Новый коронавирус поразил мир в 2020 году и, возможно, навсегда определил будущее офисной работы. Платформы, инструменты и приложения для проведения виртуальных конференций взорвали рабочую сцену. По данным App Annie, многие из популярных приложений для виртуальных встреч, такие как Google Meet и House Party, после пандемии выросли в 8-30 раз(см. ниже).
Этот резкий сдвиг заставил многих с трудом ориентироваться в новом ландшафте виртуальных встреч. Случайные кошачьи фильтры и обнаженные семьи, мелькающие на заднем плане видеоконференций, стали почти нормой виртуальных встреч. Чтобы этого никогда не случилось с вашими виртуальными встречами, мы изложили несколько основных правил этикета видеоконференций.
Основные правила этикета для видеоконференций!
Работа из дома сопряжена с различными трудностями, особенно во время видеоконференций. Однако соблюдение этих правил этикета видеоконференций может помочь вам преодолеть черту в стиле "до" и "после". Приступим!
Наше руководство по этикету для видеоконференций!
- Делайте: Если сомневаетесь, проверяйте! 🧪
Всякий раз, когда мне предстоит важная встреча, я хочу проверить все, начиная с моего фона, качества звука, интернет-соединения, освещения и т. д. И это помимо обычной подготовки к любой виртуальной встрече с высокой ставкой. Для этого я просто присоединяюсь к тестовому видеоконференц-связи Google Meet примерно за 30-45 минут до начала встречи. Я обязательно записываю встречу с помощью соответствующего инструмента, например этого бесплатного расширения Chrome meeting recorder, чтобы после встречи проверить все аспекты встречи с помощью записи. Иногда я даже могу поделиться ею со своими коллегами или друзьями, чтобы узнать их мнение.
10/10 Рекомендую тестировать все важные встречи перед началом. Особенно если вы используете новый инструмент или оборудование для организации виртуальных встреч!
Основные правила для видеоконференций? Есть!
- Сделайте: Проверьте подключение к интернету и аппаратное обеспечение 📡
Виртуальное совещание с неработающим или слабым интернет-соединением - это сплошное раздражение для всех участников. Ошибки в сети или широкополосном доступе мешают проведению видеоконференций и снижают потенциальные результаты. Предварительно проверьте свое соединение, возможно, с помощью такого инструмента, как онлайновая проверка скорости интернета, и при необходимости обновите его.
Еще один аспект, который необходимо проверить заранее, - это используемое оборудование. Вы же не хотите выступить с предыдущим торговым предложением из 10 пунктов, если ваш микрофон или камера не работают! Проверьте, работают ли ваша веб-камера, микрофон и динамики, прежде чем присоединиться к встрече или провести ее. Это сэкономит много времени и является одним из главных советов в наших рекомендациях по проведению виртуальных встреч.
- Делайте: Найдите спокойную обстановку
Это один из самых важных советов по проведению виртуальных встреч, который требует, чтобы вы нашли хорошее окружение вдали от суеты. Если ваш офис не приспособлен для детей, постарайтесь сделать так, чтобы вы находились в комнате подальше от детей. Закройте все окна, пропускающие избыточный уличный шум, и поставьте телефон на беззвучный режим. Поговорите с семьей и сообщите им, когда у вас важные встречи, или даже повесьте за дверью табличку "Не беспокоить!
На самом деле, многие родители, вынужденные работать из дома (WFH) из-за пандемии, приняли некоторые интересные подходы к решению этой проблемы (см. ниже).
Это стало настолько модной (и необходимой) тенденцией, что многие интернет-магазины начали продавать такие знаки "не беспокоить" специально для WFH-родителей!
- Не делайте этого: Не выключайте звук, когда не разговариваете 🔇.
Представьте, что вы участвуете в очень важной встрече, и вам предстоит сыграть важную роль. Вы совершаете ошибку, оставляя микрофон без звука, и ваш ребенок начинает кричать. Или, возможно, вам неожиданно позвонили, или у соседей вечеринка, или ваш муж смотрит Суперкубок!
Очень важно максимально эффективно использовать видеоконференции, особенно если учесть, насколько распространена усталость от Zoom . Поэтому очень важное правило виртуального этикета - держать микрофон выключенным, когда вы не говорите!
Важное включение в наше руководство по этикету для видеоконференций? Да!
- Делайте: Используйте лучшие инструменты! 🛠️
Нет ничего хуже, чем если бы ваше совещание Zoom прервалось из-за того, что ваша компания не захотела приобрести премиум-подписку Zoom ! Убедитесь, что вы используете лучшие инструменты, такие как Zoom или Microsoft Teams (используя их платные тарифные планы) для более полного опыта онлайн-встреч, или Google Meet для простых, эффективных и бесплатных виртуальных встреч! Так что это действительно важное правило для видеоконференций!
Кроме того, зачем останавливаться на достигнутом, если ваша игра в совещания может быть намного лучше? Вот несколько бесплатных дополнений, инструментов и платформ, которые помогут вам провести встречу на высшем уровне:
- Записывайте, выделяйте и делитесь своими встречами бесплатно с помощью расширенияtl;dv Chrome.
- Запустите игру Kahoot! и сыграйте со своими коллегами в режиме онлайн для потрясающего сплочения коллектива.
- Используйте генератор случайных вопросов, чтобы лучше узнать своих товарищей по команде.
- Или следите за Zoom'imminent Zapps, и установите любое приложение, которое вам нравится, чтобы настроить свой Zoom опыт!
- Не делайте этого: Не перебивайте других 🤫
Признаюсь, я часто делаю это как при личной встрече, так и во время видеоконференций! Я знаю об этой непреднамеренной привычке и сознательно пытаюсь ее ограничить.
Обычно перебивание людей происходит из-за необходимости заполнить пространство "молчания". Кроме того, это может быть следствием попытки помочь другим (например, помочь другим донести свою точку зрения). Поэтому в таких случаях я считаю, что лучший способ смягчить случайные перебивания - это сделать паузу перед тем, как говорить, убедиться, что никто не говорит, а также потренироваться более комфортно воспринимать тишину.
Это правило не только правило этикета виртуальных встреч, но и важный совет по этикету встреч IRL!
- Не делайте этого: Избегайте многозадачности любой ценой 🙅.
Один момент, который следует учитывать, - избегать многозадачности. Многозадачность не только прервет вашу встречу и сделает вашего начальника недовольным, но и серьезно ограничит вашу концентрацию на этой встрече.
Сейчас, когда мы переживаем период пандемии, многозадачность время от времени является нормой. Но вы же знаете, что говорят о том, что хорошего слишком много, верно? Считайте это важным советом по проведению онлайн-встреч.
Я бы назвал это хорошим базовым правилом для видеоконференций!
- До: Одевайтесь соответственно 🕴️
Это не означает костюм и галстук. Просто оденьтесь так, как вы обычно одеваетесь в офисе - возможно, чуть удобнее. Деловой верх и повседневный низ? Почему бы и нет! Если вы не планируете стоять во время онлайн-встречи, то все возможно!
Раз уж мы заговорили об одежде, хорошее правило этикета видеоконференций - не позволять вашему полуголому мужу ходить на фоне вашего разговора. Просто не делайте этого (см. видео выше)! Муж из видеоролика (см. выше) на собственном опыте убедился, что нужно надевать брюки во время видеоконференций со своей женой!
- Делайте: Позаботьтесь о своем фоне 🧹
Все мы достаточно хорошо знакомы со своими домами. Поэтому используйте этот совет для виртуальных встреч, выбирая достойный фон с хорошим освещением.
Если у вас нет возможности найти в доме удобное место с хорошим освещением и приличными настройками, можно использовать виртуальный фон, который прост и выглядит профессионально. Такую возможность предоставляет ряд платформ для видеоконференций, например Zoom и Google Meet.
Это лишь один из многих важных пунктов этикета видеоконференций.
- Не: Забывайте проверять конфиденциальность встреч! 🔒
Этот случай фактически стоил работы некоторым специалистам по образованию в школьном совете. Совет случайно выпустил пар во время виртуальной конференц-связи, не осознавая, что их собрание было публичным и прослушивалось родителями. Просто не проверив, является ли их собрание публичным или закрытым, они подвергли свою работу большому риску, и многие в итоге уволились.
Кроме того, вы должны помнить не только о собственной конфиденциальности, но и о конфиденциальности других людей. В Европе запись совещаний без согласия не соответствует GDPR. Поэтому специалисты или компании, записывающие совещания с помощью таких инструментов, как экранные регистраторы (например, Loom), могут столкнуться со штрафами в размере до миллионов евро. Вот это да!
Вместо этого, если вы хотите записывать свои собрания, вы должны использовать соответствующие инструменты, такие как tl;dv Zoom и Google Meet . В отличие от регистраторов совещаний, tl;dv фактически является участником совещания, что позволяет полностью раскрыть информацию о записи совещания всем его участникам.
Это, пожалуй, самое важное (и уж точно самое дорогостоящее!) правило этикета видеоконференций!
- Делайте: Будьте пунктуальны ⏲️
Быть пунктуальным считается лучшей практикой виртуальных встреч 101. Заведите будильник или установите напоминание! Выпейте кофе перед встречей!
Это необходимо, потому что вы являетесь частью собрания, которое также состоит из ряда других людей. Это означает, что они тратят свое время и силы на то, чтобы присутствовать на собрании. Наденьте рубашку, причешитесь, отнеситесь к встрече серьезно и, самое главное, придите вовремя!
- Делать: Будьте понятны ⚠️
Ожидания и планы виртуальных встреч должны быть четко доведены до сведения участников. На наших организационных встречах мы всегда стараемся создать очень четкое приглашение на встречу, которое включает в себя:
- Повестка дня
- Предварительное чтение
- Отметьте несущественных участников как необязательных
- Пригласите на собрание tl;dv для автоматической записи собрания.
Это одно из "до" и "не" этикета видеоконференций, которое можно соблюдать и IRL!
- Делайте: Выразить 😱
Хорошо известно, что общение в основном происходит невербально. По данным некоторых исследований, до 93% передаваемого смысла передается с помощью невербальных сигналов, таких как тон и язык тела. Поскольку наши невербальные сигналы резко ограничены, одним из советов может быть преувеличение выражения лица и тона при видеоконференциях. Другой вариант - быть более откровенным или прямым, чем обычно, чтобы учесть пробелы в невербальном общении.
Это не является обязательным правилом этикета видеоконференций, поскольку многие знают об этом. Однако если вы, как оратор, действительно хотите подчеркнуть точность смысла ваших слов во время видеоконференций, то это один из способов сделать это!
- Не делайте этого: Избегайте дерьмовых оправданий 💩
Если вы собираетесь опоздать на встречу или вообще пропустить ее, то, по крайней мере, предоставьте хорошее оправдание. Обычно это происходит в форме хорошей дозы честности.
Однако если вы настроены на что-то более смелое, то ознакомьтесь с нашей статьей о 55 законных и смешных отговорках, чтобы избежать онлайн-встреч. Здесь собраны самые разные оправдания - от хитроумных лазеек до различных отговорок, связанных с WIFI, - определенно найдется оправдание на все случаи жизни.
- Не надо: приглашать всех!🎉
Не все должны присутствовать на вашем совещании. Так как рабочие места были вынуждены принять новый стиль работы, это привело к тому, что многие другие концепции работы также оказались под вопросом. Zoom усталость - это быстро развивающаяся тенденция в работе, которая теперь ставится под сомнение.
Самый простой способ избежать усталости Zoom - просто посещать меньше или короче совещаний. Один из простых способов - просто не посещать встречи, которые не являются необходимыми, и просмотреть запись встречи позже. Такие инструменты, как расширение tl;dv Chrome, позволяют мгновенно записывать и делиться информацией о ваших встречах Google Meet и Zoom !
Поэтому, вместо того чтобы засорять календари ваших коллег ненужными виртуальными встречами Zoom и Google Meet , почему бы не отметить их присутствие как необязательное (в приглашении) и позволить им просмотреть запись встречи позже!
- До: Указатели, практика и подготовка 💫
Поработайте над расписанием, запишите повестку дня на следующий день, наметьте тезисы! Это основное правило для виртуальных совещаний поможет вам проводить совещания в команде более слаженно и целенаправленно. Надеюсь, это приведет к повышению качества и результативности совещаний.
- Делайте: поддерживайте своих коллег-женщин 👩🚀
Согласно исследованиям, от онлайн-встреч в большей степени страдают женщины-профессионалы, чем мужчины. Если вы женщина, приложите сознательные усилия, чтобы свести это на нет, высказывая свое мнение, а также помогая своим коллегам-женщинам. Если вы мужчина, постарайтесь помнить об этом, не перебивать других и давать возможность высказаться своим коллегам-женщинам.
Хотите реальный пример этого в действии? Вот неутешительный пример того, как одну студентку регулярно прерывали на ее встречах по STEM (см. ниже). Это важное включение в наше руководство по этикету видеоконференций!
Последние мысли о правилах этикета при проведении видеоконференций
Существует множество основных правил этикета видеоконференций, а также правил "делать" и "не делать". Конечно, по мере совершенствования технологий и изменения рабочей среды, эти правила этикета видеоконференций также будут меняться! Но держитесь крепче, потому что если вы не забываете относиться к своим коллегам с уважением, как вы бы делали это в оффлайне, то вы не ошибетесь!
Если вам понравились эти основные правила проведения видеоконференций, то вам наверняка понравится и эта статья Zoom ! Это гораздо веселее, чем размышлять о правилах этикета для видеоконференций!
