Das neuartige Coronavirus traf die Welt im Jahr 2020 und hat die Zukunft der Büroarbeit möglicherweise für immer geprägt. Virtuelle Konferenzplattformen, -tools und -applikationen sind auf der Arbeitsszene regelrecht explodiert. Laut App Annie haben viele der beliebten Apps für virtuelle Meetings, wie z. B. Google Meet und House Party nach der Pandemie ein 8- bis 30-faches Wachstum(siehe unten).
Diese dramatische Veränderung hat viele dazu gebracht, sich in der neuen virtuellen Meeting-Landschaft zurechtzufinden. Versehentliche Katzenfilter und nackte Familien, die sich im Hintergrund der Videokonferenzanrufe herumtreiben, sind fast zur Norm für virtuelle Meetings geworden. Damit das bei Ihren virtuellen Meetings nicht passiert, haben wir einige Grundregeln für die Etikette bei Videokonferenzen aufgestellt.
Grundregeln für die Etikette bei Videokonferenzen!
Die Arbeit von zu Hause aus bringt verschiedene Herausforderungen mit sich, insbesondere bei Videokonferenzen. Wenn Sie sich jedoch an die folgenden Regeln für Videokonferenzen halten, können Sie diese mit Bravour meistern. Legen wir los!
Unser Knigge-Leitfaden für Videokonferenzen!
- Tun: Im Zweifelsfall: Testen! 🧪
Wenn ich an einer wichtigen Sitzung teilnehme, möchte ich alles testen, von meinem Hintergrund über die Audioqualität, die Internetverbindung, die Beleuchtung usw. Dies geschieht zusätzlich zu den normalen Vorbereitungen, die für jede wichtige virtuelle Sitzung erforderlich sind. Zu diesem Zweck würde ich etwa 30 bis 45 Minuten vor der Sitzung an einer Test-Videokonferenz unter Google Meet teilnehmen. Ich würde darauf achten, dass ich die Besprechung mit einem geeigneten Tool aufzeichne, z. B. mit dieser kostenlosen Chrome-Erweiterung Meeting Recorder, damit ich alle Aspekte der Besprechung nach der Besprechung anhand der Aufzeichnung überprüfen kann. Manchmal gebe ich sie sogar an meine Kollegen oder Freunde weiter, um ihre Meinung einzuholen.
10/10 Empfehlung: Testen Sie alle wichtigen Meetings vor dem Start. Vor allem, wenn Sie ein neues Tool oder eine neue Hardware für Ihr virtuelles Meeting-Setup verwenden!
Grundregeln für Videokonferenzen? Prüfen!
- Tun: Internetverbindung und Hardware überprüfen 📡.
Ein virtuelles Meeting mit einer schleppenden oder schwachen Internetverbindung ist für alle Beteiligten ein großes Ärgernis. Netzwerk- oder Breitbandfehler beeinträchtigen das Erlebnis einer Videokonferenz und die möglichen Ergebnisse. Testen Sie Ihre Verbindung im Vorfeld, z. B. mit einem Online-Tool zur Überprüfung der Internetgeschwindigkeit, und rüsten Sie bei Bedarf auf.
Ein weiterer Aspekt, der im Vorfeld geprüft werden muss, ist die verwendete Hardware. Sie wollen doch nicht Ihr letztes 10-Punkte-Verkaufsgespräch halten, wenn Ihr Mikrofon oder Ihre Kamera nicht funktioniert! Prüfen Sie, ob Ihre Webcam, Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher funktionieren, bevor Sie an einem Meeting teilnehmen oder es leiten. Dies spart viel Zeit und ist ein wichtiger Tipp in unserem Leitfaden für virtuelle Meetings.
- Tun: Suchen Sie sich eine ruhige Umgebung
Dies ist einer der wichtigsten Tipps für virtuelle Meetings und setzt voraus, dass Sie sich eine gute Umgebung suchen, fernab von jeglichem Trubel. Wenn Ihr Büro nicht kinderfreundlich ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie sich in einem Raum befinden, der von Ihren Kindern entfernt ist. Schließen Sie alle Fenster, durch die zu viel Straßenlärm eindringt, und schalten Sie Ihr Telefon auf lautlos. Sprechen Sie mit Ihrer Familie und lassen Sie sie wissen, wenn Sie wichtige Besprechungen haben, oder stellen Sie sogar ein "Nicht stören"-Schild vor Ihre Tür!
In der Tat haben viele Eltern, die aufgrund der Pandemie gezwungen sind, von zu Hause aus zu arbeiten, einige interessante Ansätze für dieses Problem gewählt (siehe unten).
Dies ist ein solcher Trend geworden (und ein notwendiger dazu), dass viele Online-Shops begonnen haben, solche Bitte-nicht-stören-Schilder zu verkaufen, nur für WFH-Eltern!
- Lassen Sie es: Lassen Sie sich nicht stummschalten, wenn Sie nicht sprechen 🔇.
Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an einer sehr wichtigen Sitzung teil und haben eine wichtige Rolle zu spielen. Sie machen den Fehler, das Mikrofon nicht stumm zu schalten, und Ihr Kind beginnt zu schreien. Oder Sie werden plötzlich angerufen, oder Ihre Nachbarn feiern eine Party, oder Ihr Mann schaut den Super Bowl!
Es ist wirklich wichtig, das Beste aus Videokonferenzen herauszuholen, vor allem, wenn man bedenkt, wie verbreitet Zoom Ermüdung ist. Eine sehr wichtige Regel der virtuellen Etikette ist daher, das Mikrofon stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen!
Eine wichtige Aufnahme in unseren Leitfaden für Videokonferenzen? Ja!
- Tun: Verwenden Sie die besten Werkzeuge! 🛠️
Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn Ihr Zoom Meeting abgebrochen wird, weil Ihr Unternehmen das Premium-Abonnement Zoom nicht kaufen wollte! Stellen Sie sicher, dass Sie die besten Tools verwenden, wie Zoom oder Microsoft Teams (mit ihren kostenpflichtigen Plänen) für ein umfassenderes Online-Meeting-Erlebnis, oder Google Meet für ein einfaches, effektives und kostenloses virtuelles Meeting! Dies ist also eine wirklich wichtige Grundregel für Videokonferenzen!
Und warum sollten Sie es dabei belassen, wenn Ihr Meeting so viel besser sein kann? Hier finden Sie einige kostenlose Add-ons, Tools und Plattformen, die Ihnen helfen, Ihre Meetings zu optimieren:
- Mit der Chrome-Erweiterungtl;dv können Sie Ihre Meetings kostenlos aufzeichnen, markieren und teilen .
- Starten Sie ein Kahoot!-Spiel und spielen Sie online mit Ihren Kollegen, um ein tolles Team zu bilden.
- Nutzen Sie einen Zufallsgenerator für Fragen, um Ihre Mitspieler besser kennen zu lernen.
- Oder halten Sie Ausschau nach den kommenden Zapps von Zoom und installieren Sie eine beliebige App, mit der Sie Ihr Zoom Erlebnis individuell gestalten können!
- Tun Sie das nicht: Vermeiden Sie es, andere zu unterbrechen 🤫.
Ich gebe zu, dass ich dies sowohl bei persönlichen Gesprächen als auch bei Videokonferenzen häufig tue! Ich bin mir dieser unbeabsichtigten Angewohnheit bewusst, und ich versuche bewusst, sie einzuschränken.
In der Regel entsteht das Unterbrechen von Menschen aus dem Bedürfnis heraus, den Raum der "Stille" zu füllen. Es kann auch die Folge davon sein, dass man versucht, anderen zu helfen (z. B. anderen dabei zu helfen, ihren Standpunkt zu vermitteln). Daher finde ich, dass in diesen Fällen der beste Weg, um versehentliche Unterbrechungen zu vermeiden, darin besteht, eine Pause zu machen, bevor man spricht, um sicherzustellen, dass niemand spricht, und sich darin zu üben, mit der Stille besser umzugehen.
Dies ist nicht nur eine Regel für virtuelle Meetings, sondern auch ein wichtiger Tipp für Meetings im wirklichen Leben!
- Tun Sie es nicht: Vermeiden Sie Multitasking um jeden Preis 🙅.
Eine Sache, die Sie beachten sollten, ist die Vermeidung von Multitasking. Multitasking unterbricht nicht nur Ihre Sitzung und macht Ihren Chef unglücklich, sondern schränkt auch Ihre Konzentration in der Sitzung stark ein.
Jetzt, wo wir die Zeit der Pandemie durchleben, ist Multitasking ab und zu der Standard. Aber Sie wissen ja, was man über zu viel des Guten sagt, nicht wahr? Betrachten Sie dies als einen wichtigen Tipp für Online-Meetings.
Ich würde dies als eine gute Grundregel für Videokonferenzen bezeichnen!
- Tun: Sich passend kleiden 🕴️
Das bedeutet nicht, dass Sie Anzug und Krawatte tragen müssen. Kleiden Sie sich einfach so, wie Sie sich normalerweise im Büro kleiden - vielleicht nur ein bisschen bequemer. Oben Business und unten leger? Warum nicht! Solange Sie nicht vorhaben, während Ihres Online-Meetings aufzustehen, ist alles erlaubt!
Wenn wir schon beim Thema Kleidung sind: Eine gute Etikette für Videokonferenzen ist, dass Sie Ihren halbnackten Ehemann nicht im Hintergrund Ihres Gesprächs herumlaufen lassen. Tun Sie es einfach nicht (siehe Video oben)! Der Ehemann im Video (oben) hat auf die harte Tour gelernt, während der Videokonferenz seiner Frau eine Hose anzuziehen!
- Tun: Kümmere dich um deinen Hintergrund 🧹.
Wir alle sind mit unseren Häusern recht gut vertraut. Nutzen Sie daher diesen Tipp für virtuelle Meetings, um einen Hintergrund zu wählen, der anständig und gut beleuchtet ist.
Wenn Sie keinen bequemen Ort in Ihrem Haus finden, der sowohl über eine gute Beleuchtung als auch über eine angemessene Umgebung verfügt, können Sie einen einfachen und professionell wirkenden virtuellen Hintergrund verwenden. Eine Reihe von Videokonferenzplattformen bieten diese Möglichkeit an, z. B. Zoom und Google Meet.
Dies ist nur eine der vielen wichtigen Verhaltensregeln für Videokonferenzen.
- Vergessen Sie nicht: Vergessen Sie nicht, die Privatsphäre Ihres Treffens zu überprüfen! 🔒
Dieser Fall kostete einige Bildungsexperten in einem Schulausschuss ihren Job. Der Vorstand ließ während einer virtuellen Telefonkonferenz versehentlich Dampf ab, ohne zu wissen, dass die Sitzung öffentlich war und von den Eltern mitgehört wurde. Indem sie einfach nicht überprüften, ob ihre Sitzung öffentlich oder privat war, setzten sie ihre Arbeitsplätze aufs Spiel, und viele traten schließlich zurück.
Darüber hinaus sollten Sie sich nicht nur Ihrer eigenen Privatsphäre, sondern auch der anderer bewusst sein. In Europa ist es nicht GDPR-konform, Sitzungen ohne Zustimmung aufzuzeichnen. Fachleute oder Unternehmen, die Sitzungen mit Hilfsmitteln wie Bildschirmschreibern (z. B. Loom) aufzeichnen, müssen mit Geldstrafen von bis zu mehreren Millionen Euro rechnen. Puh!
Wenn Sie Ihre Besprechungen aufzeichnen möchten, müssen Sie stattdessen konforme Tools verwenden, wie die Aufzeichnungsplattformtl;dv Zoom und Google Meet . Im Gegensatz zu Meeting-Recordern ist tl;dv tatsächlich ein Teilnehmer des Meetings, so dass alle Teilnehmer von der Meeting-Aufzeichnung erfahren können.
Dies ist wahrscheinlich die wichtigste (und mit Sicherheit die kostspieligste!) Regel der Videokonferenz-Etikette!
- Tun: Sei pünktlich ⏲️.
Pünktlichkeit ist eine der 101 besten Praktiken für virtuelle Meetings. Stellen Sie Ihren Wecker oder stellen Sie eine Erinnerung ein! Trinken Sie vor der Besprechung einen Kaffee!
Das ist wichtig, denn Sie sind ein Teil des Treffens, das auch aus einer Reihe anderer Personen besteht. Das bedeutet, dass sie ihre Zeit und ihre Energie investieren, um dabei zu sein. Ziehen Sie Ihr Hemd an, kämmen Sie sich die Haare, nehmen Sie Ihre Sitzung ernst und seien Sie vor allem pünktlich!
- Tun: Klar sein ⚠️
Die Erwartungen und Pläne für virtuelle Treffen sollten klar kommuniziert werden. Bei unseren Organisationstreffen versuchen wir immer, eine sehr klare Einladung zu erstellen, die Folgendes beinhaltet/erfüllt:
- Tagesordnung
- Vorab-Lesungen
- Markieren Sie nicht benötigte Teilnehmer als optional
- Laden Sie tl;dv zur automatischen Aufzeichnung von Besprechungen ein.
Dies ist eine der Verhaltensregeln für Videokonferenzen, die auch im wirklichen Leben befolgt werden können!
- Machen: Übertreiben 😱
Es ist bekannt, dass Kommunikation hauptsächlich nonverbal erfolgt. Einige Studien haben ergeben, dass bis zu 93 % der kommunizierten Bedeutung über nonverbale Hinweise wie Tonfall und Körpersprache vermittelt wird. Da unsere nonverbalen Signale drastisch eingeschränkt sind, kann ein Tipp sein, bei Videokonferenzen die Mimik und den Tonfall zu übertreiben. Eine andere Möglichkeit ist, expliziter oder direkter als sonst zu sein, um die Lücke in der nonverbalen Kommunikation auszugleichen.
Dies ist keine wesentliche Regel der Videokonferenz-Etikette, denn viele sind sich dessen bewusst. Wenn Sie jedoch als Sprecher bei Ihren Videokonferenzen wirklich deutlich machen wollen, was Sie meinen, dann ist dies eine Möglichkeit, dies zu tun!
- Tun Sie es nicht: Vermeide beschissene Ausreden 💩
Wenn Sie zu einer Sitzung zu spät kommen oder eine Sitzung ganz versäumen, sollten Sie zumindest eine gute Entschuldigung vorbringen. Dies geschieht in der Regel in Form einer guten Portion Ehrlichkeit.
Wenn Sie jedoch Lust auf etwas Mutigeres haben, dann lesen Sie unseren Artikel über 55 legitime und lustige Ausreden, um Online-Meetings zu vermeiden. Mit Ausreden, die von cleveren Schlupflöchern bis zu verschiedenen WIFI-bezogenen Ausreden reichen, gibt es definitiv eine Ausrede für jede Gelegenheit.
- Nicht: alle einladen!🎉
Nicht jeder muss an einer Besprechung teilnehmen. Seitdem Arbeitsplätze in dramatischer Weise gezwungen sind, einen neuen Arbeitsstil anzunehmen, hat dies dazu geführt, dass auch viele andere Arbeitskonzepte in Frage gestellt werden. Zoom Müdigkeit ist ein schnell aufkommender Arbeitstrend, der jetzt in Frage gestellt wird.
Die einfachste Methode, um Zoom Ermüdung zu vermeiden, besteht darin, einfach weniger oder kürzere Sitzungen zu besuchen. Eine einfache Methode besteht darin, einfach nicht an Besprechungen teilzunehmen, die unwichtig sind, und die Aufzeichnung der Besprechung später nachzuholen. Tools wie die tl;dv Chrome-Erweiterung zeichnen Ihre Google Meet und Zoom Meetings sofort auf und geben sie weiter!
Anstatt also die Kalender Ihrer Mitarbeiter mit unnötigen Zoom und Google Meet virtuellen Meetings zu verstopfen, warum markieren Sie nicht stattdessen ihre Teilnahme als optional (auf der Einladung) und lassen sie das Meeting später nachholen!
- Machen: Hinweise, Übung und Vorbereitung 💫
Arbeiten Sie an Ihren Zeitplänen, notieren Sie die Tagesordnungen für den nächsten Tag, legen Sie Gesprächspunkte fest! Diese Grundregel für virtuelle Sitzungen wird Ihnen helfen, Ihre Sitzungen als Team kohärenter und zielorientierter zu gestalten. Das führt hoffentlich zu einer besseren Qualität und einem besseren Ergebnis der Besprechungen.
- Tun: Ihre Kolleginnen unterstützen 👩🚀
Untersuchungen zufolge sind weibliche Berufstätige im Vergleich zu männlichen unverhältnismäßig stark von Online-Meetings betroffen. Wenn Sie eine Frau sind, sollten Sie sich bewusst bemühen, dies zu verhindern, indem Sie das Wort ergreifen und Ihre weiblichen Kollegen unterstützen. Wenn Sie ein Mann sind, versuchen Sie, sich dessen bewusst zu sein, andere nicht zu unterbrechen und sich zu bemühen, Ihren weiblichen Kolleginnen das Wort zu erteilen.
Möchten Sie ein Beispiel aus dem wirklichen Leben sehen? Hier ist ein enttäuschendes Beispiel einer Studentin , die in ihren MINT-Sitzungen unterbrochen wurde... regelmäßig (unten). Dies ist ein wichtiger Bestandteil unseres Leitfadens für die Etikette bei Videokonferenzen!
Abschließende Überlegungen zu den Benimmregeln für Videokonferenzen
Es gibt eine Fülle von Grundregeln für Videokonferenzen sowie Gebote und Verbote. Da sich die Technologie verbessert und sich unsere Arbeitsumgebungen weiter verändern, werden sich auch diese Regeln für Videokonferenzen weiterentwickeln! Aber bleiben Sie dran, denn solange Sie Ihre Kollegen mit Respekt behandeln, wie Sie es auch offline tun würden, sollte nichts schiefgehen!
Wenn Ihnen diese Grundregeln für Videokonferenzen gefallen haben, wird Ihnen wahrscheinlich auch dieser Artikel über den EisbrecherZoom gefallen! Es macht viel mehr Spaß, als über die Gebote und Verbote von Videokonferenzen nachzudenken!
