新型コロナウイルスは2020年に世界を襲い、オフィスワークの未来を永遠に形作るかもしれない。仮想会議プラットフォーム、ツール、アプリは、仕事のシーンで爆発的に普及した。App Annieによると、以下のような人気のあるバーチャル会議アプリの多くは、8倍から10倍の伸びを示している。 Google Meet
。この劇的な変化により、多くの人が新たなバーチャル会議の風景に戸惑いを隠せないでいる。ビデオ会議通話の背景にうろうろする猫のフィルターや裸の家族が偶然映り込んでしまうことは、バーチャル・ミーティングの常識となりつつある。バーチャル会議でこのようなことが起こらないよう、 ビデオ会議エチケットの基本ルールをご紹介します。
ビデオ会議マナーのグランドルール!
在宅勤務では、特にビデオ会議ではさまざまな問題が発生します。しかし、ビデオ会議のエチケットを守ることで、スタイリッシュに一線を越えることができるのです。さっそく実践してみましょう。
テレビ会議マナーガイドをご紹介します
- する。迷ったら、テストしよう🧪
重要な会議に出席するときはいつも、自分のバックグラウンドからオーディオの品質、インターネット接続、照明など、すべてをテストしたいと思う。これは、重要なバーチャル会議に参加するための通常の準備に加えて行われる。そのために、Google Meet 、30～45分前にビデオ会議のテスト通話に参加する。この無料のChrome拡張機能ミーティング・レコーダーのような適切なツールを使ってミーティングを録画し、ミーティング後に録画を通してミーティングのあらゆる側面をチェックできるようにする。時には、同僚や友人と共有して意見を聞くこともある。
10/10は、重要な会議を始める前にテストすることをお勧めする。特に、バーチャルミーティングのセットアップに新しいツールやハードウェアを導入する場合は！
ビデオ会議の基本ルール？チェック！
- してください。インターネット接続環境とハードウェアを確認する 📡。
インターネット接続の遅れや弱さを伴う仮想会議は、関係者全員にとって完全に迷惑なものです。ネットワークやブロードバンドのエラーは、ビデオ会議の体験と潜在的なアウトプットを妨げます。事前にインターネットのスピードチェッカーなどで接続を確認し、必要であればアップグレードしましょう。
もうひとつ、事前にチェックしておくべきなのは、使用するハードウェアです。マイクやカメラが使えないと、せっかくの10項目のセールストークも台無しです。会議に参加したり、主催したりする前に、ウェブカメラ、マイク、スピーカーが動作しているかどうか確認しましょう。これは時間の節約になり、バーチャルミーティングのガイドラインの中でも最も重要なヒント です。
- する。静かな場所を探す
これは、仮想会議のための最も重要なヒントの一つであり、あなたが離れて、すべての雑踏から、良い環境を見つける必要があります。あなたのオフィスは子供に優しくない場合は、あなたの子供から離れて部屋にいることを確認するようにしてください。余計な街の騒音が入る窓はすべて閉め、携帯電話はマナーモードにしましょう。重要な会議があるときは、家族に話して知らせるか、ドアの外に邪魔しないようにサインを出すのもいいでしょう
実際、パンデミックによって在宅勤務（WFH）を余儀なくされた多くの親たちが、この問題に対して興味深いアプローチをとっています（下記）。
そのため、多くのオンラインショップが、WFHの親たちのために「邪魔しない」というサインを販売するようになりました！これは、とても必要なことです。
- しないでください。話していないときは、ミュートを解除したままにする 🔇。
とても重要な会議に参加していて、重要な役割を担っていると想像してください。マイクをミュートしないままにしておくというミスを犯し、子供が叫びだします。あるいは、突然の電話がかかってきたり、近所の人がパーティーをしていたり、夫がスーパーボウルを見ていたりするかもしれません。
特に、Zoom 疲労が多いことを考えると、ビデオ会議通話を最大限に活用することは本当に重要です。そのため、 バーチャルエチケットとして、話していないときはマイクをミュートにしておくことが大切です！
ビデオ会議のエチケットガイドに重要な記載がある？そうです。
- する。最高の道具を使おう 🛠️
あなたの会社がプレミアムZoom サブスクリプションを購入したくなかったという理由で、Zoom ミーティングが打ち切られることほど最悪なことはありません！より包括的なオンライン会議を体験するならZoom やMicrosoft Teams （有料プランを使用）、シンプルで効果的な無料バーチャル会議を体験するならGoogle Meet など、最適なツールを使用するようにしましょう！これは、ビデオ会議にとって本当に重要な基本ルールなのです！
それに加えて、あなたの会議ゲームはもっともっと良くなるのに、なぜそこで止まってしまうのでしょうか？ここでは、あなたの会議を最高のものにするための無料のアドオン、ツール、プラットフォームをご紹介します：
- tl;dv Chrome拡張機能で、ミーティングを無料で記録、ハイライト、共有できます。
- Kahoot！ゲームを起動して、オンラインで同僚と一緒にプレイすれば、素晴らしいチーム結合が実現します。
- ランダムな質問ジェネレーターを使って、チームメイトともっと仲良くなりましょう。
- あるいは、 Zoom「Zapps」の登場を心待ちにし、好きなアプリをインストールして、Zoom ！
- しないでください。他の人の邪魔をしないようにする 🤫。
正直言って、私は対面でもテレビ会議でも、この癖がよく出てしまいます。この無意識の癖を自覚し、意識的に制限しようとしているのです。
通常、人の話を中断するのは、「沈黙」の空間を埋める必要性からくるものです。また、他人を助けようとした結果であることもあります（例えば、他人が自分の言いたいことを理解できるように支援する）。したがって、このような場合、偶然の割り込みを軽減する最善の方法は、話す前に一時停止し、誰も話していないことを確認し、さらに沈黙に慣れる練習をすることだと思います。
これは、バーチャルな会議でのエチケットというだけでなく、IRLや会議でのエチケットとしても重要なポイントです。
- しないこと。マルチタスクは絶対に避ける🙅。
注意しなければならないのは、マルチタスクを避けることです。マルチタスクは会議を中断させ、上司を不機嫌にさせるだけでなく、その会議での集中力を著しく低下させます。
パンデミックテニュアーを経た今、たまにはマルチタスクがデフォルトです。しかし、あなたは彼らが右、良いもののあまりにも多くについて言うことを知っていますか？これは重要なオンライン会議のヒント であると考えています。
これは、ビデオ会議の基本ルールと言えるでしょう。
- してください。役になりきる🕴️ 。
スーツにネクタイということではありません。普段のオフィスでの服装をそのままに、少し楽な格好で。上半身はビジネス、下半身はカジュアル？いいじゃないですか。オンラインミーティング中に立ち上がる予定がなければ、何でもありです。
服装の話になりますが、ビデオ会議のエチケットとして、半裸の旦那を通話の後ろで歩かせないというのがあります。とにかくやめましょう（上の動画参照）!ビデオ（上）の夫は、妻のビデオ会議通話中にズボンを履くということを身をもって知ったのです!
- してください。背景を大切にする🧹。
私たちは皆、自分の家のことをかなりよく知っています。したがって、きちんとした、良い照明を持っている背景を選択する仮想会議のためのこのヒントを使用してください。
家の中で、照明がよく、セッティングがきちんとされている快適な場所を見つけることができない場合は、シンプルでプロフェッショナルに見える仮想背景を適用することを選択することができます。Zoom やGoogle Meet など、多くのビデオ会議プラットフォームがこのオプションを提供している。
ビデオ会議のエチケットとして、重要なことの一つです。
- Don't:会議のプライバシーを確認するのを忘れてはいけません 🔒
この事件は、ある教育委員会の教育専門家が実際に職を失ったものです。教育委員会は、バーチャル会議中に、自分たちの会議が公開され、保護者に聞かれていることに気づかず、ついうっぷんを晴らしてしまったのです。会議が公開か非公開かを確認しなかっただけで、彼らの仕事は大きな危険にさらされ、多くの人が最終的に辞職しました。
それに加えて、自分のプライバシーだけでなく、他人のプライバシーも意識する必要があります。欧州では、同意を得ずに会議を録音することはGDPRに準拠しません。そのため、スクリーンレコーダー（Loomなど）などのツールを使って会議を録音した専門家や企業は、最大で数百万ユーロの罰金を科される可能性があります。しまった！
その代わり、会議を録音したい場合は、tl;dv Zoom やGoogle Meet 録音プラットフォームなどの準拠ツールを使用する必要があります。会議レコーダーとは異なり、tl;dv 、実際に会議に参加することになるため、すべての参加者に会議録音の全容が公開される。
これは、おそらく最も重要な（確かに最もコストのかかる！）ビデオ会議のエチケットルールです！
- すること。時間を守ること⏲️ 。
時間を守ることは、バーチャルミーティングのベストプラクティス101と考えられています。目覚ましをかけるか、リマインダーをセットしてください会議の前にコーヒーを飲む
これは、あなたが他の多くの個人で構成されている会議の一部であるため、不可欠です。つまり、彼らは自分の時間だけでなく、そこにいるためのエネルギーも投資しているのです。シャツを着て、髪をとかし、会議に真剣に取り組み、そして最も重要なことは、時間を守ることです。
- してください。はっきりさせること ⚠️
仮想会議の期待値と計画は、明確に伝える必要があります。私たちの組織の会議では、常に、以下を含む/行う非常に明確な会議の招待状を作成するようにしています。
- アジェンダ
- 既読の方
- 重要でない参加者をオプションとしてマークする
- tl;dv を会議に招待し、会議の自動録画が可能
これは、IRLでも守れるテレビ会議マナーの一つです。
- してください。オーバーエクスプレス😱 。
コミュニケーションは、ほとんどが非言語的であることはよく知られています。ある研究では、コミュニケーションの意味の93%は、口調やボディランゲージなどの非言語的な合図によって伝えられると報告されています。非言語的な手がかりは非常に限られているので、ビデオ会議では表情や口調を大げさにするのが一つのコツです。また、ノンバーバルコミュニケーションのギャップを埋めるために、普段よりもはっきりとした口調で話すのも一つの方法です。
これは、多くの人が知っているように、本質的な ビデオ会議のエチケットではありません。しかし、もしあなたが話し手として、ビデオ会議で自分の言いたいことを正確に伝えたいのであれば、これは一つの方法です。
- ドンマイです。クソみたいな言い訳は避けましょう💩 。
会議に遅刻しそうなとき、あるいは会議を欠席しそうなときは、せめてきちんとした言い訳をすることです。これは通常、正直に話すという形で行われます。
しかし、もしあなたが少し大胆なことをしたい気分なら、オンラインミーティングを避けるための合法的で面白い55の言い訳の記事をチェックしてみてください。巧妙な抜け道からWIFIにまつわるさまざまな言い訳まで、あらゆる場面に対応できる言い訳が揃っています。
- Don't: 全員を招待する!🎉
全員が会議に参加する必要はないZoom 疲労は、急速に広まりつつある働き方のトレンドであり、今まさに疑問視されている。
Zoom 疲労を避ける最も簡単な方法は、単に出席する会議を減らすか、短くすることである。簡単な方法としては、必要のない会議には出席せず、後で会議の録画に追いつくという方法がある。tl;dv Chrome拡張機能などのツールは、Google Meet とZoom のミーティングを即座に記録し、共有します！
ですから、不要なZoom とGoogle Meet バーチャルミーティングで同僚のカレンダーをいっぱいにするのではなく、代わりに（招待状で）出席を任意とマークし、後でミーティングをキャッチアップできるようにしてはいかがでしょうか！
- 行う。ポイント、練習、準備💫 。
スケジュールを作成し、翌日の議題を書き留め、話の要点を設定しましょう。このバーチャル・ミーティングの基本ルールは 、チームとしてのミーティングをよりまとまりのある、目標に沿った形で進めるのに役立ちます。そして、会議の質とアウトプットを向上させることができます。
- Do：同僚の女性を応援する👩🚀。
調査によると、オンラインミーティングは、男性に比べ、女性のプロフェッショナルに不釣り合いな影響を及ぼしています。もしあなたが女性なら、意識的に発言し、同僚の女性を助けることで、この状況を打破するよう努めましょう。あなたが男性なら、このことを意識して、他の人の話を遮らないようにし、女性の同僚に発言の機会を与えるよう努力することです。
実際の例を挙げようか？これは、ある女子学生がSTEMのミーティングを中断された残念な例です...定期的に（下）。これは、私たちのビデオ会議エチケットガイドに含まれている重要な項目です！
ビデオ会議のエチケットルールの最終的な考え方
ビデオ会議のエチケットには、様々な基本ルールや注意事項があります。もちろん、テクノロジーの進歩や職場環境の変化に伴い、ビデオ会議のエチケットも進化していくことでしょう。しかし、オフラインのときと同じように、同僚に敬意をもって接することを忘れないようにすれば、間違いはないはずです。
ビデオ会議の基本ルールを気に入っていただけたなら、このZoom アイスブレーカーの記事も気に入っていただけるでしょう！ビデオ会議のエチケットについてあれこれ考えるより、ずっと楽しいですよ！
