2020년에 전 세계를 강타한 신종 코로나바이러스는 아마도 사무실 업무의 미래를 영원히 바꿔놓을지도 모릅니다. 가상 회의 플랫폼, 도구, 앱이 업무 현장에 폭발적으로 등장했습니다. App Annie에 따르면, 다음과 같은 인기 있는 가상 회의 앱 중 상당수가 Google Meet 와 하우스 파티는 팬데믹 이후 8배에서 30배까지 성장했습니다(아래 참조).
이러한 극적인 변화로 인해 많은 사람들이 새로운 가상 회의 환경에 적응하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 실수로 고양이 필터가 걸리거나 화상 회의 통화 배경에 벌거벗은 가족이 어슬렁거리는 모습은 이제 가상 회의의 일상적인 풍경이 되었습니다. 가상 회의에서 이러한 일이 발생하지 않도록 하기 위해 화상 회의 에티켓에 대한 몇 가지 기본 규칙을 정리해 보았습니다.
화상 회의 에티켓을 위한 기본 규칙!
재택근무에는 여러 가지 어려움이 따르며, 특히 화상 회의 시에는 더욱 그렇습니다. 하지만 화상 회의 에티켓에 따라 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 숙지하고 있다면 무사히 넘길 수 있습니다. 시작해보죠!
화상 회의 에티켓 가이드!
- 하세요: 의심스러우면 테스트하세요! 🧪
중요한 회의에 참석할 때마다 저는 배경부터 오디오 품질, 인터넷 연결, 조명 등 모든 것을 테스트하고 싶었습니다. 이는 모든 중요한 가상 회의에 들어가는 일반적인 준비 과정의 일부입니다. 이를 위해 저는 약 30~45분 전에 테스트용 Google Meet 화상 회의 통화에 참여합니다. 그리고 무료 Chrome 확장 프로그램인 미팅 레코더와 같은 적절한 도구를 사용하여 회의를 녹화하여 회의가 끝난 후 녹화본을 통해 회의의 모든 측면을 확인할 수 있도록 합니다. 때로는 동료나 친구들과 공유하여 의견을 구하기도 합니다.
10명 중 10명은 중요한 회의는 시작하기 전에 테스트해 볼 것을 권장합니다. 특히 가상 회의 설정에 새로운 도구나 하드웨어가 있다면 더욱 그렇습니다!
화상 회의에 대한 기본 규칙이 있나요? 체크!
- 하세요: 인터넷 연결 및 하드웨어 확인 📡
인터넷 연결이 느리거나 약한 가상 회의는 관련된 모든 사람에게 완전히 성가신 일입니다. 네트워크 또는 광대역 오류는 화상 회의 환경과 잠재적인 출력을 방해합니다. 온라인 인터넷 속도 검사기와 같은 도구를 사용하여 미리 연결을 테스트하고 필요한 경우 업그레이드하세요.
미리 확인해야 할 또 다른 측면은 사용 중인 하드웨어입니다. 마이크나 카메라가 작동하지 않는다면 10포인트짜리 영업 프레젠테이션을 할 수 없을 것입니다! 미팅에 참여하거나 호스트하기 전에 웹캠, 마이크, 스피커가 제대로 작동하는지 확인하세요. 이렇게 하면 시간을 크게 절약할 수 있으며, 가상 미팅 가이드라인에서 가장 중요한 팁입니다 .
- Do: 조용한 주변 환경 찾기
이는 가상 미팅을 위한 가장 중요한 팁 중 하나이며, 모든 번잡함에서 벗어난 좋은 환경을 찾아야 합니다. 사무실이 어린이 친화적이지 않다면 자녀와 떨어진 방에서 회의를 진행하세요. 거리 소음이 과도하게 들어오는 창문을 닫고 휴대폰은 무음으로 설정하세요. 중요한 회의가 있을 때는 가족에게 미리 이야기하고 알려주거나 문 밖에 방해 금지 표지판을 붙여두세요!
실제로 팬데믹으로 인해 재택근무를 해야 하는 많은 부모들이 이 문제에 대해 몇 가지 흥미로운 접근 방식을 채택하고 있습니다(아래 참조).
많은 온라인 스토어에서 WFH 부모를 위한 방해 금지 표지판을 판매하기 시작했을 정도로 이것은 하나의 트렌드가 되었으며, 필수적인 요소가 되었습니다!
- 하지 마세요: 말하지 않을 때는 음소거 해제하기 🔇
매우 중요한 회의에 참여하여 중요한 역할을 수행해야 한다고 상상해 보세요. 마이크를 음소거 해제하지 않은 실수로 아이가 소리를 지르기 시작합니다. 또는 갑작스러운 전화를 받거나 이웃에서 파티가 열리고 있거나 남편이 슈퍼볼을 시청하고 있을 수도 있습니다!
화상 회의 통화를 최대한 활용하는 것이 정말 중요하며, 특히 Zoom 피로가 만연한 상황을 고려할 때 더욱 그렇습니다. 따라서 말을 하지 않을 때는 마이크를 음소거 상태로 유지하는 것이 매우 중요한 가상 에티켓 규칙입니다!
화상 회의 에티켓 가이드에 중요한 내용이 포함되어 있나요? 네!
- Do: 최고의 도구를 사용하세요! 🛠️
회사에서 프리미엄 Zoom 구독을 원하지 않아서 Zoom 미팅이 중단되는 것보다 더 나쁜 일은 없습니다! 보다 포괄적인 온라인 미팅 경험을 원한다면 Zoom 또는 Microsoft Teams (유료 플랜 사용)을, 간단하고 효과적이며 무료인 가상 미팅을 원한다면 Google Meet 같은 최고의 도구를 사용하고 있는지 확인하세요! 이것은 화상 회의에서 정말 중요한 기본 규칙입니다!
그 외에도 회의 게임이 훨씬 더 좋아질 수 있는데 왜 거기서 멈출까요? 미팅을 최고 수준으로 끌어올리는 데 도움이 되는 몇 가지 무료 부가 기능, 도구, 플랫폼을 소개합니다:
- tl;dv Chrome 확장 프로그램을 사용하여 무료로 회의를 녹화, 하이라이트 및 공유하세요.
- 게임을 시작하고 온라인에서 동료들과 함께 플레이하며 멋진 팀워크를 다져보세요.
- 무작위 질문 생성기를 사용하여 팀원들을 더 잘 알아보세요.
- 또는 곧 출시될 Zoom의 Zapps를 눈여겨보고 원하는 앱을 설치하여 Zoom 환경을 맞춤 설정하세요!
- 하지 마세요: 하지 않기: 다른 사람을 방해하지 않기 🤫
저는 직접 대면할 때나 화상 회의 통화 중에도 이런 행동을 많이 합니다! 의도하지 않은 습관이라는 것을 알고 있고 의식적으로 제한하려고 노력하고 있습니다.
보통 다른 사람의 말을 끊는 것은 '침묵'의 공간을 채우려는 욕구에서 비롯됩니다. 또한 다른 사람을 도와주려고 할 때(예: 다른 사람이 자신의 요점을 잘 전달할 수 있도록 도와주는 것) 발생할 수도 있습니다. 따라서 이러한 경우 우발적인 방해 행위를 줄이는 가장 좋은 방법은 말하기 전에 잠시 멈춰서 아무도 말을 하지 않는지 확인하고 침묵에 더 익숙해지는 연습을 하는 것입니다.
이 규칙은 단순한 가상 회의 에티켓 규칙이 아니라 필수적인 IRL 및 회의 에티켓 팁이기도 합니다!
- 하지 마세요: 하지 마세요: 어떤 대가를 치르더라도 멀티태스킹은 피하세요 🙅.
한 가지 고려해야 할 사항은 멀티태스킹을 피하는 것입니다. 멀티태스킹은 회의를 방해하고 상사를 불쾌하게 만들 뿐만 아니라 회의에 집중하는 데 심각한 제한을 줍니다.
팬데믹 시기를 겪고 있는 지금, 가끔씩 멀티태스킹을 하는 것은 기본입니다. 하지만 과유불급이라는 말이 있잖아요? 이것이 중요한 온라인 미팅 팁이라고 생각하세요.
화상 회의의 좋은 기본 규칙이라고 할 수 있습니다!
- Do: 드레스 업 🕴️
그렇다고 정장에 넥타이를 매야 한다는 뜻은 아닙니다. 평소 사무실에서 입는 복장 그대로, 조금 더 편한 복장으로 출근하면 됩니다. 윗옷은 비즈니스 복장으로, 아랫옷은 캐주얼 복장으로요? 안 될 게 없죠! 온라인 미팅 중에 일어설 계획만 없다면 무엇이든 가능합니다!
옷차림에 대한 이야기가 나온 김에, 반쯤 벗은 남편이 통화 배경에서 돌아다니지 않도록 하는 것이 좋은 화상 회의 에티켓 규칙입니다. 그냥 하지 마세요(위 동영상 참조)! 영상(위)의 남편은 아내의 화상 회의 통화 중에 바지를 입는 어려운 방법을 알아냈습니다!
- Do: 배경 관리하기 🧹
우리는 모두 자신의 집에 대해 잘 알고 있습니다. 따라서 가상 회의에 이 팁을 사용하여 조명이 좋고 괜찮은 배경을 선택하세요.
집안에서 조명과 환경이 모두 좋은 편안한 장소를 찾을 수 없는 경우, 단순하면서도 전문적으로 보이는 가상 배경을 적용하는 방법을 선택할 수 있습니다. Zoom 및 Google Meet 과 같은 여러 화상 회의 플랫폼에서 이 옵션을 제공합니다.
화상 회의 에티켓에서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일 중 하나일 뿐입니다.
- 하지 마세요: 미팅 프라이버시 확인을 잊지 마세요! 🔒
실제로 이 사건으로 인해 교육청의 일부 교육 전문가들이 일자리를 잃었습니다. 교육위원회는 가상 회의 통화 중에 회의가 공개되어 학부모가 듣고 있다는 사실을 깨닫지 못한 채 실수로 화를 냈습니다. 단순히 회의가 공개인지 비공개인지 확인하지 않아서 직장을 큰 위험에 빠뜨렸고, 결국 많은 사람들이 사직했습니다.
또한 자신의 개인 정보뿐만 아니라 타인의 개인 정보도 보호해야 합니다. 유럽에서는 동의 없이 회의를 녹화하는 것은 GDPR을 준수하지 않습니다. 따라서 스크린 레코더(예: Loom)와 같은 도구를 사용하여 회의를 녹화하는 전문가나 회사는 최대 수백만 유로의 벌금을 부과받을 수 있습니다. 이런!
대신, 미팅을 녹화하려면 tl;dv Zoom 및 Google Meet 녹화 플랫폼과 같은 규정을 준수하는 도구를 사용해야 합니다. 미팅 레코더와 달리 tl;dv 는 실제로 회의에 참석하는 사람이므로 모든 참가자에게 회의 녹화 내용을 완전히 공개할 수 있습니다.
이것은 아마도 가장 중요한 (확실히 가장 비용이 많이 드는!) 화상 회의 에티켓 규칙일 것입니다!
- Do: 시간 엄수하기 ⏲️
시간을 지키는 것은 가상 회의의 모범 사례 101로 간주됩니다. 알람을 설정하거나 리마인더를 설정하세요! 미팅 전에 커피 한 잔 마시기!
이는 다른 여러 사람으로 구성된 회의의 일부이기 때문에 필수적입니다. 즉, 회의에 참석하기 위해 시간과 에너지를 투자하고 있다는 뜻입니다. 셔츠를 입고, 머리를 빗고, 회의에 진지하게 임하고, 가장 중요한 것은 시간을 지키는 것입니다!
- Do: 명확히 하기 ⚠️
가상 미팅 기대치와 계획은 명확하게 전달되어야 합니다. 저희는 조직 회의에서 항상 회의 초대장을 작성할 때 회의에 포함되거나 수행해야 할 사항을 명확하게 전달하려고 노력합니다:
- 아젠다
- 미리 읽기
- 필수 참가자가 아닌 참가자를 선택 사항으로 표시
- 미팅에 tl;dv 초대하여 자동 미팅 녹화하기
이것은 화상 회의 에티켓 중 해야 할 것과 하지 말아야 할 것 중 하나이며, IRL에서도 지켜야 할 에티켓입니다!
- Do: 오버 익스프레스 😱
커뮤니케이션은 대부분 비언어적인 방식으로 이루어지는 것으로 잘 알려져 있습니다. 일부 연구에 따르면 의사 전달의 최대 93%가 어조와 몸짓과 같은 비언어적 단서를 통해 이루어진다고 합니다. 비언어적 단서가 크게 제한되어 있으므로 화상 회의 통화 시 표정과 어조를 과장하는 것이 한 가지 팁이 될 수 있습니다. 또 다른 대안은 비언어적 의사소통의 격차를 고려하여 평소보다 더 명확하거나 직접적으로 말하는 것입니다.
많은 사람들이 알고 있듯이 이것은 필수적인 화상 회의 에티켓 규칙은 아닙니다. 하지만 화자가 화상 회의 통화 중에 자신의 의미를 정확하게 전달하고 싶다면 이 방법을 사용하는 것도 한 가지 방법입니다!
- 하지 마세요: 하지 마세요: 구차한 변명은 하지 마세요 💩.
회의에 지각하거나 모두 불참할 예정이라면 적어도 그럴듯한 핑계를 대세요. 대개는 정직하게 말하는 것이 좋습니다.
하지만 좀 더 대담한 변명을 하고 싶다면, 온라인 미팅을 피할 수 있는 합법적이고 재미있는 변명 55가지를 소개하는 포스팅을 확인해 보세요. 교묘한 허점부터 다양한 와이파이 관련 핑계까지, 모든 상황에 맞는 핑계가 분명 존재합니다.
- 하지 마세요: 모두를 초대하세요!🎉
모든 사람이 회의에 참석할 필요는 없습니다. 직장에서 새로운 업무 방식을 채택하도록 극적으로 강요받으면서 다른 많은 업무 개념에 대해서도 의문이 제기되고 있습니다. Zoom 피로는 이제 빠르게 떠오르는 업무 트렌드로서 의문이 제기되고 있습니다.
Zoom 피로를 피하는 가장 간단한 방법은 회의 참석 횟수를 줄이거나 회의 시간을 단축하는 것입니다. 한 가지 쉬운 방법은 불필요한 회의에는 참석하지 않고 나중에 회의 녹화를 시청하는 것입니다. tl;dv Chrome 확장 프로그램과 같은 도구는 Google Meet 및 Zoom 미팅을 즉시 녹화하고 공유할 수 있습니다!
따라서 불필요한 Zoom 및 Google Meet 가상 미팅으로 동료의 캘린더를 꽉 채우는 대신 (초대장에) 참석을 선택 사항으로 표시하고 나중에 미팅을 따라잡을 수 있도록 하는 것은 어떨까요?
- Do: 포인터, 연습 및 준비 💫
일정을 조정하고, 다음 날의 안건을 적고, 토킹 포인트를 설정하세요! 이 가상 회의의 기본 규칙은 팀으로서 보다 응집력 있고 목표 지향적인 방식으로 회의를 진행하는 데 도움이 될 것입니다. 더 나은 회의 품질과 결과물로 이어지길 바랍니다.
- 할 일: 동료 여성 동료를 응원하세요 👩🚀
연구에 따르면 온라인 미팅은 남성에 비해 여성 전문가에게 불균형적인 영향을 미친다고 합니다. 여성인 경우, 발언권을 행사하고 동료 여성 동료를 지원함으로써 이러한 문제를 해소하기 위해 의식적으로 노력하세요. 남성의 경우, 다른 사람의 발언을 방해하지 않도록 주의하고 여성 팀원에게 발언 기회를 주기 위해 노력하세요.
실제 사례를 보고 싶으신가요? 다음은 한 여학생이 STEM 미팅에서 자주 방해를 받았던 실망스러운 사례입니다(아래). 이 사례는 화상 회의 에티켓 가이드에 포함되어 있는 중요한 내용입니다!
화상 회의 에티켓 규칙 에 대한 최종 의견
화상 회의 에티켓 기본 규칙과 해야 할 일과 하지 말아야 할 일은 무수히 많습니다. 물론 기술이 발전하고 업무 환경이 계속 변화함에 따라 이러한 화상 회의 에티켓 규칙도 진화할 것입니다! 하지만 오프라인에서와 마찬가지로 동료를 존중하는 마음가짐을 잊지 않는다면 문제가 없을 것입니다!
이 화상 회의 기본 규칙이 마음에 드신다면 쇄빙선 기사( Zoom )도 마음에 드실 거예요! 화상 회의 에티켓의 해야 할 일과 하지 말아야 할 일에 대해 생각하는 것보다 훨씬 더 재미있습니다!
