を作り出しています。さらに、社内でのコミュニケーションにSlackやメールなどのデジタルソリューションを利用する企業が増えており、これらのチャネルが過負荷になる傾向があるため、さらなる注意力散漫につながります。
Slackのようなチャットアプリケーションは、メールの洪水を止めるために使われるはずです。しかし、結果は多くの場合、Slackのオーバーフローが追加されただけである。そして、メールの洪水は決して時間や気晴らしを節約できるほどには収まっていない。どちらかというと、心に留めておくべき真新しい媒体を追加することによって、タスクから注意を引き離すことが追加されています。
また、誰もが同じような影響を受けるわけではないことも知っておくとよいでしょう。内向的な人など、自宅で仕事をするのが好きな人はたくさんいますが、そうでない人は苦労するかもしれません。一つの大きな机で仕事をすることは、おしゃべりで社交的な人にはいいかもしれませんが、深い集中力を必要とする人にとっては、共同作業という状況は信じられないほど気を散らすものなのです。
では、ネクストワーク・イノベーション＆ヴェラ・スターカーとは何者なのか
Next Work Innovationは、ベルリンを拠点とするシンクタンクで、新しい仕事の方法論を研究し、その変革を実行する企業に対してアドバイスを行っています。
共同設立者のヴェラ・スターカーが率いるスターカーは、ジョンズ・ホプキンス大学で組織開発のMBAを取得したビジネス心理学者・弁護士で、チームとビジネスのコーチングを専門としています。ドイツ連邦コーチング協会（DBVC）のシニアコーチメンバーでもあります。また、デジタル時代の変化とコンフリクトマネジメントに関するガイドブックも執筆しています。
そして、その研究はどのようなものだったのでしょうか？
仕事の中断がドイツ企業にとってどれほどのコストになるのか、また中断や注意散漫が生産性に及ぼすストレスレベルへの影響を確認するため、2021年12月から2022年2月にかけて637名の従業員を対象に調査を実施しました。参加者は、12業種の知識集約型企業25社に所属し、オンラインアンケートに回答し、ウェブ上の日記をつけました。
仕事中の割り込みにどう対処するか
中断を減らし、生産性を向上させるためにできることはいくつかあります。
まず、メールやメッセージに返信するタイミングを考えましょう。1日のうちで特定の時間を決めておけば、時間を取られずに済みます。
また、職場における会議と「対面」での対話をどのようにとらえるかも検討する必要があります。多くの会議が、単に必要でないにもかかわらず、必須であるかのように扱われているのです。
会議への出席や主催に同意するタイミングや場所をより厳選することで、一日に食い込む時間を減らすことができます。
tl;dv などのミーティングレコーダーを使用し、非同期型のワークカルチャーを採用することは、この物語を破壊する素晴らしい方法です。
自分の都合のよい時間に会議を「キャッチアップ」したり、必要な部分だけ見ることができるような文化を奨励することで、より生産的で効率的なワークライフが実現します。
時間とお金の節約だけでなく、スコープクリープや何も達成できないタスクや活動への義務感に対する憤りやストレスも少なくなります。Slackの通知に一喜一憂することもなく、社員は自分のタイムラインや仕事の進め方について、信頼と自由を与えられています。
また、必要なときに「緊急連絡」のためのチャンネルを確保しておくことができます。しかし、より穏やかで効率的な職場環境は、赤旗や直前のパニックを減らすことにつながります。
結局のところ、自分が何をしているか、それが生産性にどう貢献しているかを意識することで、気が散ることを減らし、目の前の仕事に集中することができるのです。
の概念に適応してみるのもよいでしょう。 ディープ・ワークまた、ポモドーロ法では、決められた時間帯に集中して作業を行い、その間に小休止を入れることで、集中力を持続させることができます。また、ポモドーロ法では、決められた時間内にタスクに集中し、ミニ休憩を挟むことで、コントロールされた方法で気晴らしをすることができます。
休憩時間そのものが、集中力を維持し、仕事量に圧倒されるのを避けるのに役立ちます。デスクから数分離れることで、頭をすっきりさせ、リフレッシュして仕事に戻ることができるのです。
オフィスでの割り込みに傾倒する
人生に混乱はつきものです。私生活であれ、仕事であれ、オフィスでの仕事であれ、自宅での仕事であれ。しかし、上記のヒントをいくつか実践することで、自分自身をコントロールし、1日がどんどん過ぎ去っていくような感覚を避けることができます。少し意識的に努力することで、集中力を維持し、1日の仕事を最大限に活用することができるのです。
それは、自己認識、境界線の設定、そして透明性の高い強固な職場文化から始まります。そして、より生産的になるためのツールに投資し、最後にデスクから少し離れて、物事の流れに戻る前に自分自身を落ち着かせる時間を持ちましょう。幸運を祈ります。
