Es probable que te hayas topado con algún artículo interesante sobre el trabajo remote distancia en el que se menciona la "comunicación asíncrona". Probablemente te estés rascando la cabeza ante esa extraña palabra.
¿Qué es la comunicación asíncrona y por qué está siendo elogiada como el siguiente paso en la revolución del trabajo remote ?
Aunque el término comunicación asíncrona puede sonar como una palabra supertécnica y farragosa que te hace girar la cabeza, en realidad no es más que una frase elegante para un concepto muy sencillo.
Entonces, ¿qué significa comunicación asíncrona?
La comunicación asíncrona se refiere simplemente a cualquier comunicación que no se base en la interacción en directo, es decir, puede haber un retraso en las respuestas entre las partes comunicantes. Asíncrona" significa que la comunicación no es instantánea, o "síncrona".
¿Cómo? ¿Un deslizamiento temporal, tal vez? ¿La teoría del multiverso, tal vez? Pues no... Comunicarse de este modo sólo requiere corodinación, algunas herramientas asíncronas y alinearse con los principios de la comunicación.
En ese sentido, la comunicación asíncrona no es nueva. Por ejemplo, el correo electrónico. Llevamos años comunicándonos de forma asíncrona, enviando un correo electrónico y esperando pacientemente una respuesta (que a veces no recibimos hasta días después).
Una llamada telefónica, por su parte, es el ejemplo perfecto de comunicación sincrónica, porque depende de que al menos dos personas se comuniquen al mismo tiempo. Sencillo, ¿verdad?
¿Qué es la colaboración asíncrona?
La colaboración asíncrona significa trabajar en colaboración sin trabajar al mismo tiempo. Imagina que tu colega del otro lado del mundo sale del trabajo por hoy. Mientras tanto, tú te sirves una taza de café por la mañana, te conectas y continúas donde él o ella lo dejó. ¡Eso es asíncrono, nene!
¿Qué es el aprendizaje asíncrono?
¿En cuanto a la educación asíncrona? Lo has adivinado. En este modelo de educación, el aprendizaje y la enseñanza no se producen al mismo tiempo. Las clases suelen subirse a un espacio compartido como recursos de vídeo, y los alumnos eligen cuándo ver estas clases o completar las tareas. La mayoría de los cursos online están diseñados para el aprendizaje asíncrono.
¿Por qué es importante la comunicación asíncrona?
Dominar el arte de la comunicación asíncrona en el lugar de trabajo remote e híbrido tiene numerosas ventajas.
Las ventajas de la comunicación asíncrona son
- Un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados, porque pueden fijar su propio horario de trabajo en función de su estilo de vida y su zona horaria.
- La posibilidad de colaborar con personas situadas en todo el mundo, independientemente de la zona horaria en la que se encuentren.
- Una menor necesidad de asistir a reuniones en directo, lo que significa que nadie tiene que levantarse a las 6 de la mañana para las llamadas con la oficina de Singapur.
- La adopción de herramientas, métodos y principios de comunicación más inteligentes y eficaces en el tiempo.
- Una cultura de transparencia, porque la comunicación asíncrona depende de que el trabajo esté claramente documentado.
- Mayor productividad entre los empleados. Si no se espera que un empleado esté localizable durante las horas establecidas, puede desactivar sus notificaciones y centrarse en el "trabajo profundo".
La comunicación asíncrona es mucho más que simplemente poder empezar tu jornada laboral cuando te apetezca (alerta de spoiler, un enfoque laxo del trabajo asíncrono no hará volar este concepto). Una colaboración asíncrona eficaz requiere disciplina, confianza, transparencia, herramientas de colaboración y la actitud adecuada, tanto por parte del individuo como del lugar de trabajo en su conjunto.
Comunicación Síncrona vs. Asíncrona
Las reuniones pueden ser geniales. ¿A quién no le gusta una reunión productiva y motivadora? tl;dv existe literalmente para hacer que las reuniones virtuales sean más alucinantes. ¿Cómo? Convertimos todas tus reuniones en valiosos recursos asíncronos, para que ninguna idea descubierta en una llamada se pierda en el vacío.
tl;dv graba las reuniones de Zoom o las llamadas de Google Meet Meet de forma que cualquier compañero que no haya asistido a la llamada pueda ponerse al día rápidamente sobre los puntos clave de la reunión. Como usuario de tl;dv, ni siquiera necesitas compartir la grabación completa. Puedes editar un clip, etiquetar a un compañero en un momento concreto, o simplemente poner un sello de tiempo a las partes relevantes para un equipo.
¿Alguna vez te has visto atrapado en una reunión que podría haber sido un correo electrónico? ¿Se espera de ti que asistas regularmente a llamadas, aunque sólo te interesen 10 minutos de la hora que dura la conversación? Sí, necesitas un trozo de ese pastel de la comunicación asíncrona. 🥧🥧
No nos malinterpretes. La comunicación sincrónica a veces es muy beneficiosa. Aunque la lluvia de ideas y la resolución de problemas pueden hacerse de forma asíncrona a través de canales como Slack, Trello e incluso el humilde correo electrónico, hay sin duda un cierto je ne sais quoi del pensamiento en tiempo real que ayuda a que fluya la creatividad.
Esta colaboración en tiempo real es lo que denominamos comunicación síncrona. Quizá un proyecto sea extremadamente complejo y las consecuencias de una mala comunicación sean demasiado graves. Tal vez haya un asunto crítico en tu lugar de trabajo que requiera "todas las manos en cubierta". Tal vez estés incorporando a un nuevo compañero de equipo por primera vez. En determinadas situaciones, la comunicación instantánea o "en directo" es sencillamente más adecuada.
Pero este proceso "IRL" es obviamente poco flexible. Exige más compromiso y esfuerzo mental. Con la comunicación sincrónica, es habitual que los calendarios choquen, a menudo hay que reorganizar las tareas pendientes, los husos horarios se convierten en un quebradero de cabeza, y a veces *GASP* incluso se espera que viajemos a un lugar físico (!?!?!).
La buena noticia es que cada vez más tareas dependen menos de la comunicación sincrónica gracias a la tecnología, así como a un enfoque más abierto del trabajo.(¡Viva la revolución del trabajo remote !).
Esto significa que podemos emprender más tareas laborales cotidianas e incluso proyectos a largo plazo de forma asíncrona. Cuanto más adopte un lugar de trabajo los principios de la comunicación asíncrona, más flexible y resistente será. ¡Woohoo!
Que me ignoren o me dejen en lectura es lo que más me molesta. 😂 De verdad que me siento faltado de respeto.
- ♚ Groovy ♚ (@GroovyRandall) 21 de abril de 2019
(No se puede negar que la comunicación asíncrona es menos apreciada fuera del lugar de trabajo).
¿Cuáles son algunos ejemplos de herramientas y técnicas de comunicación asíncrona?
Hay TANTAS formas diferentes de clavar la comunicación asíncrona. Los métodos y herramientas asíncronos pueden utilizarse individualmente o combinados entre sí. Hay un montón de herramientas y plataformas para hacer que todo confluya de forma automágica. Veamos algunos aspectos que debes tener en cuenta si tu lugar de trabajo está dando un paso hacia la asincronía.
Plataformas de mensajería
Ya sea Slack, WhatsApp, correo electrónico, Intercom e incluso Facebook Messenger, todos ellos se pueden utilizar para dejar mensajes a los compañeros para que los recojan más tarde. Aunque muestres un pequeño logotipo de una palmera diciendo que estás de vacaciones maravillosas, el mensaje de tus colegas estará sano y salvo a tu regreso. De hecho, Slack incluso te permite programar mensajes para una fecha y hora concretas.
Herramientas de gestión de proyectos
Hay muchos entre los que elegir. Monday, Atlassin, Trello, Basecamp, Asana y Notion.... ¿necesito decir más? Sea cual sea tu sector, negocio o enfoque, hay herramientas que te ayudarán a construir un ecosistema de información y planificación. En ellas puedes subir documentos, añadir notas, asignar tareas y planificar proyectos. Ni que decir tiene que estas herramientas son esenciales para los equipos asíncronos. Podrías ejecutar un proyecto entero mediante herramientas de gestión de proyectos sin hablar realmente con tu equipo ni una sola vez.
Reuniones asíncronas y vídeo
Tanto si grabas la pantalla con Loom o Slack, como si grabas una reunión de Zoom con tl;dv, el vídeo es uno de los medios más eficaces de comunicación asíncrona. El vídeo capta los matices emocionales, la expresividad y la personalidad de las personas.
Con las grabaciones de pantalla, podrías grabarte haciendo una demostración de un nuevo software y luego subir este recurso educativo a un espacio compartido. Con la aplicación Zoom y extensiones de grabación de Google Meet como tl;dv, puedes clip grandes momentos de sesiones de investigación de usuarios, entrevistas a candidatos, llamadas de ventas y presentaciones para compartirlos con tus compañeros. Se pondrán al día en su tiempo libre, muy fácil.
No es por presumir, pero utilizar tl;dv junto con tu software de reuniones significa que también puedes añadir un montón de bonitas notas, puntos destacados e incluso una transcripción para compartir con todo el equipo.
¿Por qué adoptar la comunicación asíncrona en el lugar de trabajo?
Ahora que sabemos lo que es, ¿cómo puede beneficiarte a ti y a tu equipo la comunicación asíncrona?
La comunicación asíncrona ahorra tiempo
El tiempo es un recurso precioso. Aunque muchos argumentarían que es una construcción humana, e incluso Einstein dijo que era una ilusión (vale, no nos pongamos demasiado filosóficos...), es -al menos en el mundo laboral- finito y fijo. Si tienes un plazo... pues simplemente tienes un plazo.
Pero si te pasas todo el tiempo esperando a que la gente realice sus tareas para que tú puedas completar las tuyas, entonces vas a experimentar que estás perdiendo el tiempo en lugar de dedicarlo a ser productivo y feliz y, en general, simplemente increíble.
Puedes bloquear el tiempo a tu antojo, pero si Simón de producción no te da el "sí/no" porque está liado en una reunión, vas a estar dando vueltas en la silla de tu mesa hasta que se te repita la comida.
Si adoptas un flujo de trabajo asíncrono en la base misma de tu empresa, tendrás permiso para desconectar y completar otras tareas por iniciativa propia, sabiendo que la respuesta "a esa otra cosa" acabará llegando.
¿Cuál es el resultado? Se hace más trabajo, y tú puedes obtener un embriagador golpe de dopamina al tachar todas esas cosas de su lista de tareas pendientes. Simon acaba escapando de su reunión, y ya tienes tu respuesta.
La comunicación asíncrona es mejor para el bienestar mental
It also allows you to adopt some pretty neat concepts that can supercharge your productivity to make that >*iLluSioN*< of time really count.
Desde aprovechar el poder del Pomodoro hasta dominar el Trabajo Profundo, la comunicación asíncrona te da el poder de construir una jornada laboral como mejor te parezca. Se acabó ser esclavo del reloj, se acabaron las interrupciones de los compañeros. Sólo tienes que ponerte manos a la obra y trabajar hasta conseguir el rendimiento deseado.
Imagina no tener que estresarte por si tienes tiempo de hacer un hueco para una sesión de gimnasia durante la pausa para comer. Imagina no sentirte presionado para responder a un mensaje de Slack de inmediato, y rechazar cómodamente una reunión sabiendo que las partes importantes se documentarán para ti más tarde en cualquier caso.
Descubrirás que es menos probable que te sientas culpable por dormir un poco más o por tomarte ese tiempo tan importante para tu salud mental. El trabajo se sigue haciendo y se hace a un alto nivel.
Por razones obvias, la flexibilidad que otorga el trabajo asíncrono incluye un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, y más productividad. Si un empleado prefiere acostarse tarde y trabajar a toda velocidad por la noche, ¡el trabajo asíncrono se lo permite! Los lugares de trabajo asíncronos podrían incluso evitar el agotamiento y reducir las bajas por enfermedad.
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(La colaboración asíncrona es la clave para un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal Y la productividad: ¡todos salimos ganando!)
Domina la documentación y no vuelvas a perder una nota
Una de las mejores cosas de la #asynclife es que nunca volverás a perder una nota, una idea o un mensaje.
La mente de un ser humano puede ser una maravilla, pero tiene sus límites. La memoria de trabajo del cerebro no puede recordar físicamente más de cuatro cosas a la vez. Así que en un entorno ajetreado y acelerado, cuando haces malabarismos con múltiples tareas, proyectos y plazos, es muy fácil que te digan algo y lo olvides al instante. Todo el mundo ha tenido ese momento que hiela la sangre cuando se da cuenta de que ha olvidado enviar por correo electrónico un informe o firmar un documento importante.
Afortunadamente, como toda la comunicación asíncrona está escrita y documentada, nunca perderás ni una sola nota. *Uf*
No vas a olvidarte de algunos puntos de acción que anotaste en un bloc de notas y luego perdiste rápidamente. No puedes olvidar lo que Mary dijo durante esa sesión de lluvia de ideas, porque está ahí mismo, en tu tablero tl;dv (¡y además se puede buscar!).
Hay RECETAS para todo.
Ninguna idea se te volverá a escapar, y siempre tendrás un alijo de ideas brillantes esperando a ser puestas en práctica cuando llegue el momento.
La comunicación asíncrona crea una cultura de honestidad y transparencia
¿Sabes por qué la gente puede ser mala en Internet? Por una pequeña cosa llamada "desinhibición online". Y aunque trollear no está bien (#BeNice), este mismo concepto psicológico puede crear una forma más directa de comunicarse, sobre todo para los que se consideran más introvertidos.
"Esta invisibilidad da a la gente el valor para ir a sitios y hacer cosas que de otro modo no harían". Suler
Al aprovechar la misma idea de comunicación abierta en línea en un escenario de trabajo asíncrono, es menos probable que los individuos se sientan ansiosos por la autoridad.
Además de disponer de tiempo y espacio para planificar exactamente lo que van a decir, las personas pueden ser más sinceras y hablar libremente sin miedo a ser juzgadas o ridiculizadas. Esto, a su vez, permite a la gente compartir ideas sin miedo, tomarse tiempo para pensar sus respuestas sin la presión de alguien que espera una respuesta instantánea y, en general, permite que la comunicación sea más reflexiva.
¿Hay desventajas en la comunicación asíncrona?
De momento, todo suena de maravilla, ¿verdad?
Claro, pero hay algunos retos que superar con la comunicación asíncrona. No todos los lugares de trabajo son lo bastante maduros para incorporar la comunicación asíncrona a su cultura. Si tu organización va a tirar del trabajo asíncrono, tiene que haber confianza, alineación en los principios comunicativos clave y competencia dentro de la tecnología asíncrona.
Por supuesto, con los protocolos adecuados y una comunicación eficaz, los retos pueden reducirse al mínimo.
Mala comunicación
Esto es lo importante. Para que la colaboración asíncrona funcione, la gente tiene que ser extremadamente consciente de cómo pueden interpretarse sus palabras.
Enviar mensajes está muy bien, pero ¿alguna vez has recibido ese mensaje ominoso y vago de un jefe de línea que dice "Tenemos que hablar"?
En última instancia, el 99% de las veces se trata de mensajes totalmente inocentes, pero pueden infundir miedo fácilmente.
Una forma de contrarrestarlo es utilizar el vídeo y la voz para comunicarse. Aunque una reunión por vídeo no tiene por qué hacerse en tiempo real, un vídeo grabado puede añadir contexto y matices que disminuyan el sobreanálisis del receptor. Cosas como el tono de voz, el lenguaje corporal y la inflexión general pueden ayudar a tu cerebro a decir "Ahhh, esto no es una amenaza".
¿El vídeo sería un poco exagerado para la comunicación necesaria? ¡No te preocupes! Sólo tienes que incluir un emoji o meme amistoso en tu mensaje. Aunque no sea estrictamente "profesional", una simple carita sonriente puede disipar la ansiedad al instante. 😊😊😊
Aislamiento
Los seres humanos somos criaturas sociales. Aunque insistamos en que no, de hecho necesitamos interactuar con otros seres humanos a diario.
Es fácil sentirse un poco deprimido si pasas los días solo. Cuando trabajábamos en oficinas, muchos dábamos por sentada la cantidad de socialización que hacíamos en el trabajo. Ahora, muchas personas descubren que dependen más de lo que pensaban de la charla social con Karen en el enfriador de agua.
Algunas personas eligen el coworking por esta razón. Otros están rodeados de gente en una cafetería o en la playa (no estamos celosos, de verdad que no...😢) - pero ¿para otros? Bueno, puede que levanten la vista y se den cuenta de que llevan un mes sin salir de casa y llevan el mismo chándal que en mayo.
De nuevo, la videocomunicación es una forma estupenda de romper este aislamiento, y también puede hacerse de forma asíncrona.
Igualmente, otra forma de romper el aislamiento es utilizar las aplicaciones de mensajería para algo más que el trabajo. Ponte en contacto con compañeros y miembros del personal, envíales un TikTok divertido, o incluso simplemente déjales un mensaje de voz para decirles "Hola".
Afortunadamente, la flexibilidad del trabajo asíncrono también permite a los empleados dedicar más tiempo y atención a su vida social. Si te das cuenta de que pasas demasiado tiempo solo mientras trabajas, merece la pena que te acostumbres a hacer al menos una cosa social (no relacionada con el trabajo) cada día.
Retraso temporal
Puede haber retrasos cuando se trata del modelo asíncrono. Puede que te encuentres con que necesitas una respuesta ahora mismo, pero el que debe darla está 12 horas por delante y durmiendo un merecido sueño.
Aunque puede ser tentador empezar a enviar mensajes para perseguir, esto puede rectificarse con algunas acciones sencillas.
Crea plazos sólidos, con mini hitos que cumplir, para que sepas que obtendrás tu respuesta cuando sea necesario.
También puedes aplicar un sistema de "semáforo" de priorización. Rojo, ámbar, verde. Esto permitirá a tu colega saber cuándo hay algo superurgente. Sin embargo, esto también depende de que todo el mundo sea consciente y asigne el "rojo" con moderación.
Resumir los puntos principales de las reuniones también es una forma de ahorrar tiempo a tus compañeros. Utiliza tl;dv para marcar el tiempo de los momentos importantes de la reunión o para etiquetar a los compañeros directamente dentro de la llamada.
Deslizamiento de los límites
De vez en cuando habrá una persona que no lo "entienda". Normalmente se trata de alguien que ha experimentado un entorno de trabajo tóxico en el pasado. Asentirán con la cabeza y sonreirán de acuerdo con el concepto, pero luego empezarán a sobrepasar los límites de lo aceptable. Sí, puedes enviar un mensaje a alguien a las 2 de la madrugada sobre el informe de la semana que viene, pero no, no le persigas con 17 mensajes casi inmediatamente después.
Esto puede solucionarse comunicando y alineando las directrices del "juego limpio". Crea una cultura de lo que es y lo que no es aceptable. En lugar de castigar a los infractores, investiga POR QUÉ realizan esas acciones.
Quizá estén estresados por un plazo de entrega. Tal vez sientan que tienen demasiado trabajo, o estén lidiando con un problema personal. Si se comunican abiertamente y establecen límites para todos, el concepto funcionará con mayor eficacia.
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(Tienes que ser consciente de establecer límites cuando trabajas de forma asíncrona...)
Nosotros ❤️❤️❤️❤️❤️❤️ Comunicación asíncrona
La antigua forma de trabajar, en la que se espera que todo el mundo esté disponible a horas fijas, no es compatible con el trabajo remote eficaz. Aunque siempre habrá algunos lugares de trabajo en los que los compañeros tengan que estar en el mismo sitio a la misma hora, casi siempre hay margen para hacer más tareas de forma asíncrona. Para muchas empresas, al menos el 90% del trabajo puede hacerse remote y de forma asíncrona.
Con una base sólida de límites, expectativas y buena comunicación (además de herramientas de poder asíncrono como tl;dv a tu disposición) puedes construir un negocio increíble que haga aflorar la creatividad, la productividad y el bienestar de tu equipo.
¿Listo para adoptar el modo de vida asíncrono? Aquí en tl;dv, parafraseando al gran Hall & Oates, 🎵♬ Estamos aquí para hacer realidad tus sueños asíncronos, (Tú, tú, tú, ooh ooh ooh, tú) 🎵♬
Vivimos y respiramos nuestra filosofía. Todo nuestro equipo es 100% remote y 100% asíncrono. Y conseguimos crear una herramienta de colaboración asíncrona galardonada por Zoom y Google Meet, así que eso es un buen testimonio del poder de la asíncrona, ¿verdad?
